Contabilità dell'ecommerce: guida completa per le piccole attività

Di certo non hai deciso di aprire un’attività ecommerce per ritrovarti a impazzire tra spese e conti da far quadrare: hai deciso di lanciarti in questa avventura per vendere prodotti, servire i clienti e guadagnare. Ad ogni modo, la contabilità dell’ecommerce è una parte importante ed essenziale per mantenere la tua solidità finanziaria.

La contabilità dell’ecommerce è l’insieme delle operazioni di elaborazione e gestione contabile delle transazioni finanziarie associate alla tua attività, che includono le vendite, gli acquisti e i pagamenti. La contabilità tiene traccia di tutte le entrate e le uscite per aiutare un’azienda a compiere decisioni finanziarie consapevoli.

Lo scopo della contabililtà è avere una panoramica finanziaria della tua attività, far quadrare i conti e migliorare la gestione del flusso di cassa in modo strategico. Ti aiuta a capire come stai spendendo i tuoi soldi per fare scelte più consapevoli.

Anche se hai già esperienza con la contabilità, ci sono alcune sfaccettature relative alla contabilità dell’ecommerce importanti da conoscere. Questo articolo ti spiega come gestire la contabilità di un’attività ecommerce, quali strumenti usare per aiutarti e gli errori più comuni da evitare.

Piattaforme ecommerce e contabilità

Uno degli aspetti più positivi dell’ecommerce è la sua ampia disponibilità di piattaforme su cui puoi vendere i tuoi prodotti. Indipendentemente dalla piattaforma che utilizzi per ospitare il tuo negozio, che si tratti di Shopify, BigCommerce, WooCommerce o Adobe Commerce, dovrai far pareggiare i conti. Questo significa tenere traccia delle entrate, delle spese e di tutte le tasse associate.

Molte piattaforme ecommerce offrono funzionalità che ti aiutano a tenere traccia di informazioni importanti utili per la contabilità, come i dati sull’inventario e le imposte da pagare. Un software non può occuparsi di versare le tasse al posto tuo, ma può aiutarti a tenere sotto controllo i tuoi obblighi fiscali e a raccogliere gli importi corretti. In questo modo avrai meno difficoltà a gestire le scadenze fiscali.

Le piattaforme ecommerce spesso addebitano commissioni ai merchant, e questa è una voce della contabilità particolarmente importante che i venditori online devono tenere sott’occhio.

L’importo della commissione addebitata al merchant dipende dalla piattaforma che utilizzi, ma è questo il genere di dettagli che devi tenere a mente quando scegli una piattaforma ecommerce. Per fortuna, esistono tanti software di contabilità che si integrano con le piattaforme ecommerce, facilitando la gestione delle vendite e delle spese.

Procedure consigliate per la contabilità delle piattaforme ecommerce

La contabilità dell’ecommerce è parte integrante di un’attività, indipendentemente dalla piattaforma su cui vendi i tuoi prodotti. Ecco alcune procedure consigliate:

• Integra il tuo negozio con il software di contabilità: la maggior parte delle piattaforme ecommerce si integra con i software di contabilità specifici oppure offre plugin per aiutarti a monitorare le spese. Questa funzionalità è utile per il versamento dell’IVA o delle imposte, in quanto permette la sincronizzazione tra il software che hai scelto e il tuo negozio.
• Configura le norme fiscali: imposta le sedi del tuo negozio, così la piattaforma saprà quale aliquota IVA applicare. Questa impostazione ti aiuta ad automatizzare gli ordini e ad assicurarti di riscuotere le imposte nei casi e nei momenti in cui è necessario.
• Riconcilia i conti regolarmente: qualsiasi piattaforma userai conserverà un registro scaricabile di tutte le vendite concluse fino a quel giorno. È importante scaricare questi report, analizzarli e riconciliare i conti periodicamente.
• Gestisci i resi e gli storni: tieni sotto controllo i resi e gli storni, dal momento che avranno un impatto sulle cifre che compariranno nei tuoi registri contabili.
• Tieni traccia di altre spese: la piattaforma ecommerce che userai non registra le spese esterne come i costi del personale, di produzione o della pubblicità, perciò spetta a te tenere traccia di queste spese in un altro modo oppure aggiungerle manualmente.
• Automatizza il flusso di lavoro: semplifica notevolmente il tuo lavoro automatizzando le procedure contabili.

IVA e contabilità

L’imposta sul valore aggiunto (IVA) viene aggiunta al prezzo al dettaglio di ciascuna vendita conclusa online e viene addebitata al momento del checkout.

È fondamentale riscuotere l’imposta sul valore aggiunto come previsto dalla legge art. 7-ter del DPR 633/1972, applicabile a qualsiasi attività commerciale prestatrice di servizi sul territorio dello stato italiano.

Come gestire l’imposta sul valore aggiunto nella contabilità dell’ecommerce

• Individua le località in cui si trovano i tuoi clienti: se la tua attività ha sede nel territorio italiano, avrà diritto di richiedere l’IVA ai clienti che vivono in Italia. Diversamente, nel caso di clienti residenti all’estero, l’applicazione dell’IVA non è prevista. Per chiunque effettui operazioni intracomunitarie, è obbligatoria l’iscrizione al VIES.
• Determina quale aliquota IVA applicare: l’aliquota IVA applicabile in Italia dipende dalle categorie di beni e servizi che offri. L’aliquota ordinaria è del 22%, e viene comunemente applicata a chi possiede un’attività commerciale. Un’eccezione riguarda i titolari di esercizi alimentari, che hanno diritto a una tassazione agevolata del 4%.
• Registra la tua attività: assicurati di rispettare le leggi vigenti registrando il tuo numero di partita IVA. Verifica la necessità di possedere una licenza commerciale in base al settore in cui operi.
• Riscuoti l’imposta sul valore aggiunto: configura l’aggiunta dell’IVA a ciascun acquisto nella tua piattaforma ecommerce, così verrà applicata automaticamente al checkout.
• Presenta la dichiarazione annuale IVA: presenta il modello Iva base entro il 30 aprile dell’anno in corso per tutte le operazioni soggette a IVA.

Come calcolare l’imposta sul valore aggiunto e includerla nei tuoi registri contabili

Per stabilire quanto dovrai riscuotere e versare, devi prima aggiungere l’IVA a ciascuna operazione di vendita.

Aggiungi l’aliquota IVA applicabile all’importo totale della vendita e otterrai il prezzo comprensivo di IVA.

Questa è la formula:

Prezzo senza IVA + Aliquota IVA (22%) = Prezzo totale con IVA

Ecco un esempio pratico:

Hai venduto un articolo a 50€. Applicando l’aliquota del 22%, il prezzo totale sarà di 61€.

L’importo dell’IVA è quindi 11€.

È importante tenere traccia dell’imposta sul valore aggiunto nel modo corretto nel tuo piano contabile, così saprai chiaramente la quantità di denaro sul tuo conto che dovrai accantonare per versare le tasse.

Un metodo per dichiarare l’IVA nei tuoi registri contabili è inserire nella colonna dei debiti l’importo riscosso presente sul tuo conto cassa e inserirlo nella colonna dei crediti sotto le voci Ricavi e IVA.

Gestione dell’inventario e contabilità

La gestione dell’inventario è un aspetto cruciale delle procedure contabili in quanto l’inventario viene considerato una voce da includere nelle attività (asset).

Mantenere questo aspetto sotto controllo ti offre una panoramica chiara delle scorte che hai a disposizione, delle scorte che ti servono e delle nuove tendenze di vendita. Inoltre ti consente di fare previsioni su quando avrai bisogno di rifornire il magazzino, ordinare le forniture e, se necessario, modificare la tua strategia di prezzo.

Come monitorare l’inventario nella contabilità dell’ecommerce

Per assicurarti che i dati sul tuo inventario siano sempre aggiornati, fai controlli mensili o trimestrali. Questa operazione è ancora più fondamentale se elabori resi o hai magazzini in diverse località.

I dati sull’inventario verranno registrati nella contabilità dell’ecommerce in base al costo del venduto (COGS) e puoi ottenerli attraverso diversi metodi.

First in, first out (FIFO)

Secondo il metodo First in, first out gli articoli acquistati o prodotti per primi verranno venduti o utilizzati per primi. Con questo sistema, gli articoli presenti da più tempo nell’inventario vengono registrati come venduti prima degli articoli più recenti. Nel calcolo che determina il costo del venduto, vengono usati i costi della merce meno recente per stabilire la redditività.

Last in, first out (LIFO)

Secondo il metodo contabile Last in, first out la merce acquistata più di recente viene venduta per prima. Nel calcolo che determina il costo del venduto, viene usato il costo della merce più recente per stabilire la redditività. Con l’aumento del costo dei materiali, si presume che gli articoli acquistati più recentemente costino di più, e che quindi rendano di meno.

Valutazione del costo medio

Questo metodo utilizza come parametro il costo di tutti gli articoli del magazzino venduti, a prescindere dalla loro data di acquisto, e applica questo costo medio a tutta la merce presente in inventario.

Come calcolare il costo della merce venduta e riconciliare l’inventario

Puoi calcolare il costo del venduto aggiungendo il costo dell’inventario agli acquisti effettuati in un intervallo di tempo definito. Sottrai il costo dell’inventario rimasto al termine di quell’arco di tempo per calcolare il costo del venduto.

Applica questa semplice formula:

(Inventario iniziale + Acquisti) – Inventario finale = COGS

È importante sottolineare che il COGS è una categoria diversa dalle spese operative, che sono costi direttamente associati alla realizzazione dei prodotti. Sebbene vengano entrambi sottratti dal totale delle vendite, devono comunque essere registrati separatamente.

Commissioni sulle elaborazioni dei pagamenti e contabilità

Per vendere online è necessario elaborare i pagamenti tramite un fornitore di pagamenti o un software esterno. Spesso viene richiesta una commissione per ciascun pagamento elaborato, che deve essere registrato e contabilizzato.

Il tuo fornitore di pagamenti dovrebbe conservare un registro delle commissioni addebitate su ciascun pagamento. Se usi più fornitori di pagamento diversi in base alle diverse località in cui si trovano i tuoi clienti, ricordati di riconciliare tutte le commissioni applicate per avere un importo complessivo.

Tieni conto che le commissioni sulle elaborazioni dei pagamenti sono una spesa aziendale deducibile.

Come categorizzare le commissioni sulle elaborazioni dei pagamenti

La maggior parte delle attività ecommerce categorizza le commissioni sulle elaborazioni dei pagamenti come COGS, in quanto sono direttamente associate ai costi sulle vendite. Per calcolare il tuo margine lordo, dovrai detrarre queste commissioni dal tuo fatturato.

La formula da applicare è la seguente:

Fatturato - (COGS + Commissioni sui pagamenti) = Profitto lordo

Bilancio e contabilità

Il bilancio fornisce un’istantanea della tua azienda in termini di fatturato, spese, redditività e passività ed è una parte integrante della contabilità dell’ecommerce.

Il bilancio è un documento importante perché ti aiuta a verificare la solidità finanziaria della tua attività. Puoi vedere quanto denaro hai a disposizione da investire nel tuo business, la tua capacità di spesa e altri conti passivi.

Costituiscono una risorsa importante per i potenziali investitori, che possono avere una panoramica del rendimento della tua attività nel corso del tempo.

La contabilità dell’ecommerce è una modalità di archiviazione ed elencazione delle tue transazioni finanziarie. Ti fornisce informazioni utili sui tuoi debiti e crediti e sull’andamento generale della tua attività. Le informazioni raccolte e conservate possono trasformarsi in rendiconti finanziari strategici, come il conto economico e lo stato patrimoniale.

Il conto economico mette in evidenza costi, ricavi e spese affrontati dalla tua attività in un periodo di tempo stabilito, mentre lo stato patrimoniale evidenzia le attività e le passività in qualsiasi momento.

Errori comuni nella contabilità dell’ecommerce

La contabilità dell’ecommerce può sembrare complicata all’inizio: le cose da ricordare sono tante e le formule da applicare sono complesse, quindi è facile sbagliare. Ecco un elenco degli errori più comuni:

• Cercare di svolgere tutte le operazioni manualmente: inserire manualmente tutti i dati può generare duplicati ed errori che si possono evitare. Eseguire regolarmente tutti i calcoli è un’attività monotona e che richiede molto tempo.
• Inadempimenti con le normative fiscali internazionali: le leggi fiscali possono variare molto a seconda delle parti del mondo e molte attività ecommerce non hanno modo di verificare la propria conformità perché fondamentalmente operano online.
• Gestione scorretta dei livelli di inventario: è sufficiente un errore nella valutazione dell’inventario per generare altri problemi in futuro, che possono avere ripercussioni sul tuo stato patrimoniale, sul conto economico e sulle previsioni sul flusso di cassa.
• Mancata sincronizzazione con il software di contabilità: quando non sincronizzi la tua piattaforma ecommerce con il tuo software di contabilità, le transazioni possono passare inosservate e rendere più difficile avere una visione più completa della situazione finanziaria.
• Gestione scorretta dell’IVA: l’imposta sul valore aggiunto è uno degli aspetti più ostici nella gestione di un’attività online, perciò non c’è da stupirsi se i brand hanno difficoltà a inviare gli importi corretti al momento giusto.
• Disordine nelle registrazioni contabili: quando tante persone si occupano dei tuoi conti, è facile generare confusione. Perciò possono capitare voci duplicate, sviste e opportunità mancate.
• Riconciliazione dei conti poco frequente: la contabilità non è un’attività divertente, ecco perché molte attività finiscono per delegarla a persone esterne.

Come evitare questi errori e mantenere i tuoi registri di contabilità il più accurati possibile

• Usa un software di contabilità dedicato: se integri un software che raccoglie, conserva e segnala automaticamente i tuoi dati finanziari, potrai risparmiare ore del tuo tempo e ridurre le possibilità di errore.
• Affidati una persona esperta: se i numeri non sono il tuo forte, collabora con qualcuno che ci pensi al posto tuo. Un o una commercialista sarà a tua disposizione per rispondere alle tue domande e mantenere i tuoi registri contabili aggiornati.
• Riconcilia regolarmente i conti: assicurati che i tuoi registri siano sempre aggiornati verificandoli periodicamente (possibilmente ogni tre mesi, meglio ancora se una volta al mese).
• Comprendi bene come funziona l’IVA: è un argomento complesso, ma capire bene come funziona l’imposta sul valore aggiunto ti garantirà di rimanere conforme alla legge e di evitare di ricevere sanzioni e multe.
• Usa un piano contabile: il piano contabile è un sistema utilizzato per ordinare i tuoi documenti contabili. È la base per mantenere i registri in modo efficiente e ti aiuterà a mantenere il controllo del tuo budget, un aspetto molto importante soprattutto in vista della crescita della tua azienda.
• Mantieni un unico metodo: a prescindere se deciderai di usare un sistema in partita doppia o in partita singola, assicurati di usare sempre lo stesso metodo.

Strumenti per la contabilità dell’ecommerce

Esistono tantissimi strumenti per la contabilità dell’ecommerce che possono aiutarti a far quadrare i conti e a tenere sempre sotto controllo le tue finanze, indipendentemente dalla tua conoscenza dell’argomento.

I migliori strumenti per la contabilità dell’ecommerce

Se stai cercando dei metodi per semplificare le procedure contabili, puoi valutare diversi strumenti, a seconda delle necessità della tua attività. Ecco alcuni esempi:

• A2X: questa app carica automaticamente le vendite del tuo negozio Shopify su Xero o QuickBooks e riconcilia i tuoi versamenti, così puoi verificare se tutte le voci sono state contabilizzate correttamente. A2X è già stato scelto da centinaia di studi contabili leader nel settore.
• FreshBooks: questo software di contabilità in cloud ti aiuta a gestire gli ordini Shopify in base a tre categorie: articoli, fatture e pagamenti. Usa i dati dell’inventario di Shopify per la gestione dell’inventario, aggiornando automaticamente le informazioni finanziarie.
• QuickBooks: quando integri Shopify con QuickBooks, i dati sui tuoi ordini, sull’inventario, sui clienti e sulla spedizione vengono aggiornati in modo accurato automaticamente. Puoi usare QuickBooks per caricare le informazioni sugli ordini ecommerce come voci contabili in lotto oppure caricare gli ordini a livello granulare e sincronizzarli con altri marketplace ecommerce, come Etsy e Amazon.
• Bench: Bench offre servizi di contabilità esterna a prezzi accessibili per il tuo negozio Shopify. L’app si sincronizza direttamente con i tuoi conti bancari aziendali e personali. Dopodiché, un team virtuale di contabilità pareggia i registri contabili mensili e prepara i rendiconti finanziari.

La contabilità è essenziale per la crescita delle piccole attività

Indipendentemente se sceglierai di gestire autonomamente la contabilità o di affidarla a una persona esperta in materia, conoscere in modo chiaro i flussi di denaro della tua attività è di fondamentale importanza.

Anche se hai poca esperienza con la contabilità, dopo avere letto questa guida hai le conoscenze di base e tutti gli strumenti per gestire le tue finanze, così potrai davvero prendere decisioni consapevoli sul futuro della tua attività.

Anche se è sempre consigliato affidarsi a esperti, assicurati di avere contezza dei tuoi registri, a prescindere da chi si occupa di gestire le tue finanze.