Integração de ERP: o que é e como funciona

O planejamento de recursos empresariais (ERP) é o segredo das marcas de e-commerce mais bem-sucedidas.

ERP refere-se ao software e sistemas que conectam todos os processos de negócios: finanças, manufatura, cadeia de suprimentos, vendas, compras e outros. Em um nível básico, o ERP integra esses processos em um único sistema.

Um ERP não pode ser utilizado isoladamente. Ele precisa ser integrado às estruturas e objetivos de uma empresa. Ele reúne dados, desde informações financeiras até logísticas e de recursos humanos, para apoiar o planejamento e as operações da empresa.

Ter um ERP integrado é fundamental para uma empresa de e-commerce de grande escala, e as integrações que você escolher refletem nos seus resultados. Neste guia, você terá uma visão aprofundada sobre os fundamentos da integração de ERP, além de como começar a criar seu sistema de ERP hoje mesmo.

O que é uma integração de ERP?

A integração de ERP é o processo de conectar um sistema de planejamento de recursos empresariais com outros aplicativos, bancos de dados ou sistemas externos. Isso possibilita um fluxo de dados contínuo, sincronização e automação entre diferentes setores do negócio. Isso, por sua vez, melhora a eficiência, a visibilidade e a capacidade de tomada de decisões dentro de uma organização.

Em termos simples, é uma forma de automatizar processos de negócios e melhorar a produtividade em toda a empresa.

Uma pesquisa da nShift revelou que 84% dos executivos de varejo enfrentam dificuldades devido a silos de dados, o que prejudica a integração eficaz das informações dos clientes. Além disso, um estudo da Dremio indica que 86% das organizações estão priorizando esforços de unificação de dados para se prepararem para iniciativas de inteligência artificial.

A integração de ERP ajuda a organizar todas as fontes de dados em seu negócio, o que significa que informações relevantes podem ser compartilhadas rapidamente e facilmente entre os departamentos.

Os métodos de integração mais comuns incluem:

• Integrações personalizadas, que se referem a uma empresa construindo sua própria integração central. Programadores podem combinar o código API de um software com o sistema ERP que desejam integrar. Elas requerem recursos técnicos e levam tempo.
• Integrações nativas ou construídas pelo fornecedor, que se referem a integrações prontas que permitem conectar aplicativos específicos. Por exemplo, muitas ferramentas hoje se conectam diretamente com a Shopify. Elas cobrem casos de uso populares e geralmente não têm custos adicionais de assinatura.
• Plataforma de integração como serviço (iPaaS), que é uma solução baseada em nuvem que constrói e implanta integrações. Com o iPaaS, as organizações podem criar fluxos de trabalho que conectam aplicativos baseados em nuvem e implantá-los sem instalar ou gerenciar hardware.

Empresas de e-commerce podem usar um ERP para automatizar o processamento de pedidos até a entrega. Por exemplo, se você integrar o NetSuite com uma loja Shopify, pode automaticamente trazer pedidos e dados de clientes da sua loja Shopify para o NetSuite no checkout. Você também poderia usar um conector para enviar informações a um parceiro 3PL.

Isso pode ajudar as empresas a processar os pedidos mais rapidamente e otimizar a taxa de entrega rápida dos pedidos no site. Pense na quantidade de horas de trabalho que isso poderia economizar por mês.

Sem uma integração de ERP, a empresa teria que atualizar manualmente as contagens de estoque em seu sistema ERP e aplicativo de e-commerce. À medida que o volume de vendas aumenta e o estoque se expande, processos operacionais ineficientes e que exigem muito trabalho são difíceis de escalar.

Essa é a beleza da integração de ERP. Seja B2B, B2C ou DTC, à medida que seu negócio cresce, a complexidade de suas operações também aumenta. Você acaba precisando de mais do que soluções pulverizadas podem oferecer.

Outros aspectos do e-commerce, como gestão de estoque, compras e cadeia de suprimentos, CRM, processamento e dados de vendas e pagamentos também são integrados em um ERP. Se houver uma abordagem fragmentada ou isolada, haverá inconsistência dentro do negócio.

Benefícios da integração de ERP

Imagine suas atividades empresariais como um motor de carro em funcionamento. Ser capaz de olhar sob o capô enquanto ele está funcionando pode ajudar você a decidir se é hora de manutenção ou se você ainda tem mais 1.000 quilômetros até a próxima troca de óleo.

As integrações de ERP ajudam a fornecer uma visão geral da sua empresa e de todos os seus aplicativos em funcionamento. Elas podem ajudar a rastrear indicadores-chave de desempenho em tempo real, garantir a integridade dos dados e muito mais.

Veja alguns dos principais benefícios da integração de ERP.

Sistemas legados atualizados

No ambiente competitivo de negócios de hoje, as organizações estão descobrindo que não têm escolha a não ser adicionar um sistema ERP que seja compatível com as necessidades e novas tecnologias, como a inteligência artificial.

Softwares antigos podem não mais suportar o modelo de negócios da empresa, o que dificulta a inovação. Na verdade, 94% das organizações pesquisadas afirmam que a inovação no momento certo é importante e o ERP ajuda nisso.

Uma marca de comércio empresarial pode se tornar global ou precisar de mais processos internos. Esses motivos podem tornar um sistema legado obsoleto.

Se as empresas desejam obter vantagem competitiva, precisam de acesso a insights de dados em tempo real. Essas análises são importantes se você deseja melhorar a experiência do cliente ou otimizar sua cadeia de suprimentos.

Por exemplo, se você gerencia o estoque por meio de um sistema legado, ele pode não se integrar a outros sistemas. Isso pode dificultar a confirmação e o agendamento de pedidos, pois não há como saber se há estoque suficiente disponível. Isso pode causar problemas na cadeia de suprimentos, uma vez que os compradores podem realizar uma compra sem saber que não há estoque, entre outros.

Integrações modernas de ERP têm capacidades avançadas que podem fornecer análises que ajudam você a otimizar a gestão de estoque e melhorar a experiência do cliente, garantindo que você nunca fique sem a visibilidade dos produtos. Muitos fornecedores de ERP fazem várias atualizações por ano, então você terá um sistema consistentemente atualizado e verá melhorias nos negócios.

Dados centralizados

As integrações de ERP permitem centralizar os dados da empresa e melhorar a comunicação em toda a organização. Elas ajudam a criar um hub central onde todos os departamentos podem acessar dados em tempo real e aproveitar soluções flexíveis e ágeis em um ambiente mutável.

Sem um sistema ERP, cada departamento tem seus próprios registros e bancos de dados. As equipes podem reter dados e criar relatórios para compartilhar entre setores. Mas, se houver dados duplicados, elas precisam confirmar a integridade, o que gera mais retrabalho e dores de cabeça para todos. Sistemas legados costumam usar "guardiões" para compartilhar informações, mas podem rapidamente ficar sobrecarregados com pedidos constantes e repetitivos.

Ter muitos dados é uma coisa. Mas ter dados precisos e ser capaz de acessá-los, analisá-los e agir com base neles é outra. As integrações de ERP ajudam você a construir estruturas éticas e seguras para gerenciar e usar dados em seu negócio.

Processos automatizados

As integrações de ERP facilitam a movimentação de enormes quantidades de dados por minuto. Atualmente, 67% das organizações citam a facilidade de uso como uma das principais características que valorizam em uma plataforma de e-commerce, e o ERP pode ajudar com isso.

Essas integrações facilitam a troca de dados automatizada e bidirecional entre seus sistemas e aplicativos, eliminando erros humanos custosos. A automação pode ser usada em vários pontos de contato para agilizar os processos.

As seguintes atividades podem ser transferidas entre sistemas para criar um sistema ERP inteligente:

• Informações de pedidos
• Dados de clientes
• Detalhes de envio
• Sistemas contábeis
• Informações de produtos e preços
• Contagens de estoque
• Ordens de compra

O ERP ajuda a conectar silos, mas a automação ajuda a escalar a inovação. Quando combinada com tecnologias como IA e nuvem, o ERP oferece possibilidades quase ilimitadas para melhorar os processos da empresa.

Melhores experiências para os clientes

Uma excelente experiência do cliente com personalização tem sido muito desejada para aumentar conversões. Em 2023, 74% das empresas passaram a investir mais na experiência do cliente de forma geral.

No entanto, atender às necessidades individuais de cada cliente em um único canal não é suficiente para manter uma vantagem competitiva. As empresas precisam entender e criar experiências de clientes holísticas e omnichannel.

As integrações de ERP podem ajudar as empresas a adquirir uma compreensão profunda das preferências e interesses dos clientes. Empresas com uma integração de ERP de e-commerce, por exemplo, podem acessar todas as ferramentas para entrar no mercado mais rapidamente e melhorar a experiência do cliente.

A forma como as empresas utilizam integrações de ERP para o engajamento do cliente determinará o sucesso de uma marca nos próximos anos. Aqueles que utilizam sistemas ERP para um engajamento inteligente e integrado terão maiores chances de sucesso.

Desafios e riscos comuns da integração de ERP

Para revisar, qual é o propósito de um sistema ERP? Se você disse automatizar processos de negócios e tornar a empresa mais eficiente, você está correto.

28% das empresas pesquisadas já obtiveram resultados significativos por meio da integração profunda de uma plataforma de comércio SaaS em seus negócios.

Mas integrar um ERP com outros sistemas empresariais nem sempre é fácil. Aqui estão alguns desafios comuns enfrentados na integração de ERP.

Orçamento estimado

As implementações de ERP podem custar de três a quatro vezes o que foi inicialmente orçado. Mas não se preocupe: os benefícios superam os custos.

Os melhores parceiros de ERP são fundamentais para criar um sistema personalizado para sua organização. Eles oferecerão um conjunto de serviços para cobrir integrações e implementações, estabelecer metas claras e colocar o sistema em funcionamento para sua empresa.

Conexões não seguras

Seu sistema ERP abriga as informações empresariais mais críticas, incluindo dados sensíveis de clientes e informações proprietárias. Elas devem ser protegidas a todo custo.

Adicionar mais complexidade ao seu sistema por meio da integração de ERP aumenta as chances de conexões não seguras, o que coloca sua organização em um nível de ameaça mais alto quando hackers cibernéticos estão mirando no software ERP (artigo em inglês).

Complexidade

As implementações também tendem a levar mais tempo do que o esperado. Falhas são comuns em casos onde comunicação e planejamento são inadequados.

As empresas frequentemente precisam superar:

• Resistência interna a novos sistemas.
• Problemas de integração de software.
• Baixa qualidade de dados.

As pessoas precisam ser treinadas para usar os sistemas corretamente. A adoção e capacitação interna são fundamentais aqui. As implementações podem falhar após o lançamento se não houver um guardião interno ou documentação adequada do fluxo de trabalho. Elas também precisam entender por que há uma mudança em seu processo para se manterem motivadas a aprender o sistema.

Empresas que têm um plano claro para a integração de ERP e uma compreensão de suas necessidades podem evitar se tornar estatísticas de falha de ERP.

Tipos de integrações de ERP

O tipo de integração de ERP que você escolhe depende de seus recursos de TI e necessidades específicas do negócio.

E-commerce

A integração de ERP para e-commerce envolve conectar seu sistema de e-commerce (como a Shopify) a uma solução ERP baseada em nuvem. Juntas, elas ajudam a expandir a funcionalidade da sua loja virtual e criar melhores experiências de compra para os clientes.

Dados como leads, clientes, pedidos, tempos de envio, impostos e suporte são todos rastreados por meio de uma integração de ERP no e-commerce. O objetivo da integração é tornar os dados disponíveis para todos na organização.

Os benefícios incluem:

• Dados front-end precisos e relevantes disponíveis em todos os departamentos.
• Contagens de estoque em tempo real no front-end e no back-end.
• Opções de preços dinâmicos e específicos para o cliente.
• Auditorias financeiras automatizadas.

Existem algumas maneiras de integrar um ERP com sua plataforma de e-commerce:

• Usar a API de soluções de e-commerce por conta própria e personalizar o sistema. Mas você é totalmente responsável por gerenciá-lo.
• Usar uma solução de terceiros, pronta para uso. Se você precisar de qualquer personalização, terá que pagar por isso e contar com outra equipe para realizá-la.
• Usar um sistema ERP com uma integração nativa à sua plataforma de e-commerce. Um ERP com integrações nativas, como Shopify-NetSuite, é a opção mais flexível. A empresa de ERP cria uma integração nativa no sistema de e-commerce. É ágil o suficiente para atender às necessidades de uma organização e pode se adaptar às demandas do mercado.

As marcas de e-commerce também podem integrar-se a diferentes plataformas para melhorar a eficiência e a economia de custos, incluindo:

• Gestão do ciclo de vida do produto
• Gestão da cadeia de suprimentos
• Sistemas de gestão de estoque

Gestão de relacionamento com o cliente (CRM)

Toda empresa de e-commerce precisa de uma maneira padronizada de gerenciar leads e clientes. Os sistemas de CRM gerenciam dados de clientes, como compras e informações de contato, que podem ser usados pelas equipes de vendas e marketing. As empresas usam esses dados para obter melhores insights sobre os clientes e tomar decisões informadas ao interagir com eles.

Por exemplo, Salesforce e NetSuite da Oracle, uma integração de ERP e CRM, trocam dados entre si, o que oferece às empresas uma visão de 360 graus do cliente. Sejam dados de vendas, tickets de suporte, marketing ou de ticket médio, sua empresa terá tudo o que precisa em um só lugar. Os dados podem ser facilmente usados para criar experiências que melhorem seus relacionamentos com os clientes.

Inteligência empresarial (BI)

O software de inteligência empresarial é projetado para recuperar, analisar e relatar dados. O software de BI é importante para empresas que estão passando por uma transformação digital, pois fornece visibilidade sobre os dados de uma empresa. Ele compila e organiza visualmente os dados, permitindo que as partes interessadas descubram novas percepções e ajam sobre elas para melhorar seus resultados financeiros.

Em alguns casos, uma função de BI pode estar integrada ao seu sistema ERP. Mas muitas vezes a funcionalidade não é poderosa o suficiente para organizações que recebem grandes quantidades de dados diariamente.

Quando uma empresa conecta um sistema de BI de terceiros com um ERP integrado, esses insights se tornam facilmente acessíveis a qualquer funcionário autorizado. Eles também têm acesso a relatórios avançados que ajudam uma empresa a aproveitar ao máximo cada dado que recebe.

Recursos humanos

Nenhum outro departamento tem mais tarefas administrativas do que recursos humanos. Entre folha de pagamento, recrutamento, avaliações e ofertas de emprego, gerenciar dados de RH pode ser uma tarefa esmagadora. O manuseio inadequado de dados sensíveis de RH pode causar danos irreversíveis para a empresa, tanto para a marca em si quanto no caixa, e representa uma ameaça à segurança para qualquer negócio.

Um módulo de RH em seu ERP ajuda a gerenciar, digitalizar e automatizar os processos do departamento de RH. Alguns benefícios incluem:

• Armazenamento e gerenciamento seguros dos dados básicos de funcionários.
• Gestão simplificada de folha de pagamento e compensação.
• Melhor gerenciamento de tempo e presença.
• Melhor treinamento e desenvolvimento de funcionários.

As empresas também podem ser criativas com seu módulo de RH do ERP. Elas podem enviar pesquisas de satisfação no trabalho para avaliar os níveis de satisfação dos funcionários, configurar relatórios automatizados e implementar e entender facilmente avaliações de desempenho em toda a organização.

Gestão de projetos

Assim como o software de BI, alguns sistemas ERP podem incluir soluções de gestão de projetos. No entanto, muitas empresas que começam a construir seus sistemas ERP já utilizam softwares de gestão de projetos mais complexos. Ver o status dos projetos em seu ERP é útil por algumas razões:

• Você pode determinar os custos do projeto.
• Você pode ver atualizações e processos do projeto.
• Você pode descobrir se as metodologias do projeto estão funcionando ou não.
• Você pode colaborar com os departamentos de RH e folha de pagamento.

Quando você cria um módulo de gestão de projetos em seu ERP, qualquer um pode ver quem está trabalhando em quê e quando será entregue. Compreender esses fluxos de trabalho incentiva a visão de responsabilidade entre os departamentos e pode ajudar as empresas a resolver pequenos problemas de antes que se tornem grandes incêndios.

Como integrar um ERP com seus softwares atuais

O termo integração tem muitos significados no e-commerce. Dois sistemas diferentes com interfaces de programação de aplicativos (API) sólidas devem ser capazes de se comunicar entre si ou serem integrados. Muitas vezes, quando alguém se refere à integração, está se referindo a um conector pré-construído. Essas conexões têm nomes diferentes dependendo do software host — por exemplo, a Shopify os chama de aplicativos.

Uma estratégia de integração cada vez mais popular é chamada de plataforma de integração como serviço (iPaaS). Esta é uma abordagem baseada em nuvem para integração que permite que aplicativos se sincronizem mais rápido, em poucas etapas. Não requer codificação e pode conectar sistemas ERP a produtos SaaS.

Muitos desses aplicativos, ou conectores pré-construídos, existem em uma plataforma iPaaS. Prontos para uso, eles são projetados para iniciar o processo já com 50% a 90% do trabalho feito. Muitas vezes, eles requerem alguns ajustes por um desenvolvedor ou parceiro de integração para completar a integração.

Para integrar um ERP com um sistema usando um integrador iPaaS, você precisará:

• Configurar o token API para seu ERP e outros sistemas que você planeja integrar.
• Criar fluxos que definem interações entre seu ERP e outros aplicativos. Isso cobrirá como a integração transferirá dados e como as operações CRUD serão executadas.
• Configurar campos de conexões de pipe nos sistemas conectados.
• Configurar mapeamentos e modificadores. Por exemplo, você pode adicionar um Novo Cliente a contatos específicos em seu CRM. Em seguida, sincronizar o rótulo com seu software de e-mail marketing para iniciar uma campanha de boas-vindas.
• Configurar seu cronograma e frequência de sincronização. Se você quiser sincronização em tempo real, precisará garantir que o sistema ERP e outros aplicativos estejam enviando dados atualizados automaticamente entre si.

Os parceiros de integração da Shopify são chamados de “parceiros iPaaS”. A razão é que muitos dos conectores pré-construídos são hospedados nos serviços ou nuvem de escolha dos parceiros. A maioria das ofertas de iPaaS inclui mapas e transformações para acelerar o desenvolvimento de fluxos de integração e regras de negócios para definir interações.

A Shopify se integra a softwares ERP de ponta, incluindo:

• NetSuite
• Acumatica
• Brightpearl
• Microsoft

Por exemplo, uma loja Shopify pode instalar o aplicativo NetSuite ERP Shopify e transferir dados para o NetSuite. Em seguida, uma equipe de implementação do NetSuite ou um parceiro certificado do NetSuite pode adicionar personalizações para a empresa.

Melhores práticas para integração de sistemas ERP

Seja sua primeira integração de ERP ou a décima quinta, mantenha as seguintes melhores práticas em mente.

Tenha um plano de integração em mente

Antes de olhar para a integração de um ERP, crie um plano com sua equipe. Tenha uma pessoa que entenda seus objetivos de negócios e processos internos à frente do projeto. Trabalhe com as partes interessadas para se adiantar em relação a quaisquer obstáculos que possam surgir.

Ao criar seu plano, pense:

• Por que você deseja integrar sua loja com seu sistema ERP?
• Quais informações você deseja enviar da loja para o ERP?
• Quais informações você deseja enviar do ERP para a loja?
• Onde estão as lacunas em seus dados de estoque?
• Quais outros sistemas, como gestão de estoque ou 3PL, precisam ser integrados, e como a integração funcionará?

O planejamento ajudará a implementar uma integração tranquila e reduzirá as chances de se tornar uma estatística de fracasso.

Informe funcionários, parceiros e fornecedores sobre a mudança

Empresas que usam sistemas legados mais antigos provavelmente encontrarão alguma mudança e resistência ao integrar um ERP. Processos de negócios, funções e outras coisas centrais ao funcionamento de uma organização podem ser afetados, então já conte com certas dificuldades que podem surgir com as mudanças.

Mesmo aquelas organizações que usam sistemas ERP mais novos baseados em nuvem (por exemplo, Netsuite) provavelmente experimentarão algumas mudanças em seus processos e rotinas. Elas podem descobrir que certas regras atualmente em vigor precisam ser adaptados a uma integração de e-commerce e fluxos de trabalho específicos. A comunicação ao longo do projeto de integração é fundamental.

Deixar a equipe de armazenamento e logística sem visibilidade dos novos processos pode gerar confusões quando os pedidos começam a chegar a um sistema ERP a partir de uma plataforma de e-commerce, se essa equipe não foi incluída nas discussões sobre processamento de pedidos. O atendimento ao cliente pode sofrer, pois as expectativas e novos processos (após a integração) não estão alinhados em toda a organização.

Pratique uma boa gestão de dados

Uma gestão de dados sólida é a espinha dorsal da integração de ERP. Ter dados limpos e confiáveis que fornecem uma visão forte sobre seus processos de negócios impactará seu resultado financeiro. Você deve regularmente:

• Limpar dados e padronizar formatos.
• Validar dados para garantir precisão.
• Revisar quem tem acesso aos dados e por quê.
• Eliminar dados fracos ou duplicados.

Uma boa gestão de dados reduzirá atrasos durante o processo de integração e tornará a transição mais suave.

Como a Shopify pode ajudar na integração de ERP

É claro que a integração de ERP é a base de um negócio de e-commerce bem-sucedido. É por isso que 72% das empresas já possuem uma plataforma de comércio SaaS totalmente integrada em suas operações comerciais.

Com o Programa Global de ERP da Shopify, você pode conectar um ERP à sua loja por meio de um parceiro de planejamento de recursos empresariais na Shopify App Store.

Além disso, a Shopify fez parceria com Microsoft Dynamics 365 Business Central, Oracle NetSuite, Infor, Acumatica e Brightpearl para tornar a integração de ERP simples.

Uma vez que sua loja e ERP estejam conectados, você pode:

• Acessar dados precisos de estoque, produtos, pedidos e clientes em tempo real.
• Implementar automação para tornar as operações mais eficientes.
• Evitar implementações personalizadas demoradas e dispendiosas.
• Ter a tranquilidade de que seus dados fluem de forma contínua e segura entre seu painel da Shopify e seu ERP.