Cómo hacer un recibo de pago: En papel y digital (2025)

Si un cliente compra un artículo o realiza una devolución, un recibo de pago es la prueba de la compra y se registra para realizar un inventario preciso. 

A la hora de pagar impuestos, los recibos de pago complementan las facturas de la empresa para justificar los ingresos declarados, detallar el IVA repercutido y soportado, y facilitar el control fiscal ante una posible inspección de Hacienda. 

Independientemente del tipo, los recibos son valiosos para mantener registros precisos y hacer un seguimiento del éxito de tu negocio. Aquí tienes todo lo que necesitas saber sobre ellos, incluido un proceso de creación de recibos para implementar en tu tienda.

¿Qué es un recibo de pago?

Un recibo de pago es un registro impreso o electrónico de una transacción comercial, también conocido como prueba de compra. Suele reflejar el importe abonado, el concepto del pago, la fecha de la operación y el método utilizado. Es habitual en operaciones entre particulares o como justificante adicional en ciertos servicios.

Ahora bien, en España, un recibo no tiene validez fiscal por sí solo. Para que una operación tenga efectos fiscales, por ejemplo, para deducir el IVA o justificar ingresos ante Hacienda, es necesario emitir una factura, ya sea completa o simplificada, según el caso.

¿Por qué son importantes los recibos de pago?

Los recibos de pago son fundamentales para la contabilidad en el comercio, ya que actúan como un registro de tus transacciones, y te ayudan a comprender el volumen de ventas de tu negocio. El sistema de punto de venta (TPV) que elijas determinará si puedes ofrecer recibos físicos y digitales a tus clientes.

Los recibos son necesarios por varias razones:

• Devoluciones y cambios. Los recibos facilitan las devoluciones y los cambios. Si un cliente intenta hacer una devolución válida sin uno y se le deniega el reembolso, podrías perderlo como cliente para siempre. Muchas experiencias de compra positivas dependen de esta práctica y procedimiento básicos.
• Seguimiento de ventas. Los recibos permiten saber qué productos o servicios compran tus clientes con más frecuencia. Estos datos te ayudan a diseñar tu oferta comercial para que se adapte mejor a tu mercado objetivo. 
• Volumen de ventas por producto. El volumen de ventas indica cuántas unidades de un producto específico vendes en un periodo determinado. A partir de ahí, puedes priorizar esos productos en tus campañas de marketing, optimizar el inventario y tomar decisiones más informadas sobre promociones o reposiciones. 
• Contabilidad. Los recibos ayudan a documentar las ventas y los ingresos de la empresa para las cuentas de pérdidas y ganancias.
• Impuestos empresariales. Si la Agencia Tributaria solicita una inspección o revisión de tu actividad, necesitarás presentar la documentación que respalde tus ingresos y gastos. Los recibos de pago, unidos a las facturas emitidas, te servirán para justificar cuánto has ingresado y en qué fechas. También recogen el desglose del IVA repercutido en cada operación, un aspecto clave para la contabilidad y la liquidación trimestral del impuesto. Una factura debe indicar claramente los impuestos pagados como una partida separada.
• Facturación electrónica 2025: Desde 2025, la Ley Crea y Crece obliga a autónomos y empresas con facturación superior a 50.000 euros a emitir facturas electrónicas. Los recibos digitales, como los de Shopify POS, deben generarse con software certificado para cumplir con esta normativa 

¿Qué incluir en una plantilla de recibo de pago?

En una plantilla de recibo de pago estándar encontrarás información muy variada:

• Detalles de la empresa. Aquí se incluyen los datos de contacto de tu empresa, como el nombre, la dirección, el número de teléfono y la dirección de correo electrónico.
• Información de la compra. La información de compra incluye una descripción del producto o servicio, la unidad de mantenimiento de existencias (SKU) asociada y la cantidad de artículos adquiridos.
• Detalles del pago. Los recibos de pago deben indicar el precio total, el importe adeudado por la compra y la forma de pago del cliente.
• Detalles de la fecha de compra. Esto incluye la fecha de compra, la hora y, a veces, el nombre del asociado (o número de empleado) que atendió al cliente.
• Número de recibo. El número de recibo es el identificador único asociado a la compra. Algunos comerciantes prefieren que los números de sus recibos empiecen secuencialmente a lo largo de un día laborable o de una semana.
• Lenguaje adecuado. Todo recibo de pago debe llevar claramente impresa la palabra «Recibo» para evitar confusiones con cualquier otro tipo de documento de venta, como un conocimiento de embarque o una factura proforma. Los recibos personalizados también pueden incluir información sobre tu política de devoluciones en la parte inferior como referencia.

Debes recortar la información de la tarjeta de crédito para que los números completos no aparezcan en el recibo. También deben ocultarse las fechas de caducidad de las tarjetas de crédito y débito. Estos datos de los clientes son confidenciales y deben tratarse con cuidado para evitar que queden expuestos a fraudes informáticos. 

Dependiendo del país, pueden aplicarse otras normativas y estatutos, incluida la forma en que se presenta el impuesto sobre las ventas por transacción. Comprueba los tipos impositivos de tu jurisdicción y las normas de exención de artículos para conocer su repercusión en tu empresa.

Cómo crear un recibo de pago digital

Un recibo digital es una prueba electrónica de pago que se envía por correo electrónico o mensaje de texto. Los comercios los utilizan porque son más cómodos que los recibos en papel (que a menudo se pierden). También ofrecen una forma de recopilar datos de clientes que puedes utilizar para futuras campañas de retargeting.

1. Elige una plantilla de recibo de pago digital 

Tanto si utilizas un generador de recibos online gratuito como si creas tu propia plantilla, añadir detalles de la empresa a tu plantilla puede ahorrarte tiempo en el futuro. 

Un generador de recibos gratuito es una forma rentable de emitir recibos de pago de forma rápida y sencilla. Además, si gestionas muchos SKU, puede ahorrarte tiempo. Utiliza programas como Microsoft Word, Microsoft Excel y Canva para obtener una plantilla gratuita de recibos de pago que puedas personalizar cada vez que vayas a hacer recibos. 

Si eres un comerciante de Shopify, puedes personalizar tu plantilla de recibo digital dirigiéndote a «Punto de Venta» en la pestaña Canales de venta de tu panel de control de Shopify. Haz clic en «Personalización de recibos» y utiliza las funciones de diseño para añadir tu propio logotipo, cambiar la cabecera y añadir información adicional sobre el pedido. 

Asegúrate de que tu sistema TPV, sea compatible con la facturación electrónica obligatoria en 2025, que requiere software homologado para enviar datos a Hacienda, asegurando el cumplimiento normativo. 

Prepara tus recibos digitales para el sistema Verifactu, que exige registros verificables con códigos QR. Shopify POS puede integrarse con apps certificadas para cumplir con esta normativa.

2. Añade tu información de ventas

En el momento de la venta, añade los detalles cambiantes a un recibo, como el total general adeudado, el número de artículos vendidos, el SKU y la información de la tarjeta para las ventas a crédito o débito. 

Para tu comodidad y tus propios registros, también es una buena idea incluir un recibo o número de factura que te ayude a hacer un seguimiento de la venta. Shopify POS puede agregar esta información automáticamente. 

3. Entrega el recibo a tu cliente

Debes proporcionar a tu cliente una copia del recibo digital, a menos que lo rechace. Tu mejor opción es enviar el recibo digital por correo electrónico o texto, lo cual puedes hacer directamente desde tu sistema Shopify POS.

Recuerda: Los recibos digitales ofrecen una forma directa de captar los correos electrónicos de los clientes en la caja. Shopify puede cotejar estos datos con las cuentas de Shop Pay para enriquecer los datos que tienes de los clientes y ofrecer experiencias omnicanal a escala.

La marca de joyería norteamericana Little Words Project ha utilizado esta función de Shopify POS para aumentar la tasa de captación de correos electrónicos en la tienda en más de un 20 % de media. En todas sus tiendas, ha aumentado en un 33 % el porcentaje de pedidos de punto de venta, añadiendo una solicitud de correo electrónico del cliente y una opción de marketing.

«La opción de solicitar correos electrónicos en la caja nos ayudó a conseguir la mayor captación de direcciones de clientes que hemos tenido en mucho tiempo», afirma el director de tiendas, Martin Hogan. «Ahora somos capaces de conectar los datos de los clientes y entre las compras en tienda y en línea. Con Shopify, por fin podemos crear una experiencia omnicanal realmente fluida y personalizada.»

Cómo crear un recibo de pago en papel

¿Prefieres emitir recibos físicos? Cada dispositivo de punto de venta tendrá métodos ligeramente diferentes para crear recibos de pago, pero los pasos básicos serán similares en todos los casos. Para esta guía, se usará la aplicación Shopify POS para ilustrar los diferentes pasos de la creación de recibos de papel en la tienda.

1. Elige una impresora de recibos

El primer paso para generar recibos es encontrar un sistema de impresión compatible con tu TPV (terminal punto de venta). Existen tres tipos principales de tecnologías de impresión que puedes considerar:

• Papel normal con tinta
• Papel calco a presión
• Papel térmico con calor

Los proveedores de TPV suelen ofrecer impresoras diseñadas para funcionar directamente con su sistema de cobro, ya que buscar una impresora compatible por tu cuenta puede resultar complicado y frustrante. Por ejemplo, la tienda de hardware para Shopify POS ofrece diferentes modelos de impresoras con diversas opciones de conectividad que se integran fácilmente con el sistema de punto de venta de Shopify.

2. Conecta la impresora con tu TPV

Shopify POS permite a los usuarios generar recibos impresos personalizados de forma sencilla. Después de una compra, también puedes enviar los recibos por SMS o correo electrónico en formato digital.

Primero, conecta la impresora a la corriente y enchúfala. Según el tipo de impresora que hayas elegido, podrás conectarla al TPV a través de LAN, wifi o Bluetooth. 

Una vez conectada:

1. Abre la app de Shopify POS y ve a «Inicio», luego a «Configuración»
2. Selecciona «Gestionar hardware conectado»
3. Elige «Impresora de recibos» entre las opciones
4. Sigue los pasos que aparecen en pantalla para vincular el dispositivo
5. Pulsa «Imprimir prueba» para comprobar que la impresora está correctamente emparejada con el TPV
6. Pulsa en «Hecho», tu impresora debería aparecer ahora en la lista de impresoras de recibos.

3. Crea un pedido para un cliente 

Una vez que inicias sesión en Shopify POS, accederás directamente a la pantalla de inicio. Este diseño se conoce como Smart Grid: un panel de mosaicos que te permite realizar tareas habituales del TPV de forma rápida y sin necesidad de hacer muchos clics. 

Hay varias formas de añadir productos a un pedido con Shopify POS:

• Buscar el producto por su nombre usando la barra de búsqueda superior. 
• Seleccionar «Productos» (parte inferior de la pantalla) y elegir entre los artículos que ya has añadido al sistema.
• Utilizar un lector de códigos de barras integrado.

Una vez que hayas añadido todos los productos al pedido, clica en «Cobrar». Selecciona el método de pago y sigue los pasos en pantalla para completar la venta.

Como Shopify integra de forma nativa el TPV y la tienda online en una sola plataforma, no necesitas perder tiempo importando datos como nombres de productos, precios, descuentos o impuestos al sistema del TPV. Todo se sincroniza automáticamente y los cambios se actualizan en tiempo real.

4. Generar recibos de pago

Una vez completada la venta, verás en tu dispositivo POS de Shopify una pantalla con el mensaje “Pago realizado con éxito”. Desde ahí, puedes elegir entre imprimir el recibo de pago, enviarlo por SMS, por correo electrónico o emitir un ticket regalo para el cliente. 

Si el cliente desea un recibo digital, este es un buen momento para pedirle su correo electrónico o número de teléfono. Shopify creará un perfil de cliente unificado utilizando esta información y reunirá todos los datos futuros que vayas recogiendo, como puntos de fidelidad, pedidos anteriores o emails que haya abierto, en un único perfil. Es fundamental tratar estos datos con cuidado y cumplir con la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales (LOPDGDD) y el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD). Asegúrate de obtener el consentimiento del cliente antes de recopilar o utilizar su información personal.

También puedes configurar Shopify POS para que imprima los recibos de pago automáticamente, sin necesidad de confirmarlos cada vez. Esto es especialmente útil en tiendas con mucho movimiento, donde cada segundo cuenta. Asegúrate de que tu impresora está encendida y correctamente conectada a Shopify POS. Luego, en la app de Shopify POS:

1. Ve a «Inicio»
2. Selecciona «Configuración» y luego «Recibos impresos»
3. Activa la opción «Imprimir recibos automáticamente»

Crea recibos de pago automáticos con Shopify POS

Como comerciante, es muy recomendable conservar una copia de todos los recibos. Sin ellos, no podrás reflejar con precisión los beneficios y pérdidas de tu negocio. Además, si Hacienda revisa tu actividad, los recibos unidos a las facturas, te servirán como prueba de qué vendiste y cuándo. 

Hoy en día, crear recibos de pago no tiene por qué ser un proceso manual que alarga las colas en caja. Con Shopify POS puedes automatizar todo el proceso: desde la generación del recibo hasta su envío por correo electrónico o la impresión en papel.