Para los propietarios de cualquier negocio, el flujo de caja sube y baja constantemente en sus cuentas, lo que dificulta la tarea de determinar de un vistazo cuánto dinero están ganando. Aquí es donde entra en juego el estado de pérdidas y ganancias.
Al categorizar los ingresos y los gastos durante un periodo determinado, este estado muestra, en esencia, si una empresa ha ganado o perdido dinero.
Las cuentas de pérdidas y ganancias son una parte esencial de la contabilidad de un negocio.
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¿Cómo se calculan las cuentas de pérdidas y ganancias?
Las cuentas de pérdidas y ganancias, también llamadas estado de pérdidas y ganancias o estado de resultados, son un informe financiero que muestra los ingresos y gastos de una empresa durante un periodo determinado, como un mes, un trimestre o un año fiscal.
Este estado incluye tanto los ingresos como los gastos y calcula la ganancia o pérdida total de un negocio durante el periodo del informe.
Esto ayuda a los propietarios de negocios a identificar tendencias, mejorar los beneficios y predecir cambios futuros en el ingreso neto. A veces, el estado de pérdidas y ganancias se conoce también como estado de ingresos, estado de beneficios o estado de operaciones.
Cuentas de pérdidas y ganancias vs. estado de flujo de efectivo
Al igual que en las cuentas de pérdidas y ganancias, un estado de flujo de efectivo se ocupa del dinero que entra y sale de un negocio durante un periodo determinado. Sin embargo, los estados de flujo de efectivo tienen un alcance más limitado, ya que solo tratan las transacciones que afectan el saldo de efectivo de una empresa.
Además, tienen diferentes puntos de inicio y final: mientras que el estado de pérdidas y ganancias comienza con los ingresos y termina con el ingreso neto, el estado de flujo de efectivo comienza con el ingreso neto y mide los aumentos y disminuciones en el efectivo para llegar a un saldo final de efectivo.
Cuentas de pérdidas y ganancias vs. balance general
La clave para entender la diferencia entre las cuentas de pérdidas y ganancias y un balance general es el tiempo: mientras que un estado de pérdidas y ganancias muestra el ingreso neto durante un periodo, un balance general es una instantánea de la posición financiera de una empresa en un momento específico.
Tu balance general mide los activos y pasivos actuales, pero no te dice si has ganado o perdido dinero este mes, trimestre o año.
Elementos de las cuentas de pérdidas y ganancias
- Ingresos operativos
- Coste de bienes vendidos
- Beneficio bruto
- Gastos operativos
- Gastos e ingresos no operativos
- Impuestos
- Ingreso neto
Las cuentas de pérdidas y ganancias resumen todo el dinero que una empresa ha ganado (ingresos) o perdido (gastos) durante un periodo determinado. Esto incluye:
Ingresos operativos
Los ingresos son una de las principales categorías en un estado de pérdidas y ganancias, y se dividen en ingresos operativos e ingresos no operativos.
Los ingresos operativos son el primer número que aparece en las cuentas de pérdidas y ganancias, y representan el dinero que una empresa generó durante un periodo de informe al realizar sus funciones principales, como vender cajas de almuerzo vintage o llevar a cabo trabajos de pintura personalizados en bicicletas.
Coste de bienes vendidos
El coste de bienes vendidos (COGS) se refiere a los costes directos asociados con los productos o servicios de una empresa, como los materiales y la mano de obra necesarios para construir una perrera de dos pisos.
Las empresas de servicios típicamente no informan del coste de bienes vendidos, sino que informan del coste de ingresos o el coste de servicios. Esto podría incluir la licencia de software necesaria para producir una presentación de consultoría o la mano de obra requerida para montar una función de Macbeth.
Aunque el coste de bienes vendidos representa un gasto incurrido, esta cantidad se muestra por separado de los gastos en las cuentas de pérdidas y ganancias.
Beneficio bruto
El beneficio bruto, que se calcula utilizando la fórmula beneficio bruto = ingresos - coste de bienes vendidos, aparece en la cuenta de pérdidas y ganancias después del coste de bienes vendidos.
Este número muestra la rentabilidad de una empresa antes de descontar los gastos operativos y no operativos, y puede ayudarte a identificar si estás fijando los precios de tus productos de manera adecuada.
Gastos operativos
La tercera categoría principal en un estado de pérdidas y ganancias son los gastos incurridos.
Los gastos se dividen en gastos operativos y no operativos, siendo los gastos operativos aquellos necesarios para que una empresa realice sus funciones diarias. Esto incluye nómina y gastos administrativos, el coste de suministros de oficina, costes de marketing e investigación, alquileres y el coste de reparaciones de equipos.
Estos gastos se contabilizan en las cuentas de pérdidas y ganancias debajo del beneficio bruto y se utilizan para calcular el beneficio operativo neto a través de la fórmula beneficio operativo neto = beneficio bruto - gastos operativos.
Gastos e ingresos no operativos
Los ingresos y gastos no operativos se contabilizan debajo del beneficio operativo neto en las cuentas de pérdidas y ganancias.
Los gastos no operativos no son recurrentes y no están directamente relacionados con las funciones principales del negocio. Pueden incluir pérdidas de inversiones o pagos de intereses, cancelaciones de activos perdidos, costes asociados con la reestructuración del negocio o costes relacionados con un desastre, como un espacio de trabajo inundado o un congelador que no funciona.
Los ingresos no operativos representan el dinero generado por algo que no sea la realización de las funciones principales del negocio. Esto puede incluir ingresos por alquiler, intereses ganados en inversiones y dinero obtenido por la venta de activos de la empresa.
Impuestos
Los estados de pérdidas y ganancias también incluyen las obligaciones fiscales. Este informe muestra el beneficio o pérdida total antes de impuestos y obligaciones fiscales a pagar durante el periodo contable correspondiente.
Ingreso neto
La última cifra en las cuentas de pérdidas y ganancias, el ingreso neto, representa la cantidad de dinero ganado o perdido durante un periodo de informe. El ingreso neto también se conoce como beneficio neto.
La fórmula para calcular el ingreso neto es ingresos - coste de bienes vendidos - gastos operativos - gastos no operativos + ingresos no operativos - obligaciones fiscales = ingreso neto.
Esa es una fórmula algo complicada, pero las plantillas de pérdidas y ganancias simplifican las cosas al seguir un orden consistente e incluir las siguientes sumas intermedias:
- Beneficio bruto = ingresos - coste de bienes vendidos
- Beneficio operativo = beneficio bruto - gastos operativos
- Ingreso total antes de impuestos = beneficio operativo - gastos no operativos + ingresos no operativos
Por lo tanto, el cálculo final del ingreso neto generalmente se lee como ingreso neto = ingreso total antes de impuestos - obligaciones fiscales.
Cada una de estas sumas proporciona información discreta sobre tu rentabilidad antes de que se consideren varias categorías adicionales de gastos.
Métodos contables para las cuentas de pérdidas y ganancias
Existen dos métodos contables principales en los negocios. Ninguno es “mejor” que el otro, pero es importante mantener la consistencia. Estos son:
1. Método de caja
Con la contabilidad de caja, registras los ingresos cuando se reciben y los costes cuando se pagan. Por ejemplo, si trabajaste en un proyecto para un cliente en el primer trimestre, pero recibiste el pago en el segundo trimestre, ese pago se reflejaría en tu estado de pérdidas y ganancias del segundo trimestre.
Si utilizas la contabilidad de caja, tu estado de pérdidas y ganancias reflejará la cantidad real de efectivo que tienes disponible, no el dinero que te deben (o que debes a alguien más).
2. Método de devengo
Con la contabilidad por devengo, registras los ingresos y costes cuando se generan. Agregas ingresos a tu estado de pérdidas y ganancias cuando firmas un contrato o entregas bienes o servicios, no cuando te pagan. Lo mismo ocurre con los costes: se contabilizan cuando se incurren, no cuando se pagan.
Por ejemplo: Si vas a la tienda de suministros de oficina para comprar una caja de bolígrafos de 20 € que pagas con tu tarjeta de débito empresarial, eso contará como gastos operativos de hoy. Las ocho horas de trabajo que tu empleado realizó hoy también son parte de los gastos operativos de hoy, aunque no les pagarás hasta la próxima semana.
Si eliges el método de contabilidad por devengo, tu estado de pérdidas y ganancias puede no alinearse con tu saldo bancario real. En su lugar, reflejará las decisiones y acuerdos realizados durante el periodo designado.
Ejemplo de cuentas de pérdidas y ganancias
Las cuentas de pérdidas y ganancias siguen un patrón, y una plantilla de pérdidas y ganancias puede facilitar su elaboración. Aquí tienes un ejemplo de las cuentas trimestrales de un negocio ficticio que se dedica a la talla de bustos presidenciales en patatas.
Dado que este negocio generó más efectivo como ingresos que lo que gastó en costes de bienes vendidos y gastos operativos, gastos no operativos e impuestos, obtuvo un resultado neto positivo, es decir, un beneficio.
Si los gastos hubieran superado a los ingresos, el estado de pérdidas y ganancias reflejaría un resultado neto negativo, o pérdida.
Preguntas frecuentes sobre las cuentas de pérdidas y ganancias
¿Qué incluye un estado de pérdidas y ganancias?
Un estado de pérdidas y ganancias típicamente incluye información sobre el ingreso total de la empresa, los gastos totales, el ingreso operativo, el ingreso neto y otras medidas de rendimiento financiero.
¿Cuáles son los cinco elementos principales de las cuentas de pérdidas y ganancias?
Las cuentas de pérdidas y ganancias incluyen:
- Beneficio bruto: Este es el ingreso total menos el coste de bienes vendidos.
- Gastos operativos: Estos son todos los costes relacionados con la operación del negocio, como alquiler, salarios de empleados, marketing y costes administrativos.
- Beneficio neto: Este es el ingreso total menos todos los gastos.
- Depreciación y amortización: Esta es la cantidad de dinero que una empresa descuenta con el tiempo debido al desgaste de equipos, propiedades u otros activos.
- Ingresos/gastos no operativos: Estos son ingresos o gastos que no están directamente relacionados con las operaciones del negocio, como ingresos por intereses, dividendos o ganancias y pérdidas de inversiones.
¿Con qué frecuencia deberías crear un estado de pérdidas y ganancias?
La mayoría de las empresas generan estados de pérdidas y ganancias trimestral y anualmente, y algunos propietarios de negocios también eligen aislar periodos de tiempo más cortos o más largos dependiendo de las necesidades de su empresa.
