Los 5 mejores sistemas de PDV para pequeñas empresas: guía comparativa

Al elegir entre los diferentes sistemas de PDV para pequeñas empresas disponibles en el mercado, es importante considerar qué funcionalidades se adaptan a tus necesidades actuales, tanto a corto plazo como en el futuro, a medida que tu negocio crezca. 

¿El sistema de PDV incluye todas las funciones que necesitas a un precio accesible? ¿Permite procesar pagos en el establecimiento? ¿Ofrece hardware compatible como impresoras de recibos o lectores de códigos de barras?

Con tantas variables a tener en cuenta, comparar los diferentes sistemas de PDV para pequeñas empresas puede resultar abrumador, sobre todo si es tu primera compra. Esta guía te ayudará en el proceso. A continuación, explora las funcionalidades más importantes y los mejores consejos para encontrar la opción ideal para tu comercio.

¿Qué son los sistemas de PDV para pequeñas empresas?

Los sistemas de PDV para pequeñas empresas (Punto de Venta), también llamados POS (Point of Sale, por sus siglas en inglés), combinan hardware y software para realizar transacciones de venta de manera eficiente. 

Más allá de facilitar las operaciones de pago, también ayudan a gestionar las ventas, el inventario y los datos de clientes. En otras palabras, son herramientas esenciales para la administración y el funcionamiento diario de tu tienda.

Los 5 mejores sistemas de PDV para pequeñas empresas

1. Shopify POS

Sistema de PDV para pequeñas empresas escalable, perfecto para negocios en crecimiento. Soporta tanto ventas online como presenciales y cuenta con un ecosistema de aplicaciones que se amplía conforme evolucionan tus necesidades. 

Con dispositivos pensados para pequeños negocios de todo tipo, Shopify POS te permite vender desde donde estén tus clientes. 

Se integra de forma perfecta con la plataforma de comercio electrónico de Shopify, de modo que puedas gestionar ventas online y en tu tienda física desde un panel muy intuitivo.

Shopify POS te permite consultar el inventario, revisar perfiles de clientes y crear experiencias de compra a medida mientras interactúas con ellos.

Este sistema de PDV para pequeñas empresas ayuda a los propietarios a gestionar hasta 1.000 locales físicos junto con una tienda online, lo que te permite saber en tiempo real la ubicación y disponibilidad de los productos al realizar una venta. Aunque quizá hoy no necesites todas estas funciones, tienes la tranquilidad de que Shopify POS crecerá junto a tu negocio.

Escoge este sistema de PDV para pequeñas empresas si la tuya requiere funcionalidades como:

• Ventas omnicanal
• Gestión inteligente de inventario
• Perfiles de clientes
• Informes avanzados y analíticas de ventas
• Gestión de personal
• Proceso de pago integrado e intuitivo.
• Gestión de relaciones con clientes (CRM)
• Herramientas de marketing
• Opciones de hardware
• Pagos sin contacto
• Tienda de aplicaciones con herramientas de terceros compatibles

“Utilizamos Shopify para todo, desde los informes de ventas hasta la toma de decisiones informadas sobre cómo crecer y escalar el negocio", explica Phoebe Simmonds, fundadora y CEO de The Memo. “Podemos conocer a nuestros clientes y su comportamiento tanto online como en la tienda, y conectar ambas experiencias sin problemas.”

Comisiones por procesamiento de pagos: 5 % + 0 € para pagos en tienda y 5 % + 0,30 € para transacciones online en el plan básico. Las tarifas varían según el plan.

Tarifa: Requiere el plan Shopify POS, que empieza desde 5 € mensuales. Hay prueba gratuita disponible.

2. Square

Buena opción para quienes buscan sistemas de PDV para pequeñas empresas gratuitos.

Square cuenta con una interfaz fácil de usar y un gran abanico de funcionalidades. Como sistema de PDV para pequeñas empresas gratuito, Square ofrece un seguimiento básico de ventas y generación de informes, y permite aceptar pagos sin conexión Wi-Fi. También se integra con servicios de gestión de nómina.

Entre sus características se incluyen:

• Cuentas de clientes
• Integraciones con terceros
• Gestión avanzada de inventario
• Acceso móvil
• Programación de turnos
• Programa de fidelización
• Gestión de empleados
• Pagos electrónicos

Comisión por procesamiento de pagos: 2,6 % + $0,15 por transacción para pagos en tienda cuando se utiliza tarjeta física.

Tarifa: Plan gratuito disponible.

3. Lightspeed

Ideal para negocios que buscan sistemas de PDV para pequeñas empresas basados en la nube.

El sistema de PDV para pequeñas empresas de Lightspeed ofrece numerosas funciones de gestión de inventario, lo que resulta especialmente útil para negocios con varias ubicaciones. Lightspeed Retail incluye onboarding personalizado y un gestor de cuenta en cada plan.

Estas son algunas de las funcionalidades que encontrarás:

• Gestión de inventario
• Capacidades para multitienda
• Informes y análisis de ventas
• Gestión de empleados
• Integración con ecommerce
• Programa de fidelización
• Gestión de órdenes de compra
• Integración de hardware
• Procesamiento de pagos

Comisión por procesamiento de pagos: 2,6 % + $0,10 por transacción presencial; 2,9 % + $0,30 por transacción online.

Tarifa: Desde $89 mensuales.

4. Clover POS

Opción interesante para contar con seguimiento en tiempo real de las ventas de forma gratuita.

Clover POS ofrece soluciones a medida para el control de inventario, gestión de clientes y procesamiento de pagos. Es versátil y está pensado para pequeños negocios que, además del software, necesitan hardware compatible.

En el back-end, Fiserv (empresa propietaria de Clover) procesa los pagos, aunque también puedes optar por tu propio proveedor.

Entre las funcionalidades de este sistema de PDV para pequeñas empresas encontrarás:

• Pagos móviles
• Gestión de empleados
• Control de inventario
• Integración con CRM
• Soporte para múltiples ubicaciones
• Seguridad y protección contra fraudes
• Integración con ecommerce
• Atención al cliente 24/7
• Lector de códigos de barras
• Planificación y gestión de mesas
• Pantalla digital de menús

Comisión por procesamiento de pagos: Desde 2,3 % + 0,10 € por transacción.

Tarifa: Desde $13 mensuales.

5. Revel Systems

Una alternativa para pequeños negocios del sector de la hostelería.

Revel Systems es un sistema de PDV para pequeñas empresas basado en la nube que ofrece funciones tales como CRM, programas de fidelización y gestión de pedidos online de comida a domicilio. Es adecuado para negocios de hostelería, incluidos restaurantes, bares y cafeterías.

Revel POS permite, por ejemplo, disponer de una pantalla digital exterior para autoservicio y cuenta con herramientas de reparto, como seguimiento de repartidores y notificaciones por SMS.

Entre sus principales funciones se incluyen:

• PDV para servicio rápido
• Kiosco de autoservicio
• Gestión de inventario
• Informes en tiempo real
• Programas de fidelización
• Procesamiento de pagos
• Sistema de pedidos en mesa
• Función para dividir la cuenta
• Permisos de usuario personalizables
• Integración con ecommerce

Comisión por procesamiento de pagos: 2,49 % + $0,15 por transacción.

Tarifa: Desde $99 mensuales.

¿Qué funcionalidades deben tener los sistemas de PDV para pequeñas empresas?

Aceptar múltiples métodos de pago

Las tarjetas de débito y crédito ya no son la única opción para recibir pagos en una tienda. Según Statista, cada vez más clientes prefieren las billeteras digitales o pagos móviles para sus compras. Por ello, antes de comprometerte con un sistema de PDV para pequeñas empresas, verifica que acepte los siguientes métodos de pago en el establecimiento:

• Tarjetas con banda magnética, que permiten pasar la tarjeta por el lector.
• Pagos sin contacto (contactless), incluyendo tarjetas con chip NFC para realizar pagos Tap to pay.
• Billeteras móviles como Apple Pay o Google Pay.
• Efectivo, que depositas en tu caja registradora. 
• Tarjetas regalo, físicas o digitales
• Transacciones sin presencia física de la tarjeta, como por ejemplo, pedidos telefónicos.

Gestión de inventario

Muchos sistemas de PDV para pequeñas empresas ayudan a administrar el inventario, pero los mejores también te permiten realizar el seguimiento y gestión del stock en múltiples canales, ya sea en la tienda física, en la tienda online o en los almacenes. 

Perfiles de clientes

¿Sabías que un 60 % de los consumidores indican que volverían a comprar después de una experiencia de compra personalizada? El sistema de PDV para pequeñas empresas ideal se conecta a tu tienda física y a tu ecommerce para facilitar la recopilación, seguimiento y gestión de datos de tus clientes.

Por ejemplo, con Shopify POS, puedes crear perfiles de clientes y consultar su historial de compras, incluyendo detalles como:

• Todos los productos que han adquirido en tu tienda física o en línea.
• El total gastado hasta la fecha.
• La cantidad de pedidos realizados.
• Cuánto tiempo llevan siendo clientes.
• Si forman parte de un programa de fidelización. 

Toda esta información está disponible desde un solo lugar y se actualiza en tiempo real, facilitando la gestión. Tu personal cuenta con mayor contexto para ofrecer un mejor servicio y, además, puedes segmentar los perfiles para enviar correos personalizados que mantengan a tus clientes comprometidos y fomenten la repetición de compras.

Consejo profesional: anima a tu equipo a enviar por correo los carritos guardados al final de cada turno. Es una forma sencilla de recuperar ventas abandonadas en tienda y generar ingresos adicionales, incluso si la transacción se realizó online.

Paneles de informes

Los paneles de informes de tu sistema de PDV para pequeñas empresas deben ofrecerte una visión general del desempeño de tu negocio, así como permitirte acceder a datos detallados para tomar decisiones informadas. Tanto si necesitas informes de inventario, de ventas, de flujo de caja o del rendimiento de los descuentos, tu sistema debe proporcionarlos. 

Busca un sistema de PDV para pequeñas empresas que compile datos tanto de tus locales físicos como de tu tienda online, para obtener una visión unificada de cómo está funcionando tu negocio.

Verifica también si se integra con otras aplicaciones que midan el rendimiento de tu tienda. Por ejemplo, apps como Dor pueden monitorizar el tráfico de clientes, y de ese modo conocer el impacto de las promociones, el tráfico peatonal o incluso las condiciones meteorológicas, brindándote información valiosa para acertar con tus elecciones. 

Gestión de personal

No siempre es necesario utilizar un sistema separado para la gestión del equipo. Las mejores plataformas integran esta funcionalidad, permitiéndote asignar permisos a los empleados y programar turnos.

Con Shopify POS, por ejemplo, puedes establecer distintos roles y permisos, fijando límites en las acciones que el equipo puede realizar sin aprobación de un gerente, como modificar el precio de un producto o aplicar descuentos personalizados.

Es útil también disponer de información sobre el rendimiento del equipo, como el valor promedio de las transacciones, el número medio de productos por venta y las ventas diarias. Así, el personal con métricas más bajas puede recibir formación adicional en ventas.

Hardware de PDV

Contar con un hardware de POS es esencial para la operativa de tu negocio. Estos dispositivos están diseñados para permitirte vender en cualquier lugar, aceptar métodos de pago populares y gestionar el inventario de forma eficiente.

Aunque quizás no necesites todo el hardware al abrir tu primer local, disponer de una tablet, un escáner de códigos de barras y un lector de tarjetas con chip son un buen punto de partida.

Venta omnicanal

La experiencia de compra minorista ya no es lineal. Hoy en día, la gente alterna entre canales online y offline, y está dispuesta a pagar más por la comodidad de elegir cómo comprar. Un estudio encontró que los clientes omnicanal compran un 70 % más frecuentemente que aquellos que solo recurren a la tienda física. 

Poder unificar tu negocio gracias a los sistemas de PDV para pequeñas empresas permite a los clientes comprar donde y como prefieran. Esto implica, por ejemplo:

• Mostrar los niveles de inventario en tu tienda online para un local cercano.
• Permitir a los clientes utilizar los puntos de fidelización acumulados online en compras presenciales.
• Facilitar que los clientes hagan pedidos online y los recojan en la tienda.
• Ofrecer la opción de realizar un pedido en la tienda y que el producto se envíe directamente a su domicilio.

Cómo elegir un sistema de PDV para tu pequeña empresa

Compara proveedores 

El primer paso para elegir el mejor sistema de PDV para tu pequeña empresa es comparar los distintos proveedores. Existen muchos sistemas, cada uno con sus fortalezas y debilidades, por lo que debes encontrar el que mejor se ajuste a tu modelo de negocio.

Aquí tienes algunas comparativas para empezar:

• Shopify POS vs. Clover POS
• Shopify POS vs. Lightspeed POS
• Shopify POS vs. Square POS
• Shopify POS vs. Magento POS
• Shopify POS vs. QuickBooks POS

Te ayudarán a entender las diferencias en funcionalidades, precios y facilidad de uso entre los sistemas de PDV para pequeñas empresas más populares. 

Decide qué tipo de sistema de PDV para pequeñas empresas necesita tu negocio

El tipo de negocio y las modalidades de venta que realices determinarán las funciones que debe tener tu sistema de PDV para pequeñas empresas. Por ejemplo, un sistema que funcione bien para una floristería en un local físico puede no ser la mejor opción para una tienda de cosméticos online que abre su primera pop-up store.

Considera además qué hardware POS se adapta mejor a tus necesidades. Las opciones más habituales incluyen:

• Sistemas POS para venta al por menor, diseñados para locales físicos, permitiéndote aceptar pagos presenciales, gestionar inventario y seguir las ventas.
• Sistemas POS omnicanal, ideales para negocios que operan online y offline, ya que ofrecen una vista unificada de ventas e inventario y facilitan la generación de informes detallados para identificar tendencias y oportunidades.
• Sistemas POS móviles, portátiles y capaces de procesar pagos en cualquier lugar y momento. Son similares a los sistemas de venta al por menor tradicionales, pero brindan la flexibilidad de vender en ferias, eventos o tiendas temporales.

También evalúa la interfaz de usuario que ofrecen los proveedores preseleccionados. ¿Es fácil crear carritos de compra y personalizar el panel para realizar tareas básicas en poco tiempo?

“La interfaz de Shopify en el escritorio y en el POS es muy directa y fácil de usar,” comenta Kate Knecht, dueña y operadora de Tomlinson’s. “No necesitas ser un experto en tecnología para asegurarte de que se apliquen los descuentos correctamente.”

Revisa los costes de los sistemas de PDV para pequeñas empresas

El coste de un sistema de PDV para pequeñas empresas será un factor decisivo para cualquier negocio. Es vital encontrar una solución que ofrezca las funcionalidades que necesitas dentro de tu presupuesto.

Al analizar los gastos, ten en cuenta lo siguiente:

• Tarifas del software POS: se suelen cobrar de forma mensual o anual, con distintos niveles de planes y precios. Los planes de mayor nivel incluyen funciones avanzadas como informes detallados y análisis.
• Costes de hardware: dependen de los métodos de pago que quieras aceptar, la cantidad de locales que tengas y las funcionalidades que necesites. Por ejemplo, si a tus clientes les basta con recibir confirmaciones por correo electrónico, podrías omitir la inversión en una impresora de recibos.
• Tarifas por procesamiento de pagos: por cada transacción tu procesador de pagos cobra una comisión, normalmente un porcentaje del monto total. Este porcentaje puede variar según el tipo de tarjeta que utilice el cliente.

Shopify Payments es la forma más rápida de comenzar a aceptar pagos en persona, online y dondequiera que estés. Está incluido en todos los planes de Shopify POS, lo que te permite evitar largas activaciones de terceros y pasar de la configuración a vender en menos tiempo.

Determina tus necesidades de gestión de inventario

Los buenos sistemas de PDV para pequeñas empresas incluyen funciones avanzadas de gestión de inventario que actualizan automáticamente los niveles de stock cuando vendes, aceptas devoluciones o realizas cambios, tanto en el local como online. Esto reduce significativamente el tiempo dedicado a contar físicamente los productos y reconciliar inventarios, disminuyendo también el margen de error.

Al elegir un sistema de PDV para tu pequeña empresa, ten en cuenta el número de SKU, las variantes de productos y la complejidad de tu inventario. No tiene mucho sentido, por ejemplo, optar por un sistema que solo pueda gestionar una única variante de producto si vendes varias versiones de un mismo artículo.

Verifica además si el sistema preseleccionado cuenta con herramientas de informes de inventario. Los datos históricos te ayudarán a identificar los productos más vendidos, los periodos de mayor actividad y las demandas específicas para tomar decisiones más acertadas.

Simplifica tu negocio con un sistema de PDV para pequeñas empresas

Elegir el mejor sistema de PDV para una pequeña empresa puede parecer una tarea compleja, pero es una decisión fundamental. Un sistema bien elegido agiliza la experiencia del cliente y facilita enormemente la gestión del inventario.

Con Shopify POS, obtienes todo lo necesario para vender en persona, aceptar pagos y gestionar el día a día de tu tienda, respaldado por una de las plataformas de ecommerce más poderosas del mercado.