Deine Kasse ist der wichtigste Punkt in deinem Ladengeschäft. Allerdings gehören zur Zahlungsabwicklung auch Bestellungen, Inventur und das Kassenbuch. Damit du nicht permanent zwischen Excel-Tabellen und CRM hin und her wechseln musst, ist ein POS-System eine nützliche Lösung. So kannst du all diese Prozesse in einem Tool bündeln.
Wir haben die 5 besten POS-Lösungen unter die Lupe genommen und zeigen dir außerdem wie ein POS-System funktioniert und was du bei der Wahl des passenden Systems beachten musst!
Was ist ein POS-System?
Ein POS-Kassensystem ist eine Kombination aus Hard- und Software, mit der du viel mehr tun kannst, als nur Zahlungen abzuschließen. Es hilft dir dabei, deine Geschäftsprozesse von einem Ort aus zu verwalten (z.B. Annahme von Zahlungen, Inventarverwaltung, Kontrolle deiner Finanzen). Im Gegensatz zu klassischen Kassensystemen sind POS-Lösungen oft mit einer Cloud verbunden und wickeln Transaktionen über das Internet ab.
Inhaltsverzeichnis:
Wie funktioniert ein Point of Sale System?
Die Funktionsweise eines POS-Systems kann in einige Schritte unterteilt werden:
1. Transaktion
Ein Artikel oder eine Dienstleistung kann manuell ausgewählt oder mithilfe eines Barcode Scanners erkannt werden. Der Preis des Artikels wird dann auf dem System angezeigt und der oder die Verkäufer:in kann die gewünschte Zahlungsmethode der Kundschaft auswählen. Die Zahlung wird dann durch das System verarbeitet.
2. Lagerbestand und Inventarverwaltung
Beim Kauf eines Artikels aktualisiert das POS-System den Lagerbestand automatisch. So hast du genau im Blick, welche Artikel vorrätig sind und welche du nachbestellen musst. Bei vielen POS-Systemen kannst du außerdem eine Warnmeldung einstellen, die dich rechtzeitig über Engpässe informiert.
3. Kundenmanagement
Mithilfe eines POS-Systems kannst du die Daten deiner Kundschaft ganz einfach verwalten. So kannst du beispielsweise Kundenprofile erstellen und Informationen über die Kaufhistorie, Treuepunkte oder mögliche Präferenzen einsehen. Das hilft dir vor allem bei deiner Marketingstrategie, da du so besondere Angebote und ein personalisiertes Einkaufserlebnis bieten kannst.
4. Analyse und Berichte
POS-Systeme erleichtern ebenso die Berichterstattung, da sie automatisch Informationen sammeln und zusammenfassen. So kannst du beispielsweise Verkaufstrends, Mitarbeiterleistungen oder Umsatzberichte einsehen und deine Prozesse gezielt optimieren.
In diesem Video (auf Englisch) erklären wir dir im Detail, wie ein POS-System funktioniert:
Vorteile eines POS-Systems
Ein POS-System, das mit deinem Onlineshop verbunden ist, ermöglicht es dir, dein gesamtes Unternehmen über ein einziges System zu steuern. Wenn dein E-Commerce-Shop und dein Ladengeschäft miteinander verbunden und über eine Plattform verwaltet werden, kannst du die gesamten Prozesse effizienter gestalten. Hier sind einige Vorteile eines POS-Systems:
- Berichte von Online- und Ladengeschäften an einem Ort: Anstatt Daten aus deiner E-Commerce-Plattform und POS-Software zu exportieren, um individuelle Berichte zu erstellen, hast du direkt eine Gesamtübersicht über die Verkäufe und kannst nach Vertriebskanal filtern. So kannst du ganz einfach einen Überblick darüber erhalten, welche Produkte sich gut verkaufen.
- Übersichtliche Kundenprofile : Wenn POS-Systeme und E-Commerce-Plattformen miteinander verbunden sind, kannst du Kundendaten effizienter sammeln, verfolgen, verwalten und dementsprechend nutzen.
- Spare Zeit: Ein gutes POS-System hilft dir bei der Automatisierung deines Geschäfts. So kannst du wertvolle Zeit im Bereich des Bestandsmanagements oder bei der Berichterstellung sparen.
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Weniger Fehler: Durch die Automatisierung der Prozesse wird auch die Fehlerquote stark reduziert.
Wie wähle ich das richtige POS-System?
Die Wahl des passenden POS-Systems für dein Unternehmen hängt vor allem von zwei ausschlaggebenden Faktoren ab: deiner Branche und deinem Budget. Du solltest deine Entscheidung also davon abhängig machen, welche Funktionen für deine Branche wichtig sind und welches Budget dir zur Verfügung steht.
Folgende Punkte können dir bei der Entscheidung helfen:
Zahlungsabwicklung: Unterstützt das POS-System die gängigen Zahlungsmethoden (kontaktlose Zahlung, Barzahlung, EC- und Kreditkarte) ? DU profitierst davon, wenn Kund:innen mit ihrem Zahlungsmittel zahlen können.
Benutzerfreundlichkeit: Das perfekte POS-System sollte einfach zu bedienen sein. Stell dir vor, du stellst neue Mitarbeiter:innen ein und willst diese anlernen? Ein kompliziertes System raubt dir hierbei unnötig Zeit, während ein benutzerfreundliches POS-System meist selbsterklärend ist. Zudem solltest du einen Anbieter wählen, der zuverlässigen Support bietet.
Bestandsverwaltung: Ein modernes POS-System sollte dir die Bestandsverwaltung erleichtern. So solltest du beispielsweise in der Lage sein, automatische Nachbestellungen oder Warnmeldungen einzustellen.
Berichterstattung und Analysen: Achte darauf, dass das POS dein Wachstum unterstützt. Es sollte dir Berichte liefern, die dich dabei unterstützen, deine Prozesse zu optimieren.
Sicherheit: Du solltest vorab klären, ob das POS-System die nötigen Sicherheitsstandards erfüllt. Besonders bei der Verarbeitung von Zahlungsdaten gelten strenge Vorschriften.
Skalierbarkeit: Du solltest mit deinem POS-System wachsen können. Möglicherweise möchtest du in Zukunft weitere Filialen eröffnen oder dein Sortiment erweitern. Dein POS-System muss in der Lage sein, dich dabei mühelos mit zusätzlicher Hardware zu unterstützen.
Kompatibilität: Es ist besonders wichtig, dass du dein POS-System mit externen Geräten verbinden lässt. Dazu zählen Geräte wie Drucker, Kassenterminals oder auch Kassenschubladen. Zudem sollten Integrationen wie Lagerverwaltungssysteme oder Buchhaltungssysteme ohne Probleme hinzugefügt werden können.
Die 5 besten POS-Systeme im Vergleich
Mittlerweile findet man eine Vielzahl unterschiedlichster POS-Systeme auf dem Markt. Jedoch unterscheiden sie sich häufig in ihren Funktionen. Dein Kassensystem sollte für effiziente Abläufe in deinem Einzelhandelsgeschäft sorgen, einfach bedienbar sein und schnelle Ladezeiten gewährleisten.
Um sich als POS-System zu qualifizieren, muss die Lösung den Checkout-Prozess deines Geschäftes digitalisieren, Verkaufstransaktionen und -vorgänge verwalten und eine Schnittstelle zu den üblichen Registrierkassen bieten.
Du benötigst ein komplettes ePOS-Kassensystem? Wir zeigen dir, auf was es bei der Auswahl ankommt!
Hier ist unsere Auswahl der 5 besten Tools für dein Geschäft:
- Shopify POS
- Lightspeed POS
- ready2order
- Zettle by PayPal
- orderbird
1. Shopify POS
Shopify POS bietet dir alles, was du benötigst, um persönlich zu verkaufen – zusammen mit sämtlichen Funktionen für den Verkauf im Internet. Es ist ideal geeignet, wenn du bereits einen E-Commerce-Shop hast und nun auf den stationären Handel umsteigen oder in einem Pop-up-Store verkaufen möchtest.
Mit der POS-Lösung von Shopify kannst du jedes mobile Gerät in einen leistungsstarken Point of Sale verwandeln, indem du die Shopify POS-App auf deinem Smartphone oder Tablet mit iOS oder Android herunterlädst. Zudem lässt sich das POS-System nahtlos mit Kartenlesegeräten von Shopify und kompatiblem Hardware-Zubehör verbinden.
Eigenschaften & Funktionen
- Verkauf auf allen Kanälen: Dazu zählen unter anderem lokale Abholung, QR-Codes auf Produkten, der Kauf im Geschäft inkl. Lieferung nach Hause
- Intelligentes Inventarmanagement: Funktionen wie Bedarfsprognose, Inventaranalysen, Inventarverfolgung, detaillierte Inventarberichte und Bestandsanpassungen.
- Mitarbeiterverwaltung: Lege fest, welche Berechtigungen deine Mitarbeiter:innen von dir erhalten.
- Checkout: Ermögliche deinen Kund:innen eine bequeme Zahlungsabwicklung mit Funktionen wie Offline-Barzahlungen, dem Speichern und Abrufen von Warenkörben, einem benutzerdefinierten Verkauf oder individuellen Rabatten.
- Produkte: Mit Funktionen wie dem Inventarstatus, unbegrenzten Produkten und Produktkategorien verbringst du weniger Zeit mit administrativen Aufgaben.
- Kundschaft: Erstelle Kundenprofile, verwalte die Bestellhistorie und belohne treue Kund:innen online und im Geschäft - So kannst du aus Kund:innen Fans machen.
- Berichte und Statistiken: Das POS-System liefert dir unter anderem Statistiken in Form von Umsatzberichten, einer Dashboard-Übersicht oder Inventarberichten.
- Hardware: Profitiere von einer kompletten Verkaufsstelle mit der Plug-and-Play-Hardware von Shopify.
- Shopify Payments: Überspringe ganz einfach den langwierigen Prozess der Aktivierung zur Zahlungsabwicklung über Drittanbieter:innen. Mit Shopify Payments gelingt die Zahlungsabwicklung mit einem Klick.
- Marketing-Kampagnen: Mit den integrierten Marketing-Tools (z.B. Produktbewertungen oder der Social-Media-Integration) sorgst du dafür, dass deine Marke bei deiner Kundschaft im Gedächtnis bleibt.
- Compliance: Die sicheren Apps von Shopify helfen dir dabei, die deutschen Steuervorschriften einzuhalten.
Preisgestaltung
- Shopify POS-Lite: in allen Shopify-Plänen enthalten
- Shopify POS-Pro: Kosten für deinen Shopify-Plan + eine Gebühr pro Monat und Standort
2. Lightspeed POS
Das POS-System von Lightspeed ist ein Tablet-Kassensystem und richtet sich in erster Linie an gastronomische Betriebe. Im deutschsprachigen Raum nennt sich das System Lightspeed Restaurant. Je nach Serie, die man auswählt, erhält man bestimmte Funktionen, die einem zur Verfügung stehen. Lightspeed bietet vor allem interessante Tools für die Gastronomie.
Eigenschaften & Funktionen
- Auf die Gastronomie abgestimmt: Das POS-System bietet dir genau die Lösungen, um einen sicheren und effizienten Service zu garantieren.
- Lightspeed Payments: Schnelle Zahlung mit EC- und Kreditkarte sowie Mobile Payment inklusive sicherem Checkout-Prozess und Schutz vor Kreditkartenbetrug.
- Order Anywhere: Ermögliche es deinen Gästen von überall aus kostenlos im Voraus bei dir zu bestellen und zu bezahlen.
- Lightspeed Inventory: Plane besser im Voraus und vermeide unnötige Abfälle.
- Scan & Pay: Bieten deinen Gästen die Möglichkeit, per QR-Code zu bezahlen – kontaktlos und ohne Kellner:in.
- Digitaler Raum- und Tischplan: Plane deine Tischanordnung flexibel. Über die Grundrissansicht kannst du nach Tischbelegungszeit und Umsatz filtern.
- Daten & Auswertungen: Mit dem cloudbasierten Kassensystem kannst du alle Daten aus der Kasse von überall aus einsehen.
Preisgestaltung: ab 69 € pro Monat
Lesetipp: Warum sich ein mPOS auch für dein Unternehmen lohnt, liest du im Beitrag.
3. ready2order
Das iPad-Kassensystem aus Österreich ist modular aufgebaut. Du kannst also die Basisversion nutzen und diese um weitere Funktionen erweitern. In Bezug auf Hardware kannst du aus großen Kassenlösungen aber auch kleinen mobilen Helfern für Kartenzahlungen wählen.
Eigenschaften & Funktionen
- Basis-Funktionen: Zu den Basisfunktionen des POS-Systems zählen unter anderem Produktverwaltung, Wechselgeldrechner, Kundenmanagement, Mitarbeiterverwaltung, Lagerverwaltung, Lieferantenmanagement und der automatische Kassenabschluss.
- Gastro-Funktionen: Take-Away-Funktion, Beilagenmanagement und Menügangauswahl.
- Kassenbuch: Kassenbuch-Software, einfache und automatische Datenerfassung und Finanzamt-konforme Kassenbuchführung.
- readyPay: Für alle Zahlarten geeignet, egal ob Bar, Karte, Handy oder NFC.
- Moderne Registrierkassen: Nutze die starken Funktionen und die leichte Bedienung.
Preisgestaltung: ab 39,90 € pro Monat
4. Zettle by PayPal
Zettle ist ein POS-System, das für unterschiedliche Branchen konzipiert wurde. Du kannst die Steuerung deiner Kasse wahlweise via Tablet oder Smartphone übernehmen. So kannst du problemlos mobil oder im Laden Bar- und Kartenzahlungen entgegennehmen. Zettle bietet dir alle Kernfunktionen, die du für die Nutzung in deinem Geschäft benötigst. Von der Zahlungsabwicklung mit der kompakten Hardware bis zur Erstellung von Z-Bons. Das Tool ist auf Schnelligkeit und eine gute Übersicht ausgelegt.
Eigenschaften & Funktionen
- Berichte: Erhalte übersichtliche Echtzeitberichte zu Umsätzen und Mitarbeiterleistung.
- Bestandsführung: Organisiere und synchronisiere deinen Warenbestand aus einem Ort aus.
- Checkout: Profitiere von einem nahtlosen Verkaufsvorgang von Produktauswahl bis Belegausgabe.
- Schneller Einstieg: Dank Tap to Pay kannst du direkt nach der Registrierung bei Zettle Kartenzahlungen kontaktlos annehmen. Du benötigst dazu nur ein Android-Smartphone und die kostenlos verfügbare Zettle Kassen-App.
- Finanzamt-konformes Kassensystem: Zettle hilft dir, die Vorgaben von KassenSichV und GoBD zu erfüllen.
Preisgestaltung
- Zettle Go: 9,90 € pro Monat
5. orderbird
Das POS von orderbird gibt es in zwei verschiedenen Ausführungen. Die “PRO”-Variante richtet sich hauptsächlich an die Gastronomie, die “MINI”-Variante ist hingegen eher für Dienstleister:innen und Einzelhändler:innen interessant.
Das Tool hat die Bedürfnisse moderner Restaurants und Cafés verstanden. Deshalb gehören zu den Funktionen auch praktische Ergänzungen, mit denen du beispielsweise ein Gäste-WIFI einrichten kannst. So kannst du die Kundenbindung und die Verweildauer begünstigen. Mit Funktionen zur Abholung und Lieferung bringst du außerdem dein Gastronomie-Angebot ins Internet und lockst neue Zielgruppen an.
Eigenschaften und Funktionen
- 100 % Finanzamt-konform: Die zertifizierte TSE entspricht der KassenSichV. Zudem erfüllst du mit dem System die Belegausgabepflicht.
- Benutzerfreundlich: Das POS-System ist leicht zu bedienen und liefert dir Umsatzstatistiken und Steuerexporte.
- Akzeptiere alle Zahlungen: Barzahlung, Kartenzahlung oder kontaktlos – du kannst jede Zahlart akzeptieren, ohne Mindestumsatz.
- Sei mobil: Sende mit orderbird PRO Bestellungen direkt in die Küche oder an die Theke. Mit orderbird MINI bist du dank eingebauter SIM-Karte überall einsatzbereit.
Preisgestaltung
- Ab 29 € pro Monat, genauer Preis auf Anfrage
Lesetipp: Wir zeigen dir, wie dir ein ansprechendes Store Design im Einzelhandel gelingt.
Fazit
Wie du gesehen hast, sind die unterschiedlichen POS-Systeme auch für verschiedene Arten von Geschäften sinnvoll. Welches System die beste Lösung für dich ist, hängt von vielen Faktoren ab.
Möchtest du beispielsweise nur ein Ladengeschäft eröffnen und nicht in die Welt des E-Commerce eintauchen, eignet sich Zettle perfekt. Wenn du beides miteinander verbinden möchtest, ist Shopify POS die perfekte Wahl für dich.
Erwartest du bereits zu Anfang große Verkäufe in deinem Gastronomiebetrieb? Dann ist Lightspeed für dich sinnvoll.
Wir hoffen, dass du dir einen kleinen Überblick über die unterschiedlichen POS-Systeme verschaffen konntest und hoffen, dass du mit der richtigen Lösung direkt durchstarten kannst!
