POS-System: Was ist die beste Lösung für dein Geschäft? (2025)

Deine Kasse ist der wichtigste Punkt in deinem Ladengeschäft. Allerdings gehören zur Zahlungsabwicklung auch Bestellungen, Inventur und das Kassenbuch. Damit du nicht permanent zwischen Excel-Tabellen und CRM hin und her wechseln musst, ist ein POS-System eine nützliche Lösung. So kannst du all diese Prozesse in einem Tool bündeln. 

Wir haben die 5 besten POS-Lösungen unter die Lupe genommen und zeigen dir außerdem, wie ein POS-System funktioniert und was du bei der Wahl des passenden Systems beachten musst!

Wie funktioniert ein Point-of-Sale-System?

Die Funktionsweise eines POS-Systems kann in einige Schritte unterteilt werden:

1. Transaktion

Ein Artikel oder eine Dienstleistung kann manuell ausgewählt oder mithilfe eines Barcode Scanners erkannt werden. Der Preis des Artikels wird dann auf dem System angezeigt und der oder die Verkäufer:in kann die gewünschte Zahlungsmethode der Kundschaft auswählen. Die Zahlung wird dann durch das System verarbeitet.

2. Lagerbestand und Inventarverwaltung 

Beim Kauf eines Artikels aktualisiert das POS-System den Lagerbestand automatisch. So hast du genau im Blick, welche Artikel vorrätig sind und welche du nachbestellen musst. Bei vielen POS-Systemen kannst du außerdem eine Warnmeldung einstellen, die dich rechtzeitig über Engpässe informiert.

3. Kundenmanagement 

Mithilfe eines POS-Systems kannst du die Daten deiner Kundschaft ganz einfach verwalten. So kannst du beispielsweise Kundenprofile erstellen und Informationen über die Kaufhistorie, Treuepunkte oder mögliche Präferenzen einsehen. Das hilft dir vor allem bei deiner Marketingstrategie, da du so besondere Angebote und ein personalisiertes Einkaufserlebnis bieten kannst.

4. Analyse und Berichte 

POS-Systeme erleichtern ebenso die Berichterstattung, da sie automatisch Informationen sammeln und zusammenfassen. So kannst du beispielsweise Verkaufstrends, Mitarbeiterleistungen oder Umsatzberichte einsehen und deine Prozesse gezielt optimieren.

In diesem Video (auf Englisch) erklären wir dir im Detail, wie ein POS-System funktioniert:

Vorteile eines POS-Systems

Ein POS-System, das mit deinem Onlineshop verbunden ist, ermöglicht es dir, dein gesamtes Unternehmen über ein einziges System zu steuern. Wenn dein E-Commerce-Shop und dein Ladengeschäft miteinander verbunden und über eine Plattform verwaltet werden, kannst du die gesamten Prozesse effizienter gestalten. Hier sind einige Vorteile eines POS-Systems:

• Berichte von Online- und Ladengeschäften an einem Ort: Anstatt Daten aus deiner E-Commerce-Plattform und POS-Software zu exportieren, um individuelle Berichte zu erstellen, hast du direkt eine Gesamtübersicht über die Verkäufe und kannst nach Vertriebskanal filtern. So kannst du ganz einfach einen Überblick darüber erhalten, welche Produkte sich gut verkaufen.
• Übersichtliche Kundenprofile: Wenn POS-Systeme und E-Commerce-Plattformen miteinander verbunden sind, kannst du Kundendaten effizienter sammeln, verfolgen, verwalten und dementsprechend nutzen.
• Spare Zeit: Ein gutes POS-System hilft dir bei der Automatisierung deines Geschäfts. So kannst du wertvolle Zeit im Bereich des Bestandsmanagements oder bei der Berichterstellung sparen. 
• Weniger Fehler: Durch die Automatisierung der Prozesse wird auch die Fehlerquote stark reduziert. 
  

Arten von POS-Systemen

POS-Systeme (Point-of-Sale-Systeme) gibt es in vielen Varianten – je nach Branche, Unternehmensgröße und Anforderungen. Hier ein Überblick über die wichtigsten Typen:

• Klassische POS-Systeme: Ideal für den stationären Einzelhandel. Sie bieten hohe Stabilität und umfangreiche Verwaltungsfunktionen, sind aber nicht mobil und oft teuer in der Anschaffung.
• Mobile POS-Systeme: Perfekt für Märkte, Pop-up-Stores oder mobile Dienstleister:innen. Sie sind flexibel, kostengünstig und schnell einsatzbereit – jedoch mit eingeschränktem Funktionsumfang.
• Cloudbasierte POS-Systeme: Daten werden zentral gespeichert und sind geräteübergreifend abrufbar. Besonders geeignet für Filialbetriebe und Online-Shop-Anbindung. Eine stabile Internetverbindung ist Voraussetzung.
• Self-Service POS-Systeme: Kund:innen bedienen sich selbst – ideal für Supermärkte, Kantinen oder Schnellrestaurants. Diese Systeme entlasten das Personal und beschleunigen Abläufe.
• Multi-Channel POS-Systeme: Vernetzen Online- und Offline-Verkaufskanäle. Wichtig für einheitliche Kundenerlebnisse im E-Commerce und stationären Handel, aber technisch anspruchsvoll in der Umsetzung.
• Smart POS-Systeme: Kompakte All-in-One-Geräte mit Touchscreen, Kartenleser und App-Anbindung. Besonders für kleine Läden und Cafés geeignet – modern, flexibel und intuitiv bedienbar.

Wie wähle ich das richtige POS-System?

Die Wahl des passenden POS-Systems für dein Unternehmen hängt vor allem von zwei ausschlaggebenden Faktoren ab: deiner Branche und deinem Budget. Du solltest deine Entscheidung also davon abhängig machen, welche Funktionen für deine Branche wichtig sind und welches Budget dir zur Verfügung steht.

Folgende Punkte können dir bei der Entscheidung helfen:

Zahlungsabwicklung: Unterstützt das POS-System die gängigen Zahlungsmethoden (kontaktlose Zahlung, Barzahlung, EC- und Kreditkarte) ? Du profitierst davon, wenn Kund:innen mit ihrem Zahlungsmittel zahlen können. 

Benutzerfreundlichkeit: Das perfekte POS-System sollte einfach zu bedienen sein. Stell dir vor, du stellst neue Mitarbeiter:innen ein und willst diese anlernen. Ein kompliziertes System raubt dir hierbei unnötig Zeit, während ein benutzerfreundliches POS-System meist selbsterklärend ist. Zudem solltest du einen Anbieter bzw. eine Anbieterin wählen, der oder die zuverlässigen Support bietet.

Bestandsverwaltung: Ein modernes POS-System sollte dir die Bestandsverwaltung erleichtern. So solltest du beispielsweise in der Lage sein, automatische Nachbestellungen oder Warnmeldungen einzustellen.

Berichterstattung und Analysen: Achte darauf, dass dein Point-of-Sale dein Wachstum unterstützt. Es sollte dir Berichte liefern, die dich dabei unterstützen, deine Prozesse zu optimieren.

Sicherheit: Du solltest vorab klären, ob das POS-System die nötigen Sicherheitsstandards erfüllt. Besonders bei der Verarbeitung von Zahlungsdaten gelten strenge Vorschriften.

Skalierbarkeit: Du solltest mit deinem POS-System wachsen können. Möglicherweise möchtest du in Zukunft weitere Filialen eröffnen oder dein Sortiment erweitern. Dein POS-System muss in der Lage sein, dich dabei mühelos mit zusätzlicher Hardware zu unterstützen.

Kompatibilität: Es ist besonders wichtig, dass du dein POS-System mit externen Geräten verbinden lässt. Dazu zählen Geräte wie Drucker, Kassenterminals oder auch Kassenschubladen. Zudem sollten Integrationen wie Lagerverwaltungssysteme oder Buchhaltungssysteme ohne Probleme hinzugefügt werden können.

Die 5 besten POS-Systeme im Vergleich

Ein effizientes POS-System erleichtert deine Abläufe, spart Zeit und sorgt für reibungslose Verkäufe im Geschäft. Es digitalisiert deinen Checkout, verwaltet Transaktionen und verbindet sich mit gängiger Kassenhardware.

Du suchst ein leistungsstarkes ePOS-System? Hier sind 5 empfehlenswerte Lösungen:

1. Shopify POS

Shopify POS verbindet Online- und Offlinehandel in einem System. Ideal für Shopify-Nutzer:innen mit Ladengeschäft oder Pop-up-Store.

• Verkauf über alle Kanäle: In-Store, lokal abholen, nach Hause liefern
• Inventarmanagement: Bedarfsprognose, Verfolgung, Berichte
• Mitarbeiterrollen und Berechtigungen
• Flexible Checkout-Optionen inkl. Offline-Zahlungen
• Unbegrenzte Produkte & Kategorien
• Kundenprofile & Bestellhistorie
• Berichte: Umsatz, Inventar, Dashboard
• Nahtlose Hardware-Integration
• Zahlungsabwicklung mit Shopify Payments
• Marketing-Tools & Compliance-Funktionen

Preise: POS-Lite: inklusive, POS-Pro: Zusatzkosten pro Standort

2. Lightspeed POS

Lightspeed richtet sich vor allem an die Gastronomie (Lightspeed Restaurant) mit modularen Serien.

• Optimiert für Gastronomie mit Tisch- und Raumplan
• Lightspeed Payments: EC, Kreditkarte, Mobile
• Order Anywhere & Scan & Pay per QR-Code
• Bestandsplanung zur Vermeidung von Abfällen
• Cloudbasierte Auswertungen

Preise: ab 79 €/Monat

3. ready2order

Ein modulares iPad-System aus Österreich, flexibel erweiterbar mit Basis- und Gastrofunktionen.

• Basisfunktionen: Produkt- & Kundenverwaltung, Lager, Mitarbeiter
• Gastrotools: Beilagen, Menüfolgen, Take-Away
• Kassenbuch mit Finanzamt-konformer Dokumentation
• readyPay: alle Zahlarten inkl. NFC

Preise: ab 34,90 €/Monat

4. Zettle by PayPal

Zettle eignet sich für verschiedene Branchen, ist mobil und schnell startklar mit Android-Phone.

• Echtzeit-Berichte & Mitarbeiteranalysen
• Bestandsführung zentralisiert
• Checkout inkl. Belegerstellung
• Tap to Pay: sofort kontaktlos kassieren
• GoBD- & KassenSichV-konform

Preise: Hardware ab 29,90 €

5. orderbird

Gastronomie- und Dienstleistungsfokus mit PRO (Gastro) und MINI (mobil) Varianten.

• 100 % Finanzamt-konform (TSE & Belegpflicht)
• Einfache Bedienung, Statistiken, Steuerexporte
• Alle Zahlungsarten ohne Mindestumsatz
• Mobiler Einsatz mit MINI dank SIM-Karte

Preise: ab 99,90 €/Monat (nach Anfrage)

Fazit

Wie du gesehen hast, sind die unterschiedlichen POS-Systeme auch für verschiedene Arten von Geschäften sinnvoll. Welches System die beste Lösung für dich ist, hängt von vielen Faktoren ab – wie zum Beispiel dem gewünschten Funktionsumfang, der passenden POS Hardware oder deinem Fokus auf Kundenzufriedenheit.

Möchtest du beispielsweise nur ein Ladengeschäft eröffnen und nicht in die Welt des E-Commerce eintauchen, eignet sich Zettle perfekt. Wenn du beides miteinander verbinden möchtest, ist Shopify POS die perfekte Wahl für dich – insbesondere dann, wenn dir ein nahtloser Kundenservice sowohl online als auch offline wichtig ist. Erwartest du bereits zu Anfang große Verkäufe in deinem Gastronomiebetrieb? Dann ist Lightspeed für dich sinnvoll, denn es bietet robuste Funktionen, zuverlässige POS Hardware und eine leistungsstarke Lösung, die auf hohe Anforderungen ausgelegt ist.

Wir hoffen, dass du dir einen kleinen Überblick über die unterschiedlichen POS-Systeme verschaffen konntest und mit der richtigen Lösung direkt durchstarten kannst – für reibungslose Abläufe, zufriedene Kunden und einen exzellenten Kundenservice!