CRM-Software für Kleinunternehmen: 5 Tools im Vergleich (2025)

Du willst mehr verkaufen? Dann ist es entscheidend, das Verhalten deiner Kund:innen zu tracken und potenzielle Interessent:innen zu beobachten. Denn jeder Lead kann sich zu einer langfristigen, profitablen Beziehung entwickeln. Je mehr du deshalb über frühere Bestellungen deiner Kund:innen weißt, desto besser kannst du sie zu wiederholten Käufen animieren.

Dafür benötigst du so viele Kundendaten wie möglich. Doch mit zunehmendem Wachstum kann die Verwaltung dieser Daten zu einem administrativen Albtraum werden – weit über das hinaus, was eine einfache Tabelle (oder Hunderte von Klebezetteln) lösen kann.

Hier kommen CRMs ins Spiel. Sie sind der beste Weg, um Kundendaten zu sammeln und auszuwerten – von Anfragen im Kundenservice bis hin zu Kontaktdaten. Mit allem an einem Ort kann dein Team nahtlose, personalisierte Erlebnisse schaffen, unabhängig von der Größe deines Unternehmens.

In diesem Beitrag klären wir, welche Möglichkeiten du hast, wenn du eine CRM-Software für Kleinunternehmen nutzen willst, wie du die Richtige für dein Unternehmen auswählst.

Die wichtigsten Vorteile von CRM-Software für Kleinunternehmen

Grundsätzlich solltest du dein CRM-System immer nach deinen individuellen Bedürfnissen auswählen. Gerade als Start-up oder Kleinunternehmen solltest du hier folgende Aspekte bedenken:

• Kosten & Skalierbarkeit: Viele CRM-Systeme bieten verschiedene Modelle, mit denen sie flexibel an Unternehmensgröße und Wachstum angepasst werden können.
• Zentrale Kundendaten: Eine einheitliche Datenbasis gewährt allen Mitarbeitenden einen idealen Überblick und verbessert die Zusammenarbeit.
• Automatisierte Kommunikation: Einmal eingerichtete Automatisierungen sparen Zeit und Ressourcen.
• Datenanalyse & Segmentierung: Analyse- und Segmentierungsmöglichkeiten ermöglichen dir und deinem Team eine einfache, zielgerichtete Kundenansprache.
• Umsatz-Reporting: Reportings stellen Transparenz über Vertrieb und Marketing her und gewähren Einblicke in detaillierte Umsatzberichte.
• Cloudbasiert: SaaS-Lösungen entlasten interne IT und skalieren einfacher mit deinem Unternehmen.
• Integrationsmöglichkeiten: Schnittstellen zu bestehenden Tools für nahtlose Einbindung in den Tech-Stack.

Wie wählst du als Kleinunternehmen das richtige CRM-System aus?

1. Definiere deine Ziele
2. Bestimme die Funktionen des CRMs
3. Berücksichtige dein Technologie-Budget

1. Definiere deine Ziele

Verschiedene Arten von CRM-Systemen dienen unterschiedlichen – manchmal spezifischen – Geschäftszielen. Deine Ziele könnten sein:

• Einen Go-to-Market-Hub zu schaffen: Erleichtere deine Marketing-, Service- und Vertriebsaktivitäten mithilfe einer einzigen Datenbank.
• Daten zu zentralisieren: Integriere alle Kundendaten, um die Analyse zu vereinfachen.
• Zusammenarbeit zu fördern: Gib Nutzer:innen in verschiedenen Abteilungen Zugang zu Kundendaten, um die Kommunikation zwischen Teams, z.B. Marketing und Vertrieb, zu optimieren.
• Strategische Einblicke zu bieten: Erhalte Zugang zu Benchmarks und Verbesserungsvorschlägen.
• Branchenspezifische Werkzeuge zu nutzen: Erfülle die einzigartigen Bedürfnisse deines Unternehmens mit branchenspezifischen Tools und integrierten Anwendungsfällen.

Ein CRM dient in der Regel verschiedenen Nutzer:innen und Teams in deinem Unternehmen. Achte darauf, die Ziele aller potenziellen Stakeholder:innen zu verstehen, wenn du evaluierst, was für deine Bedürfnisse am besten geeignet ist. Finde dann ein Gleichgewicht zwischen diesen spezifischen Bedürfnissen und der Gewährleistung einer universellen Anwendbarkeit.

2. Bestimme die Funktionen des CRMs

Bevor du dich für eine Software entscheidest, erstelle eine Wunschliste von CRM-Funktionen, die diese fünf Kategorien berücksichtigt:

• Tools zur Organisation: Kontaktmanagement-Tools sammeln und organisieren automatisch Kundendaten, einschließlich Kontaktdaten, Kaufhistorie und Kundenkommunikation. Dies beseitigt die Notwendigkeit zeitaufwendiger manueller Dateneingaben. Einige bieten auch Projektmanagement-Funktionen und Workflow-Automatisierungen.
• Marketing-Tools: Marketingkampagnen-Tools umfassen Marketingautomatisierungen, Lead-Management, E-Mail-Marketing und Marketing-Analysen.
• Vertriebs-Tools: CRM-Software enthält häufig Lösungen für das Vertriebs- und Pipeline-Management, wie Vertriebsautomatisierungen, Vertriebsanalysen, Verkaufsprognosen und Deal-Management. Dies hilft deinem Vertriebsteam, die Verkaufsprozesse an die Kaufzyklen der Kund:innen anzupassen.
• Kundenservice-Tools: CRMs bieten eine Vielzahl von Tools, die deinen Kundenservice-Teams helfen, Kundenbeziehungen zu überwachen und zu verbessern. Viele Systeme ermöglichen es Unternehmen, Kundenanfragen anzunehmen und zu beantworten sowie Kundenservice-Analysen und integrierte Automatisierungen anzubieten.
• Analyse- und Berichtswerkzeuge: Mit deinen Kundendaten an einem Ort bieten großartige CRMs die Möglichkeit, deine Funnels und Kundengruppen detailliert zu analysieren.

3. Berücksichtige dein Technologie-Budget

Die Preisgestaltung von CRMs kann kompliziert sein. Einige CRM-Anbieter:innen berechnen einen Festpreis für alle CRM-Funktionen. Andere bieten gebündelte Rabatte an, und wieder andere erheben zusätzliche Gebühren für verschiedene CRM-Tools. Viele bieten gestaffelte Preise, die die Anzahl der Nutzer:innen berücksichtigen.

Wenn du dein Budget kennst und genau weißt, wie du ein System nutzen möchtest, kannst du ein CRM wählen, das deinen Bedürfnissen entspricht.

CRM-Software für Kleinunternehmen: 5 Anbieter:innen im Vergleich

Viele CRM-Systeme sind darauf ausgelegt, Unternehmen in verschiedenen Wachstumsphasen zu unterstützen. Kleinunternehmer:innen wählen häufig benutzerfreundliche, kostengünstige CRM-Dienste, die Optionen bieten, um im Laufe der Zeit zu skalieren oder zusätzliche CRM-Funktionen hinzuzufügen.

Diese fünf CRMs für kleine Unternehmen sind beliebt für ihre Benutzerfreundlichkeit, Preisgestaltung und Funktionsvielfalt.

1. Pipedrive
2. Freshsales
3. HubSpot
4. Salesforce
5. Capsule

1. Pipedrive

Pipedrive ist ein CRM für Vertriebs- und Pipeline-Management für Kleinunternehmen. Gegründet in Estland im Jahr 2010, bietet Pipedrive E-Mail-Marketing, Lead-Management und Vertriebsmanagement-Tools für mehr als 100.000 Kund:innen weltweit an.

Vorteile

Pipedrive bietet umfassende Vertriebsmanagement-Tools, einschließlich Vertriebsanalysen, Verkaufsprognosen und einer visuellen Vertriebspipeline, die den Kaufprozess deiner Interessent:innen grafisch darstellt. Pipedrive legt großen Wert auf Kundenservice und integriert viele seiner Premium-Funktionen in kostengünstigere Pläne. Zu den Vorteilen gehören:

• Benutzerfreundliche Oberfläche
• 24/7-Support (Power oder Enterprise-Plan)
• 275+ Apps und Integrationen von Drittanbieter:innen
• 14-tägige kostenlose Testversion

Nachteile

Pipedrive ist nicht primär ein Kundenservice- oder Marketing-CRM. Die E-Mail-Marketing-Funktionen beinhalten auch keine native E-Mail-Plattform, sodass eine Integration mit einem Drittanbietersystem wie Mailchimp erforderlich ist.

Preise

Pipedrive bietet fünf kostenpflichtige Pläne an:

• Essential-Plan: 14 € pro Nutzer:in und Monat
• Advanced-Plan: 39 € pro Nutzer:in und Monat
• Professional-Plan: 49 € pro Nutzer:in und Monat
• Power-Plan: 64 € pro Nutzer:in und Monat
• Enterprise-Plan: 99 € pro Nutzer:in und Monat

Pipedrive bietet auch eine 14-tägige kostenlose Testversion für alle Pläne an und benötigt keine Kreditkarteninformationen für den Testzugang.

2. Freshsales

Freshsales gehört zu Freshworks, einem Softwareunternehmen mit Sitz in den USA. Seit seiner Gründung im Jahr 2010 hat Freshworks eine Suite von Softwarelösungen für den Arbeitsplatz entwickelt, darunter das Freshsales-Vertriebs-CRM, ein Kundenservice-CRM, ein Marketing-CRM sowie Software für Chat, Personalwesen und IT-Management.

Vorteile

Freshsales bietet Funktionen auf Konzernniveau zu einem erschwinglichen Preis. Die Plattform ist außerdem bekannt für ihre benutzerfreundliche Oberfläche. Die Funktionen sind darauf ausgelegt, Vertriebsaktivitäten zu unterstützen und umfassen Verkaufsprognosen, Vertriebsanalysen und anpassbare Webformulare zur Erfassung von Besucherinformationen. Zu den Vorteilen gehören:

• Kostenloser Plan für die Marketingplattform Freshmarketer verfügbar
• Automatisierungen und KI-Tools
• Unterstützung für Freshworks und Integrationen von Drittanbieter:innen
• 21-tägige kostenlose Testversion
• Integration mit Google Workspace

Nachteile

Das Kundenservice-CRM von Freshworks wird als Freshdesk verkauft, das Marketing-CRM als Freshmarketer. Freshsales integriert sich mit diesen CRMs, bietet jedoch allein keine erweiterten Funktionen für Kundenservice oder Marketing. Freshsales bietet auch weniger Integrationen als einige seiner Wettbewerber:innen. Das Unternehmen bietet 17 native Integrationen (einschließlich Google Workspace) und 19 Integrationen von Drittanbieter:innen.

• Nicht für Kundenservice- oder Marketingfunktionen konzipiert
• Keine Berichterstattung im kostenlosen Plan verfügbar
• Weniger Integrationen als einige Wettbewerber:innen
• Kein 24/7-Support

Preise

Es gibt drei kostenpflichtige Pläne von Freshsales:

• Growth-Plan: 9 € pro Nutzer:in und Monat
• Pro-Plan: 39 € pro Nutzer:in und Monat
• Enterprise-Plan: 59 € pro Nutzer:in und Monat

Freshsales bietet auch eine 21-tägige kostenlose Testversion an und benötigt keine Kreditkarteninformationen zur Aktivierung des Tests.

3. HubSpot

HubSpot ist ein Softwareunternehmen aus den USA, das sich auf Vertriebs-, Marketing- und Kundenserviceanwendungen für Unternehmen jeder Größe und Entwicklungsstufe konzentriert. HubSpot bietet eine kostenlose CRM-Software und drei kostenpflichtige CRM-Modelle an: Marketing Hub, Sales Hub und Service Hub. Darüber hinaus gibt es ein Content-Management-System (CMS Hub) und Operations-Software (Operations Hub) bereit.

Vorteile

Das intuitive, benutzerfreundliche Design von HubSpot macht es zu einer beliebten Wahl für Kleinunternehmer:innen. Die HubSpot Academy bietet kostenlose Online-Schulungen und Zertifizierungen in Marketing, Vertrieb und Kundenservice, während die HubSpot Community ein von der Firma moderiertes Help Center und Forum bietet. Zu den Vorteilen gehören:

• Kostenloser Plan verfügbar
• Rabatt für gebündelte Produkte
• Tools zur Weiterbildung
• Benutzerfreundliche Oberfläche
• Über 1.000 native und Drittanbieter-Integrationen
• 14-tägige kostenlose Testversion

Nachteile

Der HubSpot Sales Hub bietet weniger fortgeschrittene Analysen als einige seiner Wettbewerber:innen. Die benutzerfreundliche Oberfläche der Plattform geht zulasten der Anpassungsoptionen. Zu den Nachteilen von HubSpot gehören:

• Begrenzte Anpassungsoptionen ohne Zugriff auf den Quellcode
• Weniger fortgeschrittene Vertriebsanalysen als einige Wettbewerber:innen
• Deutlich eingeschränkte Funktionalität im kostenlosen Plan
• Hoher Preis für den vollen Funktionsumfang

Preise

HubSpot bietet ein kostenloses CRM und drei kostenpflichtige Pläne an: Starter, Professional und Enterprise. Die HubSpot Suite umfasst Sales Hub, Service Hub, Marketing Hub, ein Content-Management-System (Content Hub) und Operations-Software (Operations Hub). Die Preise für die CRM-Suite sind wie folgt:

• Starter-Plattform: 15 € pro Monat für eine:n Nutzer:in
• Professional-Plattform: 1.430 € pro Monat für fünf Nutzer:innen (286 € pro Nutzer:in)
• Enterprise-Plattform: 4.610 € pro Monat für sieben Nutzer:innen (659 € pro Nutzer:in)

HubSpot bietet auch eine 14-tägige kostenlose Testversion an, für die keine Kreditkarteninformationen erforderlich sind.

4. Salesforce

Salesforce ist ein Softwareunternehmen mit Sitz in den USA, das Vertriebs-, Kundenservice-, Marketing- und Analyseprodukte für Unternehmen bereitstellt. Wie HubSpot bietet Salesforce drei verschiedene CRM-Produkte an: Sales Cloud, Marketing Cloud und Service Cloud. Salesforce gehört zu den größten Technologieunternehmen der Welt und hat im Laufe seiner 20-jährigen Geschichte auch eine Reihe von Softwareanbieter:innen wie Slack, Pardot, Mulesoft, Rebel und Quip übernommen.

Vorteile

Das Salesforce-CRM-System ist bekannt für seine erstklassigen Berichtsfunktionen und Verkaufsprognosen sowie für die visuellen Vertriebspipelines des Systems. Salesforce ermöglicht den Nutzer:innen auch den Zugriff auf den Code, was umfangreiche Anpassungen erlaubt. Zu den Vorteilen gehören:

• Fortgeschrittene Analysen
• Erweiterte Software-Optionen durch von Salesforce übernommene Unternehmen
• Umfangreiche Anpassungsoptionen
• Über 2.500 native und Drittanbieter-Integrationen
• Eine kostenlose Testversion

Nachteile

Salesforce ist teurer als viele seiner Wettbewerber:innen und wird oft als schwieriger in der Implementierung angesehen. Salesforce bietet auch keine gebündelten Preise an und nicht alle CRM-Funktionen sind in den Basisplänen enthalten: Outbound-Calling-Software kostet beispielsweise extra. Zu den Nachteilen von Salesforce gehören:

• Kein kostenloser Plan
• Komplexere Implementierung
• Hoher Preis
• Viele Funktionen kosten extra
• 24/7-Kundenservice nur für Premium-Pläne
• Weniger benutzerfreundlich als einige Wettbewerber:innen

Preise

Die Preise von Salesforce hängen von verschiedenen Variablen ab. Salesforce Sales Cloud und Salesforce Service Cloud bieten fünf kostenpflichtige Pläne an. Die Preise sind wie folgt:

• Starter-Suite: 25 € pro Nutzer:in und Monat
• Pro-Suite: 100 € pro Nutzer:in und Monat
• Enterprise-Plan: 165 € pro Nutzer:in und Monat
• Unlimited-Plan: 330 € pro Nutzer:in und Monat
• Einstein 1 Service: 500 € pro Nutzer:in und Monat

Salesforce Marketing Cloud umfasst fünf Einzelprodukte und kostet zwischen 1.250 € pro Jahr für grundlegende Marketingautomatisierungen und 108.000 € pro Jahr für eine Data Cloud für Marketing. Alle Pläne bieten eine 14-tägige kostenlose Testversion an, die keine Kreditkarteninformationen erfordert.

5. Capsule

Capsule ist ein vertriebsorientiertes CRM, das Analysen, Berichterstattung, E-Mail- und Projektmanagement-Tools bereitstellt. Capsule wurde vom britischen Softwareunternehmen Zestia entwickelt und legt besonderen Wert auf den Support von Start-ups sowie kleinen und mittelständischen Unternehmen.

Vorteile

Capsule bietet robusteres Projektmanagement als viele andere vertriebsorientierte CRMs. Zudem ist es bekannt für seine visuelle Vertriebspipeline und die Integration mit beliebten Tools, einschließlich Google Workspace. Zu den Vorteilen gehören:

• Kostenloser Plan verfügbar
• Projektmanagement-Funktionen
• Über 50 Integrationen von Drittanbieter:innen
• 30-tägige kostenlose Testversion

Nachteile

Die Analysetools von Capsule sind weniger fortgeschritten als die einiger Wettbewerber:innen. Der kostenlose Plan hat ein Limit von 250 Kontakten und bietet auch keine Verkaufsberichterstattung – ein 24/7 Kundenservice fehlt komplett.

Preise

Capsule bietet einen kostenlosen Plan und vier kostenpflichtige Pläne an:

• Starter-Plan: 15 € pro Nutzer:in und Monat
• Growth-Plan: 28 € pro Nutzer:in und Monat
• Advanced-Plan: 49 € pro Nutzer:in und Monat
• Ultimate-Plan: 68 € pro Nutzer:in und Monat

Zudem kann auch Capsules 30-tägige kostenlose Testversion ohne die Eingabe von Kreditkarteninformationen gebucht werden.

Nutze bereits als Start-up und Kleinunternehmen ein CRM

Wie du siehst, sind die preislichen und inhaltlichen Unterschiede groß, und es gibt bei fast allen CRM-Anbieter:innen kostenlose Optionen oder Demos. Nutze das, denn auch als Start-up oder kleines Unternehmen solltest du nicht auf ein CRM-System verzichten. Gerade in der frühen Phase schafft es die Basis für effiziente Prozesse, transparente Kundendaten und nachhaltiges Wachstum. Das richtige CRM hilft dir, deine Kundenbeziehungen von Anfang an professionell zu pflegen. Dabei bist du im Verhältnis zum Aufwand, den du mit einer Vielzahl von Tabellen und Dateien hättest, sogar kostengünstiger – spare Zeit, arbeite fokussierter und sei optimal auf zukünftiges Wachstum vorbereitet.