Die beste Buchhaltungssoftware für kleine Unternehmen 2025

Die Buchhaltung gehört für Selbstständige und kleine Unternehmen oft zu den weniger beliebten, aber unverzichtbaren Aufgaben. Während es anfangs noch möglich ist, Rechnungen manuell mit Rechnungsvorlagen zu erstellen, stoßen viele schnell an ihre Grenzen, wenn das Geschäft wächst. Eine Buchhaltungssoftware kann hier Abhilfe schaffen, indem sie Prozesse automatisiert, die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften erleichtert und einen besseren Überblick über die Finanzen ermöglicht.

Doch welches Tool ist das Richtige? Der Markt bietet eine Vielzahl an Buchhaltungsprogrammen mit unterschiedlichen Funktionen, Preismodellen und Zielgruppen. In diesem Artikel erfährst du, wann sich eine Buchhaltungssoftware lohnt, welche Kriterien du bei der Auswahl berücksichtigen solltest und welche der beliebtesten Lösungen für kleine Unternehmen infrage kommen.

Brauche ich eine Buchhaltungssoftware?

Wenn du gerade erst dein eigenes Business gestartet hast oder erwägst, dies zu tun, brauchst du wahrscheinlich (noch) keine Buchhaltungssoftware. Du kannst Rechnungen auch mit einer der zahlreichen Vorlagen aus dem Web erstellen und auf deine Bedürfnisse anpassen. Falls du einen eigenen Onlineshop aufbauen möchtest, greifen dir die Systeme dabei ebenfalls unter die Arme: Eine rudimentäre Rechnungserstellung ist bei den gängigen E-Commerce-Plattformen oft schon integriert.

Steigt dein Bestell- bzw. Auftragsvolumen, kommst du mit Vorlagen und nativen Funktionen aber schnell an deine Grenzen.  Hier kann eine Buchhaltungssoftware Abhilfe schaffen.

Du stehst mit deinem Business noch ganz am Anfang, dann solltest du den Rechnungsgenerator von Shopify ausprobieren, mit dem du eine Rechnung ganz einfach und kostenlos erstellen kannst!

Vorteile von Buchhaltungssoftware:

1.        Zeitersparnis: Automatisierte Prozesse sparen Zeit bei der Erstellung von Rechnungen, der Verwaltung von Zahlungen und der Erstellung von Berichten.

2.       Einhaltung gesetzlicher Vorschriften: Die Software hilft dir, gesetzliche Anforderungen wie die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form) zu erfüllen.

3.       Überblick über Finanzen: Du hast jederzeit einen aktuellen Überblick über deine Einnahmen, Ausgaben und den Gewinn.

4.      Integrationen: Viele Buchhaltungsprogramme lassen sich mit anderen Softwarelösungen wie CRM-Systemen oder Online-Banking verbinden.

5.       Vereinfachte Steuererklärung: Die Software kann relevante Daten für deine Steuererklärung vorbereiten und exportieren.

Buchhaltungssoftware-Vergleich: Die 8 besten Programme für kleine Unternehmen

• sevdesk
• Lexware Office
• WISO MeinBüro Rechnung
• Sage
• BuchhaltungsButler
• weclapp
• FastBill
• DATEV

sevdesk

Sevdesk ist eine cloudbasierte Buchhaltungssoftware der sevdesk GmbH aus Offenburg. Das Tool richtet sich vor allem an Selbstständige, Freelancer und kleine Unternehmen und wird von diesen für seine intuitive Bedienung gelobt. Als Software „Made in Germany“ garantiert sevdesk, dass alle hiesigen Standards zur Rechnungserstellung erfüllt werden. Dazu zählt auch die seit Beginn 2025 wirksame E-Rechnungspflicht.   

sevdesk Bewertungen

In der Community genießt sevdesk einen guten Ruf. Die Software punktet vor allem in Sachen Onboarding und Support. Schwächen machen einige Nutzer:innen vor allem bei der Performance aus: Lange Ladezeiten und gelegentliche Abstürze trüben das ansonsten runde Gesamtbild ein wenig. Alles in allem heimst sevdesk aber überwiegend positive Bewertungen ein.

sevdesk Preise

Sevdesk gibt es in drei verschiedenen Preismodellen. Dazu gesellt sich eine kostenlose Testversion.

• Rechnung, ab 8,90 € pro Monat: für einfache und schnelle Rechnungserstellung
• Buchhaltung, ab 19,90 € pro Monat: Einfache und doppelte Buchführung für alle, die ihre Finanzen eigenständig verwalten.
• Buchhaltung Pro, ab 27,90 € pro Monat: Automatisierte Buchhaltung für mehr Komfort.

Lexware Office

Lexware ist eine Buchhaltungssoftware der Laufe-Lexware GmbH. Mit Lexware Office hat sich das Tool zur vollumfänglichen Unternehmensplattform gemausert, die es u.a. auch Steuerkanzleien ermöglicht, mit ihren Mandant:innen zusammenzuarbeiten.

Lexware Bewertungen

Insbesondere die Automatisierungsmöglichkeiten von Lexware Office werden in den Rezensionen hervorgehoben. Nach Meinung der Nutzerinnen und Nutzer lässt sich der Zeitaufwand für administrative Tätigkeiten mit Lexware erheblich reduzieren.

Lexware Preise

Lexware Office gibt es in vier verschiedenen Ausstattungsvarianten. Allerdings ist Lexware etwas intransparent, wenn es darum geht, die Funktionsunterschiede unter den Modellen zu kommunizieren.

• S, 6,90 € pro Monat
• M, 11,90 € pro Monat
• L, 19,90 € pro Monat
• XL, 29,90 € pro Monat

WISO MeinBüro Rechnung

Die Buhl Data Service GmbH dürfte den meisten vor allem aufgrund der renommierten Steuersoftware WISO Steuer ein Begriff sein. Mit WISO MeinBüro hat das Unternehmen aber auch ein Tool zur Steuerung von Unternehmensprozessen am Markt. Die Auskopplung WISO MeinBüro Rechnung ermöglicht, wie der Name schon vermuten lässt, das Erstellen und Verwalten von Rechnungen und der vorbereitenden Finanzbuchhaltung für maximale Rechtssicherheit. Rechnungen erstellst du mit wenigen Klicks und übermittelst steuerrelevante Unterlagen direkt an deine:n Steuerberater:in. Hier spielt WISO MeinBuro Rechnung die Expertise des Unternehmens in Sachen Finanzverwaltung voll aus. Für User, die nur Rechnungen erstellen wollen, gibt es sogar eine kostenlose Version. 

WISO MeinBüro Rechnung Bewertungen

Natürlich wird WISO MeinBüro Rechnung angesichts einer dauerhaft kostenlosen Version eine Menge Sympathie zuteil. Doch auch in puncto Bedienung, Einrichtung und Support schneidet das Tool überdurchschnittlich gut ab.

WISO MeinBüro Rechnung Preise

Die Buchhaltungssoftware aus dem Hause Buhl gibt es in fünf verschiedenen Preismodellen. Ob das Tool auch etwas für dich ist, kannst du während einer 14-tägigen Testphase herausfinden.

• Free, kostenlos: Für Rechnungserstellung und -bearbeitung.
• XS, ab 9,00 € pro Monat: Für Gründer:innen und den Nebenberuf, u.a. mit mobiler App und E-Rechnungserstellung.
• S, ab 19,00 € pro Monat: Für kleine Unternehmen, mit EÜR- und GuV-Berichten.
• M, 39,00 € pro Monat: Für wachsende Unternehmen, u.a. mit Sammelrechnungen und Mahnwesen.
• L, ab 99,00 € pro Monat: Für etablierte Unternehmen, mit Premium Onboarding und persönlichem Ansprechpartner.

Sage

Sage eine skalierbare Cloud-Lösung, die sich an kleine und mittelständische Unternehmen mit einem überschaubaren Produktportfolio richtet. Sage läuft im Browser und ist damit von überall nutzbar. Die Software ist als Tool für Auftragswesen und Buchhaltung, sowie als vollwertiges ERP erhältlich, das die Buchhaltungssoftware u.a. durch eine Warenwirtschaft ergänzt.

Sage Bewertungen

Einem logischen Aufbau und einer guten Benutzerführung verdankt Sage einige sehr positive Bewertungen. Allerdings erntet das browserbasierte Tool immer wieder Kritik in Sachen Performance. Einige Unterseiten laden manchmal langsam.

Sage Preise

Sage gibt es in zwei Ausführungen:

• Sage ERP Auftrag und Buchhaltung, 29,90 € pro User und Monat: Einfache Finanzbuchhaltung, Einkauf & Verkauf, Bilanz und EÜR.
• Sage ERP Warenwirtschaft, 44,90 € pro User und Monat: Lagerverwaltung, Vertreterprovisionen, Lieferbedingungen

BuchhaltungsButler

Buchhaltungsbutler will die Lücke zwischen rudimentären Einstiegslösungen und (zu) teurer Profi-Software schließen und adressiert wachsende Unternehmen, die wiederkehrende Prozesse ihrer Finanzbuchhaltung automatisieren und vereinfachen wollen, ohne dabei die wichtigsten Kennzahlen aus den Augen zu verlieren.

BuchhaltungsButler Bewertungen

BuchhaltungsButler hält, was es verspricht, und stellt für viele User eine echte Bereicherung bzw. eine Vereinfachung dar. Folgerichtig erhält das Tool überwiegend positive Kritiken. Besonders der Import von Belegen aus unterschiedlichen Quellen, beispielsweise mit verschiedenen Zahlungsdienstleister:innen, wird gelobt.

BuchhaltungsButler Preise

BuchhaltungsButler gibt es in drei Paketen. Zu jedem gibt es einen Startpreis von 5 € pro Monat, kostenloses Onboarding und Geld-zurück-Garantie.

• Vorbucher, 24,95 € pro Monat: u.a. mit smarter Belegerkennung, Einzel- und Sammelüberweisungen, sowie automatischer Rechnungserstellung und E-Rechnung.
• Selbstbucher, 29,95 € pro Monat: Umsatzsteuer-Voranmeldung, EÜR & Bilanz, Kostenstellen und Projektbuchhaltung.
• Premium & Teams, 49,95 € pro Monat: Unbegrenzte Nutzerzugänge und Rollenmanagement, Rechnungsfreigabeprozess und REST-API-Schnittstelle.

weclapp

Weclapp ist ein ERP, mit dem KMUs alle unternehmensrelevanten Prozesse in einer Lösung überwachen und steuern können. Das Tool vereint Buchhaltungssoftware, CRM, Projektmanagement und Warenwirtschaft. Zahlreiche Integrationen ermöglichen die Anbindung von Drittanbieter:innen.

weclapp Bewertungen

Während bei anderen Lösungen gleicher Art der träge Support bemängelt wird, sticht eben dieser bei weclapp besonders hervor: Die Community lobt den freundlichen und in der Regel schnellen Kundendienst. Dass in weclapp ab dem Dienstleister-Paket ein CRM-System voll integriert ist, gibt Vertriebsteams eine noch bessere Möglichkeit zur Kundenbindung.  

weclapp Preise

Für weclapp existieren drei Preismodelle:

• ERP Starter, 39,00 € pro Monat: Kontaktmanagement, FiBu & Banking, sowie Berichtswesen.
• ERP Dienstleistung, 69,00 € pro Monat: Integriertes CRM-System mit Kunden- und Auftragsmanagement, Projektmanagement mit Leistungsnachweis
• ERP Handel, 139,00 € pro Monat: Warenwirtschaft mit Disposition und Einkauf, Lagerverwaltung, Serien- und Chargennummern.

FastBill

Wie einige andere Vertreter aus unserer Liste richtet sich auch FastBill an kleine Unternehmen, Selbstständige und Freiberufler:innen. Mit dem Tool lassen sich sehr leicht Rechnungen erstellen und automatisch verbuchen. Technisch versierte User können die Buchungssoftware über eine offene API-Schnittstelle in andere Plattformen integrieren. Ab der Plus-Version lassen sich mit FastBill auch verschiedene Währungen verarbeiten, was vor allem für internationale Unternehmen interessant ist.

FastBill Bewertungen

Mit FastBill finden junge Unternehmen ein schlankes Tool, das alle wesentlichen Funktionen für die Finanzbuchhaltung abbildet und keine allzu lange Einarbeitung erfordert. Das kommt natürlich gut an! Bemängelt wird lediglich, dass die Bearbeitung von Rechnungsvorlagen etwas umständlich ist.

FastBill Preise

Auch FastBill gibt es in drei verschiedenen Varianten. Wer sich einen ersten Eindruck verschaffen will, kann dafür den 14-tägigen Free Trial nutzen.

• Solo, 9,00 € pro Monat: Mit E-Rechnungserstellung, DATEV-Export, Zahlungserinnerung und Mahnwesen.
• Plus, 14,00 € pro Monat: Verarbeitung verschiedener Währungen, Lieferscheine, Auftragsbestätigung und Online-Rechnung.
• Pro, 27,00 € pro Monat: U.a. mit Banking für bis zu 5 Bankkonten, bis zu 3 User mit Rollenmanagement und Steuerberaterzugang.

DATEV

Wenn wir über Buchhaltungssoftware in Deutschland reden, kommen wir nicht umhin, auch über DATEV zu sprechen. DATEV ist seit Jahren DER Standard in der Finanzbuchhaltung. Das hat natürlich den großen Vorteil, dass die Software bei der breiten Masse der Steuerberater:innen und Buchhalter:innen bekannt ist. Gleichzeitig besitzen die allermeisten Drittanbieter-Tools eine DATEV-Schnittstelle. Der Branchenprimus erfordert allerdings eine gewisse Einarbeitungszeit.

DATEV Bewertungen

Als Go-to-Lösung genießt DATEV standesgemäß ein hohes Ansehen in der Community. Vor allem der Funktionsumfang und die Vielfalt an Schnittstellen werden gelobt. Gleichzeitig werden aber auch Stimmen laut, dass die Oberfläche der Software etwas angestaubt daherkommt. Viele Nutzerinnen und Nutzer beschreiben die Software zudem als kostspieliges Unterfangen. Das Unternehmen selbst legt seine Preise nicht offen.

DATEV Preise

DATEV kommuniziert seine Preise nur auf Anfrage.

Auswahlkriterien für eine Online-Buchhaltung

Unternehmensgröße

Die Größe und Struktur deines Unternehmens spielen eine zentrale Rolle bei der Auswahl einer Buchhaltungssoftware. Als Einzel- oder Kleinunternehmer:in benötigst du nur wenige Funktionen – in manchen Fällen reicht es, wenn deine Software die Rechnungserstellung abdeckt. Bist du zur doppelten Buchführung und Abführung der Umsatzsteuer verpflichtet, macht es jedoch Sinn, dass deine Software dich hierbei unterstützt. Große Unternehmen sind häufig auf mehreren Märkten aktiv und auf Lösungen angewiesen, die z. B. den Umgang mit verschiedenen Währungen erlauben. Zudem werden meistens Schnittstellen zu Drittanbietersoftware benötigt.

Funktionsumfang

Es versteht sich von selbst, dass der gegebene Funktionsumfang ein essenzielles Kriterium für die Auswahl einer Buchführungssoftware ist. Hier einige Kernfunktionen:

• Rechnungserstellung: Mit der Lösung lassen sich professionelle Rechnungen erstellen und versenden.
• Buchhaltung: Das System unterstützt die doppelte Buchführung.
• Steuererklärung: Es können Daten für die Steuererklärung vorbereitet und exportiert werden.
• Bankenabgleich: Ein automatischer Abgleich mit deinem Bankkonto ist möglich.
• Lohnbuchhaltung: Die Gehaltsabrechnung wird durch das Tool unterstützt.
• Projektmanagement: Funktionen zur Zeiterfassung und Projektverwaltung sind integriert.

Bedienung

Wenn dein Unternehmen floriert, werden du und/oder dein Team täglich mit deiner Buchhaltung in Berührung kommen. Eine einfache und intuitive Bedienung erleichtert die Arbeit enorm, kann für eine signifikante Zeitersparnis sorgen und beugt unnötigem Frust- oder Fehlerpotenzial vor. Die meisten Anbieter:innen bieten kostenlose Testzeiträume an. Diese solltest du nutzen und verschiedene Tools in Betracht ziehen, wenn es um die Auswahl eines Buchhaltungsprogramms geht.

Schnittstellen

ERP, CRM, PIM – das Tool-Set eines Unternehmens kann im Laufe seines Lebenszyklus gehörig wachsen. Insbesondere Händler:innen und Hersteller:innen haben häufig eines oder mehrere der genannten Systeme im Einsatz. Deine Systemlandschaft sollte nicht aus einzelnen Insellösungen bestehen. Eine kohärente Verknüpfung über API-Schnittstellen vereinfacht den Umgang mit verschiedensten Software-Anwendungen, daher solltest du sicherstellen, dass sich deine Buchhaltungssoftware nahtlos in andere Systeme integrieren lässt. Für die reibungslose Übermittlung steuerrelevanter Daten ist zudem eine DATEV-Schnittstelle wichtig.

Skalierbarkeit

Dieser Punkt zahlt ein wenig auf den vorherigen ein. Vielleicht brauchst du bestimmte Softwares heute noch nicht, die morgen, in einem späteren Stadium deines Unternehmens, aber unabdingbar werden. Deshalb solltest du eine flexible Lösung wählen, die mit deinem Unternehmen wachsen kann und zu der sich weitere Funktionen hinzufügen lassen.

Datenschutz

Vor allem in Deutschland und Europa gelten strenge Vorschriften, was DSGVO- und GoBD-Konformität angeht. Um hier keine nötigen Risiken einzugehen, musst du vor der Entscheidung für ein Buchhaltungs-Tool prüfen, ob die Software sämtliche Standards erfüllt und einen rechtssicheren Umgang mit sensiblen Finanzdaten ermöglicht. Wenn du international verkaufst, sollte deine Lösung auch für jeden deiner entsprechenden Zielmärkte ausgelegt sein. 

Kosten einer Buchhaltungssoftware

Die Kosten für eine Buchhaltungssoftware schwanken je nach Ausstattungspaket relativ stark. Für die einfache Erstellung einer Rechnung gibt es bereits einige kostenlose Anwendungen. Davon ab bewegen sich die monatlichen Einstiegspreise der meisten Buchhaltungs-Tools im einstelligen Bereich. Für einen erweiterten Funktionsumfang wie E-Rechnungserstellung, Auswertungs- und Analysefunktionen, sowie Umsatzsteuervoranmeldung solltest du monatlich mit 20 bis 30 Euro rechnen. Einige Tools warten mit Premiumfunktionen und Services wie einem persönlichen Onboarding und einem eigenen Ansprechpartner bzw. einer eigenen Ansprechpartnerin für dein Unternehmen auf, für die höhere zweistellige und mitunter auch dreistellige Beträge fällig werden können.

Finde die richtige Buchhaltungssoftware für dein Business

Eine gut organisierte Buchhaltung ist der Schlüssel für den langfristigen Erfolg deines Unternehmens. Während du am Anfang vielleicht noch mit Vorlagen arbeiten kannst, wird eine professionelle Buchhaltungssoftware schnell unverzichtbar, sobald dein Geschäft wächst. Sie spart dir Zeit, gibt dir einen besseren Überblick über deine Finanzen und hilft dir, gesetzliche Vorgaben einzuhalten.

Welche Software am besten zu dir passt, hängt von deinen individuellen Bedürfnissen ab. Brauchst du nur eine einfache Rechnungserstellung oder ein umfassendes Tool für deine gesamte Buchhaltung? Cloudbasierte Lösungen bieten dir oft mehr Flexibilität, während klassische Programme mit umfangreichen Funktionen überzeugen. Am besten testest du verschiedene Anbieter:innen und nutzt kostenlose Testversionen, bevor du eine Entscheidung triffst.

Denke daran: Deine Buchhaltungssoftware sollte nicht nur deine aktuellen Anforderungen erfüllen, sondern auch mit deinem Unternehmen wachsen können. Wenn du dich frühzeitig für die richtige Lösung entscheidest, ersparst du dir viel Aufwand – und kannst dich voll und ganz auf dein Business konzentrieren.