Zo start je een import-exportbedrijf in 6 stappen

Het gemiddelde huishouden is gevuld met producten die in andere landen zijn gemaakt: wandtapijten uit India, schoenen uit Indonesië of elektronica uit China. Deze producten komen bij jou terecht via import-exportbedrijven. Ze zijn de matchmakers van de wereldhandel die fabrikanten verbinden met kopers in het buitenland, en vice versa.

Denk aan een meubelmaker die producten in het buitenland wil verkopen. Een import-exportbedrijf kan hem helpen internationale markten en kopers voor zijn goederen te vinden.

Wat is een import-exportbedrijf?

Een import-exportbedrijf richt zich op het kopen en verkopen van goederen voorbij internationale grenzen. Dit vereist inzicht in handelsvoorschriften, marktvraag en effectieve logistiek om een soepele werking te waarborgen. Succesvolle import-exportbedrijven benutten wereldwijde netwerken en relaties om uitdagingen te overwinnen en kansen in de markt te benutten.

Soorten import-exportbedrijven

Import-exportbedrijven faciliteren internationale handel over grenzen heen. De drie belangrijkste soorten import-exportbedrijven verschillen in focus, betalingsmethoden en risico's:

Exporthandelsbedrijf (EHB)

Een EHB speurt naar opkomende markttrends en richt zich op buitenlandse kopers die deze export willen verkopen. Ze koppelen de kopers aan binnenlandse fabrikanten die hun goederen willen exporteren. Het exportbedrijf neemt vaak tijdelijk eigendom van de goederen tijdens het transport en ontvangt een commissie na distributie van de goederen.

Exportmanagementbedrijf (EMB)

EMB's werken namens de verkoper. Ze specialiseren zich vaak in een productniche of industrie. Als een meubelmaker naar andere landen wil verkopen, betaalt hij een EMB om dealers en distributeurs in een buitenlandse markt te vinden. De EMB regelt veilige verzending en afhandeling van de benodigde documenten. Een EMB ontvangt een salaris, commissie of retainer.

Import-exporthandelaren

Deze onafhankelijke tussenpersonen ontdekken en kopen verschillende soorten goederen van een binnenlands bedrijf of buitenlandse fabrikant en verkopen deze vervolgens met winst. In dit type import-exportbedrijf neemt de handelaar alle risico's, maar het winstpotentieel kan hoger zijn.

Hoe start je een import-exportbedrijf?

1. Vind je niche en maak een businessplan
2. Financier en registreer het bedrijf
3. Vind een doelmarkt en ontwikkel een marketingstrategie
4. Zoek winnende producten en bouw leveranciersrelaties op
5. Bepaal de prijs en verkoop je diensten
6. Zorg voor de juiste verzenddocumenten

Het starten van een import-exportbedrijf kan ontmoedigend zijn vanwege de complexiteit van wereldwijde handelsregels en -voorschriften. Hieronder staan enkele basisrichtlijnen, maar je moet goed onderzoek doen en de specificaties aanpassen aan jouw type bedrijf:

1. Vind je niche en maak een businessplan

Welke industrie of producten inspireren jou het meest? Begin met het volgende:

Onderzoek de markt

Om te bepalen of de producten waarin je geïnteresseerd bent waarschijnlijk zullen verkopen, kun je tools gebruiken zoals Google Trends, brancheverslagen, GlobalEDGE’s Market Potential Index (EN), analyses van sociale media en de data en analyses van overheidsinstanties.

Kies een geschikt type bedrijf

Modelleer je import-exportbedrijf naar een type dat het beste aansluit bij jouw visie: EHB, EMB of import-exporthandelaar.

Schrijf een businessplan

Een businessplan legt uit hoe je buitenlandse kwalificatie gaat aanpakken (de registratie van het bedrijf in het buitenland) zodat je daar zaken kunt doen. Het schetst ook de vereisten voor vergunningen, verzekeringen en toestemmingen. Advocaten en adviseurs die gespecialiseerd zijn in internationale handel kunnen je helpen de details te doorgronden en overheidsinstanties bieden doorgaans begeleiding.

2. Financier en registreer het bedrijf

De opstartkosten variëren afhankelijk van het type product, de opslag van je voorraad, de locatie, je marketingbudget en reiskosten. Houd ook rekening met kosten voor salarissen, kantoorruimte, verzekeringen, kantoorapparatuur, operationele kosten, distributie en logistieke kosten voor het verpakken, opslaan en verzenden van goederen. Je hebt voldoende startkapitaal nodig om deze kosten te dekken voordat de winst binnenkomt. Vervolgens kun je de volgende stappen ondernemen:

Registreer het bedrijf

Registreer je bedrijf door je in te schrijven bij de Kamer van Koophandel. Je vindt alle informatie over bedrijfsregistratie op de website van de KvK.

Dien een aanvraag in voor buitenlandse kwalificatie

Registreer je bedrijf in het buitenland waar je zaken wilt doen. Normaal gesproken dien je papieren in, wijs je een geregistreerde verantwoordelijke aan in dat land en betaal je vergoedingen.

Verkrijg bedrijfslicenties

Veel producten hebben geen licentie nodig om verhandeld te worden, maar sommige producten, zoals bijvoorbeeld landbouwproducten, vereisen aanvullende autorisatie of vergunningen van overheidsinstanties. Je hebt mogelijk een vergunning nodig om te voldoen aan gezondheids- en veiligheidsnormen, milieuregels of handelsbeperkingen.

Koop verzekering

Import-exportbedrijven kunnen exportkredietverzekeringen en vrachtverzekeringen aanvragen, naast standaard bedrijfsverzekeringen. Een exportkredietverzekering beschermt tegen verlies in het geval dat kopers in andere landen niet betalen. Dit stelt je in staat om op krediet te verkopen. Vrachtverzekeringen beschermen tegen verloren of beschadigde vracht en compenseren je voor verloren tijd en winst.

3. Vind een doelmarkt en ontwikkel een marketingstrategie

Marktonderzoek omvat het onderzoeken van de eindgebruiker waarop je je wilt richten. Omdat import-exportbedrijven verbindingen maken met zowel exporteurs als importeurs, kunnen beide zijden van de handel potentiële klanten zijn. Je kunt ook proberen een internationale markt te bedienen in een niche zoals de gezondheidszorg.

Om doelklanten naar je toe te trekken, moet je een sterke online aanwezigheid opbouwen en rechtstreeks contact opnemen met fabrikanten, distributeurs of detailhandelaren. Voor telefoongesprekken of directe mailcampagnes kun je je bedrijf introduceren, praten over de mogelijkheden van internationale markten en je bedrijf presenteren als een betrouwbare partner.

4. Zoek winnende producten en bouw leveranciersrelaties op

Dit is waarschijnlijk het leukste deel van het import-exportbedrijf, waar je op zoek gaat naar producten om te verhandelen en sterke connecties opbouwt met een lokale of buitenlandse fabrikant.

Producten sourcen

Om spannende, veelbelovende goederen te vinden, kun je naar het buitenland reizen, reageren op aanvragen van buitenlandse fabrikanten, beurzen bezoeken, contact opnemen met ontwikkelingskantoren op ambassades, handelspublicaties doorbladeren en leads volgen die je op internet vindt.

Contact leggen met kopers

Om kopers voor geïmporteerde of geëxporteerde goederen te vinden, benut je alle beschikbare online bronnen (zoals B2B-marktplaatsen of branchespecifieke registers) en ook beurzen, branche-evenementen, koude acquisitie, handelsverenigingen en kamers van koophandel.

5. Bepaal de prijs en verkoop je diensten

Uitzoeken wat je moet vragen en hoe je producten van de fabrikant naar de koper krijgt, is complex. Je moet de beste opties voor verzending, verpakking en opslag, en het eerste en laatste deel van het transport overwegen. Veel import-exportbedrijven rekenen op commissie of een retainer:

Commissie

De verkoopprijs wordt bepaald door het aantal verkochte eenheden en de verdiende commissie; meestal een opslag van 10% tot 15%. Als het product makkelijk te verkopen is en breed gewild, kan een commissiemodel eenvoudiger zijn.

Retainer

Een retainer betekent dat je een gegarandeerde vooraf bepaalde betaling ontvangt. De prijsstelling van een retainer hangt af van het geschatte salaris per uur, lonen, voordelen, tijd voor marktonderzoek, overheadkosten (operationele kosten) en een winstmarge op arbeid, materialen en overhead.

Betalingen worden op verschillende manieren verwerkt terwijl goederen door de export-import handelsketen bewegen:

Contante betaling vooraf

De exporteur ontvangt betaling voordat het product daadwerkelijk bij de koper aankomt, soms met een korting of andere voordelen. Kopers kunnen zich zorgen maken over het betalen voor producten die ze nog niet hebben ontvangen, waardoor contante betaling vooraf riskant is voor importeurs.

Documentaire krediet (LC)

Dit is een verplichting van een bank namens de koper. De bank zorgt ervoor dat de exporteur betaling ontvangt, zolang deze voldoet aan de voorwaarden van de verkoop. LC's zijn geweldig voor nieuwe kopers zonder lange kredietgeschiedenis omdat de bank de transactie ondersteunt.

Documentaire incasso

Hier delegeert een exporteur de incasso van betalingen aan zijn bank (de remitterende bank), die de vereiste documenten naar de bank van de koper (de incassobank) stuurt en instructies geeft over hoe te betalen. Documentaire incasso's zijn doorgaans goedkoper dan documentaire kredieten, maar ze missen een verificatieproces. In het geval van niet-betaling kunnen juridische stappen beperkt zijn.

Open rekeningen

Dit geeft importeurs 30, 60 of 90 dagen om te betalen voor goederen na levering. Dit komt de importeur meer ten goede dan de exporteur, die meer risico loopt, maar de exporteur kan kredietverzekering afsluiten om mogelijke niet-betaling te dekken.

Consignatie

De exporteur ontvangt pas betaling wanneer de koper de producten verkoopt. De exporteur behoudt technisch gezien het eigendom van de goederen totdat de verkoop is voltooid. Een exporteur kan deze regeling willen als ze de beschikbaarheid van producten willen vergroten en opslagkosten willen verlagen.

6. Zorg voor de juiste verzenddocumenten

Hieronder lees je meer over de meest voorkomende verzenddocumenten waarmee je dagelijks te maken kan krijgen. Houd er rekening mee dat dit niet de enige documenten zijn die een import-exportbedrijf nodig kan hebben. 

Pro forma factuur

Dit bevat een beschrijving van de goederen en een garantie om deze te leveren tegen een specifieke prijs en datum. Het wordt meestal gebruikt als een offerte om de verkoop te onderhandelen. Pro forma facturen zijn ook nuttig voor financiering, het openen van documenten van krediet en het verkrijgen van vergunningen.

Commerciële factuur

Deze uitgebreide versie van een pro forma factuur voegt items toe zoals referentienummers, betalingsvoorwaarden en bankinformatie. Douaneambtenaren gebruiken de waarde van de items op de commerciële factuur om de douanerechten te berekenen.

Verpakkingslijst

Wanneer producten klaar zijn om te verzenden, geeft de verpakkingslijst de hoeveelheid goederen, verpakking, gewicht, afmetingen en andere relevante informatie weer. Douaneambtenaren gebruiken de verpakkingslijst om de vracht te controleren.

Vrachtbrief (BOL)

Dit is een contract tussen de eigenaar van het product en de vervoerder die de goederen over land of zee verzendt.

Luchtvrachtbrief

Dit is vergelijkbaar met een vrachtbrief, maar dan voor zendingen via luchtvervoerders. Het bevat informatie over de goederen voor tracking tijdens verzending.

Certificaat van oorsprong

Soms is dit vereist voor documenten van krediet of op verzoek van de koper. Het moet worden ondertekend door een overheidsfunctionaris. Een algemeen certificaat van oorsprong wordt gebruikt wanneer er geen handelsakkoorden bestaan tussen de importerende en exporterende landen. Een certificaat van oorsprong op basis van een vrijhandelsakkoord schrapt of vermindert douanerechten, afhankelijk van de formulering van het handelsakkoord tussen exporterende en importerende landen.

Exportvergunning

Controleer voor verzending bij de overheidsinstantie die toezicht houdt op de productcategorie of een vergunning vereist is. Controleer ook of er andere regels van toepassing zijn. 

Importlicentie

Afhankelijk van het land van oorsprong kan er een importvergunning nodig zijn voor voedsel- en zuivelproducten, planten, dieren, wapens, munitie, explosieven, radioactieve materialen of medicijnen.