So berechnest du die Versandkosten für deinen Shop (2025)

Ein hervorragendes Versanderlebnis ist genauso wichtig wie die Lieferung eines großartigen Produkts. Laut einer Studie gaben 85 % der Befragten an, dass sie nach einer negativen Versanderfahrung nicht erneut bei demselben Unternehmen kaufen würden.

Mit etwas Vorarbeit zur Definition und Kommunikation deiner Versandbedingungen kannst du die häufigsten Fragen deiner Kund:innen zum Versand beantworten und ihnen ein großartiges Versanderlebnis bieten. In diesem Beitrag klären wir deshalb alle Fragen rund um das Thema Versandkosten und wie du sie richtig kommunizierst. 

Einflussfaktoren von Versandkosten

Es gibt einige wichtige Faktoren, die du bei der Berechnung der Gesamtkosten für den Versand innerhalb eines Online-Shops berücksichtigen solltest. Welche das sind, zeigen wir dir jetzt:

• Versandgeschwindigkeit: Im Allgemeinen gilt: je schneller der Versand, desto höher die Kosten und desto geringer deine Gewinnmargen.

• Warenwert: Wenn du Pakete mit wertvollem Inhalt versendest, möchtest du wahrscheinlich eine Versicherung abschließen, um sie im Falle eines Verlusts, Diebstahls oder einer Beschädigung während des Versands abzusichern.

• Ziel: Je größer die Distanz, die dein Paket zurücklegt, desto mehr kosten Transport und Arbeitsstunden.

• Gewicht: Bei Transportfahrzeugen werden Gewichtskontingente und -grenzen angewendet. Folglich müssen Versandunternehmen bei mehr Gütern mit hohem Gewicht höhere Gebühren erheben, um ihre Leistungen rentabel zu gestalten.

• Physische Abmessungen: Ähnlich wie beim vorherigen Punkt haben größere Pakete ein sogenanntes „dimensionales Gewicht“. Wenn deine Pakete größer sind, können die Transportfahrzeuge nicht so viele andere Waren transportieren und müssen mehr berechnen, um diesen Unterschied auszugleichen.

• Zusätzliche Kosten: In der Logistik können viele Probleme unerwartet auftreten: Verzögerungen durch Straßensperrungen, Naturkatastrophen, Streiks oder nicht einkalkulierte Gebühren. Diese Arten unerwarteter Ereignisse in deinem Versandbudget zu berücksichtigen, kann helfen, Verluste abzufedern.

Versandkosten mit Shopify Shipping berechnen

Einer der größten Vorteile für dein E-Commerce-Geschäft bei Shopify ist der bereits in der Plattform integrierte Versand. Mit Shopify Versand kannst du viel Zeit bei der Auftragsabwicklung sparen, da alles an einem Ort ist, zusammen mit deiner Bestandsverwaltung, Rechnungsstellung, Kundendaten und Produktmanagement.

Shopify Shipping ist in Deutschland verfügbar, insbesondere für Inlandssendungen mit DHL Paket. Der Dienst unterstützt dich beim Einrichten von Standard- und ermäßigten Tarifen auf der Grundlage von verschiedenen Versandzonen.

• Du erhältst ermäßigte Tarife (bis zu 88 %) bei USPS, UPS und DHL.
• Du kannst Etiketten direkt über Shopify kaufen und drucken, ohne spezielles Equipment.
• Shopify Shipping bietet 200 US-Dollar Versandversicherung gegen Beschädigung, Verlust und Diebstahl ohne zusätzliche Kosten.
• Optimiere deinen Workflow, indem du Bestellungen in großen Mengen abnimmst, Scan-Formulare erstellst und Abholungen mit UPS und DHL organisierst.
• Die Verfolgung von Paketen ist ebenfalls integriert, sodass du schnell auf Anfragen von Kund:innen zu ihren Bestellungen reagieren kannst.
• Du zahlst nur eine einzige Rechnung, die deine Versandkosten und das Shopify-Abonnement umfasst.

Kurzum: Mit Shopify Shipping kannst du dein Geschäft schnell starten und effizient erweitern. 

Shopify Shipping hat es unserem Unternehmen ermöglicht, zu wachsen. Wir sind nicht überfordert mit der Auftragsabwicklung und können uns voll auf die strategische Ausrichtung unseres Geschäfts konzentrieren.

Uchenna Ngwudo | Cee Cee’s Closet NYC

In diesem Guide (auf Englisch) erklären wir dir, wie du Waren verpacken und versenden kannst:

Versandkosten mit einem Versandkostenrechner berechnen

Wenn du deine Waren über Dritte versendest (anstatt über Shopify), musst du deine Versandkosten auf deren Websites berechnen. Die meisten Anbieter:innen haben ihren eigenen Versandkostenrechner. Ein paar davon haben wir dir hier aufgelistet.

1. UPS

Wenn du direkt mit UPS versendest, kannst du den hauseigenen Rechner verwenden, um Versandkosten und die gewünschten Versandarten zu bestimmen.

2. DHL

DHL ist ein großer Akteur in der Versand- und Logistikbranche und bietet ebenfalls einen Versandkostenrechner sowie Preisübersichten für verschiedene Versandklassen wie DHL, DHL Express und Speditionsware an.

3. Hermes (nur für Privatkund:innen)

Der Hermes-Versand unternimmt bis zu vier Zustellversuche und gilt nicht zuletzt deshalb als besonders zuverlässig. Allerdings stellt das Unternehmen seinen Versandkostenrechner nur Privatkund:innen zur Verfügung. Geschäftskunden und -kundinnen müssen sich dagegen für den B2B-Service myHermes registrieren, um Kosten kalkulieren zu können.

4. DPD (nur Preisliste)

5 Tipps für Versandoptionen als Kundenmagnet

Zusätzliche Versandkosten sind für Onlinekund:innen häufig ein Ärgernis. Das kannst du dir zunutze machen, indem du deiner Kundschaft besonders attraktive Versandoptionen zur Verfügung stellst. 

Biete kostenlosen Versand an

Auch wenn „kostenloser“ Versand bei Kund:innen gut ankommt – ganz ohne Kostenaufwand ist er nie. Entweder du oder deine Kund:innen, eine Partei übernimmt die Ausgaben. Zwei Strategien können helfen, deine Versandkosten besser zu verteilen:

• Mindestbestellwert: Kostenloser Versand ab einem bestimmten Einkaufswert motiviert Kund:innen oft dazu, mehr zu bestellen. Höhere Warenkörbe gleichen deine Versandkosten aus – du musst den Versand aber weiterhin selbst tragen, sobald der Schwellenwert erreicht ist.
• Versandkosten im Preis einrechnen: Du kannst die Versandkosten anteilig in deine Produktpreise integrieren. So erscheint der Versand für Kund:innen kostenlos, während du deine Ausgaben teilweise deckst. Bei Bestellungen mit mehreren Artikeln kann sich dieser Ansatz besonders lohnen.

Beachte: Höhere Produktpreise können die Kaufentscheidung beeinflussen – vor allem bei preissensiblen Zielgruppen. Auch Rabatte wirken sich auf deine Marge aus, wenn sie den einkalkulierten Versandanteil reduzieren.

Berechne deinen Kund:innen Echtzeit-Versandtarife

Wenn du dich entscheidest, Shopify Shipping zu nutzen, kannst du deinen Kund:innen Echtzeit-Versandtarife über die sogenannten E-Commerce-Integrationen berechnen. Diese Integrationen arbeiten direkt mit Anbieter:innen wie DHL, UPS und anderen zusammen. Über Echtzeit-Versandtarife kannst du Geld sparen, da einige Sendungen günstiger sind als bei einem vorgeschlagenen Pauschaltarif. 

Nutze Pauschalpreise

Eine der beliebtesten Optionen ist das Angebot eines standardisierten Pauschalversands (sog. Flat Rate Shipping). Wenn du eine standardisierte Produktlinie mit ähnlichen Größen und Gewichten anbietest oder sogar nur einen einzelnen Artikel in deinem Online-Shop hast, kann es effektiver und einfacher sein, deinen Kund:innen einen Pauschalpreis für den Versand zu berechnen.

Wenn du jedoch viele Produkte in verschiedenen Größen und Gewichten im Sortiment hast, wird diese Option komplizierter und weniger effektiv.

Biete lokale Zustellungen an

Für kleine Unternehmen, insbesondere für solche mit physischen Ladengeschäften, kann die Zusammenarbeit mit lokalen Versanddienstleister:innen eine großartige Option sein. Mit lokaler Lieferung kannst du einen Service für den Versand am nächsten Tag anbieten, da du nicht auf die Pünktlichkeit und Mitarbeit von globalen Versandunternehmen angewiesen bist.

Um lokale Zahlungsdienstleister:innen einzubinden, kannst du einen Zustellungsradius basierend auf deiner Adresse festlegen oder eine Liste mit PLZ-Postleitzahlen erstellen, an die du lieferst. Mit dieser Methode können Kund:innen, die sich innerhalb deines angegebenen Liefergebiets befinden, beim Check-out lokale Zustellung als Versandoption auswählen.

Erfahre mehr: Versandkosten sparen: 8 Tipps für dein Unternehmen

Versandrichtlinien und was sie enthalten sollten

Wenn Kund:innen eine Frage zu ihrer bestehenden Bestellung oder zu deinen Versandbedingungen haben, suchen sie meistens nach Versandrichtlinien oder der FAQ-Seite deines Shops.

Diese Seite mit den richtigen Informationen zu füllen, hilft deiner Kundschaft dabei, schnell die richtigen Antworten zu finden. Folglich werden sie dich weniger oft kontaktieren. Zudem kann es auch deine Verkäufe fördern: Laut der UPS Pulse of the Online Shopper-Umfrage (Englisch) sehen 68 % der Online-Käufer:innen sich eine Versandrichtlinie an, bevor sie einen Kauf tätigen.

Das Einrichten einer Seite für Versandrichtlinien ist unkompliziert. Erstelle eine neue Seite in deinem Shop, füge einen Link zur Seite in deiner Fußzeile hinzu und stelle sicher, dass du die folgenden Informationen bereitstellst:

• Sendungsverfolgung
• Versandoptionen und Lieferzeiten
• Rücksendungen und Rückerstattungen
• Zoll und Verfügbarkeit internationaler Versandoptionen
• Verlorene oder beschädigte Pakete

Die Details jeder einzelnen Richtlinie hängen von deinem Unternehmen, deinen Produkten und deinen Margen ab. Aber einen zentralen Ort zu haben, zu dem du deine Kund:innen weiterleiten kannst, ist der erste Schritt, um Fragen zum Versand proaktiv zu verwalten.

Die Details jeder einzelnen Richtlinie hängen von deinem Unternehmen, deinen Artikeln und deinen Margen ab.

Nachdem du deine neue Seite erstellt hast, kannst du auf diese spezifische Frage antworten. Hier sind einige, die dir wahrscheinlich begegnen werden.

4 Herausforderungen im Versand und wie du sie lösen kannst

1. Sendungsverfolgung

Sobald deine Kund:innen ihren Kauf abgeschlossen haben, beschäftigt sie nur noch eine Frage: Wann wird ihre Bestellung eintreffen? Deshalb ist es wichtig, die Sendungsverfolgung so früh wie möglich anzubieten.

Ideallösung

Je effektiver du die Sendungsverfolgung kommunizierst, desto weniger Nachfragen werden dich von ungeduldigen Kund:innen erreichen.

In dem Bericht „Post Purchase 2022“ von MetaPack gaben fast 95 % der Käufer:innen an, dass die Möglichkeit, ihre Bestellungen mitzuverfolgen, sehr wichtig sei. Trackingnummern zu allen erfüllten Bestellungen hinzuzufügen, kann dir viele Rückfragen zu deinen Warensendungen ersparen. Du kannst auch ePacket-Tracking anbieten, um den Kund:innen die Kontrolle zu ermöglichen. Wenn du Händler:in in Deutschland bist, ist die Sendungsverfolgung bei den meisten Anbieter:innen, die über Shopify Shipping verfügbar sind, enthalten. Sobald du ein Etikett für eine Bestellung kaufst, wird die Trackingnummer automatisch an deine Kund:innen gesendet.

Unterstützende Maßnahmen

Für die verbleibenden Kund:innen, die dich nicht direkt kontaktieren, bestätigst du zuerst, dass ihre Transaktion erfolgreich war und die Bestellung versendet wurde. Danach kannst du die Trackinginformationen und Anweisungen direkt an sie senden. Deine Versandbestätigung sollte Folgendes enthalten:

• Den Tag, an dem du die Bestellung versendet hast, sowie das voraussichtliche Lieferdatum
• Einen direkten Link zur Seite der verwendeten Anbieterin oder des Anbieters zur Mitverfolgung der Bestellung

Wenn du die Bestellung noch nicht versendet hast, teile dies den Kund:innen mit und teile ihm das voraussichtliche Lieferdatum mit. Wenn du keine verfügbaren Trackinginformationen hast, stelle dir eine Erinnerung ein, um die Kund:innen zu kontaktieren, sobald dir die entsprechenden Informationen vorliegen.

2. Retouren

Rücksendungen sind ein unvermeidlicher Bestandteil jedes E-Commerce-Shops. Während die durchschnittliche Rücklaufquote typischerweise bei etwa 20 % liegt, können die Raten während der Feiertage auf 30 % steigen. Eine gezielte Strategie zur Berücksichtigung und Handhabung von Rücksendungen – und eine, die klar an deine Kund:innen kommuniziert wird – kann dir helfen, einen reibungslosen Prozess für alle Beteiligten zu schaffen.

Ideallösung

Deine Seite für Versandrichtlinien sollte alle Informationen enthalten, die du deiner Kundschaft zum Thema Rücksendungen bereitstellen kannst. Insbesondere gibt es zwei wichtige Fragen, die du beantworten solltest, wenn du Rücksendungen anbietest:

• Was kostet es, einen Artikel zurückzugeben? Die kostenlose Rücksendung wird auf Kundenseite mittlerweile fast schon als Standard vorausgesetzt. Auch wenn dies nicht für jedes Unternehmen finanziell umsetzbar ist, kannst du mit deinen Versandrichtlinien Klarheit über deine Lieferkonditionen schaffen.
• Bietest du Rücksendungen, Umtausch oder beides an? Diese Frage im Voraus zu beantworten, verhindert Enttäuschungen zu einem späteren Zeitpunkt. Auch wenn du gar nicht planst, eine der beiden Optionen anzubieten. So wissen die Kund:innen zumindest im Voraus, woran sie bei dir sind.

Hier sind einige Anbieter:innen, die dir ermöglichen, Rücksendelabels für deine Kund:innen anzubieten:

• Hermes
• UPS
• DHL

Wenn du ein:e Shopify-Händler:in in Deutschland bist, kannst du Rücksendelabels für nationale Bestellungen erstellen und sie von der Bestellseite an deine Kund:innen senden. Du kannst Rücksendelabels von DHL drucken, wenn du ein DHL-Konto zu Shopify hinzugefügt hast.

Unterstützende Maßnahmen

Damit eine Rücksendung reibungslos verläuft und du weitere Retouren in Zukunft vermeiden kannst, solltest du zu jeder Rücksendung passendes Feedback einholen. Die Feedbackschleife sollte sich dabei wie ein natürlicher Teil des Prozesses anfühlen und nicht wie ein Hindernis, das du eingeführt hast, um deine Kund:innen von der Retour abzuhalten.

Verwende eine einladende Sprache und integriere deine Bitte um Feedback als Möglichkeit für dein Unternehmen zu lernen und dich zu verbessern. Möglicherweise kannst du den Verkauf aufrechterhalten, indem du das Problem eines Kunden bzw. einer Kundin löst. Gelingt dir das nicht, solltest du versuchen, die Ursache nachträglich zu beheben, damit zukünftige Kund:innen ihre Artikel nicht aus ähnlichen Gründen zurückgeben.

3. Paketversicherung

Sobald ein Paket auf dem Weg zu deinen Kund:innen ist, liegt der Einfluss, den du auf den Versand hast, größtenteils nicht mehr in deiner Hand. Daher kann eine Versicherung, die dazu dient, Entschädigungen für verlorene oder verspätete Sendungen zu leisten, in einigen Fällen eine gute Ergänzung für deine Pakete sein.

Ob du versichert bist oder nicht, auch für nicht durch dein Verschulden entstandene Szenarien bist du verantwortlich. Sei also darauf vorbereitet, deinen Kund:innen jede Hilfe zur Problemlösung anzubieten, die du leisten kannst. Die meisten Kund:innen verstehen, dass Pakete gelegentlich verloren gehen oder beschädigt werden. Daher ist deine Reaktion und Kommunikation mit den Kund:innen von entscheidender Bedeutung.

Ideallösung

Dem Paket einen Lieferschein hinzuzufügen ist eine gute Möglichkeit, dich vorzubereiten, wenn ein Paket aufgrund eines beschädigten Versandetiketts verloren geht. Die zusätzlichen Informationen stellen sicher, dass das Paket sein Ziel erreicht.

Allerdings ist das Hinzufügen einer Versicherung zu deinen Paketen der noch bessere Weg, um dich vor Risiken abzusichern. Die Versicherung ist ein zusätzlicher Kostenfaktor, den du in Bezug auf deine Gewinnmargen einbeziehen musst. Trotzdem kann die Versicherung deiner Sendungen sowohl dir als auch deinen Kund:innen zusätzliche Sicherheit bieten. Die meisten Versandunternehmen bieten Versandarten an, bei denen die Kosten für die Versicherung in den Versandkosten enthalten sind.

Wenn ein Paket verloren geht, beschädigt oder übermäßig verspätet ist, kannst du einen Antrag auf Rückerstattung bei deinem bzw. deiner Versicherungsanbieter:in einreichen. Es kann einige Zeit in Anspruch nehmen, aber die Rückerstattung der Produkt- und Versandkosten könnte den Aufwand wert sein. Unabhängig davon, ob du dich dafür entscheidest, alle deine Sendungen zu versichern oder nur Sendungen mit einem bestimmten Produktwert, solltest du alle mit der Versicherung verbundenen Kosten in deinen Versandrichtlinien klar und deutlich kommunizieren.

Unterstützende Maßnahmen

Wenn deine Pakete nicht versichert sind, sprich mit deinen Kund:innen. Versuche, ein Gefühl dafür zu bekommen, was nötig wäre, um ihr Problem erfolgreich zu lösen. Im Falle einer verlorenen oder beschädigten Sendung ist es üblich, Ersatz oder sogar eine vollständige Rückerstattung anzubieten.

4. Verzögerte Lieferung

Kund:innen erwarten ihre Bestellung an einem bestimmten Tag – oft verfolgen sie den Weg – und du erwartest, dass der bzw. die Anbieter:in ihren Verpflichtungen nachkommt. Verzögerungen können jedoch oft nicht vollständig kontrolliert werden, daher ist es wichtig, vorbereitet zu sein, um deine Kund:innen zu unterstützen, wenn sie auftreten.

Ideallösung

Wenn du besonders besorgt über verspätete Warensendungen bist, kannst du mit einer Versandklasse wie DHL Express versenden, die dir in solchen Fällen eine Rückerstattung gewährt. Wenn du keine Entschädigungen für verspätete Lieferungen anbieten kannst, ist es wichtig, dies in deinen Versandrichtlinien zu erwähnen.

Unterstützende Maßnahmen

Im Falle einer Lieferverzögerung solltest du versuchen, die Verspätung der Sendung auszugleichen, z.B. indem du einen Rabatt oder einen Geschenkgutschein für die nächste Bestellung der Kund:innen anbietest.

Zusätzliche versandbezogene Kosten, die du einkalkulieren solltest

Häufig gehen Versandkosten über die reinen Gebühren der Versanddienstleister:innen hinaus. Folgende Posten solltest du ebenfalls in dein Budget aufnehmen:

Verpackungsmaterialien

Schütze deine Warensendungen mit geeigneter Verpackung – Versandkartons und -taschen, Polstermaterialien (z. B. Luftpolsterfolie, Füllmaterial) sowie Klebeband und Etiketten. Wenn du Verpackungsmaterialien in größeren Mengen einkaufst, kannst du deine Kosten senken.

Verpackungsbeilagen

Werbematerialien oder kleine Extras können das Auspackerlebnis deiner Kund:innen positiv beeinflussen. Diese Beigaben verursachen jedoch zusätzliche Produktionskosten und können das Paketgewicht sowie die Paketmaße erhöhen. Teste unterschiedliche Kombinationen von Beilagen, um ein gutes Gleichgewicht zwischen Kundenerlebnis und Versandkosten zu finden.

Treibstoffzuschläge

Versanddienstleister:innen berechnen häufig Treibstoffzuschläge, um schwankende Kosten auszugleichen. Diese Zuschläge steigen in der Regel während der Feiertagssaison aufgrund der erhöhten Nachfrage.

Teste und optimiere deine Versandstrategie

Analysiere deine Versandkosten

Wenn du deine aktuellen Ausgaben verstehst, kannst du gezielt Einsparpotenziale identifizieren. Überprüfe deine Versandkosten, indem du folgende Aspekte analysierst:

• Versanddistanzen: In manchen Fällen kann es sinnvoll sein, Lagerbestände umzuschichten. Wenn du hohe Kosten für Sendungen an Kund:innen in der EU hast, könnte ein lokaler Fulfillment-Service sowohl Kosten als auch CO₂-Emissionen senken.
• Paketgrößen und -gewichte: Bei Pauschalversand zahlst du denselben Preis für Pakete innerhalb bestimmter Größen- und Gewichtsklassen. Teste verschiedene Kartongrößen, um die kleinste Variante zu finden, die dein Produkt trotzdem sicher schützt.
• Mengenrabatte: Ist dein Bestellvolumen gestiegen? Kontaktiere deine Versanddienstleister:innen und frage nach Mengenrabatten – viele Anbieter:innen bieten bessere Konditionen für hohe Versandvolumen.
• Verpackungsmaterialien: Leichte Materialien wie Schaumstoff oder nicht-welliger Karton können gewichtsbasierten Versand günstiger machen und gleichzeitig Schutz bieten.

Lerne aus dem Feedback deiner Kund:innen

Jedes Gespräch mit Kund:innen ist eine Chance zur Verbesserung. Bitte freundlich um Rückmeldungen zum Versand und erkläre, dass dir ihre Meinung hilft, dein Angebot weiter zu optimieren.

Wenn jemand unzufrieden ist, kannst du die Beziehung möglicherweise durch kostenlosen Versand oder Store-Guthaben retten. Selbst wenn ein Kauf nicht zustande kommt, lassen sich aus dem Feedback Probleme erkennen, die du künftig vermeiden kannst.

Optimiere deine Strategie mithilfe von Daten

Nutze deine Erkenntnisse, um deinen Versandansatz weiterzuentwickeln. Wenn sich etwa wiederholt Beschwerden über lange Lieferzeiten häufen, solltest du die Schwelle für kostenlosen Versand klarer kommunizieren.

Auch bei der Kostenanalyse können Muster helfen: Wenn deine Bestseller häufig in einen bestimmten Karton passen, speichere dessen Maße in deinem Shopify-Adminbereich. So bleibt die Abwicklung effizient und einheitlich – unabhängig davon, wer den Versand übernimmt.

Fazit

Wenn du Antworten und Richtlinien im Voraus und ohne den Druck von Kund:innen (die eine schnelle Antwort erwarten) erarbeitest, kannst du eine entsprechende Grundlage entwickeln, die zu deinem Unternehmen, deinen Produkten und deinem Budget passt.

Wenn du spezifische Kundenfragen erhältst, kannst du dieses Feedback nutzen, um bestehende Richtlinien zu verfeinern oder zu verbessern. Jede Kundenanfrage ist eine Chance, deine Prozesse und letztendlich auch deinen Service zu verbessern.