エグゼクティブサマリーは、ビジネスプランの重要な部分を担います。読者を惹きつけ、企業のミッションを伝えるサマリーの書き方を学びましょう。
スモールビジネスを立ち上げ、プロモーションし、拡大するためには、ターゲット市場の消費者や潜在的な投資家、メディアなど、重要な人々に対してビジネスの特別な点を明確に伝える必要があります。その優れた方法の一つが、エグゼクティブサマリーです。
エグゼクティブサマリーが成功するビジネスや組織において果たす役割、そしてブランドやビジネス戦略を的確に捉えたエグゼクティブサマリーの書き方について学びましょう。
エグゼクティブサマリーとは？
エグゼクティブサマリーとは、ビジネスの最も重要な情報を含む短い文書です。ビジネスを始めたばかりの場合は、ビジネスモデルやアイデアを含みます。エグゼクティブサマリーは、ビジネスプランやプロジェクトの提案書など、長い報告書や文書の冒頭にしばしば登場します。
優れたエグゼクティブサマリーは、ビジネスの概要を提供し、重要な情報を伝えるだけでなく、読者の関心を引きます。
エグゼクティブサマリーを使うタイミング
エグゼクティブサマリーは、以下のようなさまざまな文脈で作成され、使用されます。
- ビジネスプラン
- プロジェクト提案
- 投資提案
- 広報/メディアピッチ
- 株主報告書
フォーマットや対象に関係なく、優れたエグゼクティブサマリーは通常「表紙」の役割を果たし、全体の文書の重要なポイントを提供し、ターゲットオーディエンスに購入、投資、承認、発表、またはその他の望ましい行動を促します。
エグゼクティブサマリーの書き方
効果的なエグゼクティブサマリーを書くための共通のアプローチはありません。なぜなら、文脈や相手によって重要で説得力のある情報が異なるからです。
ターゲットオーディエンスの立場に立ち、彼らにとって最も重要な情報を提供しましょう。たとえば、潜在的な投資家向けの提案のエグゼクティブサマリーは、将来的な利益の見込みに焦点を当てると、より説得力があるかもしれません。
一方、市場調査のためのエグゼクティブサマリーは、振り返りの視点からの調査結果や発見をより強調すべきです。
全体的な目的に関わらず、以下のヒントやよくある間違いに注意しながらエグゼクティブサマリーを作成しましょう。
1. 正しい質問に答える
顧客、経営陣、または新しいオーディエンスに向けてエグゼクティブサマリーを書く場合、以下の項目に答えることを意識しましょう：
- あなたについて： ブランドに関して簡潔に企業の説明をします。オーディエンスに応じて、達成したことや商品の価値や利点に焦点を当てることが重要です。
- オーディエンスは何を学ぶことができますか？ 内容の多い文書の内容（市場分析、プロジェクト計画、新しいビジネスの説明など）について、読者に簡単な概要を提供します。
- オーディエンスが関心を持つ理由は何ですか？ なぜ内容の多い文書を準備したのかを考慮しましょう。資金調達を考えていますか？その場合、潜在的な投資家は何を得られるのでしょうか？
- 読者が注目すべき要点は何ですか？ 重要な情報や詳細を少しだけ提示します。
2. AIを活用する
すべての人がライターではありません。AIの言語処理ツールは、何を書くか悩んでいる場合に役立ちます。特に多くの文書にエグゼクティブサマリーが必要な場合は、AIを活用してプロセスを自動化することもできます。
AI駆動のアルゴリズムは、データを効率的に分析し、重要な情報やトレンドを特定し、それを簡潔なエグゼクティブサマリーにまとめることができます。
これにより、貴重な時間を節約できるだけでなく、サマリーがデータに基づいたものであり、後続の情報と整合性が取れます。
新しいデータが利用可能になったり、報告書が更新されたりすると、AIは自動的にサマリーを改訂し、最新の状態を保つことができます。これは、金融、医療、テクノロジーなどの情報が急速に変化する業界では特に価値があります。
AIは一貫性があり、情報に基づいたサマリーを生成できますが、人間のライターが提供できる文脈や深い理解が欠ける場合があります。したがって、必ずレビューし、自分のタッチを加えることが重要です。
3. 簡潔にまとめる
エグゼクティブサマリーの長さは文脈によって大きく異なります。たとえば、新しいビジネスプラン向けのエグゼクティブサマリーは、商品発表のプレスキットよりも詳細になる可能性があります。
いずれにせよ、エグゼクティブサマリーは通常、数ページを超えず、長い文書全体の長さの5%を超えないようにするべきです。
エグゼクティブサマリーを短く保つためには、内容の多い文書の主なポイントや重要な発見のみを含め、不要な背景の詳細は後のセクションに回すことが重要です。適切であれば、要点を迅速に伝えるために箇条書きやグラフの使用も検討しましょう。
4. 誰かにサマリーを編集してもらう
意思決定者を惹きつけるエグゼクティブサマリーを書くのは簡単ではなく、最初から完璧に仕上げることは難しいでしょう。そのため、編集はエグゼクティブサマリーを作成する際に不可欠なステップです。プロのライターに依頼することも検討してみましょう。
プロに依頼する時間や予算がない場合は、信頼できるチームメンバーや、組織外の誰かに草稿のエグゼクティブサマリーを送ってみましょう。エグゼクティブサマリーの目的と、誰がそれを読むのかを事前に説明しておくことが大切です。
5. ボイラープレート版を書く
ビジネスオーナーとして、プロジェクト提案、年次報告書、プレスリリース、内部のオンボーディング文書など、さまざまな文書を作成することになります。
新しい文書ごとにゼロから作成するのではなく、各文書の基盤となるエグゼクティブサマリーのテンプレート準備を検討しましょう。これにより、特定の目的に合わせてエグゼクティブサマリーを編集できます。
エグゼクティブサマリーは、次に続く内容の舞台を整える役割を果たします。エグゼクティブサマリーは、オーディエンスに与える最初の印象ですので、その印象をどうしたいかを考え、それに基づいてサマリーを作成しましょう。
エグゼクティブサマリーの例
エグゼクティブサマリーは、ビジネスや文書によって異なります。以下に、多様なエグゼクティブサマリーの例をいくつか紹介します。
1. Allbirdsのサステナビリティレポート
Allbirdsは、過去のフライトステータスレポートの一部として、ミッション主導の企業を説明するためにエグゼクティブサマリーを使用しています。
サステナビリティはAllbirdsブランドの主要な価値であり、このレポートは同社の環境への影響に関心のある消費者や投資家によって読まれます。
ここでは、Allbirdsは28ページのうち数段落をエグゼクティブサマリーに割り当て、同社のカーボンフットプリント削減への取り組みと、近年の成果を強調しています。
サマリーは短いですが、同社の成果を過度に自賛することなく簡潔に分析しています。さらに、Allbirdsは次のページにグラフを含め、視覚的にメッセージを伝えています。
2. Love Your Melonのプレスリリース
多くのブランドと同様にLove Your Melonは、すべてのプレスリリースに簡潔なボイラープレートのエグゼクティブサマリーを含めています。Love Your Melonのエグゼクティブサマリーは、基本的には幅広いオーディエンス向けの企業説明であり、さまざまな目的で再利用されている可能性があります。
ここでのエグゼクティブサマリーは「Love Your Melonについて」と題され、ブランドの小児がんとの闘いのミッションを説明しています。また、215,000個の帽子を子供たちに贈り、830万ドル（約13 億685万円）の寄付を行ったという具体的な数値を示しています。
さらに、エグゼクティブサマリーには、読者がSNSでブランドについてもっと知るための行動喚起（CTA）が含まれています。
3. Cotopaxiのインパクトレポート
Cotopaxiも、社会的および持続可能な目標に対する貢献を詳述した年次インパクトレポートを発行しています。近年の影響レポートでは、Cotopaxiはエグゼクティブサマリーを二つのセクションに分けて開始します。
第一のセクション「Cotopaxiについて」では、貧困との闘いや企業のフットプリント、財務情報を含む企業の広範な概要を提供しています。
第二のセクション「このレポートについて」では、読者が次のページで得られるトピックや情報源、レポートの範囲と焦点の限界についての概要を提供しています。
比較的濃い内容ですが、Cotopaxiのエグゼクティブサマリーは、企業の影響やレポートの権限について知っておくべき情報を数ページで提供しています。
エグゼクティブサマリーを書いてみましょう
あなたのエグゼクティブサマリーは、報告書や文書の導入以上のものです。オーディエンスを惹きつけるハイライトリールとして機能します。説得力のあるエグゼクティブサマリーには数回の書き直しが必要ですが、上記のアドバイスや例を参考にすれば、あなたは確実に成功に近づくでしょう。
エグゼクティブサマリーに関するよくある質問
エグゼクティブサマリーの長さはどのくらいですか？
エグゼクティブサマリーの正確な長さは、どのようなビジネス文書の一部であるか、またその対象となるオーディエンスによって異なります。一般的には、エグゼクティブサマリーは数ページを超えず、文書全体の長さの5%から10%を超えないようにするべきです。
エグゼクティブサマリーには何が含まれるべきですか？
- 文書の導入
- 文書内の要約や重要なポイント
- 読者が文書から学べること
エグゼクティブサマリーに含めるべきでないものは何ですか？
エグゼクティブサマリーは、ビジネスプラン、提案書、または報告書の大まかな概要を提供し、過度に細かい、または技術的でないようにするべきです。目的は、読者を惹きつけ、次に続く文書に十分な文脈を提供するエグゼクティブサマリーを書くことです。
