Cos’è un codice identificativo prodotto e come usarlo in modo corretto

Un codice identificativo prodotto è un elemento estremamente importante in ambito commerciale: si tratta infatti di un codice numerico che viene utilizzato per identificare e monitorare i prodotti in vendita, assicurandosi così di avere sempre informazioni utili per l’organizzazione del magazzino, la classificazione dei prodotti (in base a criteri quali prezzo, colore e taglia), nonché la gestione dell’inventario.

Se sei proprietario di un negozio ecommerce o fisico, dovresti perciò sapere tutto sul codice identificativo prodotto: cos’è, come crearne uno e come utilizzarlo per avere sotto controllo l’andamento della tua attività commerciale.

In questo articolo vedremo insieme le caratteristiche principali di un codice identificativo prodotto, scoprendo le differenze rispetto ad altri codici utilizzati in ambito commerciale e le peculiarità dei codici necessari per vendere prodotti in Italia.

Cos’è un codice identificativo prodotto?

Il codice identificativo prodotto è un numero (talvolta un codice alfanumerico) che consente di identificare un articolo messo in vendita. In questo modo i prodotti sono tracciabili sia per l’azienda che li vende sia per i consumatori che li acquistano. Si tratta dunque di un elemento essenziale per tutelare tanto i clienti quanto i brand, ad esempio per evitare contraffazioni o per semplificare il tracciamento durante le spedizioni, o ancora in caso di reso.

Di conseguenza un codice identificativo prodotto è univoco e attribuito direttamente dall’azienda a ogni singolo articolo che mette in vendita. Questo permette ai rivenditori di riconoscere rapidamente i loro prodotti in tutta la fase della supply chain, dal magazzino alla consegna al cliente.

Il codice identificativo prodotto contiene informazioni importanti riguardo al prodotto stesso, ma anche al produttore/rivenditore che lo mette in commercio. Di norma viene associato a un codice a barre stampato sulla merce al dettaglio ed è generalmente composto di 13 cifre (in alcuni casi può essere formato da 8 o 14 cifre). Di seguito vedremo le tipologie di codici identificativi prodotti che è possibile incontrare in ambito commerciale e quali sono quelli attualmente utilizzati in Italia e in Europa.

Il codice GS1 (EAN)

Il codice identificativo prodotto più diffuso è il codice a barre GS1 (EAN, European Article Number). Si tratta di un sistema fondamentale per identificare i prodotti e avere accesso alle informazioni a essi associate. Il codice GS1 è solitamente composto da una serie numerica di 13 cifre denominata anche EAN-13, che viene rappresentata graficamente da un codice a barre verticali scansionabile da un apposito lettore ottico.

È utile sapere che le cifre che compongono un codice a barre non sono casuali, bensì seguono un criterio specifico. Le prime 9 cifre indicano il prefisso aziendale GS1, il quale permette di identificare l’azienda a livello internazionale. Le seguenti 3 cifre sono il codice del prodotto, mentre l’ultima cifra è la cosiddetta “cifra di controllo”, che viene calcolata attraverso uno specifico algoritmo in relazione alle altre cifre del codice.

Altra informazione importante: il codice identificativo sotto il codice a barre non indica il Paese in cui l’articolo è stato prodotto. Come detto, le prime cifre del codice GS1 (EAN) consentono di risalire al Paese in cui l’azienda ha ottenuto il prefisso aziendale GS1 (ad es., le aziende che hanno ottenuto un prefisso in Italia si trovano nell’intervallo di cifre tra 800 e 839), ma tramite il codice identificativo non è possibile scoprire il luogo di produzione di un prodotto.

Il codice GS1 (EAN) è valido in tutto il mondo ed è accettato tanto dalla grande distribuzione quanto dai più grandi marketplace online (Amazon, eBay, Alibaba etc.). È inoltre utile tenere presente che un codice identificativo deve essere assegnato in base alla tipologia del prodotto e che alcuni prodotti necessitano di uno specifico codice identificativo.

Il codice ISBN

I libri hanno bisogno di un codice identificativo speciale, denominato ISBN (International Standard Book Number). Questo sistema di identificazione viene utilizzato a livello globale per i libri commerciali e garantisce una gestione efficace delle pubblicazioni, facilitando il commercio in tutto il mondo.

Fino al 2007 era in uso il formato ISBN-10, che consiste di 10 cifre numeriche. Questo formato è stato tuttavia dichiarato obsoleto e oggi non tutti i libri possono essere identificati tramite l'ISBN-10. Il formato raccomandato attualmente è l'ISBN-13, che include 13 cifre numeriche e comincia con i numeri 978 o 979. L'ISBN-13 è stato introdotto migliorare l’identificazione dei prodotti e includere un più ampio numero di pubblicazioni. Anche l’ISBN, come altri codici identificativi, è solitamente accompagnato da un codice a barre scansionabile.

Dove trovare il codice identificativo prodotto?

Ogni prodotto ha un codice identificativo prestabilito che gli viene assegnato dal produttore, dunque se si inseriscono dati manualmente (ad esempio in un negozio online) è bene non commettere errori, in modo da evitare che il prodotto non venga riconosciuto (ad es. da un magazzino o da un’azienda di spedizioni). Per trovare il codice identificativo del prodotto, puoi seguire questi semplici passi:

• Controlla la confezione del prodotto: il codice identificativo è solitamente stampato chiaramente, spesso si trova sul retro o su un lato della confezione.
• Contatta direttamente il produttore o il distributore del prodotto: se la confezione non riporta l’EAN-13 o un altro tipo di codice identificativo, ti consigliamo di contattare il produttore o il distributore per ottenere questa informazione.
• Cerca il prodotto negli annunci Google Shopping: se pensi che contattare il produttore o il distributore richieda troppo tempo, puoi provare a cercare l’articolo online. Cliccando sul link dell’annuncio Google Shopping, potrai cercare il relativo codice EAN nella sezione “dettagli del prodotto”.
• Cerca sui database online: se stai cercando l’ISBN di un libro, puoi consultare alcuni database online come ISBNdb.com o Google Libri.

Tuttavia, è bene sapere che non tutti i prodotti in commercio hanno un codice identificativo EAN-13, dunque se non riesci a trovarlo potrebbe essere perché il prodotto non ne ha uno. Ecco alcuni esempi di prodotti che potrebbero non disporne:

• Pezzi di ricambio
• Componenti fabbricati da produttori originali o ricambi per tali componenti
• Prodotti personalizzati quali t-shirt, opere d'arte e articoli artigianali
• Articoli con marchio esclusivo di un negozio
• Oggetti vintage o d'antiquariato
• Prodotti disponibili in preordine
• Libri pubblicati prima dell’introduzione dell’ISBN come standard ISO nel 1970

Come creare un codice identificativo prodotto?

Come abbiamo visto, creare un codice identificativo prodotto come l'EAN-13 è un processo fondamentale per le aziende che desiderano vendere i propri prodotti sia in Italia sia all’estero.

Per creare un codice identificativo prodotto EAN in Italia, l'unico canale ufficiale è GS1 Italy. GS1 è un'organizzazione globale che ha in carico la gestione degli standard per la codifica e la tracciabilità dei prodotti in commercio. Registrandosi sul portale di GS1 Italy, le aziende ricevono un prefisso aziendale unico, che combinato a un codice prodotto scelto dall'azienda genera automaticamente un codice EAN-13. Questo codice viene poi utilizzato per identificare il prodotto tanto a livello nazionale quanto internazionale. Dunque, se sei proprietario di un’azienda e hai bisogno di generare codici identificativi per i tuoi prodotti, dovrai necessariamente rivolgerti a GS1.

Di seguito ti indichiamo i passaggi principali per creare facilmente un codice identificativo prodotto:

• Effettua l’iscrizione a GS1: il primo passo per ottenere un codice EAN-13 è registrare la tua azienda presso l'organizzazione GS1 Italy. Per registrarti dovrai compilare un modulo online e pagare una tariffa annuale. Durante il processo di iscrizione, dovrai fornire informazioni sulla tua azienda (nome, indirizzo e dettagli di contatto). Dopodiché riceverai un prefisso aziendale unico, che sarà parte integrante dei codici EAN che creerai.
• Scegli un codice prodotto: dopo aver ottenuto il tuo prefisso aziendale, puoi iniziare a creare i codici identificativi dei tuoi prodotti. Ti consigliamo di scegliere un codice prodotto in modo da non confonderlo con altri codici all’interno del tuo catalogo. La soluzione più semplice è optare per un sistema sequenziale oppure trovare un metodo per raggruppare articoli simili sotto uno specifico codice.
• Crea un codice a barre: se hai ottenuto un codice EAN-13 completo, puoi generare il codice a barre. Online puoi trovare numerosi software e strumenti che permettono di creare una rappresentazione grafica del codice a barre a partire dalla sequenza numerica assegnata da GS1. È importante assicurarsi che, una volta stampato, il codice a barre sia ben leggibile da un lettore ottico. Perciò ti consigliamo di effettuare un test prima di stampare le etichette o le confezioni in serie.
• Stampa il codice identificativo prodotto: una volta testato il codice a barre, puoi stamparlo e applicarlo ai tuoi prodotti. Ricorda che dovrebbe essere posizionato in modo visibile sulla confezione o sul prodotto stesso (a seconda della tipologia di prodotto).

A cosa serve un codice identificativo prodotto?

Un codice identificativo prodotto, ad esempio il codice a barre EAN-13, ha una grande importanza nell’ambito del commercio tanto sul territorio nazionale quanto a livello internazionale. La sua funzione principale è quella di permettere il riconoscimento immediato di ogni tipo di prodotto attraverso un numero di identificazione unico, facilitando così la gestione e il monitoraggio di quell’articolo in tutte le fasi di produzione, distribuzione e vendita. Grazie a questo sistema si può ridurre in modo significativo il rischio di errori, soprattutto tra prodotti simili, rendendo le operazioni commerciali più affidabili sia per chi vende sia per chi acquista.

I codici identificativi svolgono inoltre un ruolo fondamentale dal punto di vista della tracciabilità dei prodotti. Per le aziende si tratta di un aspetto determinante, poiché in questo modo possono seguire tutto il percorso delle loro merci fino al raggiungimento dei consumatori finali: ciò permette di avere un maggiore controllo sull’inventario e di conseguenza rende possibile una pianificazione più accurata della produzione. La possibilità di tracciare i prodotti è importante in ogni settore, ma lo è particolarmente in quello alimentare, dove occorre monitorare informazioni relative al prodotto per stabilire se è ancora vendibile oppure no (ad esempio, perché è scaduto).

Un’altra caratteristica essenziale dei codici identificativi è che migliorano l'efficienza delle operazioni di checkout sia nei punti vendita fisici sia nei negozi online, riducendo i tempi d’attesa dei clienti. Inoltre semplificano notevolmente la gestione dei negozi (vendite, resi etc.) e dunque anche delle scorte.

Perché un codice identificativo prodotto è importante per l’ecommerce

Se gestisci un negozio ecommerce, i codici identificativi dei prodotti, come i codici a barre EAN-13 e i codici UPC (utilizzati negli Stati Uniti e in Canada), sono essenziali per il successo della tua attività. Innanzitutto, come detto in precedenza, forniscono un numero di identificazione univoco per i tuoi prodotti, facilitando la gestione del tuo inventario. Un ulteriore aspetto rilevante riguarda l’utilizzo di piattaforme di vendita ecommerce come Amazon, che si servono dei codici identificativi per consentire ai venditori una migliore gestione delle scorte e delle spedizioni.

I codici identificativi sono inoltre importanti per offrire una migliore esperienza del cliente. Se un utente cerca un prodotto specifico nel tuo negozio online oppure su Amazon, un codice di questo genere assicura che visualizzi solamente risultati pertinenti e non articoli di altro tipo. Ciò rende più semplice e fluido il processo di scelta e di acquisto, aumentando anche la soddisfazione dei clienti (questo è vero anche e soprattutto quando si devono gestire eventuali resi e spedizioni non andate a buon fine).

I codici identificativi prodotto sono tuttavia fondamentali anche per gli annunci Google Shopping, poiché garantiscono che l'inventario venga gestito in modo adeguato e migliorano la visibilità dei prodotti nelle pagine di ricerca. Questi codici aiutano Google a identificare correttamente gli articoli che mette in vendita il tuo negozio online, ottimizzando di conseguenza le ricerche e offrendo ai potenziali acquirenti solo risultati pertinenti per le chiavi di ricerca utilizzate.

I vantaggi di un codice identificativo prodotto

In linea generale possiamo dire che l'uso di un codice identificativo prodotto offre numerosi vantaggi:

• Catalogazione e visibilità: un codice identificativo prodotto permette di catalogare in modo uniforme i prodotti venduti dalla tua azienda, migliorando notevolmente la tua visibilità sui marketplace e nei motori di ricerca.
• Tracciamento e inventario: il processo di tracciamento e la gestione del tuo inventario diventano più semplici e si riduce il rischio di fare confusione tra prodotti simili.
• Customer Experience: garantiscono la corretta identificazione dei prodotti in vendita (ed eventualmente acquistati) e semplificano il processo di reso e l’assistenza clienti.
• Operazioni aziendali e marketing: avere un codice identificativo favorisce l’ottimizzazione delle operazioni aziendali, fa crescere la fiducia dei clienti e supporta strategie di marketing impostate con obiettivi specifici.

Altri codici identificativi

Come abbiamo avuto modo di vedere in precedenza, i codici identificativi prodotto sono strumenti essenziale per la gestione dei punti vendita fisici e delle transazioni ecommerce. Oltre al codice EAN-13, che è tra i più diffusi, esistono tuttavia diverse altre tipologie di codici identificativi utilizzati a livello internazionale. Questi codici svolgono un ruolo altrettanto importante per garantire la tracciabilità dei prodotti, la gestione dell'inventario e le operazioni di acquisto e vendita. Ecco quali sono le principali tipologie di codici identificativi che potresti incontrare nel corso della tua attività commerciale, specialmente se hai a che fare con clienti e distributori all’estero:

UPC (Universal Product Code)

L'Universal Product Code (UPC) è un sistema di identificazione dei prodotti utilizzato soprattutto negli Stati Uniti e in Canada (ma anche in altri Paesi come Regno Unito, Nuova Zelanda e Australia). È composto da un codice a barre di 12 cifre che permette, come l’EAN, di identificare in modo univoco i singoli prodotti. Introdotto nel 1973, l’UPC è un sistema adottato in vari settori commerciali, nonché uno standard internazionale per la codifica dei prodotti. Ne esiste anche una versione abbreviata, l’UPC-E, che è composto da 6 cifre e serve a identificare prodotti di piccole dimensioni.

JAN (Japanese Article Number)

Se la tua attività commerciale acquista o vende in Giappone, dovresti sapere che lì viene utilizzato lo JAN (Japanese Article Number), noto anche come GTIN-13. Composto da otto oppure tredici cifre, identifica in modo univoco i prodotti commerciali ed è spesso associato a un codice a barre.

MPN (Manufacturer Part Number)

Si tratta di un codice alfanumerico utilizzato dai produttori in tutto il mondo per identificare in modo univoco i propri prodotti. In Italia l’MPN può essere rilevante per la gestione dei cataloghi di prodotti e per un più facile riconoscimento tra le diverse offerte commerciali proposte dalle aziende. Questo codice potrebbe essere richiesto da alcuni marketplace online per la vendita del prodotto sulle loro piattaforme.