Gestión de nóminas: pasos y consejos útiles para emprendedores y dueños de negocios (2025)

La gestión de nóminas es un aspecto clave tanto de la contabilidad como de la relación con el personal de cualquier empresa. Así trabajes con un pequeño equipo de colaboradores a tu cargo o administres una gran empresa, deberás lidiar con esta tarea.

Hacer las nóminas con cuidado y precisión, en consonancia con las leyes, regulaciones, contratos laborales y convenios colectivos que sean aplicables, es indispensable para evitar problemas e inconvenientes que puedan afectar al desempeño, e incluso a la reputación, de tu negocio.

En esta guía encontrarás todo lo que necesitas saber sobre la gestión de nóminas en España, desde los conceptos básicos y los pasos a seguir, hasta las diferentes maneras de hacerlo en tu empresa.

Gestión de nóminas: conceptos clave

El paso de autónomo a sociedad mercantil viene impulsado, muchas veces, por la necesidad de apoyar la expansión de tu negocio contratando personal.

Es un momento cargado de vértigo y emoción para cualquier emprendedor, pero a la vez es importante que te familiarices con nuevos conceptos que serán fundamentales en la relación con tu flamante equipo de trabajo.

¿Qué es una nómina?

Una nómina es un recibo que detalla y justifica el pago del salario de una persona trabajando en relación de dependencia, es decir, de un empleado, por parte de la empresa que lo emplea. Es un documento legal y, como tal, debe cumplir una serie de requisitos y exigencias.

En España, las nóminas se componen de 5 elementos diferentes:

1. Encabezado: incluye los datos completos del empleado y de la empresa, así como el detalle del periodo de liquidación de la nómina.
2. Devengos: incluye el detalle de los diferentes conceptos que componen los ingresos brutos del empleado, percibidos durante el periodo de liquidación de la nómina.
3. Deducciones: incluye las retenciones que se aplican sobre los devengos detallados previamente.
4. Líquido a percibir: es el importe neto que el empleado va a cobrar (que va a recibir en su cuenta bancaria); es la diferencia entre el total devengado y el total deducido.
5. Fecha y firma: la nómina debe estar fechada y firmada, tanto por el empleador como por el empleado, que acusa así su conformidad con lo dispuesto en ella.

Según las particularidades de cada caso, las nóminas pueden incluir también un pie de nómina, en donde se incluye un detalle de las bases de cotización de la Seguridad Social.

¿Qué son los devengos salariales y no salariales?

Los devengos salariales representan el salario bruto, el importe que ha ganado el empleado por su trabajo en un periodo determinado, y se componen de:

• Salario base: es el importe mínimo que cobra el empleado al final de cada periodo, de acuerdo a lo dispuesto en su contrato y convenio colectivo.
• Salario en especie: son las remuneraciones no monetarias que puede percibir el empleado, en forma de bienes y servicios; no puede superar el 30 % del salario bruto.
• Complementos salariales: son importes adicionales que se suman al salario base por razones específicas, como nocturnidad, antigüedad y especialización.
• Pagas extraordinarias: corresponden a los salarios adicionales que cobran los trabajadores en relación de dependencia en España; en su mayoría, se abonan pagando 2 salarios adicionales cada año, en julio y diciembre, o prorrateados entre las 12 pagas mensuales.
• Horas extra: es la remuneración percibida por las horas extraordinarias trabajadas más allá de la jornada laboral pactada entre el empleado y el empleador.

Además de los devengos salariales, las nóminas incluyen devengos no salariales, que son percepciones que recibe el empleado, pero que no se consideran parte del salario, como pueden ser las dietas, indemnizaciones, prestaciones, etc.

¿Qué deducciones se incluyen en una nómina?

Un concepto básico en la gestión de nóminas es el de deducciones, que hace referencia a las retenciones que se aplican sobre el salario bruto del empleado; en concreto, la mayoría de las nóminas en España incluyen dos retenciones:

Impuesto sobre la renta de las personas físicas

El IRPF es el impuesto que grava los ingresos de las personas físicas, tanto empleados como autónomos. En el caso de los primeros, es responsabilidad del empleador retener un porcentaje del salario bruto para transferirlo a la Agencia Tributaria en concepto de adelanto de IRPF a nombre del empleado.

El monto que se retiene en concepto de IRPF, cuyo mínimo se establece en el 2 %, depende del salario bruto del empleado, de su situación particular (si tiene hijos o familiares a su cargo, por ejemplo) y de los tramos de IRPF definidos por la Agencia Tributaria para el período en cuestión.

Para 2025, por ejemplo, los tramos de IRPF definidos por la Agencia Tributaria van del 19 % por ingresos anuales de hasta 12.450 €, hasta el 47 % para ingresos anuales superiores a 300.000 €.

Al final del ejercicio fiscal, la Agencia Tributaria calcula el monto correcto de IRPF que el empleado debería haber pagado en base a los ingresos que percibió durante el año fiscal, y luego le paga o exige la diferencia entre lo depositado en adelanto y lo determinado por Hacienda.

Seguridad Social

La deducción en concepto de Seguridad Social va destinada a cubrir dos tipos de contingencias, clasificadas según su relación con la actividad laboral en sí:

• Contingencias profesionales: son las que se originan en el trabajo e incluyen a las enfermedades y accidentes laborales, el seguro de desempleo, la formación profesional, etc.
• Contingencias comunes: son las que afectan al trabajo, pero no se originan en él, e incluyen a las enfermedades y accidentes no laborales, maternidad y paternidad, riesgos durante el embarazo, etc.

La base de cotización sobre la que se calculan las retenciones en concepto de pagos a la Seguridad Social se define según el grupo de cotización al que pertenece el empleado, que a su vez está determinado por su grupo profesional según lo estipulado en el convenio colectivo.

¿Qué es un convenio colectivo?

Los convenios colectivos son acuerdos establecidos entre los empleados y la empresa, en donde se definen en profundidad una variedad de aspectos fundamentales de la relación laboral; estos aspectos van desde los salarios y las jornadas laborales, hasta las condiciones de trabajo, bonificaciones, vacaciones, horas extra, remuneraciones indirectas, etc.

Existen varios tipos de convenios colectivos: pueden ser sectoriales, estatales, provinciales o locales, con carácter más generalista y afectando a una gran cantidad de trabajadores de diferentes empresas; y también puede ser un convenio colectivo específico de una empresa en particular.

Cómo abordar la gestión de nóminas en tu negocio

Con esta estructura de 5 elementos en mente, es más fácil comprender el proceso para calcular y confeccionar una nómina en España; sencillamente, debes ir paso a paso, completando las diferentes secciones de la nómina: encabezado, devengos, deducciones e importe líquido a percibir.

Uno de los puntos más complejos en la gestión de nóminas es el cálculo de las bases de cotización del empleado:

• Seguridad Social: la base de cotización de la Seguridad Social se calcula sumando la base de cotización por contingencias comunes a las horas extraordinarias trabajadas en el periodo.
• IRPF: para calcular la base de cotización sujeta a las retenciones del IRPF debes restar los importes exentos de IRPF al resto de devengos. En este sentido, la Agencia Tributaria ofrece cada año una calculadora de retenciones de IRPF.

¿Qué datos necesitas para confeccionar una nómina?

En todo caso, para confeccionar una nómina debes asegurarte de contar previamente con toda la información que vas a necesitar, tanto de la empresa (denominación social, CIF, domicilio fiscal, etc.) como del empleado.

Los datos de la empresa son los mismos en todas las nóminas; son los datos particulares de cada empleado los que debes asegurarte de conocer para gestionar las nóminas de forma eficiente y precisa.

Estos son los datos de tus empleados que necesitas para gestionar sus nóminas:

• Salario bruto: el salario bruto anual del empleado, según lo estipula su contrato laboral.
• Número de pagas: según la forma en que se gestionen las pagas extraordinarias, suelen ser 12 (prorrateando las extraordinarias) o 14 (pagando las extraordinarias en julio y diciembre).
• Tipo de contrato: fijo, discontinuo, de duración determinada.
• Tipo de jornada: parcial o a tiempo completo.
• Situación personal: casado, soltero, viudo, con o sin hijos a su cargo.
• Convenio colectivo: cuál es el convenio colectivo al que se acoge el empleado.
• Grupo de cotización: es lo que define el importe de las aportaciones a la Seguridad Social a nombre del empleado.

Consejos para mejorar la gestión de nóminas en tu negocio

Gestionar las nóminas de tu negocio puede parecer fácil cuando tu equipo se compone de unos cuantos colaboradores, pero a medida que la plantilla de tu negocio crece, no solo se vuelve más compleja, sino también mucho más demandante y tediosa.

Para mantener el orden, la eficacia y precisión en la gestión de nóminas, ten en cuenta estos consejos:

• Mantén la información de tus empleados actualizada y ordenada, accesible para quien sea que se encargue de la gestión de nóminas en tu negocio o tu empresa.
• Anticipa las fechas clave con un calendario de pagos anual; marca no solo las fechas en las que deberás pagar los salarios de tus empleados, sino también las pagas extraordinarias, bonificaciones, etc.
• Asegúrate de mantenerte al día en cuanto a la legislación y normativa laboral que sea relevante para tu negocio y los salarios de tus empleados.
• Realiza auditorías periódicas (por ejemplo, una por trimestre) para asegurarte de que no hay incidencias ni errores en el proceso de gestión de nóminas.
• Simplifica y automatiza el proceso adoptando un software de gestión de nóminas y fomentando la domiciliación de las nóminas por parte de tus empleados.

4 maneras de gestionar las nóminas en tu empresa

• Gestión manual de nóminas
• Software de gestión de nóminas
• Contrata a un contador
• Externaliza la gestión de nóminas

Gestión manual de nóminas

Gestionar las nóminas de forma manual implica recopilar toda la información necesaria, hacer los cálculos de los diferentes devengos y deducciones, calcular los importes líquidos a percibir, volcar todo de forma ordenada en una plantilla, fechar, firmar y entregar las nóminas a tus empleados, y gestionar el pago de sus salarios, así como las presentaciones correspondientes ante la Agencia Tributaria y la Seguridad Social.

Si bien es la manera más económica de gestionar las nóminas de tus empleados, no se trata de una solución escalable: el tiempo que te va a demandar cada nómina, además de la alta posibilidad de cometer errores, puede terminar por contrarrestar la ventaja del coste que te ahorras gestionando las nóminas manualmente tú mismo.

Ventajas: es gratis, no pagas una suscripción a una plataforma o a un software de gestión de nóminas, ni a una persona o una agencia para que se encargue. Tienes un control directo y total sobre todos los aspectos relacionados con la confección de nóminas y el pago de los salarios de tus empleados.

Desventajas: a menos que tu plantilla se componga de unos pocos empleados, gestionar las nóminas de forma manual te puede llegar a demandar una gran cantidad de tiempo. Además, existe un alto riesgo de que incurras en errores que pueden perjudicar tu relación con tus empleados, así como con Hacienda y la Seguridad Social.

Software de gestión de nóminas

Una opción más eficiente es utilizar un software de gestión de nóminas, un programa o plataforma web diseñado para facilitar y automatizar la confección de nóminas. 

Además de evaluar el coste mensual o anual que implica su uso, a la hora de elegir el software de gestión de nóminas ideal para tu negocio, debes evaluar estos aspectos:

• Integraciones: valora la posibilidad de integrar el software de gestión de nóminas con las demás soluciones contables y de negocio que utilices. La comunicación entre plataformas es clave para una gestión contable y financiera fluida y precisa.
• Acceso a empleados: dar acceso a tus empleados a una plataforma o una aplicación móvil en donde puedan consultar, controlar y descargar sus nóminas aportará orden, claridad y transparencia a tu relación con tu equipo de trabajo.
• Formato normalizado: el formato de las nóminas debe cumplir con lo dispuesto en la legislación española, adaptándose según lo necesites al contrato y al convenio colectivo que sea aplicable.
• Cumplimiento del RGDP: el software de gestión de nóminas debe atenerse adecuadamente al Reglamento General de Protección de Datos vigente en España.
• Facilidad de uso: la interfaz debe ser comprensible y fácil de usar, incluso con unos conocimientos básicos de contabilidad, en especial si te encargarás tú mismo de gestionar las nóminas de tus empleados.
• Informes periódicos: la posibilidad de crear y exportar analíticas e informes periódicos de incidencias, costes y retenciones (por nombrar algunos) puede ser muy valiosa para la contabilidad y la gestión financiera de tu negocio.
• Conexión con organismos oficiales: para asegurar el cumplimiento de tus obligaciones respecto a las deducciones, el software de gestión de nóminas debe poder conectarse con los organismos oficiales que corresponda, como la Agencia Tributaria y la Seguridad Social.

Estos son algunos de los software de gestión de nóminas más utilizados en España:

• Holded
• Nominasol
• Nomio
• Payfit
• Endalia

Ventajas: te permite optimizar y ordenar la gestión de nóminas de una plantilla más amplia, ahorrando tiempo y reduciendo el riesgo de cometer errores. Si bien suele implicar un coste mensual que puede llegar a ser considerable, este es mucho menor de lo que costaría contratar a un contador.

Desventajas: por más fácil de usar que sea el software de gestión de nóminas que elijas, deberás aprender a usarlo, por lo que deberás pasar por un periodo de aprendizaje. Además, nadie más que tú será responsable si cometes un error ingresando los datos necesarios para confeccionar las nóminas, ya sea por equivocación, confusión o desconocimiento.

Contrata a un contador

Si quieres desentenderte (hasta cierto punto, claro) de la gestión de nóminas de negocio, puedes contratar a un contador. En este sentido, tienes dos posibilidades.

• Contratación en plantilla: el contador pasa a formar parte de la plantilla fija de tu empresa, asumiendo las tareas de la gestión de nóminas, así como otras tareas del área contable. Es la opción más segura, pero también puede ser la que implique un mayor coste.
• Contratación externa: alternativamente, puedes contratar a un contador o un especialista autónomo o freelance para que se encargue específicamente de gestionar las nóminas de tus empleados al final de cada período. Si bien es más económico, es probable que no seas el único cliente del contador que contrates y, como tal, no recibirás el 100% de su atención.

Ventajas: en ambos casos contarás con un contador específicamente encargado de gestionar las nóminas de tu empresa, desligándote así de estas tareas y ganando tiempo para dedicarte a otras áreas de tu negocio. Además, habrá una persona a la que le podrás preguntar lo que sea que necesites saber en relación con las nóminas de tus empleados.

Desventajas: tienes menos control sobre el proceso de gestión de nóminas, y puede llegar a ser costoso, en particular si decides contratar a un contador en plantilla. Este último caso debería ser una opción únicamente si el tamaño de tu plantilla lo demanda y justifica.

Externaliza la gestión de nóminas

Una última opción es contratar a una agencia o un estudio contable externo para que se encargue íntegramente de la gestión de nóminas de tu empresa, asumiendo las tareas de confección de las nóminas, el pago de los salarios a los empleados y las presentaciones que correspondan ante los organismos oficiales.

Ventajas: descontando a la contratación fija de un contador, esta es la opción más segura y eficiente, ya que contarás con un equipo completo de profesionales que se encargarán de todo lo relacionado con la gestión de nóminas.

Desventajas: puede llegar a implicar un coste considerable, en especial a medida que tu empresa crece y, sobre todo, si desarrollas una dependencia de sus servicios para la gestión de las nóminas de tus empleados.

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