Gestión de inventario para tiendas de segunda mano (2025)

Tanto si vas a abrir una nueva tienda de segunda mano o a gestionar varias ubicaciones, hay algo que es seguro: gestionar el inventario es complicado. Recibes donaciones en momentos aleatorios a lo largo de la semana, y con solo una unidad disponible para cada artículo, es difícil saber exactamente qué tienes en la tienda.

El software de gestión de inventario para tiendas de segunda mano aligera la carga. Almacena todos tus datos relacionados con el inventario, como cantidades de productos, precios y tasas de venta, para que no tengas que pasar horas revisando productos.

No obstante, no todas las herramientas de gestión de inventario para tiendas de segunda mano son iguales. Hay funcionalidades que necesitan y que otros minoristas no, lo que dificulta encontrar la herramienta adecuada. Aquí tienes seis de las mejores opciones para tiendas de segunda mano de todos los tamaños.

Mejores soluciones de gestión de inventario para tiendas de segunda mano

1. Shopify POS

Shopify POS tiene todo lo que necesitas para gestionar el inventario de una tienda de segunda mano. En su núcleo, cuenta con un sistema de punto de venta (POS) que te permite registrar pedidos, aplicar descuentos y recibir pagos de tus clientes en la tienda.

Shopify POS también incluye herramientas de gestión de inventario para manejar el stock a través de varios canales de venta, incluyendo tu tienda en línea. Si, por ejemplo, vendes ropa vintage, puedes mostrar datos de productos en tiempo real, incluyendo disponibilidad, precio y descripción del producto, en tu tienda en línea y atender a los compradores.

“La experiencia en línea era complicada y la gestión de inventario era un verdadero dolor de cabeza”, dice Mandalyn Renicker, propietaria de Offbeat Bikes. “Revisaba y actualizaba manualmente los datos de inventario todo el tiempo, lo cual era muy tedioso y consumía mucho tiempo. Necesitábamos mover todo a una plataforma integrada, y Shopify parecía la mejor solución”.

Las mejores funcionalidades incluyen:

• Seguimiento de inventario en varias tiendas.
• Stocky, una aplicación de gestión de inventario que puede ayudar con el recuento de stock y los informes.
• Alertas de agotamiento de stock cuando los artículos ya no están disponibles.
• Colecciones y variaciones para organizar el inventario.
• Plataforma de comercio electrónico para sincronizar el inventario entre tus tiendas físicas y en línea.
• Hardware móvil, incluyendo POS Go, para acceder a datos de inventario en cualquier lugar de la tienda.
• Carritos para compradores en la tienda que prefieren pagar en línea.
• Informes detallados de inventario en tiempo real para identificar los más vendidos (para que puedas reabastecerte).
• Integraciones con más de 100 aplicaciones, incluyendo herramientas de personal, marketing y software de contabilidad, desde la tienda de aplicaciones de Shopify.

Ventajas:

• Prueba gratuita disponible.
• El plan Lite es muy económico.
• Calificación de 4,4 de 5 estrellas en G2.
• Tienda en línea, punto de venta y gestión de inventario todo en uno.
• Interfaz fácil de enseñar al personal de ventas.
• Soporte al cliente disponible 24/7.

Desventajas:

• El sistema POS requiere una conexión a Internet estable.
• La gran cantidad de funcionalidades puede ser abrumadora para los propietarios de tiendas de segunda mano más pequeñas.

Precios: Shopify POS Lite cuesta 5 €/mes y ofrece un inicio de sesión POS, que es ideal para tiendas pequeñas. Para inicios de sesión ilimitados y tarifas de procesamiento de pagos con descuento, Shopify POS Retail cuesta a partir de 79 €/mes.

2. Lightspeed Retail

El sistema POS de Lightspeed ofrece gestión de inventario, informes y procesamiento de pagos en uno. Ofrece soporte al cliente 24/7 si tienes alguna pregunta, además de funcionalidades de comercio unificado para combinar el inventario de todos tus canales de venta.

Dicho esto, algunas de las mejores funcionalidades de Lightspeed no sirven a los propietarios de tiendas de segunda mano, como la capacidad de conectar con proveedores y gestionar órdenes de compra desde el software. Tu inventario proviene de donaciones.

Las mejores funcionalidades incluyen:

• Alertas de stock bajo.
• Herramientas de recuento de inventario para mejorar la precisión al revisar el stock.
• Actualizaciones de precios con un solo clic para cambiar el precio de reventa de un artículo en todos los canales de venta.
• Herramientas de gestión de inventario multicanal.
• SKU y soporte de números de serie para localizar fácilmente el inventario.

Ventajas:

• Personalizable.
• Funcionalidades integrales de gestión de inventario en un sistema POS.
• Soporte al cliente disponible 24/7.

Desventajas:

• No todas las funcionalidades son útiles para los propietarios de tiendas de segunda mano.
• Puede ser costoso para tiendas más pequeñas.
• La calificación de G2 es la más baja de todos los sistemas de gestión de inventario para tiendas de segunda mano de esta lista (excepto ThriftCart, cuya puntuación no está disponible).

Precios: El plan básico de Lightspeed Retail comienza en 189 $/mes (165 € aprox.).

3. ThriftCart

ThriftCart es un sistema POS para tiendas de segunda mano que incluye las funcionalidades que necesitarás para gestionar una tienda eficiente, como la capacidad de procesar donaciones, programar recogidas y redondear donaciones.

Las mejores funcionalidades incluyen:

• Donaciones redondeadas para maximizar las ganancias.
• Programación de recogidas para organizar el mejor momento para recoger el inventario donado.
• Informes de inventario en tiempo real.
• Integraciones con hardware POS como impresoras de recibos y terminales de tarjetas.

Ventajas:

• Muy fácil de usar.
• Creado específicamente para tiendas de segunda mano.
• Acelera el tiempo que pasas procesando donaciones.
• Se integra con hardware POS como impresoras de recibos y terminales de tarjetas.
• Soporte al cliente.

Desventajas:

• No hay calificación de G2 disponible.
• El soporte de comercio electrónico y el creador de sitios web son muy limitados.
• Los precios no están disponibles públicamente.

Precios: ThriftCart no comparte sus precios públicamente. Necesitarás contactar con el equipo de ventas para obtener un presupuesto personalizado.

4. KORONA POS

El sistema de gestión de inventario de KORONA forma parte de su software POS. Promete tarifas fijas sin obligarte a firmar un contrato y una garantía de devolución de dinero de 60 días, lo que la convierte en una buena opción para tiendas de segunda mano nuevas que quieren probar sistemas diferentes antes de comprometerse con uno.

Las mejores funcionalidades incluyen:

• Organiza las donaciones en categorías de precios.
• Integraciones de CRM para rastrear datos de clientes.
• Aplicación móvil para documentar el inventario entrante sobre la marcha.
• Kioscos de autoservicio utilizando tecnología RFID.
• Se integra con todos los principales procesadores de pagos.

Ventajas:

• Prueba gratuita disponible.
• Garantía de devolución de dinero de 60 días.
• Calificación de 4,8 de 5 estrellas en G2.
• Soporte para varias ubicaciones de tiendas.

Desventajas:

• No tiene servicio de procesamiento de pagos nativo.
• Solo se integra con Woocommerce para el seguimiento de inventario en comercio electrónico.
• El plan básico no incluye funcionalidades importantes de gestión de inventario.

Precios: El plan Core de KORONA comienza en 59 $/mes (51 € aprox.). Para recuento de inventario y seguimiento en tiempo real, necesitarías su plan Retail, que cuesta 69 $/mes (60 € aprox.).

5. Loyverse POS

Loyverse es un sistema POS mejor conocido por ser gratuito. Pero si estás planteándote elegir esta opción para gestionar el inventario de tu tienda de segunda mano, no será completamente gratuito. Las funcionalidades avanzadas de gestión de inventario tienen un coste adicional.

Las mejores funcionalidades incluyen:

• Impresión de etiquetas.
• Ajustes de niveles de stock.
• Recuento de stock detallado para ver el inventario perdido o sobrante.
• Historial de inventario para ver quién donó un producto y cuándo.
• Informes de valoración para dar un valor total de venta al por menor y conocer el potencial de ganancia del inventario.

Ventajas:

• Suscripción mensual barata.
• Calificación de 4,7 de 5 estrellas en G2.
• El centro de ayuda tiene vídeos y guías en 17 idiomas diferentes.
• Convierte tu teléfono móvil en un sistema POS, sin hardware adicional.

Desventajas:

• El plan gratuito no incluye herramientas de gestión de inventario.
• La falta de hardware profesional podría hacer que tu tienda de segunda mano se vea menos profesional.

Precios: Plan gratuito disponible, pero para usar sus funcionalidades avanzadas de gestión de inventario, deberás pagar a partir de 25 €/mes.

6. POS Nation

POS Nation ofrece tanto software POS como hardware para gestionar el inventario de tu tienda de segunda mano. Su solución POS incluye funcionalidades como precios combinados, alertas de inventario y recuento en tiempo real. No hay límite en la cantidad de artículos que puedes agregar.

Las mejores funcionalidades incluyen:

• Seguimiento ilimitado de SKU.
• Hardware, incluyendo PC táctiles, impresoras de recibos y escáneres de códigos de barras.
• Precios combinados para animar a los clientes a gastar más.
• Alertas de inventario cuando tu stock cae por debajo de un cierto umbral.
• Recuentos y datos de inventario en tiempo real.

Ventajas:

• Personalizable.
• Soporte para varias tiendas.
• Calificación de 4,7 de 5 en G2.
• Hardware, software y procesamiento de pagos combinados.
• Garantía de devolución de dinero de 30 días.

Desventajas:

• Costoso para tiendas de segunda mano pequeñas.
• Dependiente de una conexión a Internet estable.
• La interfaz puede ser difícil de entender al principio.

Precios: Ofrece dos planes, el flexible, que cuesta 149 $/mes (130 € aprox.) y el libre, por 999 $/mes (870 € aprox.).

Desafíos en la gestión de inventario de tiendas de segunda mano

Mucha rotación de inventario

Es raro que las tiendas de segunda mano vendan grandes cantidades del mismo producto, ya que suelen provenir de donaciones, lo que significa que la rotación de inventario es alta. Los artículos se venden tan rápido como se donan.

Esta rotación requiere que dediques tiempo a reabastecer el inventario, fijar precios a productos nuevos y organizar la recepción de inventario, lo que puede ser laborioso y consumir mucho tiempo. El control de calidad también se convierte en un problema si no tienes sistemas y procesos en marcha para aprobar el inventario antes de que se ponga a la venta.

Márgenes de ganancia bajos

Aunque las tiendas de segunda mano obtienen el inventario de forma gratuita, no siempre es rentable. Algunos compradores ven el thrifting como un pasatiempo de bajo coste, algo que hacer cuando tienen tiempo libre, o como una forma de conseguir ropa nueva por un precio de venta menor. 

Otros compran en tiendas de segunda mano como forma de conseguir inventario barato que pueden reutilizar o revender ellos mismos. De cualquier manera, la gente busca gangas.

Recuerda: el dinero que queda después de vender un artículo no es todo ganancia. Tienes otros gastos comerciales que cubrir al llevar una tienda, como el alquiler, los servicios públicos y los salarios del personal. Asegúrate de que el precio de venta de tu inventario cubra una parte de estos costes fijos para que sea rentable.

Donaciones y abastecimiento

Las tiendas de segunda mano dependen de las donaciones como forma de abastecerse de inventario barato. Pero la utilidad de los bienes donados puede variar. La gente puede dar artículos no deseados de verano al final de la temporada, dejándote con la carga de almacenar productos de verano durante seis meses hasta que la gente esté lista para comprarlos el año siguiente.

El control de calidad también puede convertirse en un problema al gestionar el inventario de una tienda de segunda mano. Puedes recibir artículos que están sucios o dañados, que necesitan limpieza o eliminación, dos tareas con las que no conseguirás ninguna ganancia.

Funcionalidades clave en un software de gestión de inventario para tiendas de segunda mano

Si no sabes qué sistema de gestión de inventario utilizar para tu tienda de segunda mano, aquí tienes una lista que asegurará que el software que elijas esté preparado para el futuro:

• Interfaz fácil de utilizar. ¿Es fácil encontrar un artículo específico, cambiar las cantidades de inventario y registrar pedidos? Las interfaces fáciles de usar son más eficientes. Puedes completar tareas básicas en la mitad de tiempo que llevaría hacerlo en un sistema más complejo.
• Seguimiento en tiempo real del inventario. Mantén tus datos de inventario actualizados gracias al seguimiento en tiempo real a través de todos los canales de venta. Si alguien mira un producto en línea y luego va a comprarlo en la tienda, no querrás que haga el viaje en vano porque el artículo se vendió el día anterior.
• Capacidades de seguimiento de donaciones. Optimiza cómo entra y se aprueba el inventario con funcionalidades de seguimiento de donaciones. Podrás ver quién donó cada producto, cuándo, el miembro del personal que lo aprobó y si cumple con tus criterios de control de calidad antes de poner el producto a la venta.
• Categorización del inventario. Las categorías facilitan que los clientes compren los artículos que buscan y que los equipos de ventas registren los artículos en tu sistema de punto de venta. Busca software de gestión de inventario que te permita crear categorías personalizadas y asignarles productos.
• Escaneo y etiquetado de códigos de barras. Las tiendas de segunda mano rara vez tienen dos artículos iguales, por lo que puede ser difícil saber cómo has etiquetado el producto en tu IMS. Busca software que admita códigos de barras, incluyendo hardware de escaneo e impresión de etiquetas, para localizar fácilmente los artículos en tu sistema de gestión de inventario y POS.
• Informes de ventas e inventario. Los informes de ventas te indican qué stock se está vendiendo y cuál no, para que puedas tomar decisiones más inteligentes al aceptar donaciones. Los informes de inventario también muestran la tasa de rotación, valoraciones de stock e informes para ver el panorama general sobre lo eficiente que es tu tienda.
• Integración multicanal. Si también vendes un artículo a través de redes sociales, tiendas ocasionales y tu tienda online, busca herramientas que puedan recopilar datos de inventario de la tienda de segunda mano de todos los canales de venta.
• Accesibilidad móvil. Los compradores pueden preguntar si tienes un producto particular en stock sin visitar el mostrador de pago. Un sistema de gestión de inventario que se integre con hardware móvil, como POS Go, puede darles una respuesta instantánea.
• Escalabilidad. Lo último que quieres hacer es mover todos tus datos de inventario a un nuevo sistema si has superado el anterior. Elige un IMS que ofrezca todas las funcionalidades que podrías necesitar en el futuro, aunque no las necesites en este momento.

Cómo gestionar el inventario de una tienda de segunda mano

Realiza controles de inventario regularmente

Un control de inventario comprueba que los datos almacenados en tu IMS sean precisos y estén actualizados. Puede ayudar a identificar discrepancias y a detectar si faltan artículos, lo que podría señalar problemas más grandes como el robo.

Hay varias formas de realizar un control de inventario. Los métodos más populares son:

• Ciclo de recuento completo. Cuenta físicamente cada artículo de tu tienda de segunda mano, incluyendo el inventario de la tienda y de tu almacén. Los escáneres de códigos de barras, particularmente aquellos que se integran con el IMS, ayudan a mejorar la precisión.
• Recuento parcial. Si no tienes tiempo para contar todo el inventario, o prefieres hacerlo en partes más manejables, segméntalo (como camisetas o accesorios) y registra los productos disponibles para la venta.

Cuando hayas contado tu inventario utilizando cualquiera de estos métodos, agrega los datos a tu sistema de gestión de inventario de la tienda de segunda mano. Investiga cualquier diferencia entre las cantidades registradas y las reales. Esto podría significar volver a contar el stock o evaluar el robo, lo que puede evitar que promociones artículos fuera de stock y minimizar la falta de inventario.

Utiliza modelos de precios dinámicos

Como propietario de una tienda de segunda mano, puede ser difícil determinar el valor de un artículo. Por eso, el precio fijo, donde el artículo tiene el mismo precio de venta hasta que se vende, no siempre es la mejor opción.

El precio dinámico significa que el precio de venta puede fluctuar dependiendo de:

• La temporada
• La demanda
• Cambios en la oferta
• Niveles de stock
• Cuánto tiempo lleva en la estantería
• Condiciones del mercado

Imagina que tienes una camiseta vintage que originalmente se vendía a 58 €. El artículo ha estado en la estantería durante dos meses a pesar de una gran promoción. Las personas que la han visto vieron la etiqueta y se alejaron, por lo que puedes asumir que el precio es demasiado alto.

Investigas un poco y descubres que otros artículos parecidos se están vendiendo por unos 40 € en eBay. Tu sistema de gestión de inventario también muestra que los clientes rara vez gastan más de 30 € en un solo artículo en tu tienda de segunda mano. 

El precio dinámico te permite reducir el coste a unos 34 €, un poco más de lo que gasta el comprador medio, pero aun así una oferta mejor que la que encontrarían en eBay.

Organiza promociones y ofertas

La belleza del inventario de una tienda de segunda mano es que tu punto de equilibrio es bajo. Probablemente, conseguiste los productos de forma gratuita a través de una donación, lo cual te da mucho margen para experimentar con ofertas y promociones. Estas ofertas animan a los clientes a comprar tus productos y gastar más en la tienda.

Algunos ejemplos de ofertas populares que podrías realizar incluyen:

• Compra uno, lleva otro gratis.
• 5 € de descuento en compras para clientes nuevos.
• Descuentos por tiempo limitado, como “¡25 % de descuento solo este fin de semana!”.
• Ofertas condicionales, como 5 € de descuento en cada pedido superior a 50 €.
• Un descuento porcentual para clientes recurrentes que aumente a medida que gasten más.
• Descuentos agrupados, como una camiseta y un bolso por 50 € (en lugar de 65 € comprados por separado).

Ten en cuenta que tendrás otros gastos, como los salarios del personal, el alquiler, los servicios públicos y el coste de tu sistema POS. Asegúrate de que puedas cubrir una parte de estos costes fijos cuando te plantees ofrecer descuentos.

Organiza el inventario de la tienda de segunda mano en tu almacén

Si tienes una tienda de segunda mano pequeña, el espacio de almacenamiento limitado puede convertirse en un problema. No es raro que los almacenes se conviertan en un desorden, con artículos aprobados colocados junto a inventario donado que debe pasar por control de calidad. Solo se necesita un error para poner un producto defectuoso en las estanterías.

Aplica reglas de organización del almacén para evitar que el desorden afecte la experiencia de compra de tus clientes. Eso podría implicar:

• Una sección clara y etiquetada para el inventario entrante que aún no ha sido aprobado.
• Instrucciones de control de calidad pegadas a la pared junto a un espacio de trabajo.
• Unidades de estantería organizadas por categorías.
• Etiquetas de precio de colores para separar el stock caro del de menor precio.
• Una sección designada para stock muerto, lejos de tu inventario aprobado.
• Asignar tareas semanales a cada miembro del equipo, como realizar comprobaciones de estanterías y recuentos de inventario.

Rota y renueva el inventario de la tienda de segunda mano

El inventario estancado puede llevar al aburrimiento entre los clientes y a una disminución de las ventas. La experiencia debería ser divertida y emocionante cada vez que alguien visite tu tienda de segunda mano, así que rota regularmente el stock para mostrar nuevos artículos y animar a los compradores a volver.

La rotación de inventario también te permite exhibir artículos específicos cuando están en demanda. Es raro que las personas compren ropa de invierno en verano, por ejemplo, así que pon los abrigos y las bufandas de vuelta en el almacén para hacer espacio a los vestidos de verano y las camisetas en tu merchandising visual.

Involucra a la comunidad local para el abastecimiento de inventario

Las tiendas de segunda mano dependen de su comunidad local. El stock que estás vendiendo es tan bueno como el inventario que se está donando.

Si te estás quedando corto de stock o necesitas productos de mayor calidad, podrías:

• Colocar puntos de entrega en colegios, supermercados o aparcamientos.
• Organizar una recaudación de fondos con otras tiendas de tu zona.
• Realizar una campaña de donaciones con cobertura de prensa en tu periódico local.
• Pedir a minoristas locales que donen inventario no vendido o devuelto a tu tienda de segunda mano.
• Planificar eventos comunitarios, como talleres para niños, que requieran que los clientes donen productos viejos para poder asistir.

Utiliza la tecnología para la gestión de inventario

La gestión de inventario consume tiempo y es tediosa. Pero cuando utilizas tecnología para completar tareas relacionadas con el inventario, reducirás la posibilidad de que algún error humano provoque estragos en tus datos. También te ahorrará tiempo, la tecnología puede completar tareas mucho más rápido que las personas.

Eso podría implicar:

• Sistemas POS para rastrear ventas y procesar pagos.
• Aplicaciones de análisis para recopilar información valiosa sobre cómo está funcionando tu tienda y tomar buenas decisiones sobre qué artículos priorizar.
• Alertas de inventario y umbrales de stock de seguridad para prevenir agotamientos (a través de Stocky).
• Sistemas de códigos de barras para encontrar rápidamente datos de productos y registrar artículos en el mostrador.

Gestiona el inventario de tu tienda de segunda mano como un profesional

El inventario es algo difícil de controlar al ser propietario de una tienda de segunda mano que recibe stock rápidamente sin un reemplazo garantizado. Pero si lo dominas, la gestión de inventario te parecerá un paseo. Tendrás tiempo libre que de otro modo gastarías realizando recuentos de stock y procesando donaciones, dejándote más espacio para dedicarte a proyectos más grandes que hagan crecer tu tienda de segunda mano.