Un estado financiero es un documento oficial que detalla las actividades relacionadas con el dinero y el capital de tu negocio, es decir, un registro formal que resume todo tipo de datos financieros.
Existen diferentes tipos de estados financieros para contextos y usos distintos. La persona encargada de elaborar un estado financiero depende de la situación. A veces, tú, como propietario del negocio, debes preparar los estados financieros. En otras ocasiones, puede ser tu contable, asesor, gerente de cuentas o incluso un auditor.
Los estados financieros tienen varios usos. A continuación, verás por qué son necesarios y cómo puedes prepararlos para tu negocio de comercio electrónico.
Beneficios de los estados financieros
Los estados financieros ayudan a la contabilidad de pequeñas empresas por varias razones, pero la más importante es que ofrecen una visión general de la salud financiera de tu negocio. Los estados financieros facilitan la comprensión de los datos y te dan una idea clara de tu situación financiera.
Puedes utilizarlos para saber si tienes dinero suficiente para reinvertir o hacer crecer tu negocio, para pagarte a ti mismo y cubrir otras cuentas pendientes. Conocer las finanzas de tu negocio también ayuda en la gestión del flujo de efectivo.
Los beneficios y casos de uso de los estados financieros van más allá de lo evidente. También pueden ayudarte a:
- Asegurar inversores. Si necesitas fondos de inversores o quieres recaudar capital a través de crowdfunding, los estados financieros pueden demostrar que tu negocio es una buena inversión.
- Conseguir préstamos. Al solicitar préstamos para pequeñas empresas, los prestamistas potenciales querrán revisar tus estados financieros para evaluar la probabilidad de que se les devuelva el dinero.
- Enfrentar auditorías. La agencia tributaria podría hacer una inspección a tu negocio en cualquier momento, y los estados financieros te ayudarán a sobrellevar esas situaciones de manera más fluida.
- Planificar mejor. Cuando preparas estados financieros de manera regular, tienes más datos para identificar tendencias. Puedes utilizar datos históricos para predecir, y estas proyecciones serán más precisas porque se basan en datos reales.
Además, los informes anuales se basan en tus estados financieros, que son resúmenes financieros y operativos de cada año durante el que trabaja una empresa.
Se trata de informes exhaustivos que se distribuyen a los accionistas para que puedan entender tu negocio. Los informes anuales de Shopify se publican para que los consulten los inversores y el público en general, junto con otros estados financieros.
Tipos de estados financieros
Estado de resultados
El estado de resultados de tu negocio, también conocido como estado de ganancias o estado de pérdidas y ganancias, calcula los ingresos menos los gastos para indicar cuánto dinero está ganando tu negocio. Los estados de resultados también se preparan de manera regular, mensualmente, trimestralmente o incluso anualmente.
El estado de resultados es el primer documento financiero que debes preparar porque necesitarás los cálculos del estado de resultados para incorporarlos en tu balance general y estado de flujo de efectivo. Sin la información del estado de resultados, tu balance general y estado de flujo de efectivo estarán incompletos.
Balance general
El balance general enumera los activos, pasivos y patrimonio de los accionistas de tu negocio. Los balances generales se preparan mensual o trimestralmente y sirven como una referencia rápida de cuánto vale tu negocio después de haber contabilizado todos los pasivos o deudas y los pagos a los accionistas.
En términos generales, tu balance general debe reflejar un número positivo, no negativo. Esta cifra representa el valor de tu negocio. También puedes rastrear este número a lo largo del tiempo para ver si estás creciendo o perdiendo dinero.
Estado de flujo de efectivo
El flujo de efectivo se refiere a cuánto dinero entra y sale de tu negocio, tus ingresos y gastos. Así que tu estado de flujo de efectivo es un registro de exactamente eso: de tu entrada y salida de efectivo durante un período de tiempo.
Puedes utilizar la calculadora de flujo de efectivo de Shopify para introducir tus datos y obtener el estado de flujo de efectivo de tu negocio de comercio electrónico. Puedes hacerlo de manera regular para proyectar tu flujo de efectivo en el futuro. A continuación, puedes ver un ejemplo de cómo podría verse ese estado de flujo de efectivo:
Cómo preparar estados financieros para tu negocio
Aunque puede parecer abrumador, preparar estados financieros es una parte clave de la gestión de cualquier negocio. Te ayudan a saber que vas por el camino correcto, que puedes cubrir tus gastos y que aún estás generando ganancias.
Aquí tienes una guía rápida de cuatro pasos para recopilar tus datos y elaborar un estado financiero, con plantilla incluida.
1. Utiliza las herramientas adecuadas para el seguimiento del dinero
El primer paso es encontrar las herramientas adecuadas para llevar un control de tus gastos y ventas. Shopify puede ayudarte a rastrear todos los pedidos entrantes para que sepas lo que está generando tu negocio, y quizás quieras invertir en herramientas como QuickBooks o HoneyBook para controlar cualquier gasto empresarial.
De esta manera, puedes controlar fácilmente los gastos, ver los salarios que se pagan y asegurarte de que tu negocio siga a flote. Además, facilita la obtención de los datos que necesitas para crear los estados financieros.
2. Elige un período de informe
Quizá quieras elaborar un estado financiero de la última semana, mes o incluso año. Empieza eligiendo un período de informe para que puedas recopilar datos del período correcto.
En tu herramienta de seguimiento de dinero y en tu panel de Shopify, podrás seleccionar tu período de informe y exportar tus datos para empezar a preparar estados financieros.
3. Reúne tus datos
Antes de elaborar estados financieros, debes reunir y verificar tus datos. Esto suele implicar algún tipo de conciliación de cuentas. La conciliación de cuentas consiste en comprobar que tus datos financieros coincidan con lo que se refleja en tu cuenta financiera real.
4. Elabora el informe
Cuando hayas comprobado tus datos, puedes utilizar esta plantilla financiera (en inglés) e introducir tus datos para crear tus propios estados financieros.
También puedes preparar estados financieros en el panel de Shopify. Navega hasta tus informes financieros para ver la página de resumen financiero, e informes sobre finanzas de ventas, de pagos, de pasivos, de tarjetas de regalo y de ventas totales. También puedes ver informes de ganancias desglosados por producto, SKU y la ubicación del punto de venta.
Si quieres exportar un informe para guardarlo y compartirlo en Microsoft Excel o Google Sheets, puedes hacerlo directamente desde la vista del informe. Simplemente, abre el informe y haz clic en Exportar. Quizá debas especificar qué informe y datos quieres exportar para algunos informes financieros.
¿Vale la pena crear estados financieros?
Los estados financieros pueden ser complejos, pero hay muchas maneras de utilizar Shopify y herramientas y aplicaciones de contabilidad para pequeñas empresas para simplificar el proceso. Cuando preparas estados financieros de manera regular, puedes identificar tendencias, mantener un flujo de efectivo positivo y prepararte para un sinfín de oportunidades de crecimiento.
Preguntas frecuentes sobre estados financieros
¿Por qué es importante un estado financiero?
Un estado financiero es importante porque te ayuda a rastrear y entender la salud financiera de tu negocio. También son cruciales para asegurar financiamiento externo, pasar auditorías y organizar impuestos.
¿Puede un gestor de libros preparar estados financieros?
Sí, un gestor de libros puede preparar estados financieros. También puedes prepararlos tú mismo o utilizar un CPA. A veces, los gestores también preparan estados financieros.
¿Cuáles son los cuatro estados financieros básicos?
- Balance general
- Estado de resultados
- Estado de flujo de efectivo
- Estado de patrimonio de los accionistas
¿Qué estado financiero se prepara primero?
El estado de resultados se prepara primero porque contiene información que necesitas para poder elaborar los demás estados financieros. Sin la información del estado de resultados, no podrás preparar tu balance general ni tu estado de flujo de efectivo.
¿Qué estado financiero muestra ingresos y gastos?
El estado de flujo de efectivo muestra los ingresos y gastos, entradas y salidas de efectivo.
¿Dónde se lista el inventario en los estados financieros?
El inventario se considera un activo, por lo que se lista en el balance general.
¿Dónde se encuentra el ingreso neto en los estados financieros?
El ingreso neto se encuentra en el estado de resultados. Los datos resultantes del estado de resultados representan tus ingresos netos.
¿Dónde se encuentran las ventas netas en los estados financieros?
Tus ventas netas se encuentran en la parte superior del estado de resultados, bajo la sección de ingresos.
¿Dónde se encuentra la deuda total en los estados financieros?
La deuda total es un pasivo, por lo que la encontrarás en el balance general, bajo pasivos corrientes y a largo plazo.
