¿Qué es el costo de bienes vendidos? Definición y fórmula

El costo de bienes vendidos (o COGS, por sus siglas en inglés) es una métrica que seguramente verás en el balance contable de tu negocio. Este indicador es fundamental, ya que te permite garantizar la rentabilidad y transmitir correctamente los gastos del negocio a las autoridades.

No obstante, dado que a veces muchos propietarios de pequeñas empresas carecen del conocimiento contable y financiero suficiente, es importante comprender cómo el costo de bienes vendidos puede afectar a tus ventas y obligaciones fiscales.

Aunque a priori la fórmula del costo de bienes vendidos puede parecer técnica, esta guía te explicará qué se incluye en el cálculo, cómo realizarlo y algunos métodos para prepararte mejor durante la temporada fiscal.

¿Qué es el costo de bienes vendidos?

El costo de los bienes vendidos (COGS) es el gasto directo que implica producir los productos que comercializa tu negocio. También se le conoce como “costo de ventas” e incluye el costo de los materiales y la mano de obra directamente relacionada con la producción de los productos que se venden.

• El COGS no es lo mismo que los gastos operativos, ya que estos últimos incluyen otros costos como el alquiler, los servicios y la publicidad. Tampoco es lo mismo que el costo de ingresos, que incluye el proceso de cumplimentación de pedidos y el procesamiento de pagos.
• Los minoristas usan distintos métodos para calcular el costo de inventario, como el FIFO (primero en entrar, primero en salir), LIFO (último en entrar, primero en salir) y el costo promedio ponderado. Estas metodologías afectan la rentabilidad y la carga fiscal.
• Controlar el costo de los bienes vendidos te ayuda a fijar precios competitivos, gestionar eficientemente el inventario y disminuir la base imponible al deducir los gastos relacionados con la producción.

¿Cuál es la fórmula del costo de bienes vendidos?

La fórmula para calcular el costo de los bienes vendidos es: (Inventario inicial + Compras) - Inventario final.

¿Qué hay que incluir para calcular el costo de bienes vendidos?

El costo de bienes vendidos es, esencialmente, el precio al por mayor de cada artículo, que incorpora los costos directos de mano de obra que se invirtieron para la producción del producto.

Esto engloba los costos de:

• Las piezas utilizadas para fabricar o ensamblar los productos.
• Las materias primas necesarias.
• Los artículos adquiridos para la reventa y/o para elaborar el producto.
• Los componentes o maquinaria requeridos para fabricarlos.
• Los materiales y suministros utilizados en la producción.
• El personal encargado de preparar y enviar los productos.
• El envío de partes y equipos al almacén para producir el artículo, incluyendo contenedores, portes y recargos por combustible.

Diferencias entre el COGS y los gastos operativos

Los gastos operativos y el costo de bienes vendidos son dos tipos de gastos que se generan en el día a día del negocio. Ambos se restan de las ventas totales, pero se registran en partidas separadas en la cuenta de resultados.

Los gastos operativos hacen referencia a los desembolsos que no están directamente relacionados con la producción, incluyendo:

• Alquiler
• Suministros de oficina
• Gastos legales
• Publicidad y marketing
• Nóminas
• Servicios
• Seguros

Por ejemplo, una tienda de moda paga alquiler, servicios y costes de marketing sin importar la cantidad de artículos vendidos en un mes. Cuando se vende una camiseta, la fórmula del COGS contabiliza los costos de coserla, el hilo, la percha, las etiquetas, el empaque, etc. También se incluyen los artículos comprados a proveedores y fabricantes.

Diferencias entre el COGS y el coste de ingresos

El coste de ingresos abarca todos los gastos directamente vinculados a con la generación de ventas, incluyendo el COGS y otros gastos adicionales como:

• El cumplimiento de pedidos y el envío a los clientes.
• Las comisiones por procesamiento de pagos.
• Los costos de atención al cliente.
• Las cuotas de hosting web y plataformas de transacción.

Por ejemplo, una marca de productos de cuidado para la piel debe adquirir ingredientes, fabricar los productos y empaquetarlos: unos  costos variables que se incluyen en el COGS. Sin embargo, mantener una tienda física, procesar los pagos y gestionar los pedidos se incluyen en los costes de ingresos.

Diferencias entre el COGS y el coste de ventas

Aunque a veces se utilizan de forma intercambiable, el coste de ventas y el costo de bienes vendidos presentan diferencias fundamentales según el modelo del negocio. Ambos reflejan los gastos incurridos para entregar un producto o servicio, pero se clasifican de manera distinta.

El coste de ventas es un término más amplio que abarca tanto negocios basados en productos como en servicios. Además del COGS, también puede incluir:

• Los salarios de proveedores de servicios o consultores.
• Las cuotas de licencias de software.
• Los gastos de incorporación y capacitación de clientes.
• Los costos asociados a la prestación de un servicio.

Por ejemplo, en una boutique que vende joyería artesanal, el costo de bienes vendidos incluye el costo de las materias primas y la mano de obra. Mientras tanto, su coste de ventas también incluye los sueldos de los empleados, el precio de las suscripciones a software y otras herramientas de gestión de proyectos necesarios para producir y entregar sus productos.

Cómo calcular el costo de bienes vendidos

1. Determina los costos directos e indirectos.
2. Elige un método de valoración de inventario.
3. Calcula el inventario inicial y el costo de las compras.
4. Calcula el inventario final.
5. Aplica la fórmula del COGS.

1. Determina los costos directos e indirectos

Los costos directos son aquellos gastos directamente asociados a la producción del producto, entre los que se incluyen: 

• Los costos de materias primas o de artículos para la reventa.
• Los costos del inventario de productos terminados.
• Los suministros para la elaboración de los productos.
• Los costos de embalaje y del trabajo en proceso.
• Los materiales y otros insumos de producción.
• Los gastos generales asociados, como servicios y alquiler.

Los gastos indirectos incluyen:

• La mano de obra del personal que fabrica los productos.
• El equipo utilizado en la fabricación.
• Los costos de depreciación del equipo.
• Los gastos de almacenamiento de los productos.
• Los gastos administrativos y los sueldos.
• Los equipos no relacionados directamente con la producción para el personal administrativo.

En lo que respecta a los costos de instalaciones, este tipo de gasto es complejo y requiere la intervención de un contable con experiencia para asignar adecuadamente cada gasto a los productos. Estos costos deben repartirse estratégicamente entre los productos fabricados y almacenados, y normalmente se calculan de forma anual.

2. Elige un método de valoración de inventario

Quien elabore tus impuestos te aconsejará sobre el método de valoración de inventario más adecuado para tu negocio. Los métodos más populares son:

Método FIFO

El método “primero en entrar, primero en salir” (FIFO) consiste en que los activos que se producen o compran primero se venden primero. 

Este método es ideal para productos perecederos o con vida útil corta. Cuando los precios van en aumento, se venden primero los bienes de mayor costo, lo que eleva el inventario final y, en consecuencia, incrementa el ingreso neto a lo largo del tiempo. En caso de disminución de precios, el efecto es inverso.

Método LIFO

El método “último en entrar, primero en salir” (LIFO) parte de la premisa de que los bienes adquiridos o producidos al final son los primeros en venderse. 

Cuando los precios suben, los artículos con mayor costo se venden primero, reduciendo el inventario final y, en consecuencia, el ingreso neto. En épocas de inflación, este método genera un costo de bienes vendido mayor en los balances contables y, por lo tanto, una base imponible menor.

Método del costo medio ponderado

En el método del costo medio ponderado, se utiliza el precio medio de todos los productos del inventario para evaluar el costo de los bienes vendidos, sin tener en cuenta la fecha de adquisición. Es ideal para productos fabricados en masa, como botellas de agua o clavos. Para determinar el COGS en este método, se multiplica el número de unidades vendidas por el costo medio.

3. Calcula el inventario inicial y el costo de las compras

Independientemente de si vendes mermelada, camisetas o productos digitales, necesitas conocer el inventario con el que comienzas el año para calcular el costo de los bienes vendidos. Se trata de la suma de todos los productos adquiridos durante el ejercicio y que están disponibles para la venta, incluyendo las materias primas, y restando aquellos que se hayan utilizado para fines personales.

El inventario inicial no solo incluye los productos listos y en stock listos para vender, sino también todas las materias primas, los artículos en proceso de fabricación y cualquier otro suministro. Este valor debe coincidir con el inventario final del ejercicio anterior.

Además, todos los artículos que se adquieran a lo largo del año y que no formen parte del inventario inicial o final se deben contabilizar. Estos conforman el costo de las compras e incluyen todos los artículos, envíos y costes de fabricación. Al igual que ocurre con los impuestos, es fundamental conservar la documentación que acredite el ejercicio fiscal en el que se realizaron las adquisiciones.

4. Calcula el inventario final

Al finalizar el año, haz un recuento del inventario que te haya sobrado, es decir, de los productos que aún no has vendido. Estos datos servirán tanto para el cálculo actual del COGS como para los ejercicios futuros.

El inventario final se puede clasificar en las siguientes categorías:

• Artículos listos para la reventa.
• Artículos con daños (en este caso, se estimará el valor de los artículos afectados).
• Artículos sin valor (debes aportar evidencia de su destrucción).
• Artículos obsoletos (se requiere evidencia de depreciación); estos productos pueden donarse a asociaciones benéficas, por ejemplo.

5. Aplica la fórmula del COGS

Una vez que hayas calculado tu inventario al inicio y al final del periodo, utiliza la siguiente fórmula, aceptada por los contables:

Consejo profesional: Shopify facilita encontrar el costo de bienes vendidos al final del año civil, sin necesidad de calcularlo manualmente usando fórmulas complicadas. Para comenzar, accede a los informes financieros desde tu panel de administración de Shopify y selecciona el periodo que deseas analizar.

Ejemplo de costo de bienes vendidos

A continuación encontrarás un ejemplo para ilustrar el cálculo del costo de bienes vendidos. Tu empresa dispone de la siguiente información para registrar el inventario correspondiente al año que termina el 31 de diciembre de 2023. 

El inventario inicial asciende a 20.000 dólares. Al final del año, el inventario final es de 6.000 dólares. Durante el ejercicio, la empresa realizó compras por un valor de 8.000 dólares.

Aplicando la fórmula: (20.000 + 8.000) – 6.000, obtendrás un COGS de 22.000 dólares.

La importancia de calcular el costo de bienes vendidos

Determina la rentabilidad

El cálculo del costo de bienes vendidos te ayuda a determinar el beneficio bruto que obtienes por cada venta, identificar los productos más rentables y fijar los precios óptimos. Esto, a su vez, te permite tomar decisiones inteligentes sobre el inventario, reducir costos de almacenamiento, evitar la obsolescencia y maximizar el uso del espacio.

Optimiza tu inventario

Con un sistema eficiente de gestión del inventario, podrás disminuir los costos de almacenamiento y minimizar el desperdicio, reduciendo así el costo de bienes vendidos. Esto te ayudará a tomar mejores decisiones en cuanto a compras, stock y producción, especialmente cuando utilizas la misma plataforma para todas tus ventas: ya sean en tienda, en línea o B2B.

Shopify es la única solución del mercado que ofrece una verdadera experiencia de comercio unificado para los minoristas, integrando de forma nativa los canales de e-commerce y de punto de venta en una plataforma centralizada.

Varias investigaciones recientes indican que este enfoque unificado:

• Incrementa las ventas totales aproximadamente un 8,9% de media
• Reduce el coste total de propiedad en un 22% comparado con otros sistemas
• Acelera la implementación en un 20%

Minoristas como la marca de zapatos australiana Bared Footwear vivieron en carne propia estos retos con su anterior sistema. Antes, dependían de Lightspeed para las transacciones en el punto de venta, pero su COO, Alexandra McNab, comenta: “Nuestra tienda en línea procesaba los pedidos más rápido de lo que la API podía sincronizarlos con Lightspeed, que también utilizábamos como sistema de gestión de inventario. Así que nos resultaba difícil contar con datos precisos sobre la disponibilidad de inventario, y nos arriesgábamos a vender más de la cuenta si las tiendas continuaban operando normalmente durante una venta en línea.”

Desde que se trasladaron a Shopify para unificar sus datos de inventario entre canales online y offline, Bared Footwear ha logrado implementar nuevos flujos de cumplimiento que optimizan la atención al cliente y la gestión del inventario.

“Con Shopify, disponemos de una plataforma de comercio unificado con la que podemos ofrecer a nuestros clientes la experiencia integral que buscamos, sin sobrecargar a nuestro equipo con soluciones complejas o arriesgadas”, afirma Alexandra.

Controla los gastos

Un producto necesita materias primas y componentes. Sin contar con los costos fijos: mano de obra, gastos generales de fábrica, alquiler, equipos, electricidad, personal de ventas, marketing o finanzas.

Todos estos gastos contribuyen al costo final del producto; por ello, es esencial llevar un control preciso para asegurarte de que obtienes un margen bruto correcto y poder fijar precios adecuados sin sacrificar la rentabilidad.

Gestiona la carga fiscal

Las autoridades tributarias permiten deducir el costo de los bienes utilizados para producir o adquirir los productos que vendes.

Al calcular todos los gastos empresariales, incluido el costo de bienes vendidos, la empresa se asegura de compensarlos con los ingresos totales en la temporada de impuestos. Esto implica que el negocio sólo tribute sobre el ingreso neto, reduciendo el total de impuestos a pagar.

Ten en cuenta que, aunque un costo de bienes vendidos elevado resulte en menos impuestos, tampoco es lo ideal, ya que también significa menores beneficios. Por ello, gestionar el COGS de forma eficiente es clave para incrementar la rentabilidad.

Limitaciones de la fórmula de costo de bienes vendidos

Si bien la fórmula del costo de bienes vendidos es útil para calcular los costos directos y evaluar la rentabilidad, presenta algunas limitaciones:

• Es parcial. La fórmula solo abarca los costos directos, como los relativos a materiales y mano de obra, excluyendo gastos indirectos como el marketing, la administración y otros costos generales que pueden afectar la rentabilidad global.
• Se puede enfocar de distintas maneras. Los distintos métodos de valoración de inventario pueden arrojar distintos resultados de COGS, lo que influye en las cifras de beneficios y en la carga fiscal. Elegir un método inapropiado puede distorsionar el análisis financiero.
• Costos y cambios inflacionarios. El incremento en el costo de materias primas y de la mano de obra puede afectar la precisión del COGS, especialmente si no actualizas frecuentemente el método de valoración o seguimiento de costes.
• No es en tiempo real. El COGS se calcula para periodos específicos, lo que puede hacer que no refleje las fluctuaciones inmediatas en los costos de producción, llevando a conclusiones desactualizadas o engañosas.

Para mitigar estas limitaciones, es recomendable revisar regularmente los métodos contables, llevar un registro de los costos directos e indirectos y consultar con profesionales financieros para asegurar una información precisa.

Utiliza la fórmula de costo de bienes vendidos en tu negocio

La contabilidad siempre es un desafío, sin importar la experiencia que tengas. No puedes controlar los precios de los proveedores, pero sí puedes determinar los métodos contables que utilizas para rastrear indicadores como el costo de bienes vendidos.

Sé riguroso con tu contabilidad. Asociarte con un buen contable no solo reducirá las complicaciones derivadas de preparar impuestos o lidiar con la fórmula del COGS, sino que también te aportará asesoramiento financiero que mejore tus resultados.