Costes de mantenimiento de inventario: definición y cómo calcularlos

Poco importa si tu negocio minorista está almacenando artículos para la temporada navideña en marzo o productos para el verano en septiembre: un almacén repleto de productos no vendidos cuesta dinero. 

Con cada día que pasa, los bienes no vendidos generan no solo costes de almacenamiento, sino también una serie de gastos conocidos como los costes de mantenimiento de inventario. Estos costes pueden acumularse rápidamente y, si no se controlan, pueden erosionar significativamente los márgenes de ganancia de un minorista.

En este artículo aprenderás sobre la importancia de los costes de mantenimiento de inventario y descubrirás cómo calcularlos y gestionarlos para proteger el éxito de tu negocio minorista.

¿Qué son los costes de mantenimiento de inventario?

Los costes de mantenimiento de inventario, o costes de almacenamiento, son los gastos totales a los que tiene que hacer frente un minorista por almacenar bienes no vendidos. 

Suelen expresarse como un porcentaje del valor total del inventario e incluyen los costes de almacenamiento, los seguros, la mano de obra, los servicios públicos, los impuestos, la depreciación, el deterioro o la obsolescencia del stock y el coste de oportunidad del capital inmovilizado.

Un exceso de inventario puede aumentar tus costes de capital e inmovilizar un dinero que podría haberse destinado a otras actividades que impulsen el crecimiento. La fórmula para calcular el coste de mantenimiento de inventario te ayuda a identificar los distintos tipos de gastos y a encontrar formas de optimizar los niveles de stock, reducir costes y minimizar la presión financiera.

Cómo calcular los costes de mantenimiento de inventario

Los costes de mantenimiento de inventario incluyen una serie de gastos directos e indirectos relacionados con la retención de inventario no vendido. Estos incluyen:

Costes de capital

Los costes de capital representan la mayor parte de los costes de mantenimiento de inventario e incluyen todos los gastos necesarios para adquirir materias primas o artículos de inventario, así como cualquier tarifa de financiamiento asociada, costes relacionados con préstamos e intereses sobre compras.

Costes de almacenamiento y almacenamiento

Los costes de almacenamiento son gastos directos que cubren distintos aspectos, como el alquiler, los servicios públicos, la seguridad, los impuestos sobre la propiedad y el mantenimiento. Si tienes el almacén en propiedad, estos costes son fijos, pero con un proveedor de logística de terceros (3PL), pueden variar según el volumen y uso del inventario.

Costes de gestión

Los costes de gestión cubren los gastos laborales por mover y gestionar el inventario, como recibir, almacenar, recuperar y reubicar los bienes. El inventario que tarda en venderse y los servicios de 3PL pueden aumentar estos costes y reducir los márgenes de ganancia.

Seguros e impuestos

Por lo general, el inventario está cubierto por un seguro para protegerlo contra pérdidas o daños, ya sea por robo o acontecimientos como inundaciones o incendios. Por otro lado, pueden existir otros costes de mantenimiento de inventario de índole fiscal, como impuestos sobre la propiedad e impuestos sobre ventas.

Depreciación

Con el tiempo, ciertos tipos de inventario pueden perder valor porque se les acerca la fecha de expiración, se vuelven antiguos o se desgastan. Esto conlleva costes de deterioro y depreciación, que pueden reducir el valor de algunos inventarios.

Coste de oportunidad perdido

El coste de oportunidad se refiere a las posibles ganancias que un minorista pierde cuando invierte en inventario en lugar de en oportunidades comerciales más lucrativas. Reducir el inventario libera dinero en efectivo y tiempo para actividades que generan más ingresos.

Costes de deterioro y merma

Algunos artículos de tu inventario pueden perder valor con el tiempo o incluso pueden volverse invendibles, a menudo debido a la obsolescencia, la depreciación, una merma o un robo. Estos riesgos a veces suponen unos costes, que, por lo tanto, aumentan los costes de mantenimiento de inventario, resultando en pérdidas financieras.

Costes administrativos

Otro tipo de costes de mantenimiento de inventario son los costes administrativos, que incluyen los gastos que se incurren en la gestión y rastreo del inventario: pueden ser bien de personal, de suministros de oficina, de sistemas de gestión de inventario o de tareas como la facturación y la elaboración de informes.

Aunque no están directamente vinculados a los productos físicos, estos costes contribuyen a la totalidad de los costes de mantenimiento de inventario, ya que aumentan los recursos necesarios para supervisar el inventario. Cuanto más complejo sea el sistema de gestión, mayores serán los gastos administrativos y los costes totales de mantenimiento.

Fórmula del coste de mantenimiento de inventario

Cuando hayas determinado todos los gastos, puedes calcular los costes de mantenimiento de inventario utilizando la siguiente fórmula:

Coste de mantenimiento de inventario = Suma de los costes de mantenimiento / Valor total del inventario x 100

• Suma de los costes de mantenimiento: El total en euros de todos los costes mencionados anteriormente durante un período determinado (generalmente un año).
• Valor total del inventario: El valor monetario del inventario que has mantenido durante el período.

El resultado te proporcionará el coste de mantenimiento de inventario por período. Esta información puede ser muy valiosa a la hora de tomar decisiones estratégicas relacionadas con la gestión de inventario y las operaciones comerciales en general, permitiendo una mayor visibilidad sobre tus costes totales de inventario.

Ejemplo de costes de mantenimiento de inventario

Imagina que un negocio de venta de ropa tiene los siguientes costes anuales asociados con el mantenimiento de inventario:

• Costes de espacio de almacenamiento: 20.000 €
• Gestión: 15.000 €
• Seguros e impuestos: 5.000 €
• Depreciación: 3.000 €
• Coste de oportunidad: 7.000 €
• Deterioro o merma: 2.000 €

Para calcular los costes de mantenimiento de inventario totales, debes sumar todos los costes anuales asociados: 20.000 € + 15.000 € + 5.000 € + 3.000 € + 7.000 € + 2.000 € = 52.000 €

Usando la fórmula del coste de mantenimiento de inventario, puedes calcular:

52.000 € / 200.000 € = 0,26 x 100

Los costes de mantenimiento de inventario anuales del negocio de venta de ropa ascienden al 26 % del valor del inventario.

La importancia de conocer los costes de mantenimiento de inventario

Dirigir un negocio conlleva muchos gastos generales, por lo que conocer los costes de mantenimiento de inventario es importantísimo para mantenerte a flote. Estas son algunas formas en que conocer este dato puede apoyar a los minoristas:

• Planificación de producción. Gestionar los costes de mantenimiento mediante estrategias como la previsión de demanda o los pedidos justo-a-tiempo te ayuda a mantener la cantidad adecuada de stock sin sobreproducir o inmovilizar dinero en productos no vendidos.
• Niveles de stock optimizados. Los costes de mantenimiento de inventario te ayudan a identificar dónde estás acumulando demasiado inventario que no se mueve. Tener excesos de stock conlleva mayores costes de almacenamiento, incluyendo el alquiler, los servicios públicos y la mano de obra. Mantener un nivel óptimo de stock puede reducir los costes de almacenamiento de inventario, y también el tiempo que se dedica a gestionarlos, asegurando al mismo tiempo que tengas suficientes productos para satisfacer la demanda.
• Reducción de desperdicios. Los artículos que tardan mucho en venderse pueden volverse obsoletos, dañarse o deteriorarse, especialmente en industrias con productos perecederos. Estos riesgos aumentan los costes, ya que ese inventario necesita ser descontado, descartado o desechado, impactando negativamente tus márgenes de beneficio. Con una mejor previsión de la demanda, una planificación estacional y con promociones dirigidas, puedes mejorar la rotación de inventario y vender productos antes de que pierdan valor.
• Mejora del flujo de caja. El exceso de inventario inmoviliza capital que podría invertirse en áreas de crecimiento como el marketing o el servicio al cliente. Con unos costes de mantenimiento de inventario bajos, los minoristas pueden liberar efectivo, mejorar la liquidez y apoyar las operaciones diarias mientras persiguen nuevas oportunidades.
• Preparación fiscal: El inventario afecta directamente el coste de bienes vendidos (COGS), y por lo tanto repercute en la rentabilidad y los impuestos. El método de valoración de inventario que elijas, como FIFO, LIFO o promedio ponderado, también afecta a los estados financieros y a los resultados fiscales de tu negocio. Cuando gestionas los costes relacionados con el inventario, como el almacenamiento y los seguros, puedes maximizar las deducciones fiscales y reducir el inventario innecesario.
• Mejora de las ganancias: Los costes de mantenimiento más altos (como las tarifas de almacenamiento, los costes de gestión o las primas de seguros) aumentan los gastos relacionados con el inventario y reducen el margen de ganancia en cada artículo vendido. Adoptar estrategias como la previsión de demanda y el justo-a-tiempo pueden mejorar la rentabilidad, eliminar los desperdicios y ayudarte a invertir con sensatez mientras mantienes precios estables.
• Eficiencia operativa: Rastrear los costes de mantenimiento de inventario te ayuda a identificar ineficiencias como no aprovechar al máximo el espacio del almacén o las prácticas laborales intensivas, para que puedas optimizar las operaciones, reducir los costes y mejorar la eficiencia.

Consejos para reducir los costes de mantenimiento de inventario

Tener demasiado stock puede conllevar altos costes de mantenimiento de inventario que reducen el flujo de caja de tu empresa y perjudican la rentabilidad de tu negocio. Aquí encontrarás 10 formas de disminuir los costes de mantenimiento de inventario de tu tienda.

1. Utiliza un sistema de gestión de inventario

El software de gestión de inventario proporciona datos en tiempo real sobre los niveles de stock, las tendencias de ventas y otras métricas importantes. Esta información te permite evitar los excesos de stock, identificar rápidamente los artículos que tardan en venderse y afinar la previsión de demanda.

Aunque este tipo de software supone una inversión inicial, una solución de gestión de inventario puede ayudarte a reducir los altos costes de mantenimiento de inventario.

Consejo profesional: Stocky en Shopify POS (disponible en inglés) simplifica la gestión de inventario con informes y seguimiento omnicanal, permitiéndote recibir stock, gestionar el inventario y crear órdenes de compra desde un solo lugar. También recomienda reabastecimientos basados en la rentabilidad y las tasas de venta, y te avisa cuando el stock está bajo. 

2. Revisa tu inventario a menudo

Realizar una auditoría de inventario anual te ayuda a determinar si estás almacenando más inventario del necesario, identificar el stock obsoleto o que tarda en venderse, y tomar medidas a tiempo para evitar quedarte sin stock. Si tienes demasiado stock, las ventas de liquidación son una buena opción para hacerte recuperar una parte de la inversión, y las bajas pueden liberar espacio en el almacén para artículos más rentables.

Como parte de tu auditoría de inventario, revisa tus informes de ventas minoristas. Esto te ayudará a encontrar tu tasa de venta (es decir, el porcentaje de inventario vendido en un período frente a la cantidad de inventario recibido de los proveedores) para ver qué productos se están vendiendo bien y cuáles no.

3. Mejora la rotación de inventario

Como los costes de mantenimiento dependen de su volumen y del tiempo que los tienes almacenados, tener demasiado stock aumenta tus costes de mantenimiento de inventario. Fomentar la rotación de inventario reduce el tiempo que los productos permanecen en el almacén, disminuyendo así los costes de mantenimiento asociados.

Aumenta las tasas de rotación afinando tu previsión de demanda utilizando historiales de datos de ventas, tendencias del mercado y análisis predictivos. Cuando tus datos de inventario están sincronizados en un solo backend, como ocurre en Shopify, afinar la previsión es muy sencillo. Puedes reducir costes, impulsar el crecimiento y la eficiencia, y crear una mejor experiencia general para el cliente en todos los canales cuando puedes ver de un vistazo las tendencias de tu inventario.

Ofrecer ventas o promociones dirigidas en artículos que están tardando en venderse también puede ayudar a despejar el stock envejecido. Además, discontinuar productos de bajo rendimiento puede prevenir la acumulación de bienes no vendidos.

4. Optimiza las operaciones del almacén

Una gestión efectiva del almacén puede reducir los costes de almacenamiento y gestión. Esto puede implicar reorganizar la disposición del almacén para una mejor utilización del espacio, para almacenar y encontrar los artículos de manera más eficiente.

Los sistemas de gestión de inventario automatizados pueden agilizar los procesos y reducir los costes laborales. Consolidar el espacio de almacenamiento o mejorar la eficiencia energética también puede ayudar a recortar los gastos relacionados con los servicios públicos.

5. Negocia términos con los proveedores

Tener plazos de pago más largos con los proveedores puede mejorar el flujo de caja, dándote más tiempo para vender el inventario antes de tener que pagar las facturas. 

Alternativamente, organizar entregas más pequeñas, pero más frecuentes puede mantener los niveles de inventario (y por ende los costes de mantenimiento de inventario) bajos. Gozas de buenas relaciones con los proveedores puede abrir la puerta a estos términos más favorables.

6. Reduce la merma

La merma, es decir, la pérdida de inventario debido a daños, robos o errores administrativos, puede aumentar los costes de mantenimiento de inventario. Puedes reducir la merma de inventario mejorando las medidas de seguridad, optimizando los procedimientos de gestión y asegurando condiciones de almacenamiento óptimas para minimizar el deterioro. Formar asiduamente al personal en gestión de inventario también puede ayudar a prevenir errores costosos.

7. Plantéate montar un showroom

Contar con un showroom para tu negocio minorista puede ayudarte a reducir tus costes de mantenimiento de inventario. En lugar de almacenar inventario en una tienda grande, por ejemplo, puedes exhibir unos pocos productos para que los clientes los examinen en un espacio más pequeño. Los artículos que compren se envían directamente al cliente desde el almacén de un fabricante o proveedor.

Tener un showroom reduce los costes de almacenamiento en el sitio y reduce los riesgos asociados con el mantenimiento de exceso de inventario. Es una estrategia particularmente útil para negocios que venden artículos voluminosos o de alto valor como muebles, electrodomésticos o equipos de fitness, y equilibra una mejor experiencia del cliente con una gestión eficiente del inventario.

El minorista de calzado Wildling es un comerciante que utiliza Shopify para operar sus showrooms minoristas. “La aplicación Shopify POS permite a los clientes probar y comprar en nuestros showrooms, desde donde pueden hacer pedidos a la tienda Shopify Plus, que se procesan de la misma manera que nuestras compras en línea. Y todo se integra fácilmente en un solo sistema”, dice el líder de la empresa, Sebastian Feuß. “Shopify POS nos permitió alcanzar diferentes grupos de clientes sin tener que invertir grandes sumas de dinero en nuevas tecnologías”.

8. Implementa la estrategia de inventario justo-a-tiempo

El sistema de inventario justo-a-tiempo implica mantener cantidades limitadas de inventario y recibir bienes lo más cerca posible del momento en que se venderán o utilizarán. Requiere una previsión de demanda precisa para determinar la cantidad apropiada de stock que debes tener.

Los minoristas utilizan este sistema para operar un negocio más eficiente y ágil, reducir costes de inventario y almacenamiento, disminuir desperdicios y tener más efectivo disponible para invertir en el crecimiento del negocio. Por ejemplo, un florista tan solo pedirá las flores frescas suficientes un día antes del San Valentín o del Día de la Madre para satisfacer el aumento esperado en la demanda de flores en esos pocos días, en lugar de acumular grandes cantidades que podrían estropearse o no venderse.

9. Mejora la previsión de demanda

La previsión de demanda es el proceso de predecir patrones futuros de demanda del consumidor y ventas durante un período específico. Utiliza historiales de datos de ventas, tendencias del mercado y análisis predictivos para minimizar el riesgo de exceso de inventario y quiebras de stock, reducir costes y mejorar la satisfacción del cliente. 

Por ejemplo, un minorista podría prever una mayor demanda de parkas en invierno al estudiar sus datos internos y las tendencias externas para saber qué tipo de abrigos estarán de moda durante los meses más fríos.

El modelo de datos unificado de Shopify centraliza el inventario en todos los canales de venta: en línea, en tienda y en mercados de terceros. Es la única fuente que necesitas para tus datos de inventario y facilita la previsión de demanda al proporcionar precisión de stock en tiempo real.

Por ejemplo, Pepper Palace, una cadena de tiendas minoristas de especias anteriormente usaba Lightspeed POS. El gerente de marketing y ventas digitales, Corey Hnat, encontraba su estrategia operativa frustrante.

“Las distintas operaciones de Pepper Palace no se comunicaban de la manera que necesitábamos”, dice Hnat. “Es como si los pedidos de la tienda y del sitio web, el inventario, las ventas, los pagos y los datos de los clientes no estuviesen conectados entre sí. Por lo tanto, para nuestro equipo era mucho más difícil crear la experiencia cohesiva para el cliente que tanto deseábamos y fomentar compras repetidas en línea de los clientes que adquirimos a través de nuestras tiendas físicas”.

Desde que cambiaron a Shopify POS, Pepper Palace ha reducido significativamente el tiempo que dedica al mantenimiento y ha eliminado la necesidad de agentes de intermedios en hasta un 60 %, lo equivalente a 20.000 € al año. El minorista también disfruta de operaciones centralizadas, un proceso de pago mejorado con tiempos de transacción reducidos y una mejor captura de datos de clientes.

10. Agiliza los procesos de inventario

Los minoristas suelen enfrentarse a desafíos cuando su inventario está dispersado por distintos canales de venta. Agilizar los procesos de inventario mediante la previsión de la demanda, la estrategia justo-a-tiempo, las revisiones regulares de stock, una organización optimizada del almacén y un software de gestión de inventario, como Stocky de Shopify, puede mejorar la precisión, reducir las ineficiencias y disminuir los costes de mantenimiento de inventario.

Optimiza los costes de mantenimiento de inventario para tu tienda minorista

Los costes de mantenimiento de inventario son una métrica poderosa que puede diferenciar un negocio minorista de éxito de uno que tiene problemas con el flujo de caja y la rentabilidad.

Utiliza la fórmula de costes de mantenimiento de inventario de este artículo para obtener una imagen clara de los costes totales de tu negocio. Luego, pon en práctica estas estrategias cuando veas que las ventas de mercancía disminuyen para evitar el exceso de stock, minimizar las tarifas de almacenamiento y gestión, y liberar capital para inversiones más estratégicas.