Un envío rápido y eficaz es esencial para una tienda de comercio electrónico. Una forma sencilla de mejorar el proceso de empaquetado y mejorar el servicio al cliente es añadir un albarán a cada pedido.
Un albarán se crea en solo unos minutos, pero puede ahorrarte tiempo y esfuerzo al garantizar la entrega correcta de tus productos. Aprende todo lo que necesitas saber sobre qué es y cómo utilizar un albarán.
¿Qué es un albarán?
Un albarán es un documento que contiene detalles sobre los artículos incluidos en un paquete. Los albaranes son útiles tanto para el vendedor como para el cliente. Ayudan al comprador a identificar rápidamente los artículos de su pedido y optimizan el proceso de envío para el vendedor.
Un albarán cumple dos funciones principales. Sirve como lista de verificación para la persona que empaqueta el pedido, permitiéndole revisar el albarán y asegurarse de que incluyó todo lo que el cliente pidió. Después de la entrega, el cliente puede usar el albarán para verificar si faltan artículos y facilitar las devoluciones o cambios.
¿Qué es un albarán digital?
Algunas empresas optan por un albarán digital para reducir el desperdicio de papel. Un albarán digital contiene la misma información que un albarán impreso, pero se envía por correo electrónico o mediante un enlace.
Britt Martin, responsable de asociaciones en la empresa de embalaje sostenible Arka, afirma que un albarán digital “no solo minimiza el desperdicio, sino que también mejora la capacidad del cliente para acceder y gestionar sus registros de transacciones”. Enviar un albarán digital garantiza que tengas un historial fácil de consultar de todos los pedidos enviados y su contenido.
¿Cuál es la diferencia entre un albarán y una etiqueta de envío?
Aunque ambos ayudan a optimizar la gestión y entrega de pedidos, existen algunas diferencias clave entre los albaranes y las etiquetas de envío.
Por un lado, un albarán va dentro del paquete, mientras que la etiqueta de envío se coloca en el exterior. Mientras que los albaranes son útiles para vendedores y clientes, las etiquetas de envío están destinadas principalmente a los transportistas, quienes las utilizan para trasladar paquetes de un lugar a otro.
Parte de la información que aparece en un albarán es la misma que la que encontrarás en una etiqueta de envío, como las direcciones de envío y entrega. Sin embargo, los albaranes también contienen información sobre el contenido del paquete, que normalmente no se incluye en una etiqueta de envío.
Además, las etiquetas de envío suelen llevar un código de barras que permite al transportista obtener rápidamente información sobre el paquete.
¿Un albarán es un recibo?
Un albarán es diferente de un recibo, aunque contiene parte de la misma información. Un recibo es un documento legal que confirma que el cliente ha recibido bienes o servicios a cambio de un pago.
Un albarán no confirma que el cliente haya recibido su paquete, ya que el vendedor lo emite antes del envío.
¿Quién envía un albarán?
Las empresas de comercio electrónico que venden bienes físicos suelen enviar albaranes como parte de su proceso de cumplimiento. Las empresas con altas tasas de devolución, como los minoristas de moda online, y aquellas con grandes pedidos al por mayor, son más propensas a enviar albaranes.
Las empresas que venden productos desde múltiples almacenes o que tienen varias partes involucradas en el cumplimiento de pedidos son más propensas a enviar albaranes que aquellas que gestionan todo internamente. Sin embargo, cualquier negocio de ecommerce puede beneficiarse del uso de albaranes para el envío y el cumplimiento.
No todos los paquetes necesitan un albarán. Solo debes usar un albarán si facilita el proceso de envío y devoluciones para ti y tus clientes. Hay algunas ocasiones en las que un albarán resulta especialmente útil, como cuando se envían varios artículos de un pedido por separado.
Beneficios de usar un albarán
- Reducir errores de empaquetado
- Agilizar las devoluciones
- Mejorar el servicio al cliente
- Garantizar una entrega segura
Si la mayoría de los paquetes no requieren un albarán, ¿por qué usar uno? Hay varias ventajas claras:
Reducir errores de empaquetado
La principal razón por la que las empresas de comercio electrónico utilizan albaranes es para reducir errores en el empaquetado y el envío. Un albarán impreso sirve como lista de verificación al preparar un pedido y puede ser especialmente útil para pedidos que contienen artículos de distintos almacenes o que se envían en varios paquetes.
Si estás empaquetando varios pedidos a la vez, un albarán te permite emparejar fácilmente los paquetes con sus etiquetas de envío, ya que incluye la dirección del cliente.
Agilizar las devoluciones
Los albaranes facilitan las devoluciones, reemplazos e intercambios porque el cliente tiene toda la información que necesita, incluidos los números de SKU o de artículo, para iniciar una devolución.
Por supuesto, puede consultar su confirmación de pedido, pero un albarán impreso hace que todo sea más sencillo para el cliente, especialmente si recibe muchos paquetes o si ha eliminado accidentalmente el correo de confirmación del pedido.
Aprende más: Cómo implementar una política de devoluciones
Mejorar el servicio al cliente
Un albarán es un servicio adicional que puedes ofrecer a tus clientes, permitiéndoles verificar rápida y fácilmente que han recibido todo lo incluido en su pedido. También es una oportunidad para añadir un detalle extra, como toques personalizados de tu marca o una breve nota de agradecimiento escrita a mano.
“Incluso los elementos más pequeños, como los albaranes, ofrecen una oportunidad para reforzar la identidad de la marca”, dice Britt.
Garantizar una entrega segura
Un albarán puede ser útil si una etiqueta de envío se daña. Si el transportista no puede leer la etiqueta, puede abrir el paquete y ver la dirección del cliente, la dirección de devolución y la información de contacto de ambas partes.
¿Qué incluir en un albarán?
Cada albarán debe incluir:
- El número de pedido y la fecha del pedido.
- Una lista detallada de todo lo incluido en el pedido, junto con la cantidad de cada artículo, el número de SKU, el código UPC y/o el número de producto.
- Información de contacto del cliente, incluyendo: nombre del cliente, dirección de envío, dirección de facturación y número de teléfono y/o dirección de correo electrónico.
- Información de contacto del vendedor, incluyendo: nombre de tu empresa, dirección de devolución, sitio web, número de teléfono y/o dirección de correo electrónico.
- Transportista y método de envío.
Dependiendo del pedido, también puedes añadir:
- Una breve descripción del producto para cada artículo.
- La ubicación de cada artículo en tu almacén.
- El peso y volumen de cada paquete y el peso total del envío.
- Número de paquetes o palés en el pedido.
- Instrucciones sobre cómo devolver productos y qué hacer si hay un problema con el pedido.
- Instrucciones del cliente, como solicitudes de envoltorio para regalo o reducción de embalaje.
¿Cómo hago mi propio albarán?
Si usas Shopify, puedes crear albaranes desde la página de Pedidos de tu panel de control. Si no, no te preocupes, es fácil hacer tu propio albarán. Estos son los pasos a seguir.
1. Elige tu plantilla
La forma más sencilla de crear un albarán es comenzar con una plantilla que ya incluya todos los campos que necesitas. Descarga una plantilla de albarán, de las que abundan en internet, para no tener que empezar desde cero.
2. Personalízala
Personaliza tu plantilla añadiendo tu logotipo, los colores de tu marca, el nombre de tu empresa y otra información que se mantenga constante en todos los pedidos, como una dirección de devolución o un mensaje de agradecimiento.
3. Rellena todos los campos
Con la plantilla personalizada lista, simplemente introduce los detalles de cada pedido, incluyendo el número de pedido, la dirección de envío y la lista de artículos.
4. Imprime tu albarán
Utiliza el albarán impreso como lista de verificación al empaquetar el pedido, y luego inclúyelo en el paquete como referencia para el cliente.
Preguntas frecuentes sobre el albarán
¿Por qué necesitas un albarán?
Un albarán te permite llevar un control de todo lo que incluyes en un pedido y asegura que el envío llegue al lugar correcto. También proporciona una referencia útil para el cliente.
¿Cuál es la diferencia entre un albarán y una orden de compra?
Una orden de compra puede parecerse a un albarán, pero son dos cosas diferentes. Una orden de compra es un documento legal; un albarán no lo es. Además, los albaranes los crean los vendedores, mientras que las órdenes de compra las crean los compradores. Una orden de compra también incluirá detalles sobre el método de pago, mientras que un albarán no.
¿Qué información se puede encontrar en un albarán?
Como mínimo, un albarán debe incluir una lista de los artículos del pedido, con cantidades (para asegurar que los productos correctos terminen en el paquete) y la dirección de envío del cliente (para poder emparejar el paquete con la etiqueta de envío).
¿Cuál es la diferencia entre un albarán y una factura?
Las facturas se envían a la persona o empresa que realizó el pago, mientras que los albaranes van a la dirección de envío (aunque a veces coinciden). Las facturas suelen enviarse antes de recibir el pago, tanto para solicitarlo como para los registros financieros del comprador y del vendedor. Las facturas son más comunes al vender al por mayor o al prestar servicios; los albaranes pueden encontrarse tanto en envíos al por mayor como en venta directa al consumidor.
¿Necesitas un albarán para envíos internacionales?
Para envíos internacionales, necesitarás completar un formulario de declaración de aduanas, también conocido como factura comercial. Este formulario contiene gran parte de la misma información que el albarán, por lo que tiene sentido generarlos al mismo tiempo. La diferencia es que el formulario de aduanas se coloca en el exterior del paquete e incluye un código del sistema armonizado (SA).
