De fleste af os har en pinlig e-mailadresse, der hjemsøger os i arbejdslivet (hestepigen91, badboy23 – du kender det måske godt). I tiden omkring den digitale revolution var der mange, der legede med kreative brugernavne for at finde ud af, hvad man kan på nettet, og hvordan man kan skille sig ud. Problemet er bare, at denne type e-mailadresse er stort set ubrugelig i professionelle sammenhænge.
En velvalgt e-mailadresse bidrager til, at du virker professionel, efterlader et positivt indtryk og reducerer risikoen for, at dine e-mails bliver fanget af modtagerens spamfilter. Læs videre og se, hvordan du laver en professionel e-mailadresse, som både du og din virksomhed kan være stolte af.
Strukturelementerne i en e-mailadresse
Selvom alle e-mailadresser er unikke, har de den samme grundlæggende struktur:
Brugernavn
En e-mailadresse begynder med et brugernavn. Brugernavnet kan bestå af bogstaver, tal og de fleste specialtegn.
@
Symbolet “@” er en fast bestanddel af alle e-mailadresser. Det blev introduceret i 1971 af e-mailpioneren Ray Tomlinson, og i dag bruger man det til at adskille brugernavnet fra e-mailudbyderens eller brugerens eget domænenavn.
Domænenavn
Domænenavnet i din e-mailadresse indikerer det domæne, din e-mailadresse hører til. For personlige Gmail-konti er domænenavnet for eksempel gmail.com. Et professionelt domæne er typisk et firmanavn, og hvis man har et personligt brand eller et portefølje-website, er det som regel ejerens eget navn.
Tips til at oprette en professionel e-mailadresse
- Hold det simpelt og nemt at huske
- Brug dit navn, ikke din titel
- Brug tegnsætning sparsomt
- Opret en privat og en professionel e-mailadresse
- Tilknyt dit webdomæne
- Hold generiske indbakker generiske
Oprettelse af en e-mailadresse er i sig selv nemt nok, men udfordringen er at finde et ledigt brugernavn. Når du overvejer, hvor mange brugere der allerede findes (omkring 7,9 milliarder i 2023) bliver det lidt kompliceret. Det vigtigste er at finde en måde at præsentere dig selv på, så det er tydeligt og professionelt.
Her er, hvad du skal huske:
Hold det simpelt og nemt at huske
En firma-e-mailadresse skal være let at forstå, hvis man siger den højt. Hvis du er til et møde eller et netværksarrangement, skal din professionelle e-mailadresse være tydelig nok til, at folk kan skrive den ned korrekt, så de kan kontakte dig efterfølgende.
Brug dit navn, ikke din titel
Jobtitler kommer og går, også inden for den samme organisation, hvilket betyder, at der ikke er plads til dem i en virksomheds e-mailadresse. Gem din jobtitel, virksomhedsoplysninger, professionelle kvalifikationer og/eller akademiske grader til din e-mailsignatur i stedet.
Hvis du inkluderer din jobfunktion i din professionelle e-mailadresse, risikerer du, at den bliver forældet eller misvisende senere hen. Denne type mailadresser fungerer bedst for konsulenter og selvstændige fagfolk, hvis færdigheder er deres brand.
Brug tegnsætning sparsomt
Punktum og underscore, der adskiller dit for- og efternavn, kan forhindre stavefejl og gøre din professionelle e-mailadresse lettere at læse. Men pas på med at bruge flere forskellige tegn i den samme adresse. Vælg enten punktum, bindestreg eller underscore, og hold dig til det.
Opret en privat og en professionel e-mailadresse
Hvis du vil have overblik over de e-mails, du modtager som virksomhed, er det ikke en god idé at bruge den samme e-mailadresse til både dit firma og din private indbakke. Hold dem adskilt, og opret to eller flere e-mailkonti, f.eks. én til virksomheden og én til dig selv.
Tilknyt dit webdomæne
De fleste webhoteller tilbyder pakker med et par gratis virksomhedsmailkonti, der er tilknyttet dit domænenavn. Ved at bruge dit eget domænenavn i stedet for @gmail.com eller @msn.com virker du mere professionel og gør opmærksom på dit brand, hvilket øger din brand awareness. Når din professionelle e-mailadresse er oprettet, kan du forbinde den med en e-mailudbyder som Gmail eller Outlook, dit CRM-system og din marketingsoftware som Hubspot eller Klaviyo.
Opret generiske e-mailadresser
Hvis du modtager e-mails, der ikke henvender sig til en bestemt person, kan du oprette en generisk kontakt-e-mail, der kan tilgås af flere medarbejdere eller afdelinger. Derefter kan du videresende eller omstille indkommende kundehenvendelser til relevante teammedlemmer.
Det er vigtigt, at dine generiske e-mailadresser er simple og forudsigelige, da de skal gøre det så let som muligt for folk at kontakte dig. Tænk på “marketing@ditdomæne.dk” eller “kontakt@ditdomæne.dk.” Du vil måske opdage, at en simpel e-mailadresse kan generere flere leads end en mail med et særligt og mindre intuitivt brugernavn.
Idéer til professionelle e-mailadresser
Mange virksomheder, selv i kreative brancher, har en etableret procedure for, hvordan man navngiver nye e-mailadresser. Men når du selv skal oprette en professionel e-mailadresse, kan det være lidt mere kompliceret – især hvis dit navn er relativt almindeligt, og en personlig e-mailadresse med det samme domænenavn allerede er taget.
Her er nogle idéer til professionelle e-mailadresser, tips til at oprette dem til dig selv og dit team samt eksempler på, hvordan brugernavne kan struktureres:
Medarbejderens fulde navn
Først skal du se, om du kan slippe af sted med at bruge dit fulde navn (navnnavnsen@eksempel.dk). Hvis du bruger et mellemnavn eller et mellemstående initial, kan du inkludere det i din professionelle e-mailadresse (navnxnavnsen@eksempel.dk). Du kan også bruge et punktum til at skille dem ad og øge læsbarheden (navn.navnsen@eksempel.dk, navn.x.navnsen@eksempel.dk).
Delvist navn
Du kan vælge at angive forbogstavet i dit fornavn og skrive hele dit efternavn. På den måde beskytter du brugerens privatliv og gør det muligt at oprette flere e-mailadresser med navnevariationer. Små virksomheder med få teammedlemmer kan vælge kun at vise brugerens fornavn (navn@eksempel.dk). Større virksomheder kan have fordel af at strukturere e-mailadresser ved at kombinere for- og efternavne eller initialer, f.eks. forbogstaverne på for- og mellemnavn plus det fulde efternavn (nxnavnsen@eksempel.dk).
Teammail
Som iværksætter eller teamleder, der opsætter e-mailadresser i virksomheden, kan du overveje at oprette nogle delte adresser, som flere brugere kan tilgå. Delte professionelle e-mailadresser sparer tid og gør det muligt at fordele arbejdet i et team, når man overvåger og svarer på indkommende e-mails.
- Freelancerkommunikation: Hvis du får henvendelser fra freelancere og konsulenter, kan du overveje at bruge brancherelaterede e-mailnavne som freelancer@eksempel.dk eller pitches@eksempel.dk
- Rekruttering: For hurtigt voksende brands og rekrutteringsteams kan e-mailadresser som karriere@eksempel.dk eller job@eksempel.dk være en nem og intuitiv måde at holde øje med jobansøgninger på
- Generel kontakt: For generiske e-mails til din salgsafdeling eller generelle spørgsmål, hold det enkelt, f.eks. info@eksempel.dk eller salg@eksempel.dk
- Kundeservice: kundeservice@eksempel.dk er en typisk e-mailadresse til kundeservice, og returnering@eksempel.dk fungerer godt som en generisk e-mailadresse til kundeanmodninger om at sende varer retur
Ofte stillede spørgsmål om professionelle e-mailadresser
Hvad er en god, professionel e-mailadresse?
En god og professionel e-mailadresse er en, der tydeligt indikerer den person eller afdeling, man skriver til. En god firma-e-mailadresse indeholder en medarbejders fulde eller delvise navn, et team eller en afdeling, f.eks. “kundeservice” eller “salg”.
Hvad er den mest professionelle e-mailadresse?
Den mest professionelle e-mailadresse består af ens fulde eller delvise navn, eventuelt adskilt med punktum eller underscore, og ikke nogen tal. Når det kommer til domænenavnet, kan gratis domæner som Gmail eller Outlook være svære at undgå i starten, men en e-mailadresse med firmaets eget domænenavn skaber et mere professionelt image.
Hvordan ser en uprofessionel e-mailadresse ud?
En uprofessionel e-mailadresse er en, der refererer til ens fritidsinteresser, vittigheder og kælenavne, eller som indeholder tal i forlængelse af navnet.
