Wenn es um dein Unternehmen geht, kann eine gut gewählte E-Mail-Adresse zu einem professionellen Image beitragen, einen positiven Eindruck hinterlassen und das Risiko verpasster Nachrichten verringern. Moderne berufliche Kommunikation erfordert eine professionelle E-Mail-Adresse. In der heutigen digitalen Ära bedeutet das, als du selbst aufzutreten und klare, prägnante E-Mail-Adressen für dein Unternehmen zu haben.
Elemente einer E-Mail-Adresse
Obwohl jede E-Mail-Adresse einzigartig ist, folgt sie einem grundlegenden Format:
Lokaler Teil
Der „lokale Teil“ deiner E-Mail-Adresse ist dein Benutzername. Er kann aus Buchstaben, Zahlen und den meisten alphanumerischen Zeichen bestehen.
@
Das „@“-Symbol ist ein fester Bestandteil aller E-Mail-Adressen. Es wurde erstmals 1971 vom E-Mail-Pionier Ray Tomlinson verwendet, um den Namen und die Maschine von beabsichtigten Empfänger:innen zu trennen. Heutzutage trennt es Benutzernamen vom E-Mail-Anbieter:innen oder der benutzerdefinierten Domain.
Domain
Deine E-Mail-Domain bezeichnet den Ziel-Webserver, an den deine E-Mails gesendet werden. Bei einem persönlichen Gmail-Konto ist der Domainname beispielsweise gmail.com. Eine professionelle Domain ist typischerweise der Firmenname oder für persönliche Marken oder Portfolio-Websites, dein eigener Name.
Professionelle E-Mail-Adresse: Tipps zur Erstellung
- Halte deine E-Mail-Adresse einfach und einprägsam
- Verwende deinen Namen, nicht deinen Titel
- Verwende Satzzeichen sparsam
- Halte primäre und sekundäre Postfächer getrennt
- Verbinde deine Web-Domain
- Halte generische Postfächer generisch
Eine E-Mail-Adresse zu erstellen, scheint auf den ersten Blick einfach zu sein. Aber wenn du bedenkst, wie viele es bereits gibt – etwa 4,8 Milliarden – wird das Ganze etwas komplizierter. Der Schlüssel liegt darin, einen Weg zu finden, dich so klar wie möglich mit den verbleibenden Optionen zu präsentieren.
Hier sind einige Dinge, die du beachten solltest:
Halte deine E-Mail-Adresse einfach und einprägsam
Geschäftliche E-Mail-Adressen sollten leicht auszusprechen sein. Wenn du in einem Meeting bist oder an einem Networking-Event teilnimmst, sollte deine E-Mail-Adresse so einfach sein, dass jemand sie genau aufschreiben und dich bei Bedarf kontaktieren kann.
Verwende deinen Namen, nicht deinen Titel
Jobtitel kommen und gehen – selbst innerhalb derselben Organisation – weshalb sie in einer geschäftlichen E-Mail-Adresse keinen Platz haben. Deine E-Mail-Signatur ist der ideale Ort für deinen Jobtitel, Unternehmensinformationen, berufliche Qualifikationen und/oder Abschlüsse.
Obwohl du deinen Jobtitel in deiner E-Mail-Adresse einfügen kannst, könnte es sein, dass sich dieser in Zukunft ändert oder zu ungenau ist. Daher funktionieren E-Mail-Adressen mit Jobtiteln am besten für Berater:innen oder Selbstständige, deren Fähigkeiten ihr Gewerbe sind, wie „janedieautorin@domain.com“ oder „jdoe.recht@domain.com“.
Verwende Satzzeichen sparsam
Die Verwendung von Punkten und Unterstrichen zur Trennung von Namen und Initialen kann Schreibfehler verhindern und deine Adresse leichter lesbar machen, aber zu viele können das Gegenteil bewirken. Strebe eine einzige Konvention an und halte dich durchgehend an diese.
Halte primäre und sekundäre Postfächer getrennt
Aus organisatorischen und Datenschutzgründen ist es keine gute Idee, dieselbe E-Mail-Adresse für persönliche und berufliche Zwecke zu verwenden. Halte die Dinge mit zwei (oder mehr) E-Mail-Konten getrennt: einer primären geschäftlichen E-Mail-Adresse und einem separaten Postfach für deine persönliche Mail.
Verbinde deine Web-Domain
Die meisten Website-Pakete bieten einige kostenlose geschäftliche E-Mail-Konten, die mit deiner benutzerdefinierten Domain verbunden sind. Die Verwendung deiner eigenen Domain – anstelle von @gmail.com oder @yahoo.com – kann professioneller wirken und zur Markenbekanntheit beitragen. Sobald deine Adressen eingerichtet sind, verbinde sie mit E-Mail-Anbieter:innen (Gmail, Outlook oder einer anderen Mail-App) sowie mit jeder CRM- und Marketing-Software wie Hubspot oder Klaviyo.
Halte generische Postfächer generisch
Für Nachrichten, die nicht an eine bestimmte Person gerichtet sind, kannst du ein generisches Kontakt-E-Mail-Postfach einrichten, auf das mehrere Mitarbeiter:innen oder Abteilungen zugreifen können. So kannst du eingehende Nachrichten von potenziellen Kund:innen oder Anfragen an das entsprechende Teammitglied weiterleiten.
Einfachheit und Vorhersehbarkeit sind ein wichtiger Bestandteil einer generischen E-Mail-Adresse. Das Ziel ist es, es jemandem so einfach wie möglich zu machen, dich zu kontaktieren. Wie wäre es mit „marketing@deinedomain.com“ oder „kontakt@deinedomain.com“. Du wirst feststellen, dass ein einfaches generisches Verkaufs-E-Mail-Postfach mehr Leads generiert als eines mit einem cleveren – aber weniger intuitiven – Benutzernamen.
Ideen für professionelle E-Mail-Adressen
Viele Unternehmen, selbst in kreativen oder lockeren Branchen, haben eine etablierte Konvention zur E-Mail-Benennung. Aber eine professionelle E-Mail für dich selbst zu erstellen, kann ein wenig zusätzliches Experimentieren erfordern – insbesondere, wenn dein Name relativ häufig ist und eine zugehörige E-Mail-Adresse bereits vergeben ist.
Hier sind einige Ideen für professionelle E-Mail-Adressen, die du für dich oder dein Team erstellen kannst, zusammen mit ein paar Beispielen, wie du deinen Benutzernamen strukturieren könntest:
Vollständiger Name
Überprüfe zunächst, ob du mit deinem vollständigen Namen (janedoe@deinedomain.com) auskommst. Wenn du einen zweiten Vornamen oder ein zweites Initial hast, versuche, das einzubeziehen (janexdoe@deinedomain.com). Oder du könntest Satzzeichen verwenden, um dich abzugrenzen und die Lesbarkeit zu verbessern (jane.doe@deinedomain.com, jane.x.doe@deinedomain.com).
Teilname
Alternativ könntest du dich entscheiden, nur deinen Nachnamen hervorzuheben und deinen Vornamen mit einem Initial zu kennzeichnen. Dies bewahrt eine gewisse Privatsphäre und bietet mehr Variationen. Kleine Unternehmen mit nur wenigen Teammitgliedern könnten sich entscheiden, nur den Vornamen des Nutzers anzuzeigen (jane@deinedomain.com). Größere Unternehmen können von einer Strukturierung des lokalen Teils um eine Kombination aus Vor- und Nachnamen profitieren, wie das erste Initial plus das zweite Initial und den Nachnamen (jxdoe@deinedomain.com).
Team-Postfächer
Als Gründer:in oder Teamleiter:in, die die zentralen Postfächer für dein Unternehmen einrichtet, gibt es einige gemeinsame Adressen, die du je nach deinen geschäftlichen Bedürfnissen einfügen könntest. Generische E-Mail-Postfächer sparen Zeit, indem sie die Zusammenarbeit des Teams beim Überwachen und Beantworten eingehender E-Mails ermöglichen.
- Freelancer-Einreichungen: Wenn du auf Einreichungen von Freelancer:innen oder aus der Community angewiesen bist, ziehe in Betracht, branchenspezifische Schlüsselwörter zu verwenden, wie „pitches@deinedomain.com“ oder „einreichungen@deinedomain.com“.
- Rekrutierung: Für schnell wachsende Marken oder Einstellungsteams sind „karriere@deinedomain.com“ oder „jobs@deinedomain.com“ eine einfache, intuitive Möglichkeit, Stellenbewerbungen oder eingehendes Interesse zu verfolgen.
- Allgemeine Anfragen: Für generische Verkaufs-Postfächer halte es einfach, wie „anfragen@deinedomain.com“ oder „verkauf@deinedomain.com“.
- Kundenservice: „hilfe@deinedomain.com“ ist eine gängige E-Mail-Adresse für den Kundenservice, während „ruecksendungen@deinedomain.com“ für ein generisches Rücksendungs-Postfach funktioniert.
Professionelle E-Mail-Adresse FAQ
Was ist eine gute geschäftliche E-Mail-Adresse?
Eine gut durchdachte, professionelle E-Mail-Adresse beseitigt Verwirrung und bestätigt die Identität der Absender:innen. In einigen Fällen, wie bei kundenorientierten Positionen, kann eine E-Mail-Adresse die Abteilung der Nutzer:innen widerspiegeln, wie Kundenservice oder Vertrieb.
Was ist die professionellste E-Mail-Adresse?
Die professionellste E-Mail-Adresse ist eine von wenigen Variationen deines vollständigen oder teilweisen Namens, mit begrenztem Satzzeichen (Punkte oder Unterstriche) und ohne Zahlen. Während die Verwendung einer kostenlosen Domain wie Gmail oder Yahoo manchmal unvermeidlich ist, trägt die Verwendung einer benutzerdefinierten Domain mit dem Firmennamen zu einem professionelleren Image bei.
Was sind unprofessionelle geschäftliche E-Mail-Adressen?
Unprofessionelle geschäftliche E-Mail-Adressen sind solche, die auf äußere Interessen, Witze und Spitznamen verweisen oder Zahlenfolgen enthalten, die an deinen Namen angehängt sind.
