O que é a Gestão de Informações do Produto (PIM) no e-commerce?

Você está empolgado. Acabou de anunciar para a equipe que sua empresa está pronta para lançar uma estratégia de expansão internacional no próximo ano. Claro, o problema com a tradução e com as moedas é apenas um detalhe…

“Vamos apenas abrir outra loja e está tudo certo”, diz um dos seus gerentes de e-commerce.

Então, um gerente de produto se manifesta: “Como vamos gerenciar duas ou três vezes mais informações sobre produtos e coordenar tudo isso sem uma logística terceirizada?”

Talvez você já tenha passado por isso.

Você sabia que gerenciar as informações dos produtos manualmente seria um pesadelo, então decidiu implementar um sistema automatizado para isso. Você lançou internacionalmente, mas já se passou um ano desde a implementação e agora as coisas estão complicadas. Seja qual for a situação em que você se encontra, agora é a hora de avaliar como você está lidando e implementando a gestão de informações de produtos (PIM).

Você não está sozinho.

O que é um sistema de Gestão de Informações do Produto (PIM)?

A gestão de informações do produto é um sistema que gerencia dados de produtos para comercializar e vender em diversos canais. Ele centraliza todas as informações dos produtos de cada canal de distribuição em um único lugar.

Você e sua equipe podem editar e gerenciar todas as informações dos seus produtos de uma vez pela interface do sistema PIM (por exemplo, números de itens, referências, catálogos, dados de SKU, imagens e vídeos, traduções, localizações, documentação, etc.).

Sua solução PIM pode fornecer informações sobre produtos para diversos stakeholders, desde operações internas até fornecedores, fabricantes, atacadistas e clientes.

Muitas empresas consideram um PIM quando têm milhares de produtos para gerenciar, mas até lojas com um número limitado de produtos podem investir em um sistema PIM.

Apesar de um número aparentemente limitado de produtos, elas podem ter um alto conjunto de variáveis e personalizações. Ou, se estiverem se expandindo internacionalmente, podem abrir várias lojas como parte do seu processo de localização.

Recursos importantes do PIM

Ao escolher uma gestão de informações do produto para sua empresa, há algumas coisas que você precisa observar para garantir que ele funcione.

Qualquer sistema PIM que valha a pena deve ter pelo menos algumas (se não todas) dessas características:

• Coleta manual e automática de informações sobre produtos
• Capacidade de lidar com múltiplos SKUs
• Campos personalizáveis para informações de itens: descrições de produtos, atributos, tamanhos, etc.
• Capacidade de gerenciar substituições, peças de reposição e acessórios
• Automação de fluxos de trabalho
• Gestão de conteúdo e materiais de marketing para cada produto
• Integração com seu CMS, IMS, ERP, fornecedor 3PL, e outras partes do ecossistema de e-commerce
• Fluxos de trabalho personalizáveis para diferentes departamentos e partes da cadeia de suprimentos

Essencialmente, se você tem uma ampla gama de produtos e/ou uma variedade complexa de diferentes tipos de produtos, utilizar um PIM é com certeza uma boa ideia. Isso economizará muito tempo com a entrada manual de dados e evitará confusões entre diferentes SKUs quando as coisas ficarem agitadas.

Melhores softwares de PIM

Jasper PIM

Jasper PIM centraliza todas as informações importantes que você precisa sobre seus produtos em um sistema poderoso. Do lado do cliente, ele armazena imagens, vídeos e materiais de marketing sobre cada produto, e nos bastidores, ele armazena dados de fornecedores, estoque e categorias.

Por ser um aplicativo do Shopify, o Jasper se integra bem à plataforma e oferece uma experiência aprimorada para lojas Shopify, como capacidade de busca avançada e sindicância automática de produtos para sua loja.

Com o Jasper, você pode:

• Oferecer os mesmos produtos por meio de várias marcas e vitrines em diferentes idiomas
• Sindicar produtos automaticamente para plataformas de e-commerce
• Agendar atualizações de conteúdo de produtos e preços promocionais
• Organizar seus produtos junto com conteúdo de mídia rica

Preço: A partir de US$ 999/mês.(na data da publicação)

Akeneo

Akeneo é um sistema extenso de gestão de informações de produtos que promete organizar e enriquecer todo o seu catálogo de produtos. Ele é projetado para cobrir uma variedade de necessidades e estratégias de negócios, desde venda direta ao consumidor, clique e retire, ou envie da loja.

Akeneo é um PIM SaaS de código aberto, o que significa que há uma variedade de opções de preços para se adequar ao seu tamanho, incluindo uma opção gratuita que requer certo conhecimento técnico e instalação manual no local. Ou você pode assinar uma versão em nuvem gerenciada do software.

O sistema PIM gratuito da Akeneo inclui os recursos padrão que você esperaria, enquanto as edições pagas de crescimento e enterprise incluem:

• Hospedagem em nuvem
• Automação e governança
• Enriquecimento da qualidade dos dados
• Traduções localizadas e medições para diferentes locais
• Ferramentas de gestão de fornecedores

Preço: Gratuito para instalação local, ou a partir de US$ 25.000/ano para assinatura gerenciada. (na data da publicação)

Plytix

Plytix é projetado com a colaboração da equipe em mente, para que todos possam acessar as informações corretas dos produtos no momento certo. Desde suprimentos até logística, vendas e marketing, ninguém ficará confuso sobre o status e as especificações de um produto ao usar o Plytix.

A equipe do Plytix se orgulha de sua experiência do usuário e design. O software é mais agradável de olhar e mais fácil de usar do que a maioria da concorrência (algo que você nem sempre vê em sistemas de negócios de e-commerce).

Seus principais recursos incluem:

• Usuários ilimitados
• Filtros e busca poderosa
• Gestão de ativos digitais
• API para integrações personalizadas
• Tratamento flexível de variações

Preço: Plano gratuito disponível; US$ 330/mês para o padrão; US$ 1.200/mês para o Pro. (na data da publicação)

Sales Layer

Sales Layer é um sistema de gestão de informações de produtos baseado em nuvem para profissionais de marketing de produtos. É uma plataforma PIM particularmente amigável que promete melhorar a experiência do cliente ao fornecer conteúdo e dados precisos.

O PIM do Sales Layer tem um foco notável em análises: você pode usá-lo para analisar a qualidade das informações dos produtos e garantir que seu catálogo não tenha dados ausentes ou incorretos. Isso pode ser super útil para gamas complexas de produtos.

Os recursos incluem:

• Atualizações de dados em tempo real
• Relatórios de status do catálogo
• Gestão de ativos digitais
• Design e gestão de fluxos de trabalho

Preço: Preço personalizado disponível mediante solicitação.

Catsy

Catsy é uma plataforma de gestão de dados de produtos amigável que se destaca em ajudar você a construir catálogos. Suas funções de banco de dados altamente personalizáveis podem ser usadas para criar folhetos, listas de preços, fichas técnicas, catálogos e muito mais. Seus assistentes de importação facilitam bastante a adição de novos produtos e de conteúdo sem precisar inseri-los manualmente.

Ele é mais voltado para lojas físicas e operações de pedidos por correio do que para e-commerce, mas ainda vale a pena conferir se você tem muitos produtos que precisam ser organizados em um único lugar. Os recursos incluem:

• Construção automatizada de catálogos
• Modelos pré-projetados
• Personalização do estilo do catálogo
• Os dados podem ser alimentados para uma ampla gama de materiais de marketing
• Suporta muitos formatos e tipos de dados
• Ótimo suporte ao cliente

Preço: Preço personalizado disponível mediante solicitação.

Salsify

Salsify é um PIM que fornece dados de produtos para toda a “prateleira digital” — os vários pontos de contato que os consumidores encontram em seu caminho para a compra.

Segundo a Salsify, “A informação do produto é a nova marca”, e leva a qualidade das informações muito a sério.

A Salsify marca seu PIM como ProductXM — gestão da experiência do produto — já que os dados que fornece são tão importantes para a experiência do cliente final. Esta é uma das opções mais completas e é voltada para grandes fabricantes, varejistas e distribuidores.

Os recursos incluem:

• Geração de conteúdo aprimorada com modelos personalizados
• Importação de dados simplificada
• Fluxos de trabalho de gestão de dados automatizados
• Manutenção de padrões de qualidade de dados através do sistema
• Arquitetura segura, baseada em SaaS, com atualizações regulares

Preço: Preço personalizado disponível mediante solicitação.

Benefícios da implementação de uma solução PIM

Eficiências de tempo com a redução da entrada manual de dados

Um dos benefícios mais óbvios de um PIM é o tempo economizado. Pense em toda a entrada manual de dados ou em buscas frustrantes que sua equipe não terá mais que realizar.

Em seu livro (em inglês) Gestão de Informações de Produtos: Teoria e Prática, Abraham Jorji escreve:

“Segundo a Goodmasters, 25 minutos por SKU por ano são gastos na limpeza manual de dados de itens, o que levaria apenas 4 minutos com a sincronização automática. Em outras palavras, 20 meses-homem por 10.000 SKUs!”

Jorji também cita: “Antes da introdução de um sistema PIM, menos de 17% dos funcionários em empresas de manufatura gastavam menos de 2 horas por semana buscando produtos. Após a implementação, essa porcentagem cresceu para 36%. Para os varejistas, essa porcentagem aumentou de 47% para 58%.”

Informações consistentes e precisas

Do ponto de vista operacional e financeiro, os benefícios de um PIM são significativos:

“A Aberdeen vê em sua pesquisa uma queda de 67% nos custos de mão de obra. De forma semelhante, o Yankee Group relata um aumento de 20% na produtividade dos funcionários,” escreve Jorji.

Olhando além da economia de tempo, ele continua: “No entanto, em nossos próprios estudos de caso, não vemos as economias de custos sendo realizadas. Embora as reduções de custos mencionadas acima sejam válidas, na realidade, a introdução de um sistema PIM raramente reduziu os custos operacionais. As economias de custos são geralmente investidas diretamente na criação de informações de produtos melhores e mais completas e/ou na sustentação da estratégia de long-tail.”

Isso porque a maioria das empresas possui muitos dados imprecisos. A River Sand Solutions estima que fabricantes, distribuidores e fornecedores farmacêuticos operam com uma taxa de imprecisão de 30%, que se tornou a média da indústria.

No entanto, há um fato ainda mais perturbador.

Jorji observa que essa imprecisão se aplica a todos os dados, citando uma estatística da AT Kearney que estima que “30% de todos os dados de artigos de atacadistas e produtores têm pelo menos um erro. Estima-se que o custo da correção varie entre € 60 e € 80 por produto.”

Jon Marsella, fundador e CEO da Jasper Studios, diz sobre dados imprecisos: “Na maioria das vezes, [os dados] estão bagunçados, são complexos, estão espalhados e são inconsistentes.”

Embora sua equipe possa economizar tempo inserindo dados, esse tempo é reinvestido na limpeza das informações. Com um PIM organizando todas as suas informações em um só lugar, a nova missão da sua equipe é garantir que seus dados sejam os mais precisos possíveis.

Economias de custos com a melhoria da logística

Com a melhoria da precisão das informações vem o retorno sobre o investimento por meio de economias de custos. Segundo Heiler (via Jorji), empresas que investem em PIM veem até 23% menos devoluções de produtos.

A analista sênior do Yankee Group, Kosin Huang, reforça essa descoberta: “Para empresas que implementaram um PIM, a melhoria anual dos negócios é em torno de 25%. ...Fornecedores reconhecem o impacto do PIM e usarão sua estratégia de TI PIM para se diferenciar como parceiros que podem mostrar um sucesso impressionante na cadeia de suprimentos.”

Com um PIM, a Procter & Gamble descobriu que 3,6% de seus pedidos incluíam produtos obsoletos. A Johnson & Johnson descobriu que dados de produtos imprecisos causaram 2,5% de falta de estoque com seu maior varejista, Walmart.

Ambos são exemplos do mundo real de como o PIM pode impulsionar a melhoria dos negócios.

Qual é a diferença entre um PIM e um CRM?

A diferença entre um PIM e um sistema de gestão de relacionamento com o cliente (CRM) está nos dados que eles gerenciam.

Os CRMs gerenciam informações sobre clientes. Isso significa que eles contêm e organizam todos os dados que você coleta sobre os clientes: desde seu início como um lead, passando por todo o seu funil até a compra e se tornando compradores leais. O objetivo de um CRM é entender e fortalecer relacionamentos com pessoas que compram de você ou que estão considerando comprar.

Os PIMs lidam com informações sobre produtos. Um PIM é projetado para armazenar e gerenciar tudo sobre os próprios produtos, em um banco de dados extenso e conectado. Ele irá conter as especificações técnicas de um produto, suas informações de categoria, conteúdo e metadados sobre ele, e outras variantes de dados relacionadas.

A intenção geral é ser a única fonte de verdade sobre cada produto individual, da qual outros sistemas podem receber informações — por exemplo, páginas de produtos em um e-commerce.

Os CRMs e PIMs podem coexistir sem nenhum problema. Ambos são subconjuntos do MDM — gestão de dados mestres — que se refere à organização de todos os dados em uma empresa.

Eles podem trocar dados e trabalhar juntos para fornecer um sistema eficiente para gerenciar uma loja e levar o produto certo ao cliente certo.

A Shopify é um sistema PIM?

A Shopify não é um sistema PIM em si, embora se integre bem com PIMs.

A Shopify é uma plataforma e um conjunto de ferramentas que permitem que você administre um e-commerce próspero. No entanto, ela não atua como um repositório central para toda a sua gama de produtos. Em vez disso, se você usar um PIM, a Shopify pode utilizar seus dados e trazê-los para sua vitrine.

A Shopify não é realmente projetada como uma solução de gestão de conteúdo, então se sua abordagem omnichannel exigir muitas fotos, vídeos ou metadados diferentes a serem distribuídos por vários canais, um PIM é algo que você deve considerar investir.

Se você é um cliente da Shopify e acha que se beneficiaria do uso de um PIM, vale a pena experimentar alguns dos sistemas listados acima.

O PIM é simplificado demais

Quando este artigo estava sendo escrito, um colega alertou: “A maioria das pessoas entra no PIM com uma visão simplificada demais. Não queremos simplificar o problema com um artigo superficial.”

Não é verdade?

Jon Marsella, da Jasper, diz: “Quando as empresas tentam implementar um PIM por conta própria, acho que onde elas realmente falham é na hora de entender quão longe e quão abrangente seus produtos são, e quantos processos manuais estão utilizando.”

“Elas não antecipam o quanto de trabalho está envolvido na integração com essas coisas. A maioria dos nossos clientes e prospects que encontramos têm produtos espalhados por todo lugar. Às vezes, eles os têm em mais de uma dúzia de lugares e têm vários departamentos gerenciando isso.”

Isso se aplica a organizações de todos os tamanhos. Marsella continua: “Mesmo organizações menores podem subestimar algumas coisas. Por exemplo, o número de pontos de contato necessários para tornar seu PIM eficaz, realmente fazer seu PIM se tornar o cérebro da operação, que, em nossa visão, é o caminho a seguir, no que diz respeito à arquitetura.”

Os exemplos são muitos: taxonomias de produtos, mapeamentos de produtos, toda a complexidade em torno de produtos pais/filhos, agrupamento de produtos e descontos. E então há as potenciais limitações de canais de vendas de marketplaces online como eBay e Amazon.

Marsella diz: “Quando as empresas vão implementar seus próprios PIMs, elas também precisam considerar como implementar seus pontos de contato e conectores, e isso é ‘uma morte dolorosa’.”

Além disso, o PIM não é uma solução puramente técnica para um problema organizacional. A implementação bem-sucedida do PIM exige repensar como sua empresa gerencia o fluxo de informações e testará os fluxos de comunicação da sua equipe.

O executivo da Ernst & Young, Can A. Dogan, escreveu para Supply Chain Quarterly sobre como as empresas tendem a supervalorizar o papel da tecnologia na realização de objetivos de gestão de inventário:

“As indústrias estão repletas de empresas que desvalorizam elementos críticos, como processos, políticas, habilidades interpessoais, design organizacional, confiabilidade de dados, métricas, análises e relatórios, concentrando-se principalmente na capacitação tecnológica. Essas empresas geralmente se veem sobrecarregadas com sistemas que, na melhor das hipóteses, nunca são totalmente aproveitados e, na pior, simplesmente abandonados ao longo do tempo.”

Certifique-se de que a sua evite um destino semelhante.

PIM como um impulsionador de desempenho empresarial

A maioria das pessoas vê o PIM como uma despesa a ser minimizada. E com a incrível quantidade de economias de custos que vem com a precisão da informação, isso não é uma sugestão irrealista.

Contudo, um PIM atinge seu pleno potencial quando é usado não apenas como uma função da cadeia de suprimentos, mas como um ativo para impulsionar o desempenho empresarial.

Como Marsella destacou anteriormente, os benefícios incluem a expansão de mercados e espaços que sua empresa não poderia acessar antes, levando produtos ao mercado mais rapidamente (4 vezes, em média). Isso também pode significar habilitar vendas, fornecendo a toda a equipe e outras partes acesso fácil a documentos e publicações, ou marketing, automatizando campanhas de marketing digital e social.