Contabilidade para negócios digitais: um guia prático para pequenos negócios

Você não lançou seu e-commerce para ficar administrando contas e gerenciando livros contábeis. Você começou para vender produtos, atender clientes e ganhar dinheiro enquanto faz isso. No entanto, a contabilidade para negócios digitais é uma parte necessária e importante para manter suas contas em ordem.

A contabilidade para negócios digitais é o processo de registrar e gerenciar todas as transações financeiras do seu negócio, incluindo vendas, compras e pagamentos. Os contadores acompanham todos os custos e receitas para ajudar uma empresa a tomar as melhores decisões financeiras.

O objetivo da contabilidade é mostrar a você a situação financeira do seu negócio, gerenciar suas contas e melhorar a gestão de fluxo de caixa de maneira estratégica. Isso ajuda você a entender para onde seu dinheiro está indo, permitindo que você tome decisões mais certeiras.

Mesmo que você tenha experiência em contabilidade, existem algumas nuances importantes na contabilidade para negócios digitais que você deve seguir. Aqui, você aprenderá a como manter tudo em ordem num e-commerce, as ferramentas que podem ajudar e os erros comuns a serem evitados.

Plataformas de e-commerce e contabilidade

A beleza do e-commerce está na variedade de plataformas disponíveis para vender seus produtos. Independentemente da plataforma que você escolher, você precisará gerenciar suas contas. Seja Shopify, BigCommerce, WooCommerce ou Adobe Commerce, é essencial acompanhar a receita, as despesas e qualquer imposto relevante.

Muitas plataformas de e-commerce oferecem recursos para ajudar você a acompanhar informações importantes necessárias para a contabilidade, como estoque e impostos sobre vendas. Embora elas não façam a declaração de impostos por você, podem ajudar a monitorar suas obrigações fiscais e a coletar o valor correto. Isso torna o período de declaração muito mais fácil.

As plataformas de e-commerce costumam cobrar taxas de comerciantes, que são um elemento único de contabilidade que os vendedores online precisam acompanhar.

A taxa do comerciante varia dependendo da plataforma que você usa, mas são detalhes como esse que você deve ter em mente ao utilizar uma plataforma de e-commerce. Felizmente, existem muitas ferramentas de contabilidade que se integram a essas plataformas, facilitando a gestão de suas vendas e despesas.

Melhores práticas para a contabilidade em plataformas de e-commerce

A contabilidade para negócios digitais é uma parte integral do negócio, independentemente da plataforma em que você vende seus produtos. Aqui estão algumas boas práticas a considerar:

• Integre sua loja com um software de contabilidade: A maioria das plataformas de e-commerce se integra a softwares de contabilidade dedicados ou oferece plug-ins para auxiliar no monitoramento. Isso é útil na hora de extrair o imposto sobre vendas ou declarar seus impostos, pois seu software e sua loja estarão alinhados.
• Configure regras fiscais: Defina suas localizações fiscais em sua loja, para que a plataforma saiba onde precisa adicionar um imposto às vendas e onde não precisa. Isso ajudará a automatizar pedidos e garantir que você esteja recolhendo impostos quando e onde for necessário.
• Concilie sua conta regularmente: Qualquer que seja a plataforma que você usar, ela manterá um registro “baixável” de todas as suas vendas até a data. É importante baixar esses relatórios, revisá-los e reconciliá-los regularmente.
• Gerencie devoluções e estornos: Mantenha-se atento às devoluções e estornos, pois eles impactarão os números da sua contabilidade.
• Mantenha o controle de outras despesas: A plataforma de e-commerce que você usa não rastreará despesas externas, como custos de pessoal, fabricação ou publicidade, portanto, cabe a você acompanhar essas despesas em outro lugar ou adicioná-las manualmente.
• Automatize o fluxo de trabalho: Facilite seu trabalho automatizando o processo de contabilidade.

Imposto sobre vendas e contabilidade

O imposto sobre vendas é adicionado ao preço de varejo de cada venda online e é incorporado ao checkout.

É fundamental que você recolha o imposto sobre vendas se sua empresa opera ou tem presença em um estado brasileiro onde o imposto sobre vendas é obrigatório, o que é a maioria dos estados. Dito isso, a presença da sua empresa e unidades em cada estado faz com que você precise dar a devida atenção às particularidades tributárias de cada região.

Como lidar com o imposto sobre vendas na contabilidade para negócios digitais

• Identifique onde você opera: Seu e-commerce opera onde você vende, armazena estoque ou tem funcionários, ou se é onde você mora. Você também terá uma operação em um estado se atingir um limite de vendas para clientes dentro desse estado. Alguns estados também possuem impostos sobre vendas regionais que se aplicam a vendedores fora deles.
• Determine quais produtos são tributáveis: Os produtos exigem diferentes níveis de tributação em diferentes estados. Verifique os sites oficiais de cada estado para determinar quais produtos são tributáveis e em quanto. Alguns produtos não são tributáveis, ou são apenas tributados em determinados períodos ou estações.
• Registre sua empresa: Certifique-se de estar em conformidade, registrando-se para obter uma inscrição estadual em qualquer estado onde você opere.
• Recolha o imposto sobre vendas: Adicione o imposto sobre vendas a cada compra — sua plataforma de e-commerce deve aplicá-lo automaticamente no checkout, se você configurá-la corretamente.
• Faça a declaração do imposto: Crie e envie a declaração de imposto do seu CNPJ antes do prazo final. Na maioria dos casos, o contador fará isso por você.

Como calcular o imposto sobre vendas e relatá-lo em seus registros contábeis

Para determinar quanto recolher, você deve determinar sua alíquota de imposto sobre vendas.

Adicione as alíquotas de imposto sobre vendas do seu estado, município e cidade, e depois multiplique o total percentual pelo valor das suas vendas para obter o valor do imposto sobre vendas.

Aqui está a fórmula:

Preço de venda x Alíquota de imposto sobre vendas = Imposto sobre vendas

Aqui está um exemplo de como usar a fórmula:

Você vendeu um item por R$ 100. Se a alíquota do imposto sobre vendas da sua cidade é de 2% e a do estado é de 5%, o total do imposto sobre vendas é de 7%.

0,07 x R$ 100 = R$7

O valor do imposto sobre vendas seria R$ 7, o que levaria o preço final do item a R$107.

É importante monitorar o imposto sobre vendas corretamente em seu plano de contas, para que fique claro quanto do seu dinheiro no banco deve ser reservado para impostos.

Uma maneira de relatar o imposto sobre vendas em seus registros contábeis é debitar o valor que você coletou do seu caixa e creditá-lo às suas contas de receita de vendas e imposto sobre vendas a pagar.

Gestão de estoque e contabilidade

A gestão de estoque é uma parte fundamental do processo contábil, pois seu estoque é considerado um ativo que possui valor.

Manter-se atualizado sobre ele oferece uma visão clara de quanto estoque você tem, quanto estoque precisa e quaisquer tendências de vendas que surgirem. Isso também permite que você preveja quando precisará fazer reposição, pedidos de suprimentos e ajustar sua estratégia de preços, se necessário.

Como monitorar o estoque na contabilidade para negócios digitais

Monitore seu estoque mensal ou trimestralmente para garantir que ele esteja sempre atualizado. Isso é muito importante se você processar devoluções ou armazenar estoque em múltiplas localizações.

Seu estoque será registrado em sua contabilidade de e-commerce com base no custo dos produtos vendidos (CPV), e pode ser calculado de algumas maneiras diferentes:

Primeiro a entrar, primeiro a sair (FIFO)

O método “primeiro a entrar, primeiro a sair” assume que os itens comprados ou produzidos primeiro são vendidos ou utilizados primeiro. Com esse sistema, os itens mais antigos do estoque são registrados como vendidos antes dos mais novos. Ao calcular o custo dos produtos vendidos, os custos do estoque mais antigo são usados para determinar a lucratividade.

Último a entrar, primeiro a sair (LIFO)

O método “último a entrar, primeiro a sair” assume que o estoque adquirido mais recentemente foi vendido primeiro. O último a ser comprado é considerado o primeiro a ser vendido. Ao calcular o custo dos produtos vendidos, o custo do estoque mais novo é usado para determinar a lucratividade. Com o aumento dos custos dos materiais, presume-se que os itens adquiridos mais recentemente custam mais, e, portanto, serão menos lucrativos.

Avaliação de custo médio

Esse método leva em conta o custo médio de todos os itens de estoque vendidos, independentemente de quando foram adquiridos, e aplica esse custo médio a todo o estoque.

Como calcular o custo dos produtos vendidos e reconciliar o estoque

Você pode calcular o CPV adicionando o custo do seu estoque às compras feitas durante um período específico. Subtraia o custo do estoque restante ao final do seu período para calcular seu CPV.

Aqui está a fórmula para facilitar o cálculo:

(estoque inicial + Compras) – estoque final = CPV

É importante notar que o CPV é diferente de suas despesas operacionais, que são gastos não diretamente relacionados à produção de seus produtos. Embora ambos sejam subtraídos dos números totais de vendas da sua empresa, eles devem ser registrados separadamente.

Taxas de processamento de pagamento e contabilidade

Vender online exige que você processe pagamentos através de um provedor de pagamento integrado ou software externo. Normalmente, há uma taxa para cada pagamento processado, que precisa ser rastreada e contabilizada.

O provedor de pagamento que você usa deve manter um registro das taxas incorridas para cada pagamento. Se você usar vários provedores de pagamento para compradores em diferentes locais, é importante reconciliar todas as taxas juntas para criar um valor total.

Observe que as taxas de processamento de pagamento são uma despesa comercial dedutível.

Como categorizar as taxas de processamento de pagamento

A maioria das empresas de e-commerce categoriza as taxas de processamento de pagamento como CPV, porque estão diretamente associadas aos custos de vendas. Você precisará deduzir essas taxas de sua receita para calcular sua margem bruta.

A fórmula fica assim:

Receita - (CPV + Taxas de processamento de pagamento) = Lucro bruto

Demonstrações financeiras e contabilidade

Demonstrações financeiras fornecem uma visão geral da receita, despesas, lucratividade e dívida da sua empresa e são uma parte integral da contabilidade para negócios digitais.

As demonstrações financeiras são importantes porque ajudam você a entender a saúde financeira do seu negócio. Você pode ver quanto dinheiro tem disponível para reinvestir no negócio, quanto pode pagar a si mesmo e outras contas a pagar.

Elas também fornecem um ótimo recurso para investidores potenciais que podem ver as finanças da sua empresa ao longo do tempo.

A contabilidade para negócios digitais é uma forma de armazenar e organizar suas transações financeiras. Ela fornece insights sobre seus débitos e créditos e a saúde geral do seu negócio. As informações coletadas e armazenadas podem ser transformadas em demonstrações financeiras-chave, como demonstrações de lucros e perdas, e balanços patrimoniais.

As demonstrações de lucros e perdas destacam as receitas, custos e despesas que sua empresa teve durante um determinado período, enquanto o balanço patrimonial mostra seus ativos e passivos em um determinado momento.

Erros comuns na contabilidade para negócios digitais

A contabilidade para negócios digitais pode parecer complicada quando você começa. Há muito o que lembrar e fórmulas complexas a usar. Isso muitas vezes leva a descuidos e erros. Alguns dos erros mais comuns que pequenas empresas cometem são:

• Tentar fazer tudo manualmente: A entrada manual de dados pode levar a duplicações e inevitáveis erros humanos. É demorado e tedioso realizar todos os cálculos regularmente.
• Não atender aos padrões internacionais de impostos: As leis fiscais variam ao redor do mundo, e muitos e-commerces não verificam se estão em conformidade porque estão essencialmente operando online.
• Manter níveis de estoque imprecisos: Um erro na avaliação de estoque pode levar a outros problemas no futuro, afetando seus balanços patrimoniais, demonstrações de lucros e perdas e previsões de fluxo de caixa.
• Não sincronizar transações com o software de contabilidade: Quando você não sincroniza sua plataforma de e-commerce com seu software de contabilidade, transações podem passar despercebidas, dificultando a visualização do panorama financeiro geral.
• Mau manejo do imposto sobre vendas: O imposto sobre vendas é uma das partes mais complexas de administrar um negócio online, então não é surpresa que as marcas tenham dificuldades em enviar a quantia correta no momento certo.
• Manter registros desorganizados: Suas contas podem ficar bagunçadas com muita facilidade quando muitas pessoas lidam com elas. Isso pode levar a entradas duplicadas, descuidos e oportunidades perdidas.
• Não realizar as reconciliações de contas com frequência: A contabilidade não é uma tarefa divertida, por isso muitas empresas acabam adiando.

Como evitar esses erros e manter seus registros contábeis precisos

• Use um software de contabilidade dedicado: Integrar um software que coleta, armazena e relata automaticamente sua saúde financeira economizará horas de tempo e reduzirá a chance de erro.
• Contrate um contador: Se números não são sua praia, contrate alguém para fazer isso por você. Um contador de confiança estará à disposição para responder suas perguntas e manter sua contabilidade atualizada.
• Reconcilie regularmente: Certifique-se de que suas contas estejam atualizadas regularmente — trimestralmente, se não mensalmente.
• Entenda o imposto sobre vendas: Este é um tópico complicado, mas entender o imposto sobre vendas garantirá que você permaneça em conformidade e evite multas e taxas.
• Use um plano de contas: Um plano de contas é um sistema para organizar seus arquivos contábeis. É a base de uma contabilidade eficiente e ajudará você a manter o controle do seu orçamento, o que é muito importante à medida que sua empresa cresce.
• Mantenha consistência na sua contabilidade: Seja usando o sistema de dupla entrada ou o sistema de entrada única, certifique-se de mantê-lo consistente.

Ferramentas de contabilidade para negócios digitais

Existem muitas ferramentas de contabilidade para negócios digitais disponíveis para ajudar você a gerenciar suas contas e ficar em dia com suas finanças, independentemente da sua experiência.

As melhores ferramentas de contabilidade para negócios digitais

Se você está procurando maneiras de facilitar a contabilidade online, há várias ferramentas a considerar, dependendo das necessidades do seu negócio:

• A2X: Este aplicativo publica automaticamente as vendas da loja Shopify no Xero ou QuickBooks e reconcilia seus pagamentos para que você possa ver que tudo foi contabilizado corretamente. O A2X é utilizado por centenas de empresas de contabilidade de e-commerce.
• FreshBooks: Este software de contabilidade em nuvem ajuda você a gerenciar pedidos da Shopify no FreshBooks com base em três objetos: itens, faturas e pagamentos. Ele também utiliza seu estoque da Shopify para toda a gestão de estoque, atualizando as informações financeiras automaticamente.
• QuickBooks: Quando você integra a Shopify com o QuickBooks, seus pedidos, estoque, clientes e envios são atualizados e precisos automaticamente. Você pode usar o QuickBooks para publicar informações de pedidos de e-commerce, como lançamentos contábeis em lote ou postagens individuais, e sincronizar com outros marketplaces, como Etsy e Amazon.
• Bench: O Bench oferece serviços de contabilidade terceirizados acessíveis para sua loja Shopify. O aplicativo se sincroniza diretamente com suas contas de comerciante e banco. Em seguida, uma equipe virtual de contabilidade gerencia suas contas mensais e prepara os relatórios financeiros.

A contabilidade é fundamental para o crescimento de pequenas empresas

Seja fazendo a contabilidade você mesmo ou decidindo contratar um contador certificado, entender como o dinheiro flui em seu negócio é vital.

Mesmo que você tenha pouca experiência em contabilidade, agora você tem conhecimento direto e acesso a todas as suas finanças, o que o coloca em uma posição poderosa para tomar decisões melhores sobre o futuro do seu negócio.

Embora haja valor em obter ajuda e conselhos de especialistas, certifique-se de ter uma compreensão sólida dos seus números, não importa quem esteja gerenciando suas finanças.