企业如何提高生产力：7个技巧（附实用工具）

顶尖商业领袖一般都会有极具创意的生产力策略方面。Block的首席执行官兼前X首席执行官杰克·多尔西据说会进行冰浴，且每周仅吃七顿饭，而Tala的首席执行官希瓦尼·西罗亚则通过倒立来恢复状态，尤其是在长途飞行后。

从中得到的启示并不是要你放下三明治或倒立，而是成功人士重视生产力，并找到将生产力最大化的策略。

对于创业者来说，面对时间和预算的限制，提升生产力的策略尤为重要。找到适合你（和你的团队）的生产力技巧，可以帮助你增加利润、减少工作时间，并为企业的长期发展奠定基础。

什么是生产力？

生产力是衡量一个过程效率的指标。从数学上讲，生产力是输入与输出的比率，其中输入代表投入到过程中的资源，而输出则代表最终产品。公式为：生产力 = 输出 / 输入。

要提高生产力，你需要提高过程的效率（减少输入）或增加产品的价值（提高输出）。

如何衡量企业内的生产力？

要衡量生产力，你需要用相同的单位定义输入和输出。例如，你不能用货币与小时相除，或者将生日蛋糕与挫折相比较。商业领袖通常会给在商业任务上花费的时间设定一个货币价值。

例如，假设你正在评估创造和分发一款售价为1000元人民币的产品的生产力。你将团队的时间价值定为每小时200元，创造和交付该产品需要三小时。你还在运输和材料上花费了50元。

使用公式生产力 = 输出 / 输入，计算如下：

生产力 = 1000 / (200 x 3) + 50 = 1.54

生产力得分大于1代表你在盈利，而小于1则代表你在亏损。

你可以使用这种方法来衡量特定过程的生产力、企业的整体生产力或个别员工的生产力水平。

提高生产力的7个技巧

1. 列出待办事项清单并优先排序任务
2. 记录流程
3. 适时休息
4. 倾听团队的声音
5. 借鉴尤利西斯战胜拖延症
6. 时间块管理
7. 使用生产力工具

创办公司的早期阶段很关键，每一分钟（和每一分钱）都至关重要。这七个生产力技巧可以帮助你的团队提高效率，充分发挥时间和金钱的价值。

1. 列出待办事项清单并优先排序任务

经营企业是一项繁重的工作——在一个常态化的工作日当中，你可能会在12个业务领域内完成60项任务。不要依赖记忆来跟踪你的责任，而要制定待办事项清单并优先排序，将最高优先级的任务放在最上面。

商业领袖有时会使用艾森豪威尔矩阵来优先排序任务。该系统根据重要性和紧迫性对任务进行分类：

• 紧急且重要的任务排在清单的最上面。优先完成这些任务。
• 紧急但不重要的任务需要尽快完成，但不一定由你来做。尽可能将这些任务委派出去。
• 不紧急但重要的任务排在清单的下方。制定完成这些任务的计划，但不要让它们分散你对更紧迫问题的注意力。
• 不紧急且不重要的任务可以安排到后面、委派他人完成，或完全从清单中删除。

2. 记录流程

许多商业活动可以标准化。例如，每次引入新客户时，都需要以类似的顺序重复相似的任务。花时间识别并记录这个过程，注意你需要做的事情以及需要执行的顺序。

一旦你将流程标准化，就可以将单个任务（甚至整个流程）委派给团队成员。将流程写下来也有助于你分析流程，消除低效或冗余。

3. 适时休息

你的精力是有限的——你的团队成员也是如此。尽管你可能能够连续数天每天工作14小时，但从长远来看，长时间的工作会降低生产力。设定时限来保护你的身心健康，并鼓励员工这样做。

适时休息也很重要。研究表明，即使是短暂的休息也能提高生产力，因此在高效工作时与其他活动穿插进行。你可以在街区散步：锻炼身体和接触自然光可以提高认知能力，提振情绪。

4. 倾听团队的声音

指导你的团队掌握生产力技巧和实践，但也不要忘记征求反馈。询问员工哪些工作环境或业务流程的改变可能会提高他们的生产力水平。

5. 借鉴尤利西斯战胜拖延症

《奥德赛》的英雄尤利西斯曾要求他的船员把他绑在船桅上，这样，他在听到海妖的歌声后，就会发狂地驶向礁石——听到海妖歌声后往往就会这么做。尤利西斯战胜了这种最糟糕的冲动，但是，他并没有克服诱惑，而是让自己无法采取行动。你可以使用类似的策略来战胜拖延。如果你想推迟一项重要任务，就公开承诺一个截止日期。如果你的产品经理期待在周三收到关键的简报，你就会被迫付诸行动。

6. 时间块管理

使用时间块管理来集中精力完成单一任务。拒绝会议，关闭电子邮件，并让团队成员知晓你的闭关状态。这对于提高创意项目和其他需要高度专注的任务的生产力特别有帮助。你还可以利用时间块来充分利用你最有效的工作时间：如果你的生产力在中午之前达到高峰，就将早晨的时间留给最具挑战性的任务。

7. 使用生产力工具

生产力工具可以帮助你节省时间并衡量工作生产力。你可以使用以下几类工具提升工作效率：

• 任务管理应用。 Todoist这样的应用可以帮助你创建和管理一个可视化、有序的待办事项清单，并在所有设备间同步。周期性任务功能还可以自动安排每个季度、每月或每周的任务。
• 项目管理工具。 Asana和Trello这样的项目管理工具可以帮助企业主和团队负责人将项目从概念推进到交付，简化沟通，避免遗漏关键事项或步骤。
• 沟通工具。 Slack这样的工作场所沟通工具可以你快速回应团队的问题，并为特定项目或主题创建持续的对话频道。
• 时间追踪工具。 RescueTime和Harvest这样的工具可以帮助你衡量生产力，通过识别你是否（以及在哪里）浪费时间来改善时间管理。
• 日历应用。 谷歌日历这样的日历应用可以将团队的日程安排可视化。你可以设置会议、创建时间块，并通过查看团队成员的是否有空来节省安排时间的过程。
• 营销自动化工具。 许多营销任务可以自动化。你可以考虑使用社交媒体调度工具，如Sprout Social，或电子邮件自动化工具，如Hubspot。你的电商网站建站平台也可能提供内置的营销自动化功能。例如，Shopify提供电子邮件营销自动化、客户关系管理（CRM）自动化和Facebook广告自动化。
• 校对工具。 Grammarly和Hemingway Editor这样的应用可以快速扫描文档，识别错误并给出修改建议。尽管你仍然需要让团队专门负责文案的员工评估建议并确保与内部风格指南相符，但这些应用可以节省校对的时间。
• 专注优化工具。 Kanban Flow和Focus To-Do这样的工具可以使用番茄工作法来提高生产力，这是一种将工作日分为集中精力的短时间段，并穿插短暂休息的生产力系统。如果你被电子邮件通知分散注意力，或者想要浪费时间浏览社交媒体，你还可以使用像Freedom或Cold Turkey这样的网页屏蔽工具来阻止特定网站，甚至整个互联网。
• 存储和组织工具。 基于云的文件存储和组织工具，如Dropbox和Google Drive，可以帮助你的团队协作完成项目，无需通过电子邮件来回发送文档。有些工具还支持在实时文档上进行协作编辑，并提供查看历史版本的功能——你可以轻松查看文件的最新版本，并在需要时回溯到以前的版本。