Dicas para criar um endereço de e-mail profissional para a sua empresa

A maioria de nós guarda, algures na caixa de entrada, um nome de utilizador embaraçoso (slb91, bad_girl16… sabe do que estamos a falar). Foi quase um rito de passagem tecnológico, parte do processo de descobrir como existir na internet.

Nas suas interações comerciais, contudo, um endereço de e-mail bem escolhido contribui para uma imagem profissional, deixa uma impressão positiva e reduz o risco de mensagens perdidas. Os periquitos terão sempre o seu carinho, mas as comunicações profissionais modernas exigem um endereço de email à altura. Na era digital atual, isso significa apresentar-se como você mesmo e ter endereços de e-mail claros e concisos para o seu negócio.

Elementos de um endereço de email

• Parte local
• @
• Domínio

Embora cada endereço de email seja único, todos seguem um formato básico:

Parte local

A parte local do endereço é o nome do utilizador. Pode conter letras, números e a maioria dos caracteres alfanuméricos.

@

O símbolo “@” é essencial em todos os endereços de e-mail. Foi utilizado pela primeira vez, em 1971, pelo pioneiro do e-mail Ray Tomlinson para separar o nome e a máquina do destinatário. Hoje, separa o nome de utilizador do fornecedor de e-mail ou do domínio personalizado.

Domínio

O domínio indica o servidor de destino para onde o correio é enviado. Por exemplo, numa conta pessoal do Gmail, o domínio é gmail.com; num e-mail profissional, é normalmente o nome da empresa ou, em marcas pessoais, o nome próprio.

Dicas para criar um endereço de e-mail profissional

• Mantenha-o simples e memorável
• Use o seu nome, não o seu cargo
• Utilize pontuação com moderação
• Separe caixas de entrada primárias e secundárias
• Ligue o seu domínio web
• Mantenha caixas de entrada genéricas realmente genéricas

Criar um endereço de e-mail parece simples, mas, com cerca de 7,9 mil milhões existentes (dados de 2023), encontrar uma boa opção exige atenção aos detalhes. Aqui tem o que deve ter em mente:

1. Mantenha-o simples e memorável

O endereço deve ser fácil de ditar. Se, numa reunião ou evento de networking, alguém o ouvir, deve conseguir escrevê-lo corretamente e contactá-lo sem dificuldade.

2. Use o seu nome, não o seu cargo

Os cargos mudam, às vezes até dentro da mesma empresa, e não pertencem ao endereço. Guarde o título, as credenciais e a empresa para a assinatura de email.
Pode, se fizer sentido (por exemplo, consultores independentes), incluir uma referência profissional curta, como jdoe.legal@dominio.com.

3. Utilize pontuação com moderação

Pontos ou sublinhados ajudam a separar nomes e iniciais, mas o excesso torna-o difícil de ler. Escolha uma convenção e mantenha-se fiel a ela.

4. Separe caixas de entrada primárias e secundárias

Por organização e privacidade, tenha contas distintas para uso pessoal e profissional: um e-mail principal profissional e outro para correspondência pessoal.

5. Ligue o seu domínio web

A maioria dos pacotes de criação de sites inclui contas de e-mail empresariais associadas ao domínio personalizado. Usar @seudominio.com em vez de @gmail.com reforça o profissionalismo e a marca. Depois de configurados, integre-os no seu cliente de e-mail preferido (Gmail, Outlook, etc.) e nas suas ferramentas de CRM ou marketing, como HubSpot ou Klaviyo.

6. Mantenha caixas de entrada genéricas realmente genéricas

Para mensagens não destinadas a uma pessoa específica, crie um e-mail de contacto acessível por vários colaboradores. Endereços como marketing@seudominio.com ou contacto@seudominio.com facilitam o contacto e, muitas vezes, geram mais leads do que nomes engenhosos mas pouco intuitivos.

Ideias de endereços de e-mail profissionais

• Nome completo
• Nome parcial
• Caixas de entrada de equipa

Muitas empresas, mesmo em setores criativos ou informais, já seguem convenções de nomenclatura; contudo, criar um e-mail profissional para si pode exigir alguma experimentação, sobretudo se o seu nome for comum e o endereço pretendido já estiver ocupado. Abaixo encontra várias ideias e exemplos de como estruturar o nome de utilizador, quer para si quer para a sua equipa.

Nome completo

Primeiro, verifique se consegue usar o seu nome completo (por exemplo, joaoamado@dominio.com). Caso utilize um nome do meio ou apenas a inicial, inclua‑o (joaoamado@dominio.com). Também pode recorrer a pontuação para diferenciar e melhorar a legibilidade (joao.amado@dominio.com, joao.a.mado@dominio.com).

Nome parcial

Em alternativa, pode optar por destacar apenas o apelido e indicar o primeiro nome com uma inicial. Esta abordagem preserva alguma privacidade e oferece mais variações. Pequenas empresas com apenas alguns membros na equipa podem mostrar apenas o primeiro nome (jane@dominio.com), enquanto organizações maiores beneficiam de combinar nome e apelido, como a inicial do primeiro nome + inicial do nome do meio + apelido (jla@dominio.com).

Caixas de entrada de equipa

Se está a configurar as caixas de entrada principais da sua empresa, existem alguns endereços partilhados que pode criar consoante as necessidades do negócio. Estes endereços de e-mail profissional poupam tempo ao permitir que a equipa monitorize e responda de forma colaborativa:

• Submissões de freelancers — se depende de freelancers ou da comunidade, considere endereços como submissoes@dominio.com.
• Recrutamento — para equipas em crescimento, careers@dominio.com ou jobs@dominio.com facilitam o acompanhamento de candidaturas.
• Contacto geral — para vendas ou pedidos genéricos, mantenha simples: vendas@dominio.com.
• Apoio ao cliente — ajuda@dominio.com é comum para apoio, enquanto devolucoes@dominio.com funciona bem para devoluções.