Voor een klant is er weinig zo teleurstellend als het willen doen van een aankoop, om erachter te komen dat het gewenste product niet op voorraad is. Dit betekent dat het bedrijf een verkoop misloopt en mogelijk ook merkvoorkeur verliest. Voor een ondernemer zijn het kennen van de beschikbare voorraad, wat goed verkoopt en wanneer je een product opnieuw moet bestellen, cruciale aspecten van een goed functionerende operatie.
Dat is de taak van voorraadbeheersoftware, die tijdrovende en onbetrouwbare analoge administratie vervangt. Hier is meer informatie over wat het is, de verschillende soorten en enkele aanbevelingen om je op weg te helpen.
Wat is voorraadbeheersoftware?
Voorraadbeheersoftware is een applicatie die een centrale database biedt voor het opslaan van informatie over de voorraad van een bedrijf en helpt bij het automatiseren van taken die verband houden met het beheren van die voorraad. Je kunt het gebruiken om je voorraadniveaus, bestellingen, verkopen en andere gerelateerde processen te beheren en bij te houden.
Moderne voorraadsoftware kan ook integreren met de back-end enterprise resource planning (ERP) applicatie en boekhoudsoftware van je bedrijf. Dit creëert een uitgebreid overzicht van de logistiek van bestellingen en inkoop en het volgen van prijzen van aangekochte en verkochte voorraadartikelen.
Voordelen van voorraadbeheersoftware
Bedrijven van alle groottes en sectoren gebruiken software om voorraad te beheren. De voordelen van het gebruik van een dergelijke software zijn onder andere:
- Verbeterde nauwkeurigheid en gebruiksgemak. Voor de computer tijdperk beheerden bedrijven hun voorraad handmatig. Ze vulden bestelbonnen in, leveranciers gaven papieren kwitanties uit en hielden gedrukte records bij van aankopen en wat ze op voorraad hadden. Handmatige invoer is echter tijdrovend en foutgevoelig. Voorraadbeheersoftware digitaliseert dit proces, wat de nauwkeurigheid verbetert en bedrijven in staat stelt om gemakkelijker records bij te houden en de operaties te stroomlijnen.
- Integratie. Een softwareoplossing stelt je in staat om je voorraadgegevens te integreren met andere systemen, zoals boekhouding, wat invoerfouten vermindert—door dubbele gegevensinvoer te elimineren en handmatige invoer te minimaliseren—en belangrijke informatie centraliseert.
- Verbeterde efficiëntie. Voorraadbeheersoftware kan je helpen om alleen bestellingen te plaatsen wanneer de voorraad laag is. Dit elimineert het probleem van dode voorraad—overtollige voorraad die kan verouderen of niet verkocht wordt—en verlaagt het risico op voorraadtekorten of overbevoorrading.
- Kostenbesparingen. Door nauwkeurige voorraadtracking kan je bedrijf geld besparen op voorraadinkopen en opslagkosten. Je koopt alleen voorraad die je redelijkerwijs zeker weet te kunnen verkopen, en je koopt geen extra. Geautomatiseerde systemen kunnen ook het aantal benodigde uren voor medewerkers om voorraadinformatie in te voeren verminderen, wat mogelijk de loonkosten verlaagt.
3 soorten voorraadbeheersystemen
Voordat je je aanmeldt voor voorraadbeheersoftware, bepaal welke aanpak je wilt volgen bij het beheren van voorraad. Deze omvatten:
1. Just-in-time (JIT) beheer
JIT-voorraadbeheer is een strategie voor het bestellen van voorraad alleen wanneer dat nodig is om aan de vraag van de klant te voldoen, dat wil zeggen, op basis van behoefte. Dit kan de voorraad die je op hand moet houden verminderen, wat kosten verlaagt en de behoeften aan magazijnbeheer vermindert. JIT-systemen hebben echter soms moeite om gelijke tred te houden met ongekende vraag of onvoorziene veranderingen in de toeleveringsketen.
2. Bulkverzending
In tegenstelling tot JIT betekent bulkverzending dat je voorraad in grote hoeveelheden bestelt om in je magazijn te liggen in afwachting van een bestelling. Deze aanpak kan geld besparen omdat het grote hoeveelheden goederen in één keer transporteert, wat de transportkosten per eenheid goederen verlaagt, maar het kan ook leiden tot overbestellingen en dode voorraadproblemen.
3. Perpetuele en periodieke strategieën
In tegenstelling tot JIT werken perpetuele voorraadsystemen hun gegevens voortdurend bij, ongeacht de voorraadniveaus, en bieden ze realtime inzicht in je voorraad. Deze zijn doorgaans duurder en vereisen meer invoer van de gebruiker. Aan de andere kant catalogiseren periodieke voorraadsystemen de voorraad binnen een specifieke tijdsperiode (bijvoorbeeld maandelijks of per kwartaal), wat je een betaalbaar maar vaak minder actueel overzicht van je voorraad biedt.
Let op dat er verschillende soorten software zijn voor elk voorraadbeheersysteem; software die voor JIT-voorraadbeheer wordt gebruikt, verschilt van software die voor bulkverzending of perpetuele en periodieke voorraadsystemen wordt gebruikt. Hoewel het mogelijk is om verschillende software te combineren, is het niet altijd praktisch of efficiënt, omdat sommige mogelijk niet compatibel zijn met andere, wat integratieproblemen kan veroorzaken.
Veelvoorkomende functies van voorraadbeheersoftware
Gezien de overvloed aan top voorraadbeheersoftware, is het belangrijk om zorgvuldig te overwegen welke functies essentieel zijn voor jouw operaties. Sommige voorraadbeheertools zijn mogelijk niet nodig voor bepaalde bedrijven. Bij het zoeken naar voorraadbeheersoftware, let op de volgende belangrijke functies:
- E-commerce integratie. Voor kleine en middelgrote bedrijven die zowel online als in de winkel verkopen, is het essentieel om een voorraad systeem te hebben dat naadloos kan integreren met verschillende back-end systemen, zoals boekhoudsoftware, voor meer efficiëntie en nauwkeurigheid.
- Automatische herbestelling. Het automatiseren van het herbestelproces—meestal zodra de voorraad onder een bepaalde drempel komt—is een cruciaal voordeel van voorraadbeheersoftware. Het kan je helpen om vertragingen door voorraadtekorten te voorkomen en je tijd vrij te maken om je op andere belangrijke aspecten van je operatie te concentreren. Geavanceerde systemen kunnen historische verkoopgegevens gebruiken om te voorspellen wanneer herbestelling nodig is.
- POS-integratie. Voorraadbeheersoftware biedt geavanceerde integratie met moderne point-of-sale (POS) systemen. Dit betekent dat wanneer je een product verkoopt—online of in de winkel—de voorraadbeheersoftware een automatische voorraadtelling uitvoert en huidige en historische verkoopgegevens bijhoudt.
- Nauwkeurige catalogisering. Het primaire doel van een voorraad systeem is om nauwkeurige en actuele informatie te bieden over het aantal artikelen op voorraad. Of je gegevens nu vastlegt via radiofrequentie-identificatie (RFID), barcodes of handmatig, de software moet de gegevens nauwkeurig en betrouwbaar opslaan. Het moet ook in staat zijn om gedetailleerde artikelinformatie, zoals serienummers, kleuren of maten, te catalogiseren en snel doorzoekbaar te zijn voor gemakkelijke toegang.
5 populaire opties voor voorraadbeheersoftware
Er zijn tientallen voorraadbeheersoftware beschikbaar. Hier zijn vijf opties voor eigenaren van e-commercebedrijven, elk met sterke punten die passen bij verschillende soorten bedrijven.
1. Shopify
Als je het Shopify-platform gebruikt, kun je de ingebouwde (en inbegrepen in de maandelijkse kosten) functies voor voorraadbeheer gebruiken. Stel voorraadtracking in, bekijk je voorraad en pas je voorraadniveaus aan in het voorraadgedeelte van Shopify. Je kunt ook de geschiedenis van voorraadcorrecties voor producten en varianten die door Shopify worden gevolgd bekijken. Je kunt wijzigingen in voorraadniveaus analyseren in de sectie Voorraadrapporten van Shopify. En als je directe meldingen van lage voorraadniveaus wilt ontvangen, installeer dan een voorraadwaarschuwingsapp uit de Shopify App Store.
2. Oracle NetSuite
NetSuite is een ERP-software met mogelijkheden voor voorraadbeheer, waarmee je de voorraadniveaus over digitale en fysieke kanalen kunt volgen en voorraadtekorten kunt vermijden door realtime updates. NetSuite gebruikt verschillende historische en seizoensgebonden gegevens, waaronder gemiddelde doorlooptijd en het aantal voorraaddagen, om herbestellingen te automatiseren en ervoor te zorgen dat je voorraad altijd goed gevuld is. NetSuite rekent een implementatievergoeding vanaf €25.000, plus een jaarlijkse licentiekosten afhankelijk van de grootte van je bedrijf en eventuele extra aanpassingen of integraties.
3. Sumtracker
Sumtracker biedt retailers tools voor voorraadoptimalisatie op meerdere locaties en de mogelijkheid om waarschuwingen voor lage voorraad in te stellen. Met behulp van historische gegevens genereert Sumtracker rapporten over het aantal dagen voorraad dat nog beschikbaar is en stelt je in staat om gedeeltelijke voorraad te ontvangen tegen je inkooporders. Sumtracker integreert met e-commerceplatforms zoals Shopify en kost ongeveer €25 per maand voor de pro-versie.
4. Lightspeed Retail
Lightspeed is een cloudgebaseerde, alles-in-één POS (point of sale) en voorraadbeheersoftware voor leveranciersbeheer die leverancierscatalogusbestanden importeert, waardoor actuele productinformatie beschikbaar is. Het platform stelt je ook in staat om inkooporders te maken en te verzenden en de kosten van verkochte goederen (COGS) rechtstreeks vanaf een mobiel apparaat te berekenen. Lightspeed begint bij €69 per maand en biedt onboarding trainingsvideo's aan.
5. Cin7 Orderhive
Cin7 Orderhive is een veelzijdige, webgebaseerde voorraadbeheermogelijkheid voor bedrijven van elke omvang. Met onbeperkte voorraadbeheereenheden (SKU's) en verschillende geautomatiseerde functies, waaronder een workflow voor verzending en retouren, is Cin7 Orderhive geschikt voor grote productassortimenten. Het biedt ook rapporten voor voorraadvoorspelling en andere analyses en kan worden geïntegreerd met Shopify. Het platform begint bij €125 per maand voor de basisversie.
Veelgestelde vragen over voorraadbeheersoftware
Hoe kan voorraadbeheersoftware voorraadniveaus en -bewegingen in realtime volgen?
Veel voorraadbeheersystemen hebben ingebouwde geautomatiseerde voorraadtracking systemen om de onderdelen en producten van je bedrijf tot op de minuut bij te houden. Of het nu in de cloud is of via een on-premise apparaat, deze informatie kan helpen bij het nemen van verkoop- of planningsbeslissingen.
Kan ik voorraadbeheersoftware integreren met mijn bestaande systemen en processen?
Ja. Voorraadbeheersoftware kan worden aangepast aan de bestaande systemen van een bedrijf. Shopify biedt een verscheidenheid aan opties voor voorraadbeheersoftware die je kunt installeren en gebruiken naast je verkoopplatforms, boekhoudsystemen en andere e-commerce bedrijfsaanbiedingen. Andere bedrijfssoftware, zoals POS-systemen, bevatten soms ingebouwde voorraadbeheer.
Hoe wordt voorraadbeheersoftware doorgaans geprijsd?
Voorraadbeheersoftware rekent doorgaans een maandelijkse vergoeding, variërend van €20 tot enkele duizenden euro's, afhankelijk van de grootte van je bedrijf en de schaal van het pakket. Sommige systemen rekenen ook een eenmalige licentie- of klantenservicetoeslag, vaak apart van de reguliere maandelijkse gebruikersvergoeding.
