Hoe je een virtuele assistent inhuurt voor je onderneming

Als ondernemer ben je verantwoordelijk voor alle administratieve taken: het verwerken van bestellingen, het beantwoorden van klanten, het marketing van je bedrijf en het dagelijkse beheer.

Hoewel er veel redenen zijn om ondernemerschap na te streven (EN), is minder tijd daar geen van.

Daarom zou een virtuele assistent de eerste “aanwerving” moeten zijn die online ondernemers doen om de dagelijkse taken en processen van hun bedrijf op zich te nemen, zodat zij zich kunnen concentreren op de groei ervan.

Een virtuele assistent (VA) is als het hebben van een extra paar handen zonder de kosten van het aannemen van een fulltime werknemer. Als je de “goede problemen” ervaart die gepaard gaan met groei (zoals stress (EN)  en meer vervelend werk op je to-do lijst), kan het tijd zijn om een virtuele assistent in te huren om een paar uur in je dag terug te winnen.

Wat is een virtuele assistent (VA) en hoe kan deze helpen?

Een virtuele assistent is een efficiënte generalist die op afstand werkt om taken of processen uit te voeren die aan hen zijn gedelegeerd, zoals het beantwoorden van e-mails, het plannen van sociale media-inhoud en het invoeren van gegevens, vaak voor een vast uurtarief of een retainer met een vastgesteld aantal uren per maand.

Een VA kan opereren als een digitale nomade (EN) overal ter wereld, meerdere klanten beheren en is vaak bekwaam in gebieden zoals content schrijven, boekhouding of design.

Wat kun je een virtuele assistent laten doen?

Virtuele assistenten nemen niet een hele functie van je bedrijf over, maar zijn verantwoordelijk voor specifieke processen of taken. Een virtuele assistent zal bijvoorbeeld je hele website niet bouwen, maar kan je helpen met het beheren van delen van je online winkel. Ze zullen waarschijnlijk niet al je content schrijven en beheren, maar kunnen helpen met onderzoek of updates van productpagina's. Hier zijn andere functies waar virtuele assistenten mee kunnen helpen:

• Beantwoorden van klant-e-mails, sociale media reacties en telefoontjes
• Uitvoeren van gemeenschapsbeheer (EN) taken zoals het modereren van reacties op je Facebook-advertenties of het monitoren van Twitter voor betrokkenheidsmogelijkheden
• Opstellen van blogger/influencer outreach lijsten op basis van specifieke criteria
• Onderzoeken van statistieken en voorbeelden voor aankomende content
• Verwerken van bestellingen en retouren van klanten (je kunt VAs vinden die specifiek ervaring hebben met Shopify of ze coachen in het volgen van een proces)
• Uitvoeren van boekhoudkundige (EN) taken of gegevensinvoer vanuit verschillende bronnen in een enkele spreadsheet
• Verkoopgesprekken voeren wanneer er een script en richtlijnen zijn over hoe te reageren op veelgestelde vragen
• Vergaderingen plannen of afspraken voor je boeken
• Persoonlijke taken op afstand uitvoeren zoals bloemen bestellen of online cadeaus (sommige virtuele assistentdiensten stellen hen in staat om aankopen namens jou te doen)

Wanneer moet je een virtuele assistent inhuren?

Hoewel VAs geen permanente werknemers zijn, bieden ze een betaalbare manier voor voortdurende hulp bij het runnen van je bedrijf zonder de extra kosten van een fulltime aanstelling (bovendien zijn hun diensten als aannemer vaak fiscaal aftrekbaar (EN)).

Je zou kunnen overwegen een virtuele assistent in te huren als:

• Je meer in je bedrijf werkt dan aan je bedrijf omdat je overbelast bent met administratieve taken en je het gevoel hebt dat elke georganiseerde en capabele persoon dat net zo goed vanuit een computer kan doen.
• Je bereid bent om € 100 tot € 3.000+ per maand uit te geven om je tijd terug te kopen, afhankelijk van de uren, tijdzone en vaardigheden die je nodig hebt voor een betrouwbare dedicated VA.
• Je al weet welke specifieke terugkerende taken en processen je wilt uitbesteden, zoals klantenservice (bijvoorbeeld, je bent een introvert) of boekhouding
• Je grootste zwaktes zijn organisatie en administratie. VAs zijn van beroep georganiseerd en efficiënt, en fungeren als een “verantwoordelijkheidspartner” voor veel solo-ondernemers wiens sterke punten elders liggen.
• Je je overweldigd voelt door de groei van je bedrijf, bent een drukke ouder, of werkt 9 tot 5 en bouwt je bedrijf daarnaast op.

Aangezien een virtuele assistent een aannemer is en geen fulltime werknemer, is het aan jou hoe lang je hen wilt inzetten. Een ondergewaardeerd voordeel van het inzetten van een VA is de mogelijkheid om ook enkele niet-zakelijke taken te delegeren.

Je kunt een VA inhuren wanneer er een bijzonder drukke periode aankomt in je werk en privéleven. Hier zijn enkele taken die je kunt delegeren:

• Vergelijkingswinkelen voor meubels om je nieuwe plek in te richten
• Een gedetailleerde spreadsheet maken voor influencer outreach, inclusief Instagram-handles, contactinformatie, publieksgrootte en betrokkenheidspercentages
• Onderzoek doen voor een persoonlijkheidstest en deze in een enkel document uitwerken

Een virtuele assistent kan het nodige werk doen dat je niet leuk vindt en de mentale ruimte (en tijd) vrijmaken zodat jij je kunt richten op het werk dat je wél leuk vindt (bijvoorbeeld bedrijfsstrategie).

Wanneer moet je geen virtuele assistent inhuren?

Een virtuele assistent aannemen betekent niet dat iemand je bedrijf komt runnen zodat jij kunt genieten van vier uur werkweken op een strand.

Voordat je een VA inhuurt, moet je begrijpen welke stappen nodig zijn om de taak of het proces dat je wilt uitbesteden uit te voeren. Je vertrouwt hen toe om je merk te vertegenwoordigen, met klanten te communiceren, en misschien zelfs betalingen namens jou te doen, dus je moet in staat zijn om hen te leren hoe.

De taak van een virtuele assistent is niet om de systemen voor jou op te zetten, maar om binnen de systemen die je voor hen hebt opgezet uit te voeren.

Huur geen virtuele assistent in als:

• Je geen duidelijke richtlijnen, kaders en stapsgewijze instructies hebt voorbereid. Anders kan een virtuele assistent je meer tijd kosten dan ze je besparen, omdat je hun werk moet micromanagen.
• Je gespecialiseerde proactieve ondersteuning nodig hebt. Een enkele VA kan blootstelling hebben aan verschillende contexten, maar niet noodzakelijk diepgaande ervaring in de jouwe. Als dat is wat je zoekt, overweeg dan om in plaats daarvan een gespecialiseerde freelancer in te huren. (Shopify Experts (EN), bijvoorbeeld, zijn freelancers en bureaus die het Shopify-ecosysteem van binnen en van buiten kennen.)
• Je geen tijd hebt om te investeren in training en feedback. Geweldige VAs zullen na verloop van tijd minder toezicht nodig hebben. Maar hoe ervaren ze ook zijn, ze beginnen aan een nieuwe baan en hebben onboarding nodig.
• Je bent overgestapt op uitbesteden zonder eerst automatisering te overwegen. Als algemene regel geldt: als het proces dat je wilt uitbesteden kan worden uitgedrukt met “Als dit specifieke evenement gebeurt, doe dan deze specifieke actie,” is het waarschijnlijk kosteneffectiever om het te automatiseren met Shopify Apps, Zapier, of andere ingebouwde softwareautomatiseringen en integraties.

Automatiseer voordat je uitbesteedt met Shopify Flow

Shopify Flow stelt je in staat om repetitieve taken te elimineren door specifieke processen binnen je Shopify-winkel te automatiseren. Je kunt een trigger binnen Shopify of een compatibele app selecteren, een variabele kiezen om op te controleren (zoals een specifiek nummer of label) en vervolgens een actie uitvoeren telkens wanneer aan de voorwaarden wordt voldaan.

Shopify Flow is beschikbaar op Shopify Advanced en Shopify-plannen en kan:

• Je leverancier of specifieke medewerker op de hoogte stellen wanneer de voorraad laag is
• Een handgeschreven bedankbriefje naar klanten sturen die hun tweede bestelling plaatsen
• Bestelinformatie toevoegen aan een Google Sheet of Asana-bord
• Takenschema's maken om verschillende workflows uit te voeren op basis van het scenario

Installeer Shopify Flow

Hoeveel kost een virtuele assistent?

De prijzen voor virtuele assistenten kunnen variëren van € 5 tot meer dan € 50 per uur, waarbij Amerikaanse en gespecialiseerde virtuele assistenten meer kosten dan buitenlandse en administratief gerichte. Velen rekenen per uur. Sommige rekenen een maandelijkse retainer van € 500 tot € 4.000 of meer voor een vastgesteld aantal uren. Er zijn ook virtuele assistentdiensten die per taak of project rekenen, deze diensten kunnen zo laag zijn als € 20 per maand.

Een uurtarief is meestal de beste route om mee te beginnen in de meeste gevallen, vooral voor dagelijkse taken, zodat je je facturen kunt volgen om ervoor te zorgen dat er een consistente uurlijke output is.

Als je een drukke en gevestigde ondernemer bent die bereid is een hoger tarief te betalen, kun je ook een executive assistant inhuren, die als je rechterhand kan fungeren en je bedrijf kan ondersteunen terwijl hij ook een breed scala aan zakelijke en persoonlijke taken namens jou aanpakt.

Het platform dat je gebruikt om een virtuele assistent in te huren, heeft ook invloed op de hoeveelheid tijd die je besteedt aan het beheren van die relatie, wat je ook in overweging moet nemen naast de prijs.

Sommige platforms bieden:

• Ingebouwde contracten en geheimhoudingsovereenkomsten (NDA's)
• Portals waarmee je VA aankopen voor je kan doen
• Veilige inloginformatie en bestandsdeling
• Tijdregistratie en rapportagefuncties
• Delegatiestrategiesessies om je te helpen een virtuele assistent in je bedrijf te integreren

Waar vind je een top virtuele assistent?

Hoewel je een virtuele assistent op de traditionele manier via vacaturesites kunt werven, is er geen tekort aan marktplaatsen voor virtuele assistenten, bureaus, technologie-ondersteunde diensten en zelfstandige contractanten om je te helpen iemand te vinden, afhankelijk van je prijs en behoeften.

Hier zijn enkele plaatsen om je zoektocht naar een virtuele assistent te beginnen.

1. Freelance marktplaatsen

Freelance marktplaatsen zijn een goed startpunt voor het vinden van een toegewijde virtuele assistent wanneer je specifieke behoeften in gedachten hebt en het niet erg vindt om wat extra tijd te besteden aan hun onboarding.

Upwork, Guru en Fiverr zijn populaire freelance marktplaatsen voor het inhuren van een virtuele assistent, en als je deze route kiest, kun je je sector prioriteren of essentiële vaardigheden specificeren als onderdeel van je zoektocht.

Veel freelance marktplaatsen bevatten:

• Een beoordelingssysteem om kwaliteit en transparantie te waarborgen
• Een chatfunctie voor het delen van bestanden en feedback
• Gemakkelijke facturering en wereldwijde betalingen
• Een geheimhoudingsovereenkomst ingebouwd in hun servicevoorwaarden (EN)
• Betalingen via een escrow-service, zodat je alleen betaalt voor het werk dat is gedaan

Prijzen: € 3 tot € 90 (of meer) per uur.

Taken die gedekt zijn: Wat je ook gedaan wilt hebben, je kunt de marktplaats doorzoeken naar onafhankelijke virtuele assistenten die gespecialiseerd zijn in jouw niche en behoeften.

Het beste voor: Ondernemers met specifieke prijs- of vaardigheidseisen in gedachten, die tijd hebben om te interviewen, te screenen en handmatig een virtuele assistent aan te nemen.

2. Time etc

Time etc verbindt bedrijven en drukke professionals met een toegewijde op de VS gebaseerde virtuele assistent die ervaring heeft in veel aspecten van het runnen van een bedrijf.

Het bedrijf biedt een gratis proefperiode en een geld-terug-garantie, dus het is een laag-risico optie om te testen wat het inhuren van een virtuele assistent voor je bedrijf kan betekenen.

Prijs: vanaf € 310 per maand voor 10 uur per maand.

Taken die gedekt zijn: Virtuele assistenten van Time etc kunnen e-mailbeheer, website-updates, gegevensinvoer, sociale media beheer, het plannen van vergaderingen, het schrijven van content, het verzenden van facturen en onkosten, en persoonlijke taken overnemen.

Het beste voor: Ondernemers die een beheerde service en voorspelbare prijzen willen voor een betaalbare op de VS gebaseerde virtuele assistent die beschikbaar is tijdens de werkweek.

3. Wing

Wing is een “geproductiseerde” virtuele assistentdienst. De service gebruikt technologie om de ervaring voor jou als gebruiker te verbeteren met functies zoals een workflowbouwer, inlogdeling en een projectmanagementbord.

Je kunt taken aan een wachtrij toevoegen of workflows bouwen die je wilt overdragen, en je kunt communiceren met je VA via hun platform, telefoon, Slack of sms.

Prijs: Vanaf € 600 per maand voor 80 uur per maand.

Taken die gedekt zijn: Een Wing Virtuele Assistent beheert e-mail, website-updates, gegevensinvoer en sociale media beheer, en verzendt facturen en onkosten.

Het beste voor: Ondernemers die een beheerde service en voorspelbare prijzen willen voor betaalbare op de VS gebaseerde VAs.

4. Fancy Hands

Fancy Hands is een goedkopere geproductiseerde dienst voor het delegeren van taken aan op de VS gebaseerde virtuele assistenten. Met de basisplannen krijg je geen toegewijde virtuele assistent, maar in plaats daarvan een vastgesteld aantal “verzoeken” die gelijk zijn aan 20 minuten werk, elk met de mogelijkheid om ongebruikte verzoeken door te rollen. Je kunt ook een verzoek doen voor een toegewijde VA voor een hogere vergoeding.

Fancy Hands is een van de goedkoopste virtuele assistentdiensten die functies biedt zoals de mogelijkheid voor VAs om betalingen of telefoontjes namens jou te doen.

Prijs: Begint bij € 17,99 per maand voor vijf verzoeken (die van maand tot maand doorrollen).

Taken die gedekt zijn: Een Fancy Hands-assistent kan vergaderingen opzetten, een telefoonrekening onderhandelen, onderwerpen onderzoeken, gegevensinvoer uitvoeren en andere eenmalige taken doen (een toegewijde VA is vereist om processen over te dragen).

Het beste voor: Het delegeren van persoonlijke taken en het uitvoeren van boodschappen.

Hoe huur je je eerste virtuele assistent in

Niet alle VAs zijn hetzelfde. Zoals bij elke andere werknemer, moet je ze screenen en dat begint met het beschrijven van je behoeften in een functieomschrijving.

Maar voordat je dat schrijft, zorg ervoor dat je de juiste onboardingbronnen hebt voorbereid.

1. Documenteer je proces voordat je het uitbesteedt

Samenwerken met een VA is niet zo eenvoudig als uitleggen wat je wilt via de telefoon en hopen dat ze het goed doen. Je kunt ervoor zorgen dat er minder fouten worden gemaakt en dat het werk wordt gedaan zoals jij het wilt, als je het hele proces documenteert en richtlijnen opstelt voor hen om te volgen.

Als het een basisroutine betreft, zoals het beheren van aspecten van je winkel, zijn er veel efficiënte methoden om het proces te documenteren:

• Gebruik Loom om je scherm en elke klik die je maakt op te nemen terwijl je het zelf doet.
• Visualiseer je workflow in Miro, inclusief wat te doen of te zeggen in verschillende vertakkingsscenario's.
• Maak een kleine bronnenhub of checklist in Notion of Google Drive.

Dit maakt het niet alleen gemakkelijker om iemand in te werken in je processen, maar het dwingt je ook om over elke stap na te denken die je aan je virtuele assistent moet communiceren.

Voor klantenservice, sociale media beheer en andere taken waarbij je VA direct met klanten, partners of leveranciers omgaat, ga door je eerdere antwoorden en maak scripts of “vooraf geschreven antwoorden” voor elk scenario. Overweeg gevallen zoals wanneer een klant vraagt naar de status van een bestelling of een terugbetaling wil.

Vergeet niet: Je doel met uitbesteden is om minder werk voor jezelf te creëren, niet meer.

Nicole Martins Ferreira, een seriële ondernemer die verschillende Shopify-winkels heeft gerund en samenwerkt met virtuele assistenten, zegt: “Training moet verder gaan dan een eenvoudig document dat je maakt met richtlijnen om te volgen. Vaak hebben virtuele assistenten alle context nodig die je kunt geven om succesvol te zijn met weinig toezicht, zodat ze een service kunnen leveren aan je klanten die leidt tot een positieve ervaring met je merk.”

2. Schrijf een functieomschrijving om de juiste virtuele assistent aan te trekken

Om de juiste virtuele assistent te vinden, moet je een functieomschrijving schrijven die iemand met de vaardigheden en kwaliteiten die je nodig hebt, kan aantrekken. Dit is een filter om de juiste persoon te vinden en het is een nuttige oefening om je behoeften op papier te zetten.

3. Huur en onboard je virtuele assistent

Hoewel je je openstaande rol voor een virtuele assistent op een traditionele vacaturewebsite, forum of sociaal netwerk kunt plaatsen, overweeg de voordelen die je krijgt van het gebruik van een platform dat specifiek is ontworpen voor het inhuren van deze soorten contractanten.

Begin in plaats daarvan je zoektocht met de freelance marktplaatsen en virtuele assistentdienstverleners die hierboven zijn genoemd.

Interview eventuele potentiële kandidaten via Zoom of Google Hangouts, vooral als je ze via een marktplaats hebt gevonden. Zoek naar referenties van eerdere klanten en andere tekenen die getuigen van hun eerdere prestaties als virtuele assistent.

Laat je VA geleidelijk in je bedrijf inwerken, zodat jij kunt leren waar ze goed in zijn en zij jouw bedrijf kunnen begrijpen. Dingen kunnen misgaan als je virtuele assistenten te veel te snel vertrouwt.

“De grootste fout die ik maakte bij het werken met een virtuele assistent voor klantenservice was hen te vertrouwen om content op onze sociale media-accounts te plaatsen zonder goedkeuring”, zegt Ferreira.

“In één geval plaatsten ze een aanstootgevende meme die onmiddellijk was afgewezen als ik al hun werk had blijven superviseren. Terwijl je mensen autonomie wilt geven, zodat je je op andere prioriteiten kunt concentreren, moet je ofwel de laatste goedkeurder zijn of ervoor zorgen dat de context die je geeft verder gaat dan de taak en in nuances, zoals hoe je publiek denkt, en inclusiviteit voor jouw niche.”

4. Bescherm je informatie en accounts

Zodra je je virtuele assistent hebt aangenomen, communicatiekanalen hebt vastgesteld en hen hebt getraind en voorbereid op succes; moet je ervoor zorgen dat je beperkte toegang geeft tot je winkel, sociale accounts of wat ze ook gebruiken om hun werk uit te voeren.

Als je geen virtuele assistentdienst gebruikt die is ontworpen voor veilige inlogdeling, gebruik dan een wachtwoordmanager zoals Last Pass; het gratis plan laat je elk wachtwoord met één andere gebruiker delen (d.w.z. je VA).

In je Shopify-winkel kun je ook je virtuele assistent als een staff-account toevoegen met specifieke machtigingen op basis van de taken die ze moeten uitvoeren.

De meeste tools die je al gebruikt, bieden waarschijnlijk beperkte toegangsrechten om samen te werken met anderen:

• Facebook's Pagina Manager stelt je in staat om specifieke rollen toe te wijzen, zodat virtuele assistenten content kunnen maken en plaatsen.
• Klantservicetools stellen je in staat om nieuwe gebruikers toe te voegen met toestemming om op ondersteuningsverzoeken te reageren.
• Een PayPal zakelijke rekening stelt je in staat om gebruikersmachtigingen te specificeren, zodat virtuele assistenten betalingen kunnen doen zonder een creditcard te verstrekken.
• Gmail heeft een e-maildelegatiefunctie, zodat je VA e-mails namens jou kan bekijken en beantwoorden of onder jouw e-mailadres kan reageren.

Aangezien virtuele assistenten met meerdere klanten werken, soms met concurrenten in dezelfde niche, is het wijs om hen een geheimhoudingsovereenkomst te laten ondertekenen.

Je wilt immers niet dat ze je geheimen onthullen. Veel freelance marktplaatsen en virtuele assistentdiensten hebben dit voor je geregeld, maar controleer het nogmaals voordat je je VA gevoelige informatie geeft.

5. Monitor hun prestaties en ontwikkel hun rol in de loop van de tijd

Het is moeilijk om het tempo te beoordelen waarmee je virtuele assistent zou moeten werken, of hoeveel werk ze per uur zouden moeten verzetten. Dat is wanneer tijdregistratie van pas komt.

Veel VAs hebben systemen die hen helpen tijd te registreren en dit op je facturen te rapporteren, maar er zijn ook tijdregistratietools zoals Toggl die je kunt verkennen.

Hoewel je wilt dat je VA functioneert zonder veel toezicht, check regelmatig in bij hen om te zien of er manieren zijn om het proces te stroomlijnen of hun workflows te verbeteren.

Je zou zelfs kunnen ontdekken dat je virtuele assistent een betere manier vindt om de taak uit te voeren dan de manier die je voorschrijft, of dat ze zo vertrouwd zijn geraakt met je bedrijf dat ze beginnen suggesties te doen zoals een fulltime werknemer dat zou doen.

Zodra je virtuele assistent zich comfortabel voelt met hun taken, kun je overwegen hun rol uit te breiden en meer processen uit te besteden, of een extra VA in te huren om andere aspecten van je bedrijf te beheren.

Hoe je je werkdag kunt verdelen en veroveren met een virtuele assistent (VA)

Als je erover nadenkt, is het doel van ondernemerschap niet om een bedrijf te bezitten, maar om delen ervan in capabele handen te leggen, zodat je bedrijf kan draaien zonder je volledige aandacht.

Uitbesteden kan onnatuurlijk aanvoelen voor ondernemers die graag controle hebben. Maar het is de sleutel tot het bereiken van werk/levensbalans (EN). Dat is nog moeilijker als je alles alleen doet.

Het inhuren van een virtuele assistent stelt je in staat om je te concentreren op de dingen die er het meest toe doen—je bedrijf laten groeien, tijd doorbrengen met je gezin, of gewoon jezelf momenten geven om op adem te komen.