Wat is een verkoopfactuur en hoe stel je er een op?

Stel je voor dat je een fotograaf bent die prachtige trouwfoto's heeft gemaakt, waardoor je een paar blije klanten hebt achtergelaten. Hoewel het makkelijk lijkt om een Tikkie te sturen voor een directe betaling, is het opstellen van een verkoopfactuur een betere financiële keuze. Verkoopfacturen helpen je om een duidelijk beeld te krijgen van de cashflow van je bedrijf, bewijzen dat je de beloofde diensten hebt geleverd en ze helpen je bij het voorspellen van toekomstige zakelijke activiteiten.

Wat is een verkoopfactuur?

Een verkoopfactuur is een document dat naar een klant of koper wordt gestuurd. Hierin staan hun gegevens, de goederen of diensten die je hebt geleverd en wanneer deze zijn afgeleverd. Een verkoopfactuur kan ook een gespecificeerd overzicht bevatten van de uiteindelijke kosten, inclusief btw, verzendkosten of andere externe kosten. De informatie op een verkoopfactuur omvat:

• Contactinformatie. De namen, telefoonnummers, adressen en e-mailadressen van zowel jou als je klant staan op de factuur.
• Factuurdatum. Dit is de datum waarop je de factuur aanmaakt en naar je klant verstuurt.
• Geleverde diensten. Een verkoopfactuur moet de producten of diensten opsommen die aan de klant zijn geleverd, inclusief de kosten per item en het totaalbedrag.
• Vervaldatum. Dit is de datum waarop het totaalbedrag op de factuur betaald moet zijn. Een gebruikelijke factuurperiode is 30 of 60 dagen. Voordat je goederen of diensten aan een klant levert, is het belangrijk om je voorkeur voor de betalingsvoorwaarden te verduidelijken en een schema te bespreken dat voor jullie beiden werkt. Dit helpt om late betalingen te voorkomen die je cashflow kunnen verstoren.
• Betalingsvoorwaarden. Afhankelijk van je type bedrijf is de factuur ook de plek om eventuele voorwaarden voor betaling op te nemen, zoals geaccepteerde betaalmethoden of je beleid voor late betalingen. Betalingsvoorwaarden kunnen worden overeengekomen door een formeel contract naar je klant te sturen waarin de goederen of diensten worden beschreven die je hebt beloofd te leveren, de tijdlijn voor levering en de financiële beleidsregels van je bedrijf.
• Factuurnummer. Elke factuur die naar een klant wordt gestuurd, moet een uniek factuurnummer hebben. Dit helpt om meerdere facturen voor dezelfde klant te onderscheiden en betalingen bij te houden.

Wat is het doel van een verkoopfactuur?

Een verkoopfactuur heeft als doel de koper of klant te informeren over de goederen of diensten die zij hebben aangeschaft en het totaalbedrag dat zij verschuldigd zijn. Voor jou zijn verkoopfacturen handig voor de boekhouding: het zijn officiële documenten die de totale cashflow naar je bedrijf bijhouden. Extra voordelen van verkoopfacturen zijn onder andere:

• Belastingdocumentatie. Als je bedrijf wordt gecontroleerd door de Belastingdienst, documenteren verkoopfacturen de cashflow van je bedrijf. Bovendien kunnen je facturen helpen bij het berekenen van je verwachte debiteuren en bevestigen dat jaarlijkse belastingdocumenten van een klant correct zijn.
• Juridische noodzaak. Als je diensten aan een klant hebt geleverd en zij hebben niet betaald, wat kun je dan doen? Daar komt de verkoopfactuur (met een vervaldatum en factuurdatum) van pas, omdat deze juridische stappen kan ondersteunen. Een factuurdatum bewijst dat je een document naar een klant hebt gestuurd om te betalen voor geleverde diensten met de juiste kennisgeving. De vervaldatum geeft aan wanneer de rekening van een klant betaald moet zijn. Facturen, samen met contracten en andere klantcommunicatie, kunnen juridisch aantonen dat je recht hebt op een ontbrekende betaling.
• Marketing en budgettering. Door je verkoopfacturen te bekijken, kun je je werk van het afgelopen kwartaal analyseren en vooruitkijken om te plannen voor drukkere of rustigere maanden. Bovendien tonen je facturen waar de vraag naar je goederen of diensten ligt. Deze kennis kun je gebruiken om jezelf te marketen op basis van wat mensen willen.

Hoe schrijf je een verkoopfactuur?

Het creëren van een professionele verkoopfactuur is eenvoudig als je gebruikmaakt van facturerings- of boekhoudsoftware, waarmee je de lege velden in factuursjablonen kunt invullen en ze binnen enkele minuten kunt e-mailen. Andere goedkope of gratis sjablonen zijn beschikbaar in apps zoals Google Docs en Microsoft Word. Om een factuur in te vullen, verzamel je de relevante informatie en bereid je voor om het volgende op te nemen:

• Contactinformatie. Vermeld zowel je contactinformatie (naam, adres, e-mail, telefoonnummer) als de contactinformatie van de klant.
• Data. Noteer zowel de factuurdatum (de datum waarop je de factuur aanmaakt en verstuurt) als de vervaldatum voor betaling.
• Factuurnummer. Maak een nieuw factuurnummer aan om het project en de betaling van andere bestaande facturen te onderscheiden.
• Omschrijving. In het beschrijvende gedeelte van je factuur kun je de bedragen specificeren die je in rekening brengt voor je diensten. Vergeet niet om details zoals tijden, data, hoeveelheden goederen of uren van diensten te vermelden.