De meesten van ons hebben een gênant e-mailadres dat ons blijft achtervolgen (parkietlover91, tapdancergal, hotstuff23, je kent ze wel). Als een soort technologische volwassenheidsritueel maakten al die speelse en soms te serieuze namen deel uit van het ontdekken hoe je een online persoon kunt zijn.
In je zakelijke communicatie kan een goed gekozen e-mailadres bijdragen aan een professionele uitstraling, een positieve indruk achterlaten en het risico op gemiste berichten verminderen. Parkieten zullen misschien altijd je liefde hebben, maar moderne, professionele communicatie vraagt om een bijpassend e-mailadres. In het digitale tijdperk betekent dit dat je jezelf moet presenteren met duidelijke en beknopte e-mailadressen voor je bedrijf.
Elementen van een e-mailadres
Hoewel elk e-mailadres uniek is, beschikt ieder adres over een aantal basiselementen:
Het lokale deel
Het “lokale deel” van je e-mailadres is je gebruikersnaam. Dit kan bestaan uit letters, cijfers en de meeste alfanumerieke tekens.
@
Het “@” symbool is een vast onderdeel van alle e-mailadressen. Het werd voor het eerst gebruikt in 1971 door e-mailpionier Ray Tomlinson om de naam en machine van de beoogde ontvanger te scheiden. Tegenwoordig scheidt het een gebruikersnaam van de mailprovider of de locatie van het aangepaste domein.
Het domein
Je e-maildomein geeft de bestemming aan waar je mail naartoe wordt gestuurd. Voor een persoonlijk Gmail-account is het domeinnaam bijvoorbeeld gmail.com; een professioneel domein is doorgaans de bedrijfsnaam of, voor persoonlijke merken of portfolio-websites, je eigen naam.
Tips voor het maken van een professioneel e-mailadres
- Houd het eenvoudig en memorabel
- Gebruik je naam, niet je functie
- Gebruik leestekens spaarzaam
- Beheer primaire en secundaire inboxen
- Verbind je webdomein
- Houd generieke inboxen generiek
Een e-mailadres aanmaken lijkt eenvoudig, maar als je bedenkt hoeveel er al bestaan (ongeveer 7,9 miljard in 2023) wordt het iets ingewikkelder. De sleutel is om een manier te vinden om jezelf zo duidelijk mogelijk voor te stellen met de opties die nog beschikbaar zijn.
Hier zijn een paar dingen om te onthouden:
Houd het eenvoudig en memorabel
Zakelijke e-mailadressen moeten makkelijk te communiceren zijn. Als je in een vergadering bent of een netwerkevenement bijwoont, moet je e-mailadres duidelijk genoeg zijn zodat iemand het nauwkeurig kan opschrijven en je indien nodig kan opvolgen.
Gebruik je naam, niet je functie
Functietitels komen en gaan, zelfs binnen dezelfde organisatie, wat betekent dat ze geen plaats hebben in een zakelijk e-mailadres. Bewaar je functietitel, bedrijfsinformatie, professionele kwalificaties en/of diploma's voor je zakelijke e-mailhandtekening.
Hoewel je je functie in je e-mailadres kunt opnemen als je dat wilt, kan het zijn dat het later verouderd of onnauwkeurig aanvoelt. Dit werkt het beste voor consultants of zelfstandige professionals wiens vaardigheden hun vak zijn, zoals “janedeschrijver@domein.com” of “jansen.juridisch@domein.com.”
Gebruik leestekens spaarzaam
Het gebruik van punten en underscores om namen en initialen te scheiden kan spelfouten voorkomen en je adres leesbaarder maken, maar te veel gebruik kan het tegenovergestelde effect hebben. Streef naar één conventie en houd je daar aan.
Beheer primaire en secundaire inboxen
Om organisatorische en privacyredenen is het niet verstandig om hetzelfde e-mailadres voor persoonlijke en professionele doeleinden te gebruiken. Houd dingen gescheiden met twee (of meer) e-mailaccounts: één primair, professioneel e-mailadres en een aparte inbox voor je persoonlijke mail.
Verbind je webdomein
De meeste websitepakketten komen met een paar gratis zakelijke e-mailaccounts die aan je aangepaste domein zijn gekoppeld. Het gebruik van je eigen domein (in plaats van iets als @gmail.com of @yahoo.com) kan professioneler zijn en helpen bij merkherkenning. Zodra je adressen zijn ingesteld, verbind ze dan met je favoriete e-mailprovider (Gmail, Outlook of een andere mailapp), evenals met CRM- en marketingsoftware zoals Hubspot of Klaviyo.
Houd generieke inboxen generiek
Voor berichten die niet voor een specifieke persoon zijn bedoeld, kun je een generieke e-mail inbox instellen die toegankelijk is voor meerdere medewerkers of afdelingen. Je kunt binnenkomende berichten van potentiële klanten of klantvragen dan naar het juiste teamlid doorsturen.
Eenvoud en voorspelbaarheid zijn een belangrijk onderdeel van een generiek e-mailadres; het idee is om het zo makkelijk mogelijk te maken voor iemand om contact met je op te nemen. Denk aan “marketing@jouwdomein.com” of “contact@jouwdomein.com.” Je zult merken dat een eenvoudig generiek e-mailadres meer leads genereert dan een een slimme, maar minder intuïtieve gebruikersnaam.
Ideeën voor professionele e-mailadressen
Veel bedrijven, zelfs in creatieve of informele sectoren, hebben een vaste naamgevingsconventie voor e-mail, maar het creëren van een professioneel e-mailadres voor jezelf kan wat extra experimenteren vereisen, vooral als je naam relatief gebruikelijk is en een bijbehorend e-mailadres al in gebruik is.
Hieronder staan enkele ideeën voor professionele e-mailadressen voor jou of je team, samen met enkele voorbeelden van hoe je je gebruikersnaam zou kunnen structureren:
Volledige naam
Kijk eerst of je kunt volstaan met je volledige naam (janjansen@domein.com). Als je een tweede naam of tweede initiaal gebruikt, probeer dat dan op te nemen (janfjansen@domein.com). Of je kunt leestekens gebruiken om jezelf te onderscheiden en voor leesbaarheid (jan.jansen@domein.com, jan.f.jansen@domein.com).
Deel van de naam
Als alternatief kun je ervoor kiezen om alleen je achternaam te benadrukken en je voornaam met een initiaal aan te geven. Dit behoudt enige privacy voor de gebruiker en biedt meer variaties. Kleine bedrijven met slechts een paar teamleden kunnen ervoor kiezen om alleen de voornaam van de gebruiker te tonen (jan@domein.com), terwijl grotere bedrijven kunnen profiteren van het structureren van het lokale deel rond een combinatie van voor- en achternaam, zoals de eerste initiaal plus de tweede initiaal en achternaam (jfjansen@domein.com).
Team-inboxen
Wanneer je de oprichter of teamleider bent die de inboxen voor je bedrijf instelt, zijn er een paar gedeelde adressen die je kunt opnemen, afhankelijk van je zakelijke behoeften. Generieke e-mail inboxen besparen tijd door samenwerking mogelijk te maken bij het monitoren en reageren op binnenkomende e-mails:
- Freelance inzendingen: Als je afhankelijk bent van freelancers en bijdragen van de gemeenschap, overweeg dan om branchegerelateerde zoekwoorden te gebruiken, zoals “pitches@domein.com” of “inzendingen@domein.com.”
- Werving: Voor snelgroeiende merken of wervingsteams zijn “carrieres@domein.com” of “banen@domein.com” een gemakkelijke, intuïtieve manier om sollicitaties of binnenkomende interesse te volgen.
- Algemene outreach: Voor generieke verkoop-inboxen houd je het eenvoudig, zoals “offertes@domein.com” of “sales@domein.com.”
- Klantendienst: “Help@domein.com” is een veelvoorkomend e-mailadres voor klantenservice, terwijl “retouren@domein.com” werkt voor een generieke inbox voor retouren.
Veelgestelde vragen over professionele e-mailadressen
Wat is een goed professioneel e-mailadres?
Een goed professioneel e-mailadres elimineert verwarring en bevestigt je identiteit voor de afzender. In sommige gevallen, zoals klantgerichte functies, kan een e-mailadres de afdeling van de gebruiker weerspiegelen, zoals klantenservice of sales.
Wat is het meest professionele e-mailadres?
Het meest professionele e-mailadres is een van de variaties op je volledige of gedeeltelijke naam, met beperkte leestekens (punten of underscores) en zonder cijfers. Hoewel het soms onvermijdelijk is om een gratis domein zoals Gmail of Yahoo te gebruiken, draagt het gebruik van een aangepast domein met de bedrijfsnaam bij aan een professionelere uitstraling.
Wat zijn onprofessionele e-mailadressen?
Onprofessionele zakelijke e-mailadressen zijn diegene die verwijzen naar externe interesses, grappen en bijnamen, of die reeksen cijfers bevatten die aan je naam zijn gekoppeld.
