De top ondernemers zijn berucht om hun creatieve productiviteitsstrategieën. Block CEO en voormalig Twitter CEO Jack Dorsey neemt naar verluidt ijsbaden en eet slechts zeven maaltijden per week. Tala CEO Shivani Siroya doet een handstand om zich te herpakken na een lange vlucht.
De les hier is natuurlijk niet dat je je sandwich moet neerleggen of ondersteboven moet gaan hangen — het gaat erom dat succesvolle mensen productiviteit waarderen en strategieën vinden om deze te maximaliseren.
Voor ondernemers — die vaak te maken hebben met tijd- en budgetbeperkingen — kunnen strategieën die de productiviteit verhogen bijzonder waardevol zijn. Het vinden van de juiste productiviteitsstrategieën voor jou (en je team), kan helpen om de winst te verhogen, de werktijd te verkorten en je bedrijf te positioneren voor langdurige groei.
Wat is productiviteit?
Productiviteit is een maatstaf voor de efficiëntie van een proces. Wiskundig gezien is het een simpele verhouding van input tot output, waarbij input de middelen vertegenwoordigt die in een proces worden gestoken en output het eindproduct vertegenwoordigt.
De formule luidt: productiviteit = output / input.
Om de productiviteit te verbeteren, moet je de efficiëntie van een proces verhogen (de input verlagen) of de waarde van het product verhogen (de output verhogen).
Hoe meet je de productiviteit binnen je bedrijf
Om de productiviteit te meten, moet je inputs en outputs definiëren in dezelfde eenheid. Je kunt bijvoorbeeld geen euro's delen door uren. Ondernemers lossen dit op door een waarde toe te kennen aan de tijd die ze aan zakelijke taken besteden.
Stel dat je de productiviteit evalueert voor het proces van het creëren en distribueren van een product met een prijs van € 1.000. Je schat de tijd van je team in op € 200 per uur, en het kost je gemiddeld drie uur om het product te creëren en te leveren. Je besteedt ook nog eens € 50 aan verzending en materialen.
Met de formule productiviteit = output / input, ziet je productiviteitsberekening er als volgt uit:
Productiviteit = 1.000 / (200 x 3) + 50 = 1,54
Een productiviteitsscore groter dan 1 betekent dat je winst maakt, en een getal kleiner dan 1 betekent dat je verlies lijdt. Je kunt deze methode gebruiken om de productiviteit van een specifiek proces, de algehele productiviteit van je bedrijf of de productiviteitsniveaus van individuele medewerkers te meten.
7 tips voor het verhogen van je productiviteit
In de cruciale beginfase van het opbouwen van een bedrijf telt elke minuut (en elke euro). Deze zeven productiviteitstips kunnen je team helpen om de efficiëntie te verhogen en zo de investeringen van beiden te maximaliseren.
1. Maak een to-do lijst en prioriteer taken
7. Gebruik productiviteitstools
1. Maak een to-do lijst en prioriteer taken
Een bedrijf runnen is veel werk — op een typische dag voer je misschien 60 taken uit in 12 bedrijfsgebieden. Vertrouw niet op je geheugen om je verantwoordelijkheden bij te houden. Maak in plaats daarvan een takenlijst en prioriteer de taken, waarbij je de belangrijkste taken bovenaan plaatst.
Ondernemers gebruiken soms de Eisenhower matrix om taken te prioriteren. Dit systeem categoriseert taken op basis van zowel belangrijkheid als urgentie:
- Urgente, belangrijke taken gaan bovenaan de lijst. Doe deze eerst!
- Urgente, onbelangrijke taken moeten snel worden afgerond, maar niet noodzakelijk door jou. Delegeer deze taken indien mogelijk.
- Niet-urgente, belangrijke taken komen lager op je lijst. Maak een plan om deze af te ronden, maar laat ze je niet afleiden van dringender zaken.
- Niet-urgente, onbelangrijke taken kunnen ingepland, gedelegeerd of helemaal van je lijst verwijderd worden.
2. Documenteer processen
Veel bedrijfsactiviteiten kunnen worden gestandaardiseerd. Elke keer dat je een klant binnenhaalt, moet je soortgelijke taken in een vergelijkbare volgorde herhalen. Neem de tijd om dit proces in kaart te brengen en te documenteren, waarbij je noteert wat je moet doen inclusief de volgorde waarin je het moet doen.
Als je je proces hebt gestandaardiseerd, kun je individuele taken (of zelfs een heel proces) delegeren aan een teamlid. De juiste documentatie kan je ook helpen het te analyseren en inefficiënties of redundancies te elimineren.
3. Neem pauzes
Je bent een eindige hulpbron — en je teamleden ook. Hoewel je misschien een paar dagen lang 14 uur per dag kunt werken, vermindert langdurig werken de productiviteit op de lange termijn. Stel grenzen om je fysieke en mentale gezondheid te beschermen, en moedig je werknemers aan hetzelfde te doen.
Pauzes nemen kan ook helpen. Onderzoek toont aan dat zelfs korte pauzes de productiviteit kunnen verhogen, dus wissel productieve tijd af met andere activiteiten. Ga bijvoorbeeld even wandelen, want fysieke activiteit en blootstelling aan natuurlijk licht kunnen de cognitieve vaardigheden en stemming verbeteren.
4. Luister naar je team
Coach je team met productiviteitstips, maar vergeet niet ook om feedback te vragen. Vraag werknemers welke veranderingen in hun werkomgeving of bedrijfsprocessen hun productiviteitsniveau kunnen verbeteren.
5. Overwin uitstelgedrag
De held van The Odyssey vroeg zijn bemanning om hem aan de mast van zijn schip vast te binden, zodat hij naar de sirenes kon luisteren zonder gek te worden en het schip te laten zingen — het typische resultaat van het horen van het sirenenzang. In wezen overwon Ulysses zijn slechtste impuls. Hij overwon zijn verleiding niet, maar hij maakte het gewoon onmogelijk om erop te handelen. Je kunt een soortgelijke strategie gebruiken om uitstelgedrag te overwinnen. Als je in de verleiding komt om een belangrijke taak uit te stellen, hang hier dan publiekelijk een deadline aan. Als je productmanager op een belangrijke briefing wacht die woensdag klaar moet zijn, ben je gedwongen om ermee aan de slag te gaan.
6. Blok je tijd
Gebruik tijdsblokken om je gedurende die tijd te focussen op één enkele taak. Weiger vergaderingen, sluit je e-mail en laat je teamleden weten dat je niet beschikbaar bent. Dit kan bijzonder nuttig zijn voor het verhogen van de productiviteit bij creatieve projecten en andere taken die intense focus vereisen. Je kunt ook tijdsblokken gebruiken om te profiteren van je meest productieve uren: als je productiviteit voor de middag het hoogst is, blok je de meest veeleisende taken in de ochtend.
7. Gebruik productiviteitstools
Productiviteitstools kunnen je helpen tijd te besparen en de productiviteit te meten. Overweeg de volgende soorten tools:
-
Takenbeheer-apps. Apps zoals Todoist kunnen je helpen een georganiseerde to-do lijst bij te houden en deze te synchroniseren op al je apparaten. Functies voor terugkerende taken kunnen ook automatisch kwartaal-, maand- of weektaken inplannen.
-
Project management tools. Project management tools zoals Asana en Trello kunnen ondernemers en teamleiders helpen projecten van concept tot levering te verplaatsen, communicatie te stroomlijnen en te voorkomen dat belangrijke items of taken uit het oog worden verloren.
-
Communicatietools. Communicatietools zoals Slack stellen je in staat om snelle antwoorden op vragen van je team te geven. Sommige tools bieden ook de mogelijkheid om doorlopende gesprekskanalen voor specifieke projecten of onderwerpen te creëren.
- Tijdregistratie tools. Tools zoals RescueTime en Harvest kunnen je helpen de productiviteit te meten en het tijdbeheer te verbeteren door te identificeren of (en waar) je tijd verspilt.
-
Kalender-apps. Een kalender-app zoals Google Calendar kan je helpen de planning van je team te visualiseren. Je kunt vergaderingen inplannen, tijdsblokken creëren en tijd besparen tijdens het planningsproces door te zien wanneer je teamleden beschikbaar zijn.
-
Marketing automatisering tools. Veel marketingtaken kunnen worden geautomatiseerd. Overweeg het gebruik van een social media planning tool, zoals Sprout Social, of een e-mail automatiseringstool, zoals Hubspot. Je e-commerce platform biedt mogelijk ook ingebouwde functies voor marketing automatisering. Bijvoorbeeld, Shopify biedt e-mailmarketing automatiseringen, klantrelatiebeheer (CRM) automatiseringen en Facebook-advertentie automatiseringen.
-
Correctie tools. Apps zoals Grammarly en Hemingway Editor kunnen een document scannen, fouten identificeren en aanbevelingen doen. Hoewel je nog steeds de expertise van je team nodig hebt om suggesties te evalueren en consistentie met je merkidentiteit te waarborgen, kunnen deze apps tijd besparen tijdens het correctieproces.
-
Focus-optimalisatie tools. Tools zoals Kanban Flow en Focus To-Do kunnen de productiviteit verbeteren met behulp van de Pomodoro-techniek, een productiviteitssysteem dat je werkdag opdeelt in periodes van intense focus, afgewisseld met korte pauzes. Als je wordt afgeleid door e-mailmeldingen of in de verleiding komt om tijd te verspillen met scrollen door sociale media, kun je ook een website-blokker zoals Freedom of Cold Turkey gebruiken om specifieke sites of zelfs het hele internet te blokkeren.
- Opslag- en organisatie-tools. Cloudgebaseerde opslag- en organisatie-tools zoals Dropbox en Google Drive kunnen je team helpen bij het samenwerken aan projecten en de noodzaak om documenten via e-mail heen en weer te sturen te elimineren. Sommige tools bieden ook de mogelijkheid om live samen te werken in een document en laten je de versiegeschiedenis zien — je kunt eenvoudig de meest actuele versie van een bestand bekijken en indien nodig teruggaan naar eerdere versies.
Veelgestelde vragen over productiviteit
Hoe kan ik uitstelgedrag overwinnen om de productiviteit te verhogen?
Probeer deze productiviteitsstrategieën om uitstelgedrag te overwinnen:
- Volg de twee minuten regel. De twee minuten regel moedigt je aan om kleine taken meteen af te ronden. Volgens de regel, als je een taak in twee minuten of minder kunt doen, moet je het direct doen.
- Volg de vijf minuten regel. Als je in de verleiding komt om een taak uit te stellen, verbind je dan om er slechts vijf minuten aan te werken. Je maakt in ieder geval enige vooruitgang, en je kunt gemotiveerd zijn om door te gaan.
- Verwen jezelf. Geef jezelf een kleine beloning voor het voltooien van een taak. Heb je twee uur achter elkaar gewerkt aan het ontwerp van je webshop? Gefeliciteerd; je krijgt een Snickers. Heb je de maandelijkse loonlijst afgerond? Klinkt als tijd voor wat tv.
Kunnen pauzes de productiviteit verhogen?
Ja, onderzoek toont aan dat zelfs een korte pauze de productiviteit kan verhogen. De voordelen zijn nog groter wanneer je wordt blootgesteld aan fysieke activiteit en/of natuurlijk licht.
Welke rol speelt technologie in het verbeteren van productiviteit?
Digitale productiviteitstools kunnen processen automatiseren, communicatie stroomlijnen en je team helpen georganiseerd te blijven. Ze kunnen ook het tijdbeheer verbeteren en je helpen de algehele productiviteit van je bedrijf te meten.
Hoe kan ik duidelijke doelen en prioriteiten stellen om de productiviteit te verhogen?
Probeer taken te prioriteren op basis van zowel belangrijkheid als urgentie. Doe urgente, belangrijke taken eerst en delegeer minder belangrijke taken aan je team.
