Ontslagbrief schrijven? Zo doe je dat (met voorbeelden en templates)

Je baan opzeggen is zowel spannend als een beetje eng. Het betekent vaak dat je een nieuwe uitdaging aangaat, zoals een andere baan of het starten van je eigen onderneming. Maar het blijft lastig om afscheid te nemen van je vertrouwde collega's en de zekerheid van je huidige werk.

Met een ontslagbrief zorg je ervoor dat je de deuren openhoudt en je toekomstige ex-werkgever op een positieve noot verlaat. Hier lees je hoe je een ontslagbrief schrijft, inclusief voorbeelden.

Wat is een ontslagbrief?

Een ontslagbrief is een formeel document waarmee je je werkgever laat weten dat je je huidige functie wilt verlaten. Je kunt de brief persoonlijk overhandigen aan je manager of per e-mail versturen. De brief moet je officiële laatste werkdag bevatten, een bedankje voor de tijd die je bij het bedrijf hebt doorgebracht, en eventuele andere details over je vertrekplan.

In de meeste gevallen moet je je ontslagbrief minstens twee weken voor je laatste werkdag indienen. Dit geeft jou en je werkgever de tijd om je projecten af te ronden en geschikte voorzieningen te treffen voor de overdracht van je werkzaamheden aan een bestaande of nieuw aangenomen werknemer.

Waarom is een ontslagbrief belangrijk?

Een ontslagbrief is niet alleen een cruciaal onderdeel van het formele ontslagproces, maar helpt ook om op goede voet te vertrekken. Het opnemen van relevante informatie over je vertrek en het uiten van dankbaarheid voor je tijd bij het bedrijf kan helpen om de overgang soepel te laten verlopen en ervoor te zorgen dat je op een positieve noot vertrekt.

Hier zijn de belangrijkste voordelen van een ontslagbrief:

• Je verlaat het bedrijf op goede voet en zorgt voor een positieve referentie in de toekomst
• Je vermeldt je intenties en je laatste officiële werkdag
• Je geeft je werkgever de tijd om een geschikte vervanger te vinden of te zoeken
• Het helpt de afdeling personeelszaken (HR) georganiseerd te blijven en actuele werkinformatie te behouden
• Het schetst je ervaringen bij het bedrijf
• Het bevordert een soepele overgang

Hoe schrijf je een ontslagbrief

1. Bepaal de ontvanger van je ontslagbrief
2. Geef alle details meteen aan
3. Neem vier belangrijke secties op
4. Voeg een persoonlijke touch toe

Je weet dat je klaar bent om te vertrekken, maar hoe deel je dat professioneel met je werkgever?

1. Bepaal de ontvanger van je ontslagbrief

Voordat je begint met schrijven, moet je de beste persoon identificeren om je ontslagbrief naar te sturen: je directe manager? De HR-afdeling? De CEO? De juiste ontvanger hangt af van de grootte en de organisatie structuur van het bedrijf en jouw rol daarin. Als je bijvoorbeeld werkt voor een klein team van slechts 10 mensen, kan het het beste zijn om je ontslagbrief naar de eigenaar of CEO te sturen. Als je het niet zeker weet, vraag dan je manager of de HR-afdeling aan wie je de brief het beste kunt richten.

Het vinden van de juiste ontvanger is belangrijk omdat dit de toon en inhoud van je ontslagbrief kan beïnvloeden. Als je een faceless entity in HR e-mailt, moet je brief professioneel en formeel zijn. Als je ontslagbrief naar een manager gaat met wie je jarenlang hebt samengewerkt, kan het minder formeel en persoonlijker zijn.

2. Geef alle details meteen aan

Kom ter zake en vermeld een ontslagverklaring in je openingsparagraaf. Dit moet je huidige rol, je intentie om ontslag te nemen en de datum waarop je van plan bent te vertrekken bevatten. Het kan verleidelijk zijn om je ontslagbrief te beginnen met een verontschuldiging en overvloedige dankbetuigingen, maar probeer het strikt feitelijk te houden. Je werkgever heeft de nodige informatie over je vertrek nodig om zijn volgende stappen te plannen.

Voorbeeld: Met deze brief informeer ik u dat ik ontslag neem uit mijn functie als [jouw functie], met ingang van [laatste officiële dag].

3. Neem vier belangrijke secties op

Je ontslagbrief moet kort en bondig zijn, maar ook de relevante informatie bevatten die je werkgever nodig heeft om je ontslag officieel te verwerken.

Dit zijn de vier belangrijke secties die je moet opnemen:

• Ontslagverklaring: Vermeld je intenties om ontslag te nemen en de datum van je laatste officiële werkdag.
• Dankbetuiging: Bedank je werkgever kort voor de kansen die je zijn geboden (ook al ben je blij dat je vertrekt)—dit zorgt ervoor dat je op goede voet vertrekt.
• Overdrachtsdetails: Deel hoe je van plan bent om de overgang zo soepel mogelijk te laten verlopen. Ben je bereid om andere teamleden op te leiden? Ga je een gedetailleerd overdrachtsdocument voor je vervanger maken?
• Professionele afsluiting: Sluit je ontslagbrief af met een beknopte, formele conclusie en laat je werkgever weten hoe en waar ze in de toekomst contact met je kunnen opnemen.

4. Voeg een persoonlijke touch toe

De meeste ontslagbrieven zijn formulematig en moeten bepaalde informatie bevatten die door je werkgever vereist is. Dat betekent echter niet dat je geen persoonlijke touch kunt toevoegen, vooral als je er lange tijd hebt gewerkt of een goede relatie hebt met je manager en teamgenoten.

Je kunt een persoonlijke touch toevoegen door:

• Je dankbaarheid voor je tijd bij het bedrijf te uiten
• Enkele van je favoriete aspecten van de baan en leerervaringen te delen
• Te benadrukken wat je meeneemt uit de rol
• Enige professionele ontwikkeling of groei te beschrijven die je tijdens je werk daar hebt ervaren

Je hoeft je persoonlijke omstandigheden rond je vertrek niet uit te leggen, maar het kan een positieve ervaring creëren als je deelt wat je uit je rol hebt gehaald.

Voorbeelden van ontslagbrieven

Hieronder staan enkele voorbeeldontslagbrieven. Ze bestaan doorgaans uit drie delen: het ontslag, de dankbetuiging en de volgende stappen. Je kunt de voorbeelden aanpassen voor je eigen doeleinden.

Voorbeeld ontslagbrief 1

De eerste voorbeeldbrief is de twee weken' opzegtermijn—de standaard in de industrie. Deze brief is kort maar to the point, en behandelt alle belangrijke punten.

Voorbeeld ontslagbrief 2

De volgende voorbeeldontslagbrief bevat ook drie delen: het ontslag, de dankbetuiging en de volgende stappen. Je kunt dit aanpassen voor je eigen doeleinden.

Voorbeeld ontslagbrief 3

Deze laatste voorbeeldbrief is perfect als je van plan bent je huidige baan te verlaten om ondernemerschap na te streven.

Deze laatste voorbeeldbrief is perfect als je van plan bent je huidige baan te verlaten om ondernemerschap na te streven.

5 voorbeelden van ontslagbrieven

• Ontslag nemen voor een nieuwe kans
• Ontslag nemen om persoonlijke redenen
• Ontslag nemen met onmiddellijke ingang
• Ontslag nemen om een bedrijf te starten

Hier zijn enkele voorbeelden met gebruik van bovenstaande templates en tips. Je ontslagbrief moet alle relevante informatie bevatten, maar je kunt ook je eigen persoonlijke touch en details toevoegen als dat goed voelt.

Ontslag nemen voor een nieuwe kans

Ontslag nemen voor een nieuwe kans

Ontslag nemen om persoonlijke redenen

Ontslag nemen met onmiddellijke ingang

Ontslag nemen om een bedrijf te starten

6 professionele tips voor ontslagbrieven

• Wees direct
• Leg het niet uit
• Wees beleefd
• Schematiseer de volgende stappen
• Blijf positief
• Neem de tijd of vraag om een tweede mening

Bij het schrijven van een respectvolle ontslagbrief zijn er enkele best practices om te overwegen.

Wees direct

Wees duidelijk over het beëindigen van je dienstverband en op welke dag je laatste zal zijn. Je baas mag niet in het duister tasten over wat je probeert te zeggen. Volg de standaardstructuur van een ontslagbrief om ervoor te zorgen dat je alle noodzakelijke informatie opneemt, zoals je officiële einddatum.

Leg het niet uit

Je hoeft jezelf niet uit te leggen. Het kan verleidelijk zijn om in detail te treden over waarom je vertrekt en je persoonlijke omstandigheden, maar onthoud dat een ontslagbrief simpelweg een document is om je werkgever te laten weten dat je vertrekt. Als je wilt uitleggen, kun je dat doen in je exitgesprek of een één-op-één gesprek met je baas.

Wees beleefd

Zelfs als je een hekel hebt aan je baas, moet je beleefd en professioneel blijven. Onthoud dat het geen zin heeft om relaties te vernietigen om een punt te maken. Als het mogelijk is, ga dan verder dan beleefd en voeg iets aardigs toe of bedank je werkgever in ieder geval voor de ervaring en de kans.

Schematiseer de volgende stappen

Een formele ontslagbrief schetst hoeveel hulp je bereid bent te bieden tijdens de overgang. Ben je bereid om je vervanger op te leiden? Ga je een gedetailleerd overdrachtsdocument voor je team maken? Stel duidelijke grenzen en overcommitteer jezelf niet. Onthoud dat je geen ondersteuning hoeft te bieden, maar het is professioneel om de overgang te vergemakkelijken.

Blijf positief

Zelfs als je niet kunt wachten om weg te gaan, houd je ontslagbrief professioneel en positief. Focus op de kansen die je hebt gehad, je groei en wat het bedrijf je heeft toegestaan te doen—niet op wat je niet hebt kunnen doen.

Neem de tijd of vraag om een tweede mening

Het kan verleidelijk zijn om een ontslagbrief in het heetst van de strijd te schrijven, vooral als iets binnen het bedrijf je heeft aangezet tot vertrek. Als je het gevoel hebt dat je wilt opzeggen, neem dan een pauze en slaap er een nachtje over. Kom terug op je ontslagbrief wanneer je je kalm voelt en vraag, als het kan, een vertrouwde vriend of collega om het te bekijken voor een tweede perspectief.

Wat te vermijden in je ontslagbrief

Je ontslag is niet het moment of de plaats om je frustraties over de bedrijfscultuur of je ervaringen met andere teamleden te uiten. Hoewel ontslag nemen allerlei emoties kan oproepen, probeer deze zaken uit je ontslagbrief te houden:

• Details over waarom je vertrekt en waar je naartoe gaat
• Klagen over het bedrijf of je collega's
• Overdreven en ongepaste uitingen van dankbaarheid
• Langdradige uitleg over wat je tot je ontslag heeft geleid
• Onprofessionele of te informele taal

Wat te doen na het indienen van je ontslagbrief

Als je een doordachte ontslagbrief hebt ingediend, wil je misschien de kans om meer details te geven, je vertrek met je collega's te delen en je projecten gereed te maken voor overdracht.

Bereid je voor op een exitgesprek

Na het indienen van je ontslagbrief wil je baas misschien met je praten. Op dit punt kun je bespreken waarom je vertrekt—zoals dat je je wilt richten op je eigen bedrijf—maar je bent daar niet toe verplicht.

Je kunt ook je exitgesprek gebruiken om je ervaring met het werken bij het bedrijf te delen. Neem deze kans om zowel positieve gevoelens als zaken die je vindt dat verbetering behoeven te delen. Het helpt om van tevoren voor te bereiden wat je wilt zeggen, zodat je niet eindigt met klagen of een te negatieve draai aan je tijd daar geeft.

Zorg voor een soepele overgang

Voorkom dat je bruggen verbrandt door te doen wat je kunt om de overgang soepel te laten verlopen. Beslis of je bereid bent je vervanger op te leiden, welke maatregelen je kunt nemen om je teamleden te helpen wanneer je weg bent, en zorg ervoor dat je bestanden op orde zijn waar mogelijk.

Schrijf een persoonlijke verklaring

Er kunnen ook stappen zijn die je moet nemen met je HR-afdeling. Zodra je je ontslag bij hen hebt bevestigd, overweeg dan om een persoonlijke verklaring per e-mail naar de rest van je team of het bedrijf te sturen.

Een persoonlijke verklaring stelt je in staat om de boodschap rond je vertrek te controleren, in plaats van de roddelmachine zijn gang te laten gaan. Laat je collega's weten dat je vertrekt en waarom (als je dat wilt), bedank hen, laat hen weten dat je het leuk vond om met hen samen te werken en deel je persoonlijke contactgegevens zodat ze contact met je kunnen houden.