Hoe open je een winkel? Een 15-stappenplan

Heb je er ooit van gedroomd om je passie om te zetten in een succesvol retailbedrijf? De weg van idee naar opening bestaat uit verschillende stappen — van strategische planning en creatief ontwerp tot zorgvuldige voorbereiding.

Deze gids helpt je om te begrijpen wat er komt kijken bij het openen van een winkel: van kosten en registratie tot tips voor het promoten van je winkel.

Hoe je een winkel opent

1. Kies je niche
2. Schrijf een businessplan
3. Registreer je retailbedrijf
4. Verkrijg vergunningen, licenties en verzekeringen
5. Leer over belastingen en boekhouding
6. Zoek een winkel locatie
7. Ontwerp de indeling van je winkel
8. Vind productleveranciers
9. Huur winkelpersoneel in
10. Kies een kassasysteem
11. Gebruik een voorraadbeheersysteem
12. Bouw je retailmerk op
13. Plan je winkeloperaties
14. Promoot de opening van je winkel
15. Breid je retailbedrijf online uit

1. Kies je niche

Waar wil je je op richten? Als je net begint met een retailbedrijf, is het verleidelijk om alles te willen verkopen. Maar je tijd en middelen zijn beperkt — dus gebruik ze slim. Bepaal welke producten je wilt aanbieden en wie je doelgroep is.

Hier zijn wat tips om je niche te bepalen

• Denk na over wat je leuk vindt. Het is veel gemakkelijker om iets te verkopen waar je echt om geeft en in gelooft. Begin hier je zoektocht naar een niche.
  
• Wat kan er misgaan? Dit is een serieuze vraag om jezelf te stellen. Elke sector heeft zijn obstakels en barrières. Denk na over de mogelijke problemen in jouw niche en hoe waarschijnlijk het is dat je deze kunt overwinnen voordat je een definitieve keuze maakt.
  
• Onderzoek de winstgevendheid. Het is belangrijk dat je houdt van wat je probeert te verkopen, maar het is net zo belangrijk dat anderen dat ook doen. Zijn er concurrenten? Zo niet, waarom niet? Zorg ervoor dat er vraag is naar jouw niche en dat er een mogelijkheid is om winst te maken.
  
• Analyseer concurrenten. Sommige dingen die je concurrenten doen, kunnen goed werken. Anderen zullen de plank mis slaan. Kijk goed naar de beste en slechtste aspecten van hun marketinginspanningen, verkoop, klantenservice en andere gebieden die je kunt onderzoeken. Neem hun beste strategieën over en verbeter alles wat niet werkt.

2. Schrijf een businessplan

De belangrijkste reden om een businessplan te schrijven is om een zakelijke lening aan te vragen. Maar zelfs als je zelf financiert, helpt een businessplan je om je ideeën te verduidelijken en zakelijke behoeften aan te wijzen die je aanvankelijk niet had overwogen.

Businessplannen verschillen in diepgang en detail, maar de meeste bevatten de volgende informatie:

• Bedrijfsnaam en beschrijving
• Samenvatting
• Bedrijfsstructuur
• Producten en diensten
• Doelgroep
• Marktonderzoek en marketingstrategieën
• Cashflowprognose en opstartkosten
• Logistiek en productie details
• Details van eventuele verstrekte leningen of subsidies
  

Als dit intimiderend voelt en je niet weet waar je moet beginnen, gebruik dan gerust dit businessplan-sjabloon als leidraad.

3. Registreer je retailbedrijf

De volgende stap is het registreren van je bedrijf. Hiervoor moet je bepalen welke rechtsvorm je kiest. Die keuze heeft invloed op hoe je belasting betaalt, hoe je geld kunt aantrekken, en hoe je aansprakelijkheid geregeld is.

In Nederland kun je kiezen uit drie hoofdvormen

• Eenmanszaak (zzp)
  
• Vennootschap onder firma (vof)
  
• Besloten vennootschap (bv)

Zorg ervoor dat je je opties zorgvuldig onderzoekt, want het later wijzigen van je structuur kan een gedoe zijn. Heb je een rechtsvorm gekozen? Zoek dan een geregistreerde agent en schrijf je bedrijf in bij de  Kamer van Koophandel.

4. Controleer of je vergunningen nodig hebt

De volgende stap is het regelen van de juiste vergunningen.

Voor bijna elke fysieke winkel heb je een verkoopvergunning van de gemeente nodig, een algemene bedrijfsvergunning en een registratie van je handelsnaam als je bedrijfsnaam afwijkt van je eigen naam.

Je hebt ook speciale vergunningen nodig om bepaalde artikelen te verkopen, zoals medicijnen, alcohol, levende dieren, vuurwapens en producten voor volwassenen.

Afhankelijk van je locatie moet je mogelijk ook andere vergunningen aanvragen voor een fysieke winkel:

• Bestemmingsvergunning. Sommige gemeenten bepalen welke soorten retailbedrijven in specifieke gebieden mogen opereren.
  
• Exploitatievergunning. Als je voedsel gaat verkopen of een horecabedrijf opent, heb je mogelijk een exploitatievergunning nodig.
  
• Milieuvergunningen. Als je bedrijf de lucht of het water kan vervuilen, heb je mogelijk een milieugerelateerde vergunning nodig.
  
• Reclamevergunning. Sommige gemeenten eisen dat lokale retail bedrijven een vergunning aanvragen voordat ze een reclamebord mogen plaatsen.
  

Onderzoek of je één of meer van deze vergunningen nodig hebt als onderdeel van je businessplan. Dit zijn tevens niet alle vergunning die je mogelijk nodig gaat hebben. Controleer dus welke vergunningen van toepassing kunnen zijn op jouw bedrijf.

5. Leer over belastingen en boekhouding

Belastingregels verschillen per land, regio en rechtsvorm. Een eenmanszaak in Nederland moet bijvoorbeeld aangifte doen in de maanden na afloop van het boekjaar. De Belastingdienst biedt hierover meer informatie.

De deadline voor het indienen van je belastingaangifte is meestal vijf maanden na het einde van je boekjaar. De exacte datum hangt af van wanneer je je bedrijf hebt gestart. Zoek goed uit wat voor jouw situatie geldt.

In Nederland moet je btw (belasting over de toegevoegde waarde) rekenen over de meeste verkopen. Voor sommige producten geldt een lager tarief, en artikelen zoals voedsel en kinderkleding zijn soms vrijgesteld. Niet elk bedrijf hoeft zich voor btw te registreren, dus controleer of dit op jou van toepassing is via de website van de overheid.

6. Zoek een winkel locatie

Als je de juiste vergunningen hebt, kun je op zoek gaan naar de ideale winkelruimte.

Het is belangrijk dat je weet wie je klanten zijn en waar ze zich bevinden. Als je bijvoorbeeld schoolspullen verkoopt, heeft het weinig zin om je winkel meer dan tien kilometer van een school of universiteit te vestigen.

Let op deze 7 punten:

• Zichtbaarheid
• Parkeergelegenheid
• Toegankelijkheid
• Reclame
• Verkeer
• Activiteit

Vergeet daarnaast niet te kijken naar de grootte van het pand en de ruimte voor je voorraad. Een van de grootste verschillen tussen een webshop en een fysieke winkel is dat je ruimte nodig hebt voor je presentatie, opslag, kassa en loopruimte.

Als je te veel ruimte huurt terwijl je het niet gebruikt, betaal je mogelijk onnodig veel per vierkante meter en oogt je winkel leeg. Te weinig ruimte betekent dat je niet genoeg voorraad of klanten kwijt kunt. De juiste balans vinden is belangrijk.

7. Ontwerp de indeling van je winkel

Zodra een klant je winkel binnenloopt, wil je dat ze worden verwelkomd door een uitnodigende inrichting. Denk goed na over wat ze als eerste zien. Wat trekt ze naar binnen? Zorg voor een opvallende etalage die hen kan verleiden tot een aankoop. Bedenk ook welke product displays hun aandacht zullen trekken.

Denk bij het indelen van de winkel na over de plek van producten. Zijn er combinaties die logisch zijn voor de klant? Bepaal ook hoe de kassa eruitziet. Welke producten leg je daar neer om extra verkoop te stimuleren? Zorg dat het afrekenproces snel en gemakkelijk verloopt, en voorkom lange wachtrijen.

Zorg dat je winkel voor iedereen toegankelijk is. Rolstoelgebruikers, ouders met kinderwagens en mensen met een beperking moeten zich vrij kunnen bewegen. Let op de breedte van gangpaden, de hoogte van de toonbank en andere zaken die bijdragen aan toegankelijkheid.

Een veel vergeten punt is de opslagruimte. Denk na over hoe je nieuwe voorraad binnen krijgt, of je snel bij populaire producten kunt, en hoe je voorkomt dat je schappen leeg raken.

8. Vind productleveranciers

Als je bedrijf het hart is, dan zijn je leveranciers de aderen. Een goede relatie opbouwen begint bij het kiezen van de juiste leveranciers. Het lijkt een beetje op het aannemen van personeel — je wilt weten wie je voor je hebt.

Een slechte leverancier kan zorgen voor vertragingen in de productie en levering, wat je tijd en geld kost. Stel daarom eerst vast wat je belangrijk vindt bij een leverancier. Prijs is één factor, maar kijk ook naar:

• De kwaliteit van de producten
• Klantenservice
• Bestaande relaties
• De ethiek van het bedrijf
• Minimale bestelhoeveelheden (MOQ’s)
• Kennis van jouw markt
• Referenties van anderen

9. Huur winkelpersoneel in

Een groot verschil tussen e-commerce en fysieke winkels is dat je vaak vanaf het begin personeel nodig hebt. Het is lastig — zo niet onmogelijk — om een winkel in je eentje te runnen. Je hebt een team nodig dat je kunt trainen in de vaardigheden die nodig zijn in de retail.

Zorg bij het aannemen van personeel dat je voldoet aan de regels voor werkgevers in Nederland. Denk aan de juiste verzekeringen, zoals werknemersverzekeringen. Je hebt ook een systeem nodig voor loonadministratie, een proces om de identiteit en werkstatus van je personeel te controleren, en je moet nieuwe werknemers melden bij de overheid. De Rijksoverheid heeft een handige checklist van zeven stappen die je hierbij helpt.

Tijdens sollicitatiegesprekken is het slim om niet alleen op vaardigheden te letten, maar ook op houding. Iemand met de juiste instelling kun je vaak nog trainen — maar een verkeerde mentaliteit is moeilijker bij te sturen.

10. Kies een kassasysteem

Het laatste fysieke onderdeel van de puzzel is het kiezen van het juiste betalingssysteem voor je bedrijf. Er zijn twee hoofdonderdelen van een kassasysteem om te overwegen: het verkooppunt waarmee je betalingen aanneemt, en de betalingsverwerker.

Verkooppunt systeem

Je kassasysteem is de hardware en software waarmee je betalingen van klanten accepteert en aankopen in de winkel verwerkt. De hardware kan zo simpel zijn als een mobiel apparaat (zoals een tablet of smartphone) met een kaartlezer of pinautomaat. Meestal wil je ook contant geld kunnen accepteren, in dat geval heb je ook een geldlade nodig.

Zorg ervoor dat je kassasysteem een snel afrekenproces biedt en verschillende betaalmethoden ondersteunt, zoals creditcards, pinpassen, contactloze betalingen, fysieke en digitale cadeaubonnen en contant geld.

Betalingsverwerker

Shopify POS heeft een geïntegreerde betalingsverwerking, terwijl andere systemen vereisen dat je aparte contracten, kosten en afhandeling regelt met een derde partij.

Een kassasysteem met geïntegreerde betalingen maakt je maandelijkse administratie eenvoudiger, versnelt uitbetalingen en vermindert fouten in je financiële rapportage. Je hoeft minder tijd te besteden aan het handmatig bijhouden van kosten.

Werk je met een aparte partij voor betalingsverwerking? Dan moet je handmatig betalingen uit je kaartlezer koppelen aan je systeem, en het kan langer duren voor je je geld ontvangt.

Controleer bij het kiezen van een kassasysteem of betalingsverwerking inbegrepen is — anders kun je later voor verrassingen komen te staan.

11. Gebruik een voorraadbeheersysteem

Bij het openen van een nieuwe winkel moet je goed nadenken over je voorraadbeheer. Dit is een belangrijk onderdeel van de dagelijkse operatie, dus het is slim om meteen goed te beginnen met de juiste voorraadsoftware. Kies een systeem waarmee je zowel de voorraad van je webshop als van je winkel kunt beheren.

Met Shopify kun je de voorraad van je webshop en je fysieke winkel beheren vanuit één dashboard. Shopify heeft ingebouwde functies voor voorraadbeheer en biedt ook de mogelijkheid om koppelingen te maken met andere systemen.

12. Je merk opbouwen

Een sterk merk creëren waarmee klanten zich emotioneel kunnen verbinden, kan bijdragen aan het succes van je winkel. Je retailmerk is meer dan alleen een naam en een logo — het is wie je bent, waar je merk voor staat en waarom het bestaat. Je merk moet onderdelen bevatten zoals een missie en visie, en visuele elementen zoals een logo, kleurenpalet, lettertypes en lay-out. Ook je merkstem en tone-of-voice horen hierbij.

Nog belangrijker dan het opstellen van je merk, is ervoor zorgen dat je hele team het begrijpt en uitstraalt. Neem je merkidentiteit daarom op in de training van je medewerkers.

Pop-up winkels kunnen ook helpen om je merk te versterken, zoals bij Monday Swimwear. Deze Shopify-verkoper organiseert regelmatig populaire pop-up winkels en gebruikt de mobiliteit van Shopify POS Go om klanten de hele dag door te helpen.

13. Plan je winkeloperaties

Als je nadenkt over de werking van je winkel, kijk dan ook naar hoe je fysieke winkel kan samenwerken met je webshop. Misschien wil je klanten de mogelijkheid geven om online te bestellen en hun bestelling in de winkel op te halen, of gebruik te maken van afhalen bij een pakketpunt. In Nederland is “Click & Collect” al jaren bekend in supermarkten, en veel andere winkels zijn deze methode ook gaan gebruiken.

Gebruik systemen die je fysieke winkel en je webshop met elkaar verbinden. Dat is precies wat Riess Group doet wanneer zij Shopify-verkopers zoals Vestique helpen om hun winkels te optimaliseren. Ze zijn blij dat Shopify veel van deze koppelingen standaard aanbiedt — dit heeft geleid tot een omzetstijging van 18%.

14. Promoot de opening van je winkel

Je hebt nu je bedrijf geregistreerd, een locatie gevonden, leveranciers en personeel geregeld, en een kassasysteem gekozen. De volgende stap: je winkel promoten en je voorbereiden op de grote opening! Terwijl je wacht op de levering van je eerste voorraad en de winkel klaarmaakt, kun je alvast nadenken over hoe je je winkel lokaal onder de aandacht brengt.

Je kunt dit doen via samenwerkingen met lokale partners, door promotionele evenementen te organiseren of door een bijzondere winkelervaring te creëren. Hang flyers op in de buurt, plaats borden bij je winkel en overweeg een advertentie in de lokale krant.

15. Breid je retailbedrijf online uit

Wat betreft je online aanwezigheid, zijn er twee gebieden om over na te denken: sociale media en lokale SEO. Probeer op sociale media lokale groepen of pagina's in jouw niche te vinden waarin je kunt deelnemen terwijl je je nieuwe winkel promoot (en ook je bedrijfspagina met je netwerk deelt).

Het opzetten van lokale SEO is een langetermijnplan, maar het begint met een vermelding op Google. Wanneer je je bedrijf vermeldt, bied dan zoveel mogelijk (relevante) details aan zodat lokale Google-gebruikers je kunnen vinden.

Wat betreft je online aanwezigheid zijn er twee dingen om over na te denken: sociale media en lokale SEO. Probeer via sociale media lokale groepen en pagina’s in jouw niche te vinden waar je kunt deelnemen én je nieuwe winkel kunt promoten (en je bedrijfspagina kunt delen met je netwerk).

Lokale SEO opzetten is een langetermijnstrategie, maar begint met een Google Bedrijfsprofiel. Geef daar zo veel mogelijk relevante informatie op zodat mensen in jouw omgeving je makkelijk kunnen vinden.

Start vandaag nog je eigen winstgevende retailbedrijf

Met de juiste planning, marketing en door de stappen in deze gids te volgen, ben je goed voorbereid om je winkel te openen.

Natuurlijk zullen er onderweg hobbels zijn, maar een sterk netwerk van mensen en de juiste tools helpen je om alles in goede banen te leiden. Naast je team kunnen ook goede systemen je bedrijf naar een hoger niveau tillen.