Hoe herhalende betalingen werken voor eigenaren van kleine bedrijven

Belangrijke punten

Een herhalende betaling is een type betaling dat periodiek wordt verwerkt zonder dat de klant of betalende partij extra actie hoeft te ondernemen.
Het accepteren van herhalende betalingen kan de administratieve lasten van betalingsverwerking verminderen, de klanttevredenheid en -binding verhogen, en de nauwkeurigheid van cashflowprognoses verbeteren.
Herhalende betalingen kunnen vast of variabel zijn, waarbij abonnementsdiensten en lidmaatschappen meestal vaste kosten hebben.

Klaar om je bedrijf te stroomlijnen en de klanttevredenheid te verhogen? Leer vandaag nog meer over het implementeren van herhalende betalingen.

BarkBox. Birchbox. BoozBox. Bean Box. Vroeger waren herhalende betalingen beperkt tot huur en nutsvoorzieningen. Tegenwoordig, als je een zelfstandig naamwoord kunt bedenken, kun je het waarschijnlijk in een doos krijgen. Abonnementsdiensten en bedrijven zoals Amazon, die een abonnementsmodel promoten, opereren op basis van een herhalend betalingsmodel.

De toename van herhalende betalingen samen met abonnementen is goed nieuws voor kleine bedrijven. Klanten zijn steeds meer bereid om herhalende betalingen te autoriseren voor alles, van sportschoollidmaatschappen tot softwarelicentiekosten. Dit vermindert de administratieve lasten van betalingsverwerking en kan de klantbinding en tevredenheid verhogen. Het accepteren van herhalende betalingen kan ook de nauwkeurigheid van cashflowprognoses verbeteren en helpen om betalingen op tijd te ontvangen.

Wat is een herhalende betaling?

Een herhalende betaling is elke betaling die periodiek wordt verwerkt zonder dat de klant of betalende partij extra actie hoeft te ondernemen. Betalingen voor abonnementsdiensten, nutsvoorzieningen en lidmaatschappen maken vaak gebruik van een herhalend betalingssysteem. Betalingsplannen, die klanten in staat stellen om grote aankopen in termijnen te betalen, zijn ook een type herhalende betaling. Herhalende betalingen worden soms ook wel automatische betalingen genoemd.

Herhalende betalingen kunnen vast zijn, wat betekent dat het betalingsbedrag elke keer hetzelfde is, of variabel, wat betekent dat het betalingsbedrag kan veranderen op basis van gebruik. Abonnementsdiensten (zoals een digitale abonnement op De Telegraaf of een kwartaallevering van vitamines) hebben doorgaans vaste kosten, net als lidmaatschappen (zoals een lidmaatschap van een boksschool of lidmaatschap van de Cloud Appreciation Society). Sommige herhalende nutsbetalingen (zoals afval- en recyclinginzameling) zijn ook vast, terwijl andere nutsvoorzieningen zoals water- en elektriciteitsrekeningen worden berekend op basis van gebruik.

Hoe werken herhalende betalingen?

Om herhalende betalingen te kunnen accepteren en verwerken, moeten bedrijven zowel een betaaldienstverlener (ook bekend als een betalingsserviceprovider) als een zakelijke rekening hebben. Een merchant account is een specifiek type zakelijke bankrekening dat is ingesteld om herhalende betalingen te accepteren.

Hier is een overzicht van hoe een herhalend betalingssysteem met een betaalkaart werkt:

Een klant koopt goederen of diensten en kiest voor een herhalende betaling.
De klant autoriseert de betalingsgegevens. Dit omvat de voorwaarden, het betalingsbedrag, het betalingsschema en de einddatum van de betaling, indien van toepassing.
De klant dient zijn betalingsinformatie in, in dit geval een creditcard- of bankkaartnummer, via de betaalgateway en stemt ermee in om de betalingsinformatie op te slaan.
De betaaldienstverlener ontvangt de informatie via de betaalgateway en waarschuwt de creditcardmaatschappij van de klant, de bank van de klant en de uitgevende bank.
De bank van de klant keurt de transactie goed en het geld wordt overgemaakt naar de zakelijke rekening.
De gelden worden overgemaakt van de merchant account naar de bankrekening van het bedrijf.
Het proces herhaalt zich volgens een vooraf bepaald schema, waarbij de betaaldienstverlener elke transactie initieert en de klant een factuur verstrekt.

Methoden voor herhalende betalingen omvatten doorgaans betaalkaarten, zowel creditcards als debetkaarten, en ACH-debet. Sommige betaaldienstverleners bieden ook herhalende facturering aan, maar in dit geval moet de klant actie ondernemen om de betaling te voltooien. Hoewel herhalende facturering niet hetzelfde niveau van voorspelbaarheid biedt als geautomatiseerde betalingen, kan het nog steeds een tijdsbesparende optie zijn als je klant niet akkoord gaat met een herhalend betalingsmodel of als hun voorkeursbetalingsmethode (zoals een papieren cheque of contant geld) niet geautomatiseerd kan worden.

Wat zijn de voordelen van herhalende betalingen?

Efficiënt voor zowel klant als verkoper
Elimineert het risico van late of gemiste betalingen
Bevordert vertrouwen tussen klant en verkoper

Het accepteren van herhalende betalingen kan tijd besparen en de klantbinding, klantrelaties en de nauwkeurigheid van cashflowprognoses verbeteren. Kleine ondernemers kunnen ook profiteren van het instellen van herhalende facturen, wat de administratieve lasten vermindert en ervoor zorgt dat rekeningen op tijd worden betaald.

1. Efficiënt voor zowel klant als verkoper

Herhalende betalingssysteem zijn efficiënt voor zowel bedrijven als klanten. Je betaaldienstverlener kan facturering automatiseren (bekend als terugkerende facturering) en automatisch een ACH-debet of een creditcardafschrijving initiëren, wat tijd bespaart en de kans op menselijke fouten vermindert. Het accepteren van herhalende betalingen kan ook helpen om beter op financiële liquiditeit te anticiperen.

Voor je klanten kan het automatiseren van betalingen het gedoe van administratieve taken zoals het bestellen van meer koffiefilters of het openen en verwerken van energierekeningen elimineren. Dezelfde voordelen gelden ook voor jouw bedrijf: het instellen van automatische afschrijvingen voor nutsvoorzieningen en andere terugkerende rekeningen kan tijd besparen.

2. Elimineert het risico van late of gemiste betalingen

Gemiste betalingen zijn een probleem voor zowel klanten als verkopers. Aan de kant van de verkoper moeten bedrijven klanten opvolgen om betalingen te innen. Dit kost tijd en kan meer dan één poging vereisen. Gemiste betalingen kunnen ook je prognoses voor beschikbare cash onjuist maken.

Aan de klantzijde kan het missen van een betaling leiden tot een boete. En een gemiste energiebetaling kan je krediet schaden, of zelfs leiden tot het uitvallen van de verlichting in je kantoor. Herhalende betalingen zorgen ervoor dat je nooit een betaling mist of een boete oploopt.

3. Bevordert vertrouwen tussen klant en verkoper

Herhalende betalingen kunnen helpen bij het opbouwen van vertrouwen met je klanten en het verbeteren van de klantbinding. Klanten waarderen het gemak van betalingen, de mogelijkheid om grote aankopen op een betalingsplan te doen, en het gemak van het ontvangen van goederen en diensten volgens een vastgesteld schema.

Herhalende betalingen verlagen ook de drempel voor aankopen. Terwijl eenmalige betalingen vereisen dat een klant actie onderneemt om een aankoop te doen, vereisen herhalende betalingen dat een klant actie onderneemt om een aankoop te vermijden. Klanten zijn druk, en herhalende betalingen kunnen helpen voorkomen dat een hectische agenda een aankoop in de weg staat.

Wat zijn de nadelen van herhalende betalingen?

Herhalende betalingen zijn populair bij klanten en verkopers, maar ze komen niet zonder risico. Nadelen van herhalende betalingen zijn onder andere verhoogde transactiekosten en de mogelijkheid van fouten of fraude.

1. Fraude, fouten en onopzettelijke kosten

Herhalende betalingen brengen een verhoogd risico op fraude met zich mee, omdat klanten niet actief individuele kosten hoeven goed te keuren, en betalingskaartinformatie kan worden gestolen. Fouten en creditcardchargebacks zijn ook een risico.

Als je elektriciteitsmaatschappij je bedrijf per ongeluk te veel aanrekent (of je twee keer aanrekent), merk je de fout pas op als je bankafschriften en creditcardafschriften controleert. Bij een eenmalige transactie merk je de fout misschien sneller op.

2. Hogere transactiekosten voor verkopers

Verhoogd risico kan ook gepaard gaan met hogere kosten, en betaaldienstverleners rekenen doorgaans hogere transactiekosten voor terugkerende betalingen dan voor eenmalige transacties. Deze tarieven variëren per betaaldienstverlener, maar liggen vaak tussen de 3% en 3,5% van de totale transactiekosten, plus een vast bedrag per transactie.

Veelgestelde vragen over herhalende betalingen

Wat zijn voorbeelden van herhalende betalingen?

Abonnementsdiensten, online betalingen van rekeningen en lidmaatschappen zijn allemaal types van herhalende betalingen.

Voorbeelden zijn:

De maandelijkse kosten voor een lidmaatschap bij een boksschool

Een automatische ACH-afschrijving voor de verwarmingsrekening van je kantoor

Een terugkerende creditcardafschrijving voor een kwartaallevering van kabeljauw

Een jaarlijkse donatie aan het Wereld Natuur Fonds

Een afbetalingsplan voor een Givenchy-tas

Wat is het verschil tussen een eenmalige betaling en een herhalende betaling?

Bij een eenmalige betaling autoriseert een klant een enkele kosten voor een goed of dienst. Als de klant een andere aankoop wil doen, moet hij een aparte transactie autoriseren. Bij het initiëren van een herhalende transactie geeft een klant een enkele autorisatie voor herhaalde betalingen. Herhalende betalingen zijn ingesteld op een vooraf bepaald schema en kunnen een vaste einddatum hebben of doorgaan totdat de klant handmatig de terugkerende betalingen beëindigt, bijvoorbeeld door hun abonnement te annuleren.

Zijn herhalende betalingen hetzelfde als automatische betalingen?

Herhalende betalingen worden ook vaak automatische betalingen genoemd. Sommige betaaldienstverleners maken een onderscheid tussen herhalende betalingen en automatische betalingen, waarbij vaste betalingen als herhalende betalingen worden geclassificeerd en variabele betalingen als automatische betalingen. Deze terminologie varieert tussen aanbieders. Duidelijke voorwaarden en condities verstrekken (en, aan de ontvangende kant, deze lezen) kan je helpen begrijpen of je betalingsbedrag kan veranderen.