ERP-integratie: Wat het is en hoe het werkt

Enterprise Resource Planning (ERP) is het geheim achter de meest succesvolle e-commerce merken.

ERP verwijst naar de software en systemen die alle bedrijfsprocessen met elkaar verbinden: financiën, productie, supply chain, verkoop, inkoop en meer. Op basisniveau integreert ERP deze processen in één systeem.

Een ERP-systeem kan niet zomaar uit de doos worden gebruikt. Het moet worden geïntegreerd met de structuren en doelen van een bedrijf. Het brengt gegevens samen, van financiële tot logistieke en personeelsinformatie, ter ondersteuning van planning en operaties op ondernemingsniveau.

Een gecentraliseerd ERP-systeem is cruciaal voor een grootschalige e-commerce onderneming, en de integraties die je kiest, weerspiegelen je succes. In deze gids krijg je een diepgaand inzicht in de basisprincipes van ERP-integratie en hoe je vandaag nog kunt beginnen met het bouwen van je ERP-systeem.

Wat is ERP-integratie?

ERP-integratie is het proces van het verbinden van een Enterprise Resource Planning-systeem met andere softwaretoepassingen, databases of externe systemen. Het zorgt voor een naadloze gegevensstroom, synchronisatie en automatisering tussen verschillende bedrijfsfuncties. Dit verbetert op zijn beurt de efficiëntie, zichtbaarheid en besluitvormingscapaciteiten binnen een organisatie.

Simpele gezegd, het is een manier om bedrijfsprocessen te automatiseren en de productiviteit in de hele onderneming te verbeteren.

Ongeveer 73% van de bedrijven beschouwt het doorbreken van datasilo's en het bevorderen van betere interne communicatie en samenwerking als zeer of extreem belangrijk. ERP-integratie helpt bij het creëren van een enkele bron van waarheid binnen je bedrijf, wat betekent dat relevante informatie snel en eenvoudig tussen afdelingen kan worden gedeeld.

De meest voorkomende integratiemethoden zijn:

• Aangepaste integraties, waarbij een bedrijf zijn eigen kernintegratie bouwt. Programmeurs kunnen de API-code van een softwarepakket afstemmen op het ERP-systeem waarmee ze willen integreren. Dit vereist technische middelen en kost tijd.
• Leverancier-gebaseerde of native integraties, wat verwijst naar kant-en-klare integraties die je in staat stellen om specifieke applicaties te verbinden. Veel tools verbinden tegenwoordig rechtstreeks met Shopify. Ze dekken populaire gebruiksscenario's en hebben doorgaans geen extra abonnements kosten.
• Integratieplatform als een dienst (iPaaS), wat een cloudgebaseerde oplossing is die integraties bouwt en implementeert. Met iPaaS kunnen organisaties workflows creëren die cloudgebaseerde applicaties met elkaar verbinden en deze implementeren zonder hardware te installeren of te beheren.

E-commerce bedrijven kunnen een ERP gebruiken om het order-naar-vulling proces te automatiseren. Als je bijvoorbeeld NetSuite integreert met een Shopify-winkel, kun je automatisch bestellingen en klantgegevens van Shopify naar NetSuite brengen bij het afrekenen. Je kunt ook een connector gebruiken om informatie naar een 3PL-partner te sturen.

Dit kan bedrijven helpen om bestellingen sneller te laten vervullen en de same-day fulfillment van websitebestellingen te verhogen. Denk aan het aantal arbeidsuren dat je per maand kunt besparen.

Zonder ERP-integratie zou het bedrijf handmatig de voorraadniveaus in zijn ERP-systeem en e-commerce applicatie moeten bijwerken. Naarmate het verkoopvolume toeneemt en de voorraad uitbreidt, zijn inefficiënte en arbeidsintensievere operationele processen moeilijk op te schalen.

Dat is de schoonheid van ERP-integratie. Of je nu B2B, B2C of DTC bent, naarmate je bedrijf groeit, groeit ook de complexiteit van je operaties. Je hebt meer nodig dan wat losgekoppelde silo-oplossingen kunnen bieden.

Andere e-commerce aspecten zoals voorraadbeheer, inkoop en supply chain, CRM, fulfillment en verkoop- en betalingsinformatie worden ook geïntegreerd in een ERP. Als er een gesiloede of gefragmenteerde aanpak is, zal er inconsistentie binnen het bedrijf zijn.

Voordelen van ERP-integratie

Stel je bedrijfsactiviteiten voor als een draaiende motor van een auto. In staat zijn om onder de motorkap te kijken terwijl deze draait, kan je helpen te beslissen of het tijd is voor onderhoud, of dat je nog 1.000 kilometer kunt rijden tot de volgende olie verversing.

ERP-integraties geven je een overzicht van je onderneming en al zijn draaiende applicaties. Ze helpen bij het volgen van belangrijke prestatie-indicatoren in real-time, zorgen voor gegevensintegriteit en nog veel meer.

Laten we enkele belangrijke voordelen van ERP-integratie bekijken.

Geüpdatete legacy-systemen

In de competitieve zakelijke omgeving van vandaag ontdekken organisaties dat ze geen andere keuze hebben dan een modern ERP-systeem toe te voegen.

Software die jaren geleden is aangeschaft, ondersteunt mogelijk niet langer het bedrijfsmodel van het bedrijf en kan innovatie belemmeren. Sterker nog, 94% van de ondervraagde organisaties geeft aan dat tijdige innovatie belangrijk is en ERP helpt daarbij.

Een enterprise commerce merk kan wereldwijd gaan of meer interne procedures nodig hebben. Deze redenen kunnen een legacy-systeem ineffectief maken.

Als bedrijven een concurrentievoordeel willen behalen, moeten ze toegang hebben tot realtime gegevensinzichten. Deze inzichten zijn belangrijk als je de klantervaring wilt verbeteren of je supply chain wilt optimaliseren.

Als je bijvoorbeeld voorraad beheert via een legacy-systeem, kan het zijn dat dit niet met andere systemen integreert. Dit kan het moeilijk maken om bestellingen te bevestigen en in te plannen, omdat er geen manier is om te weten of er voldoende voorraad is om te bestellen. Dit kan leiden tot problemen in de supply chain, omdat kopers niet altijd opnieuw voorraad kunnen bestellen, en meer.

Moderne ERP-integraties hebben geavanceerde mogelijkheden die analyses bieden die je helpen bij het optimaliseren van voorraadbeheer en het verbeteren van de klantervaring door nooit zonder voorraad te komen zitten. Veel ERP-leveranciers doen ook meerdere updates per jaar, zodat je je systeem voortdurend kunt upgraden en gerelateerde bedrijfsverbeteringen kunt zien.

Gecentraliseerde gegevens

ERP-integraties maken het mogelijk om bedrijfsgegevens te centraliseren en de communicatie binnen het bedrijf te verbeteren. Ze helpen bij het creëren van een centraal knooppunt waar alle afdelingen toegang hebben tot realtime gegevens en kunnen profiteren van flexibele, wendbare oplossingen in een steeds veranderende omgeving.

Zonder een ERP-systeem heeft elke afdeling zijn eigen records en databases. Teams kunnen gegevens uploaden en rapporten maken en deze delen tussen verschillende groepen. Maar als er dubbele gegevens zijn, moeten ze de gegevensintegriteit bevestigen, wat meer werk en hoofdpijn voor iedereen met zich meebrengt. Legacy-systemen gebruiken vaak "gatekeepers" om informatie te delen, maar deze kunnen snel overweldigd raken door verzoeken om informatie.

Veel gegevens hebben is één ding. Maar nauwkeurige gegevens hebben en in staat zijn om deze te openen, te analyseren en erop te handelen, is iets anders. ERP-integraties helpen je bij het opbouwen van ethisch verantwoorde en veilige kaders voor het beheren en gebruiken van gegevens in je bedrijf.

Geautomatiseerde processen

ERP-integraties maken het leven gemakkelijker voor organisaties die enorme hoeveelheden gegevens per minuut verwerken. Momenteel geeft 67% van de organisaties aan dat gebruiksgemak een van de belangrijkste zaken is die ze waarderen in een commerceplatform, en ERP kan daarbij helpen.

Deze integraties vergemakkelijken de geautomatiseerde, bidirectionele gegevensuitwisseling tussen je systemen en apps, waardoor kostbare menselijke fouten worden geëlimineerd. Automatisering kan op tal van contactpunten worden gebruikt om bedrijfsprocessen te stroomlijnen.

De volgende activiteiten kunnen allemaal tussen systemen worden doorgegeven om een intelligent ERP-systeem te creëren:

• Bestelinformatie
• Klantgegevens
• Verzenddetails
• Boekhoudsystemen
• Product- en prijsinformatie
• Voorraadniveaus
• Aankooporders

ERP helpt de bedrijfs- en functionele silo's te overbruggen, maar automatisering helpt innovatie op te schalen. In combinatie met technologieën zoals AI en cloud biedt ERP bijna onbeperkte mogelijkheden voor het verbeteren van bedrijfsprocessen.

Betere klantervaringen

Een geweldige klantervaring met personalisatie staat al enige tijd centraal. In 2023 heeft 74% van de bedrijven hun uitgaven aan klantervaring verhoogd.

Toch is het bedienen van de unieke behoeften van een klant op één kanaal niet genoeg om een concurrentievoordeel te behouden. Bedrijven moeten holistische, omnichannel klantervaringen begrijpen en creëren.

ERP-integraties kunnen bedrijven helpen een diepgaand inzicht te krijgen in de voorkeuren en interesses van klanten. Bedrijven met een ecommerce ERP-integratie, bijvoorbeeld, hebben toegang tot alle juiste tools om sneller op de markt te komen en de klantervaring te verbeteren.

De rol van Enterprise Commerce SaaS-platforms. Shopify

De manier waarop ondernemingen ERP-integraties gebruiken voor klantbetrokkenheid zal het succes van een merk in de komende jaren bepalen. Degenen die ERP-systemen gebruiken voor intelligente klantbetrokkenheid zullen slagen.

Veelvoorkomende uitdagingen en risico's van ERP-integratie

Om te herzien, wat is het doel van een ERP-systeem? Als je zegt dat het bedrijfsprocessen automatiseert en het bedrijf efficiënter maakt, heb je gelijk.

Achtentwintig procent van de ondervraagde bedrijven heeft al aanzienlijke voordelen en efficiënties behaald door de diepe integratie van een SaaS-commerceplatform in hun bedrijfsvoering.

Maar het integreren van een ERP met andere bedrijfs systemen is niet altijd eenvoudig. Hier zijn enkele veelvoorkomende uitdagingen bij ERP-integratie.

Boven budget

ERP-implementaties kunnen drie tot vier keer kosten dan aanvankelijk begroot. Maar maak je geen zorgen: de voordelen wegen op tegen de kosten.

De beste ERP-partners zijn cruciaal voor het creëren van een goed ERP-systeem voor jouw organisatie. Ze bieden een suite van diensten om integraties en implementatie te dekken, stellen duidelijke doelen en zorgen ervoor dat het juiste systeem voor jouw bedrijf wordt opgezet.

Onbeveiligde verbindingen

Je ERP-systeem is de thuisbasis van de meest kritieke bedrijfsinformatie, waaronder gevoelige klantgegevens en vertrouwelijke informatie. Deze moeten te allen tijde worden beschermd.

Het toevoegen van meer complexiteit aan je systeem door ERP-integratie vergroot de kans op onbeveiligde verbindingen, wat jouw organisatie blootstelt aan een hoger dreigingsniveau wanneer cybercriminelen ERP-software aanvallen.

Complexiteit

Implementaties duren vaak langer dan verwacht. Mislukkingen zijn vaak het gevolg van slechte communicatie en planning.

Bedrijven moeten vaak overwinnen:

• Interne weerstand tegen nieuwe systemen
• Software-integratieproblemen
• Onvoldoende datakwaliteit

Mensen moeten worden opgeleid om de systemen goed te gebruiken. Interne adoptie en ondersteuning zijn hier cruciaal. Implementaties kunnen na de lancering mislukken als er geen interne kampioen of goede documentatie van de workflow is. Ze moeten ook begrijpen waarom er een verandering in hun proces is om gemotiveerd te blijven om het systeem te leren.

Bedrijven die een duidelijk plan voor ERP-integratie hebben en hun vereisten begrijpen, kunnen voorkomen dat ze statistieken van ERP-mislukkingen worden.

Soorten ERP-integraties

Het type ERP-integratie dat je kiest, hangt af van je IT-middelen en specifieke bedrijfsbehoeften.

E-commerce

E-commerce-integratie houdt in dat je je e-commerce systeem (zoals Shopify) verbindt met een cloudgebaseerde ERP-oplossing. Samen helpen ze de functionaliteit van je e-commerce winkel uit te breiden en betere winkelervaringen voor klanten te creëren.

Gegevens zoals leads, klanten, bestellingen, verzendtijden, belastingen en klantenservice worden allemaal bijgehouden via een e-commerce ERP-integratie. Het doel van de integratie is om gegevens beschikbaar te maken voor iedereen in de organisatie die de e-commerce winkel beheert.

Voordelen zijn onder andere:

• Nauwkeurige, relevante front-end gegevens beschikbaar in alle afdelingen
• Realtime voorraadniveaus in front-end en back-end
• Dynamische, klant specifieke prijsopties
• Geautomatiseerde financiële audits

Er zijn verschillende manieren om een ERP met je e-commerce platform te integreren:

• Gebruik de API van de e-commerce oplossingen op je eigen manier en pas het systeem aan. Maar je bent volledig verantwoordelijk voor het beheer ervan.
• Gebruik een derde partij, kant-en-klare oplossing. Als je enige aanpassing nodig hebt, moet je daarvoor betalen en op een ander team vertrouwen om het te doen.
• Gebruik een ERP-systeem binnen een native integratie van je e-commerce platform. Een ERP met native integraties, zoals Shopify-NetSuite, is de meest flexibele optie. Het ERP-bedrijf creëert een native integratie in het e-commerce systeem. Het is wendbaar genoeg om aan de behoeften van een organisatie te voldoen en kan zich aanpassen aan de marktvraag.

E-commerce merken kunnen ook integreren met verschillende platforms om efficiëntie en kostenbesparing te verbeteren, waaronder:

• Productlevenscyclusbeheer
• Supply chain management
• Warehouse management systems

Klantrelatiebeheer (CRM)

Elke e-commerce onderneming heeft een gestandaardiseerde manier nodig om leads en klanten te beheren. CRM-systemen beheren klantgegevens zoals aankopen en contactinformatie, die door verkoop- en marketingteams kunnen worden gebruikt. Bedrijven gebruiken deze gegevens om betere inzichten in klanten te krijgen en weloverwogen beslissingen te nemen over hoe ze met hen omgaan.

Bijvoorbeeld, Salesforce en NetSuite van Oracle, een ERP- en CRM-integratie, wisselen gegevens uit, wat bedrijven een 360-graden klantbeeld geeft. Of het nu gaat om verkoop-, ondersteunings-, marketing- of shoppergegevens, jouw bedrijf heeft alles wat je nodig hebt op één plek. De gegevens kunnen eenvoudig worden gebruikt om ervaringen te creëren die je relaties met klanten verbeteren.

Business Intelligence (BI)

Business intelligence-software is ontworpen om gegevens op te halen, te analyseren en te rapporteren. BI-software is belangrijk voor bedrijven die een digitale transformatie ondergaan, omdat het zichtbaarheid biedt in de gegevens van een bedrijf. Het compileert en visualiseert gegevens eenvoudig, zodat belanghebbenden nieuwe inzichten kunnen ontdekken en hierop kunnen handelen om hun winstgevendheid te verbeteren.

In sommige gevallen kan een BI-functie in je ERP-systeem zijn ingebouwd. Maar vaak is de functionaliteit niet krachtig genoeg voor organisaties die dagelijks enorme hoeveelheden gegevens ontvangen.

Wanneer een bedrijf een derde partij BI-systeem verbindt met een geïntegreerde ERP, worden deze inzichten gemakkelijk toegankelijk voor elke bevoegde medewerker. Ze krijgen ook toegang tot geavanceerde rapportage die een bedrijf helpt het meeste uit elke gegevensbron te halen.

Human Resources

Geen enkele andere afdeling heeft meer back-end taken dan human resources. Tussen salarisadministratie, werving, evaluaties en jobaanbiedingen kan het beheren van HR-gegevens snel overweldigend worden. Het verkeerd omgaan met gevoelige HR-gegevens is zowel kostbaar als een beveiligingsrisico voor elk bedrijf.

Een HR-module in je ERP helpt bij het beheren, digitaliseren en automatiseren van processen binnen de HR-afdeling. Enkele voordelen zijn:

• Veilige opslag en beheer van basisgegevens van werknemers
• Vereenvoudigd beheer van salaris en vergoedingen
• Verbeterd tijd- en aanwezigheidsbeheer
• Beter personeelstraining en ontwikkeling

Bedrijven kunnen ook creatief zijn met hun ERP HR-module. Ze kunnen werkplek-enquêtes versturen om het tevredenheidsniveau van werknemers te peilen, geautomatiseerde rapportage configureren en eenvoudig prestatiebeoordelingen binnen de organisatie implementeren en begrijpen.

Projectmanagement

Net als BI-software kunnen sommige ERP-systemen projectmanagementoplossingen bevatten. Toch gebruiken veel bedrijven die beginnen met het bouwen van hun ERP-systemen al complexere projectmanagementsoftware. Het zien van de status van projecten in je ERP is om verschillende redenen nuttig:

• Je kunt projectkosten bepalen.
• Je kunt projectupdates en processen zien.
• Je kunt uitzoeken of projectmethodologieën werken of niet.
• Je kunt samenwerken met HR- en salarisafdelingen.

Wanneer je een projectmanagementmodule in je ERP creëert, kan iedereen zien wie waaraan werkt en wanneer het zal worden geleverd. Het begrijpen van deze workflows moedigt eigenaarschap tussen afdelingen aan en kan bedrijven helpen kleine projectproblemen op te lossen voordat ze grote problemen worden.

Hoe een ERP te integreren met je bestaande softwareoperaties

De term integratie heeft veel betekenissen in e-commerce. Elke twee systemen met solide applicatieprogrammeerinterfaces (API) zouden met elkaar moeten kunnen communiceren of geïntegreerd moeten kunnen worden. Vaak als iemand naar integratie verwijst, verwijzen ze naar een vooraf gebouwde connector. Deze verbindingen hebben verschillende namen, afhankelijk van de hostsoftware—bijvoorbeeld, Shopify noemt ze apps.

Een steeds populairdere integratiestrategie wordt integratieplatform als een dienst (iPaaS) genoemd. Dit is een cloudgebaseerde benadering van integratie die apps sneller en gemakkelijker laat synchroniseren. Het vereist geen codering en kan ERP-systemen verbinden met SaaS-producten.

Veel van deze apps, of vooraf gebouwde connectors, bestaan op een iPaaS-platform. Ze zijn ontworpen om een integratie te starten met tussen de 50% en 90% van het werk gedaan. Vaak is enige aanpassing door een ontwikkelaar of integratiepartner nodig om de integratie te voltooien.

Om een ERP met een systeem te integreren met behulp van een iPaaS-integrator, moet je:

• De API-token voor je ERP en andere systemen die je van plan bent te integreren configureren.
• Flows creëren die de interacties tussen je ERP en andere applicaties definiëren. Dit dekt hoe de integratie gegevens zal overdragen en hoe CRUD-operaties zullen worden uitgevoerd.
• Pijpleidingen configureren in de verbonden systemen.
• Mapping en modifiers instellen. Bijvoorbeeld, je kunt een Nieuwe Klant aan specifieke contacten in je CRM toevoegen. Synchroniseer vervolgens het label met je e-mailmarketingsoftware om een welkomstcampagne te starten.
• Je synchronisatieschema en frequentie instellen. Als je realtime synchronisatie wilt, moet je ervoor zorgen dat het ERP-systeem en andere applicaties automatisch verse gegevens tussen elkaar verzenden.

Shopify's integratiepartners worden "iPaaS-partners" genoemd. De reden is dat veel van de vooraf gebouwde connectors worden gehost op de diensten of cloud van de partners. De meeste iPaaS-aanbiedingen bevatten kaarten en transformaties om de ontwikkeling van integratiestromen en bedrijfsregels voor het definiëren van interacties te versnellen.

Shopify integreert met top ERP-software, waaronder:

• NetSuite
• Acumatica
• Brightpearl
• Microsoft

Bijvoorbeeld, een Shopify-winkel kan de NetSuite ERP Shopify-app installeren en gegevens naar NetSuite overdragen. Vervolgens kan een NetSuite-implementatieteam of een NetSuite-gecertificeerde partner aanpassingen aan de NetSuite-implementatie toevoegen.

Best practices voor ERP-systeemintegratie

Of het nu je eerste ERP-integratie is of je vijftiende, houd de volgende best practices in gedachten.

Heb een integratieplan

Voordat je kijkt naar het integreren van een ERP, maak je een plan met je team. Laat één persoon die je bedrijfsdoelen en interne processen begrijpt het project leiden. Werk samen met belanghebbenden om te plannen voor eventuele obstakels die zich kunnen voordoen.

Bij het maken van je plan, denk aan:

• Waarom je je winkel met je ERP-systeem wilt integreren
• Welke informatie je van de winkel naar ERP wilt verzenden
• Welke informatie je van ERP naar de winkel wilt verzenden
• Waar de hiaten in je voorraadgegevens zijn
• Welke andere systemen zoals warehouse management of 3PL moeten worden geïntegreerd, en hoe de integratie zal werken.

Planning zal helpen om een soepele integratie te implementeren en de kans op falen te verkleinen.

Informeer medewerkers, partners en leveranciers over de verandering

Bedrijven die oudere, legacy-systemen gebruiken, zullen waarschijnlijk enige verandering en weerstand ondervinden bij het integreren van een ERP. Bedrijfsprocessen, rollen en andere zaken die centraal staan in de werking van een bedrijf kunnen worden beïnvloed, dus verwacht enige tegenwerking of obstakels die kunnen optreden bij elke organisatorische verandering.

Zelfs organisaties die nieuwere, cloudgebaseerde ERP-systemen gebruiken (bijv. NetSuite) zullen waarschijnlijk enige verandering in hun processen en routines ervaren. Ze kunnen ontdekken dat de momenteel bestaande processen moeten worden aangepast aan een e-commerce-integratie en specifieke workflows. Communicatie gedurende het integratieproject is essentieel.

Slecht informeren van magazijn- en logistiek personeel kan leiden tot verwarring wanneer bestellingen binnenkomen in een ERP-systeem vanuit een e-commerce platform, als dit team niet was betrokken bij de discussies over integratie en fulfillment. Klantenservice kan lijden als verwachtingen en nieuwe processen (na de integratie) niet zijn afgestemd binnen de hele organisatie.

Oefen goed datamanagement

Een goed datamanagement is de ruggengraat van ERP-integratie. Het hebben van schone, betrouwbare gegevens die sterke inzichten in je bedrijfsprocessen bieden, zal invloed hebben op je winstgevendheid. Je wilt regelmatig:

• Gegevens opschonen en formaten normaliseren
• Gegevens valideren om nauwkeurigheid te waarborgen
• Controleren wie toegang heeft tot gegevens en waarom
• Verkeerde of dubbele gegevens elimineren

Goed datamanagement zal vertragingen tijdens het integratieproces verminderen en de overgang soepeler maken.

Hoe Shopify kan helpen met ERP-integratie

Het is duidelijk dat ERP-integratie de basis is voor een succesvol e-commercebedrijf. Daarom heeft 72% van de bedrijven al een volledig geïntegreerd SaaS-commerceplatform binnen hun bedrijfsvoering.

Met Shopify's Global ERP Program kun je je ERP verbinden met je winkel via een enterprise resource planning-partner via de Shopify App Store.

Bovendien heeft Shopify samengewerkt met Microsoft Dynamics 365 Business Central, Oracle NetSuite, Infor, Acumatica en Brightpearl om ERP-integratie eenvoudig te maken.

Wanneer je winkel en ERP zijn verbonden, kun je:

• Toegang krijgen tot nauwkeurige voorraad-, product-, order- en klantgegevens in real-time.
• Automatisering implementeren om de operaties efficiënter te maken.
• Tijdrovende en dure aangepaste implementaties vermijden.
• Gemoedsrust hebben dat je gegevens naadloos en veilig tussen je Shopify-admin en je ERP stromen.