Btw nummer aanvragen: zo regel je het voor jouw bedrijf (2025)

Een btw-nummer aanvragen is een belangrijke eerste stap als je een onderneming start in Nederland. Je hebt het nodig om facturen te sturen, btw terug te vragen en zakelijk te handelen binnen de Europese Unie. In dit artikel leer je hoe het werkt, wat je nodig hebt en waar je op moet letten. Of je nu een webshop start, freelancer bent of internationaal verkoopt: met deze gids ben je goed voorbereid.

Wat is een btw-nummer?

Een btw-nummer is een uniek identificatienummer dat je ontvangt van de Belastingdienst, zodra je je inschrijft als ondernemer. Het wordt gebruikt om btw-aangifte te doen, facturen te maken en zakelijke kosten terug te vorderen. Zonder dit nummer kun je geen belastingaangifte doen en dat ben je wettelijk verplicht, dus kom direct in actie!

Hoe vraag je een btw-nummer aan?

1. Schrijf je in bij de KvK
   Je btw-nummer krijg je automatisch, zodra je je inschrijft bij de Kamer van Koophandel (KvK). Deze inschrijving is verplicht voor eenmanszaken, vof’s, BV’s en andere ondernemingsvormen.
2. Gegevens worden doorgestuurd naar de Belastingdienst
   De KvK stuurt je gegevens automatisch door naar de Belastingdienst. Je hoeft dus niet apart een aanvraag in te dienen voor je btw-nummer.
3. Ontvang je btw-nummer per post
   Binnen enkele werkdagen krijg je een brief van de Belastingdienst met je btw-identificatienummer (btw-id) en je omzetbelastingnummer.
4. Activeer je ondernemersportaal
   Na ontvangst van je btw-nummer log je in op het portaal van de Belastingdienst om je aangiftes te doen. Gebruik hiervoor Digid of eHerkenning. 

Belangrijk onderscheid:

• Btw-id: Gebruik je op facturen en je website. Bijvoorbeeld: NL001234567B01
• Omzetbelastingnummer: Gebruik je voor communicatie met de Belastingdienst.

Wanneer heb je een btw-nummer nodig?

Je hebt een btw-nummer nodig als je:

• producten of diensten verkoopt met het doel winst te maken.
• regelmatig factureert of reclame maakt.
• bedrijf in Nederland is gevestigd, of je verkoopt aan Nederlandse klanten.
  

Twijfel je of je ondernemer bent voor de btw? Doe dan de ondernemerstest van de Belastingdienst.

Welke gegevens heb je nodig?

Zorg dat je de volgende gegevens bij de hand hebt:

• Je burgerservicenummer (BSN)
• Bedrijfsnaam en adres
• Omschrijving van je activiteiten
• Geschatte omzet
• Rechtsvorm van je bedrijf

Hoe zit het met buitenlandse ondernemers?

Ook als buitenlandse ondernemer kun je een btw-nummer aanvragen in Nederland. Dit gaat via een aparte procedure bij het belastingkantoor in Heerlen. Bekijk de richtlijnen op de site  van de Belastingdienst.

Wat kost het aanvragen van een btw-nummer?

Het aanvragen van een btw-nummer is gratis. Je betaalt wel eenmalig inschrijfgeld aan de KvK (€ 82,25 in 2025). Daarna zijn er geen jaarlijkse kosten verbonden aan je btw-nummer.

Wat kun je doen met een btw-nummer?

• Factureren als ondernemer: je mag btw vermelden op je facturen en deze innen namens de Belastingdienst.
• Btw terugvragen: vorder de btw op zakelijke kosten en aankopen terug.
• Internationaal zakendoen: jouw btw-nummer is geldig binnen de EU, wat grensoverschrijdende handel vereenvoudigt.

Wat zijn de verplichtingen bij een btw-nummer?

Een btw-nummer brengt ook verantwoordelijkheden met zich mee, want je:

• moet btw-aangifte doen (maandelijks, per kwartaal of jaarlijks);
• administratie moet aan wettelijke eisen voldoen;
• moet correcte facturen sturen met btw-specificaties;
• draagt verplicht btw af aan de Belastingdienst.

E-commerce en btw: wat moet je weten?

Verkoop je producten via een webshop? Dan gelden er specifieke btw-regels:

• Binnenlandse verkoop: je rekent Nederlandse btw (meestal 21%) aan klanten binnen Nederland.
• Verkoop aan consumenten binnen de EU: als je boven de drempel van €10.000 per jaar komt, moet je btw afdragen in het land van de klant (via het OSS-systeem).
• Verkoop buiten de EU: vaak geldt 0% btw, maar je moet dit correct administreren.

Houd rekening met retourzendingen, verzendkosten en het juiste btw-tarief per productcategorie. Een boekhouder of e-commerce platform, zoals Shopify, helpt je hierbij.

Veelgemaakte fouten (en hoe je ze voorkomt)

• Geen factuur sturen met btw
  Als je btw-plichtig bent, moet je altijd een factuur maken waarop btw staat vermeld. Anders riskeer je boetes bij controle.
• Btw-nummer verkeerd gebruiken
  Gebruik nooit je omzetbelastingnummer op je website of facturen. Dit nummer bevat je BSN en is bedoeld voor communicatie met de Belastingdienst.
• Niet op tijd btw-aangifte doen
  Je moet per kwartaal of maand aangifte doen. Te laat indienen leidt tot boetes.

Wat als je (nog) geen btw-nummer hebt?

Zonder btw-nummer mag je formeel geen btw rekenen op facturen. Je kunt wel alvast eenmanszaak-activiteiten starten, maar het is verstandig om zo snel mogelijk je KvK-inschrijving te regelen.

KOR: vrijstelling voor kleine ondernemers

Verdien je minder dan €20.000 per jaar? Dan kun je kiezen voor de kleineondernemersregeling (KOR), waardoor je geen btw hoeft te rekenen of af te dragen. Je hebt nog steeds een btw-nummer nodig, maar hoeft geen aangifte te doen. Let op: je kunt ook geen btw-bedragen terugvragen. 

Meer weten? Bekijk onze gids over de KOR-regeling.

Tweede btw-nummer aanvragen

Heb je al een onderneming en start je daarnaast een nieuwe activiteit met een andere structuur of doelgroep? Dan kun je voor die nieuwe tak een apart btw-id aanvragen. Dit doe je via de Belastingdienst. Je krijgt dan ook een extra omzetbelastingnummer.

Let op: voor elke entiteit of activiteit houd je een aparte administratie bij en doe je afzonderlijk btw-aangifte. Bespreek met je boekhouder wat de handigste werkwijze is voor jouw situatie. Vergeet ook niet om je nieuwe activiteit te registreren bij de KvK.

Geen KvK-inschrijving, wel een btw-nummer?

In uitzonderlijke gevallen kun je een btw-nummer krijgen zónder KvK-inschrijving. Dit geldt bijvoorbeeld voor:

• Informele verenigingen
• Buitenlandse ondernemingen zonder vestiging in Nederland
• Open fondsen voor gemene rekening
• Stille maatschappen zonder onderneming
• Sommige eenmanszaken met activiteiten die niet als onderneming gelden

Val jij in één van deze categorieën? Dan gebruik je het formulier ‘Opgaaf Startende onderneming’ van de Belastingdienst. Ben je géén ondernemer? Dan krijg je geen btw-nummer.

Wat gebeurt er met je btw-nummer als je stopt?

Zodra je je uitschrijft bij de KvK, wordt dit doorgegeven aan de Belastingdienst. Je btw-nummer komt dan te vervallen. Let op: je kunt alsnog een laatste btw-aangifte moeten doen, ook al ben je al gestopt. Check het stappenplan 'Bedrijf stoppen' van de KvK voor alle formaliteiten.

Samenvatting: snelstart voor je btw-nummer

• Schrijf je in bij de KvK
• Ontvang automatisch je btw-id en omzetbelastingnummer
• Activeer je account bij de Belastingdienst
• Start met factureren volgens de btw-regels
• Check of je in aanmerking komt voor de KOR
• Houd je aan de verplichtingen en voorkom boetes