Molti di noi hanno un indirizzo email imbarazzante che ci perseguita (cocorita91, ballerinaditap, baller23…sai di cosa parliamo).
Come un rito di passaggio tecnologico, tutti quei nomi stravaganti e un po’ scherzosi facevano parte del processo di comprensione di come avere una personalità su Internet.
Quando si tratta di business, un indirizzo email ben scelto può contribuire a un'immagine professionale, lasciare una buona impressione e ridurre il rischio di messaggi non letti.
Le cocorite avranno sempre il tuo affetto, ma le comunicazioni professionali moderne richiedono un indirizzo email adeguato. Nell'attuale era digitale, questo significa presentarsi con chiarezza e avere indirizzi email semplici e concisi per la tua attività.
Elementi fondamentali di un indirizzo email
- Nome utente
- @ (chiocciola)
- Dominio
Ogni indirizzo email è unico, ma segue un formato standard:
Nome utente
La prima parte del tuo indirizzo email è il tuo nome utente. Può essere composta da lettere, numeri e la maggior parte dei caratteri alfanumerici.
@ (chiocciola)
Il simbolo “@” (“at” cioè “presso”) è un elemento fondamentale di tutti gli indirizzi email. È stato utilizzato per la prima volta nel 1971 dal pioniere della posta elettronica Ray Tomlinson per separare il nome e il computer del destinatario. Oggi, separa un nome utente dal fornitore di posta o dal dominio personalizzato.
Dominio
Il tuo dominio email indica il server web di destinazione dove verrà inviata la tua posta. Per un account Gmail personale, ad esempio, il nome del dominio è gmail.com; un dominio professionale è tipicamente il nome di un'azienda o, in caso di brand personali o siti portfolio, il tuo nome.
Consigli per creare un indirizzo email professionale
- Rendilo semplice e memorabile
- Usa il tuo nome, non il tuo ruolo
- Usa la punteggiatura con parsimonia
- Usa caselle di posta primarie e secondarie
- Collega il tuo dominio web
- Crea caselle generiche
Creare un indirizzo email sembra abbastanza semplice, ma considerando quanti ne esistono (circa 7,9 miliardi nel 2023) le cose si complicano un po'. La chiave è trovare un modo per presentarti nella maniera più chiara possibile con le opzioni rimaste.
Ecco cosa ricordare:
Rendilo semplice e memorabile
Gli indirizzi email aziendali dovrebbero essere facili da comunicare ad alta voce. Se sei in una riunione o partecipi a un evento di networking, la tua email dovrebbe essere abbastanza chiara da fare in modo che qualcuno la scriva correttamente e ti contatti se necessario.
Usa il tuo nome, non il tuo ruolo
I ruoli professionali vanno e vengono, anche all'interno della stessa organizzazione, il che significa che non vanno inseriti in un indirizzo email aziendale. Conserva il tuo ruolo, le informazioni sull'azienda, le credenziali professionali e/o i titoli di studio per la firma della tua email aziendale.
Anche se puoi includere la tua funzione lavorativa nel tuo indirizzo email, potresti accorgerti che col passare del tempo risulta obsoleta o imprecisa. Questa soluzione funziona meglio per i consulenti o i professionisti autonomi, la cui funzione è il loro mestiere, come “janelascrittrice@dominio.com” o “mrossi.avvocato@dominio.com.”
Usa la punteggiatura con parsimonia
Utilizzare punti e underscore per separare nomi e iniziali può prevenire errori di ortografia e rendere il tuo indirizzo più leggibile, ma usarne troppi può avere l'effetto opposto. Scegli un solo tipo di punteggiatura e attieniti ad esso in tutto il tuo indirizzo.
Usa caselle di posta primarie e secondarie
Per motivi organizzativi e di privacy, non è una buona idea utilizzare lo stesso indirizzo email per un uso personale e professionale. Mantienili distinti in due (o più) account email: un indirizzo email aziendale principale e una casella separata per la tua posta personale.
Collega il tuo dominio web
La maggior parte dei pacchetti web offre alcuni account email aziendali gratuiti associati al tuo dominio personalizzato. Utilizzare il tuo dominio, anziché uno come @gmail.com o @yahoo.it, può essere più professionale e aiutarti a rendere il tuo brand più riconoscibile. Una volta configurati gli indirizzi, collegali al tuo provider di posta preferito (Gmail, Outlook o altra app di posta), così come a un qualsiasi software di CRM e marketing come Hubspot o Klaviyo.
Crea caselle generiche
Per i messaggi che non sono destinati a una persona specifica, puoi impostare una casella email di contatto generica accessibile da più dipendenti o più dipartimenti. Puoi quindi indirizzare i messaggi in arrivo da potenziali clienti o richieste di assistenza alla persona più appropriata all’interno del team.
Semplicità e prevedibilità sono elementi chiave di un indirizzo email generico; l'idea è di rendere il più facile possibile contattarti. Pensa a “marketing@tuodominio.com” o “contattaci@tuodominio.com.” Potresti scoprire che una casella email generica e semplice genera più contatti rispetto a una con un nome utente ingegnoso, ma meno intuitivo.
Idee per indirizzi email aziendali
Molte aziende, anche in settori creativi o informali, hanno una formula consolidata per la composizione degli indirizzi email, ma creare un'email professionale a titolo personale potrebbe richiedere un po' di sperimentazione in più. A maggior ragione se il tuo nome è relativamente comune e un indirizzo email associato è già stato preso.
Ecco alcune idee per indirizzi email aziendali per te o il tuo team, oltre ad alcuni esempi su come potresti strutturare il tuo nome utente:
Nome completo
Per prima cosa, verifica se puoi utilizzare il tuo nome completo (mariarossi@dominio.com). Se usi un nome composto o un'iniziale, prova a includerlo (mariavrossi @dominio.com). Oppure puoi usare la punteggiatura per differenziarti e per leggibilità (maria.rossi @dominio.com, maria.v.rossi @dominio.com).
Nome parziale
In alternativa, potresti scegliere di evidenziare solo il tuo cognome e indicare il tuo nome con un'iniziale. Questo preserva una certa privacy e offre più alternative. Piccole aziende con solo pochi membri del team potrebbero optare per mostrare solo il nome dell'utente (maria@dominio.com), mentre aziende più grandi potrebbero strutturare il nome utente usando una combinazione di nome e cognome, come l'iniziale del nome e il cognome (mrossi@dominio.com).
Caselle di posta di team
Come leader o responsabile del team che imposta le caselle di posta principali per la tua azienda, ci sono alcuni indirizzi condivisi che potresti includere, a seconda delle esigenze della tua attività. Gli indirizzi generici delle caselle email fanno risparmiare tempo, favorendo la collaborazione del team nel monitorare e rispondere alle email in arrivo.
- Contributi freelance: se fai affidamento su freelance e contributi della community, prendi in considerazione l’uso di parole chiave legate al settore, come “suggerimenti@dominio.com” o “presentazioni@dominio.com.”
- Recruitment: per brand in rapida crescita o team di recruiting, “carriere@dominio.com” o “candidature@dominio.com” sono un modo semplice e intuitivo per tenere traccia delle candidature o delle richieste di assunzione.
- Contatti generici: per indirizzi email generici di vendita, mantieni le cose semplici, come “richieste@dominio.com” o “vendite@dominio.com.”
- Servizio clienti: “assistenza@dominio.com” è un indirizzo email comune per il servizio clienti, mentre “resi@dominio.com” funziona per una casella email generica per i resi.
Idee per email aziendali: domande frequenti
Qual è un buon indirizzo email aziendale?
Un indirizzo email aziendale efficace evita la confusione e rende chiara la tua identità al mittente. In alcuni casi, come nelle posizioni a contatto con i clienti, un indirizzo email può rappresentare il reparto dell'utente, come servizio clienti o vendite.
Qual è un esempio di indirizzo email professionale?
Un indirizzo email professionale è ad esempio il tuo nome completo o parziale, con punteggiatura limitata (punti o underscore) e senza numeri. Anche se utilizzare un dominio gratuito come Gmail o Yahoo è talvolta inevitabile, usare un dominio personalizzato con il nome dell'azienda contribuisce a comunicare un'immagine più professionale.
Quali indirizzi email aziendali sono considerati poco professionali?
Gli indirizzi email aziendali poco professionali sono quelli che fanno riferimento a interessi esterni, battute e soprannomi, o presentano stringhe di numeri attaccate al tuo nome.
