Hai dubbi sulla gestione delle buste paga per il tuo negozio? Allora ti trovi nel posto giusto.
Le buste paga costituiscono l’insieme di stipendi che versi ai tuoi dipendenti per il lavoro svolto in un periodo di tempo definito, generalmente una volta al mese.
Ma gestire le buste paga non significa soltanto pagare correttamente gli stipendi. Dovrai anche:
- Raccogliere i dati dei dipendenti
- Calcolare gli stipendi netti
- Dichiarare, applicare le trattenute versare le tasse
- Rispettare le leggi fiscali e sul lavoro
- Mantenere registri accurati
Pagare puntualmente gli stipendi è fondamentale per mantenere il personale motivato e soddisfatto del proprio luogo di lavoro.
La gestione delle buste paga è una grande responsabilità per qualsiasi negozio, può risultare ostica e richiedere molto tempo ed energie. Gestire queste operazioni nel modo corretto è importante per mantenere la soddisfazione dei dipendenti e per assicurarti che la tua attività sia conforme alle leggi fiscali.
In questa guida scoprirai tutti i passaggi da seguire per organizzare la gestione delle buste paga, i migliori consigli e pro e contro di ciascun sistema disponibile.
Gestione buste paga: 7 passaggi da seguire
- Registra un numero di partita IVA
- Raccogli i dati fiscali dei dipendenti
- Pianifica il pagamento degli stipendi
- Scegli le modalità di pagamento in cui versare gli stipendi
- Calcola le retribuzioni lorde
- Applica le trattenute e versa le imposte
- Compila i moduli fiscali e paga gli F24 dei dipendenti
Ecco i sette passaggi che dovrai completare per una corretta gestione delle buste paga.
1. Registra un numero di partita IVA
Per assumere e pagare i dipendenti, avrai bisogno di un numero di partita IVA. Il numero di partita IVA è un identificativo univoco, la versione commerciale del codice fiscale.
Il numero di partita IVA è conosciuto anche come codice fiscale del datore di lavoro. Sarà necessario per presentare le dichiarazioni fiscali e altre informazioni pertinenti all’Agenzia delle Entrate.
La procedura online è il modo più semplice e veloce per registrare il tuo numero di partita IVA. Le tue informazioni verranno validate durante la sessione online e riceverai il tuo numero di partita IVA entro un massimo di 30 giorni.
In alternativa, puoi presentare la richiesta di persona prenotando un appuntamento oppure tramite una raccomandata da inviare a un qualsiasi ufficio dell’Agenzia delle Entrate.
2. Raccogli i dati fiscali dei dipendenti
Per ogni dipendente che assumi, dovrai raccogliere la Dichiarazione per il diritto alle detrazioni d'imposta.
Ogni dipendente deve presentare la dichiarazione al datore di lavoro prima dell’avvio del contratto di lavoro. Questo modulo ti consente di calcolare l’importo corretto delle ritenute fiscali in base a fattori come stato civile, familiari a carico, altri redditi di lavoro e trattenute.
I tuoi dipendenti possono completare il modulo e ripresentarlo aggiornato in seguito se la loro situazione personale o finanziaria dovesse cambiare.
3. Pianifica il pagamento degli stipendi
La pianificazione del pagamento degli stipendi si riferisce alla frequenza con cui i dipendenti ricevono la propria remunerazione. In Italia lo stipendio viene riconosciuto mensilmente, in genere il 27 del mese o al più tardi entro il giorno 10 del mese successivo. In alcuni casi lo stipendio può essere erogato settimanalmente, ma questo dipende dal settore professionale e dall’inquadramento del contratto collettivo nazionale (CCNL).
Mentre definisci la frequenza migliore in base al tuo negozio, valuta questi tre fattori:
- Prassi consolidate: rispetto alla retribuzione mensile, quella settimanale è molto meno frequente.
- Preferenze dei dipendenti: chi lavora su base oraria preferisce ricevere lo stipendio settimanalmente.
- Gestione paghe: i versamenti settimanali richiedono più operazioni, mentre quelli mensili sono più semplici da programmare.
4. Scegli le modalità di pagamento in cui versare gli stipendi
I metodi più comuni per pagare i dipendenti in Italia sono il bonifico su conto corrente bancario o postale o l’assegno circolare. Puoi decidere se offrire un’unica modalità o se far scegliere ai tuoi dipendenti il metodo di pagamento che preferiscono. Indipendentemente dalla tua scelta, stabilisci come procedere in fase di assunzione e assicurati di avere tutte le informazioni che ti servono per poter risultare puntuale nei pagamenti.
💡 PRO TIP: Con Shopify POS, puoi assegnare diversi ruoli e autorizzazioni e fissare limiti sulle operazioni che il personale del negozio può svolgere nel tuo sistema POS senza la tua approvazione, come cambiare il prezzo di un prodotto o applicare uno sconto speciale a una vendita.
5. Calcola le retribuzioni lorde
Lo stipendio lordo è la retribuzione a cui non sono ancora state applicate le tasse e le trattenute. Calcolare lo stipendio lordo è semplice: è sufficiente dividere la retribuzione annua per il numero di periodi di paga. Nel caso delle retribuzioni orarie, calcola il totale delle ore lavorate per il periodo di paga e moltiplicalo per la tariffa oraria.
6. Applica le trattenute e versa le imposte
In ciascun periodo di paga, dovrai applicare delle trattenute sugli stipendi. Il totale delle trattenute dipende dal guadagno complessivo del o della dipendente e dalle informazioni riportate nella sua Dichiarazione per il diritto alle detrazioni di imposta.
Queste imposte includono le trattenute sui redditi, i contributi previdenziali, la cassa integrazione e guadagni, le addizionali regionali e comunali e il trattamento di fine rapporto (TFR).
Questo articolo di Indeed offre delle indicazioni generali su come calcolare le diverse trattenute.
Puoi aiutare i tuoi dipendenti ad avere un’idea più chiara delle trattenute fiscali (e dello stipendio netto che percepiranno) invitandoli a usare il calcolatore di stipendio online.
7. Compila i moduli fiscali e paga gli F24 dei dipendenti
Usa il modello F24 per versare i contributi dei dipendenti il 16 di ogni mese. Questo modello riporta diverse sezioni: le imposte (IRPEF, TFR), i contributi INPS e i fondi sanitari (INAIL).
Per eventuali aggiornamenti, consulta il portale Inps dedicato.
Se vuoi saperne di più su come compilare il modello F24 e sul significato dei codici tributo, puoi consultare la pagina dedicata sul sito dell’Agenzia delle Entrate oppure guardare questo video.
Consigli sulla gestione delle buste paga
- Condividi il calendario delle buste paga
- Tieni aggiornati i registri dei dipendenti e delle buste paga
- Stai al passo con le novità riguardanti le leggi fiscali
- Nomina una persona responsabile delle buste paga
- Chiedi un feedback ai tuoi dipendenti
Ora che sai come gestire le buste paga, leggi i migliori consigli per rendere la procedura il più fluida possibile.
1. Condividi il calendario delle buste paga
Il calendario delle buste paga è uno strumento pubblico e condivisibile dove vengono indicati i periodi di paga, i giorni di paga, le date di scadenza per la consegna dei cartellini, le attività di calcolo delle retribuzioni e le ferie.
Il calendario aiuterà i tuoi dipendenti a capire:
- Quando riceveranno lo stipendio
- Il periodo di paga dello stipendio
- Possibili ritardi o variazioni nei giorni di paga (per esempio, nel caso di una festività nazionale)
- Le date di scadenza per la consegna dei cartellini
Non prendere per scontato che i dipendenti conoscano queste date. Secondo un sondaggio, meno della metà dei dipendenti ha mai ricevuto spiegazioni dal datore di lavoro su come leggere la busta paga, e quasi altrettanti hanno difficoltà a capire le informazioni che contiene.
Il discorso vale anche per le diverse date associate alla gestione delle buste paga, ecco perché il calendario delle buste paga ridurrà la confusione (oltre ai botta e risposta via email con i dipendenti che chiedono spiegazioni).
Nel tuo caso invece, il calendario delle buste paga mette in evidenza le attività principali da svolgere, come effettuare i versamenti e compilare i modelli fiscali, così potrai sempre essere puntuale nei pagamenti.
“La salute finanziaria della tua attività dipende dalla gestione delle buste paga”, afferma Courtney Quigley, consulente aziendale di Rize Reviews. “Puoi gestire questo processo aiutandoti con un calendario delle buste paga e tenere così traccia di date importanti, ferie e permessi retribuiti. Questo metodo aiuta il tuo personale a capire quali sono le scadenze ultime e i giorni di paga. Condividi il calendario con supervisori e manager del tuo negozio affinché possano fare lo stesso con i loro team”.
2. Tieni aggiornati i registri dei dipendenti e delle buste paga
Nella fase di assunzione di una nuova risorsa, genererai documenti e registri specifici per ogni dipendente, tra cui:
- Informazioni generiche: nome completo, indirizzo, codice fiscale e data di nascita della risorsa
- Modelli fiscali: dichiarazione per il diritto alle detrazioni d’imposta, certificazione unica e altri documenti per le detrazioni fiscali
- Documenti della fase di preassunzione: candidatura, appunti sul colloquio
- Registri su orari e presenze: cartellini, numero totale di ore lavorate (giornaliere e settimanali), permessi utilizzati e non goduti
- Registri sulle buste paga: retribuzione, guadagni totali giornalieri/settimanali, straordinari riconosciuti, bonus in busta paga e commissioni, benefit e detrazioni, contributi, rimborsi spesa, indicazioni di aumenti, periodi di paga, buste paga
Secondo la legge, viene consigliato ai datori di lavoro di conservare le buste paga dei dipendenti per 5 anni, mentre per quanto riguarda i lavoratori stessi si consiglia di estendere il periodo a 10 anni, utile per eventuali contestazioni retributive.
Puoi conservare le copie cartacee dei registri oppure archiviarle digitalmente sul tuo computer o utilizzando un software di gestione delle buste paga. In entrambi i casi è fondamentale mantenerle in un luogo sicuro in quanto contengono informazioni sensibili e di natura confidenziale.
“L’organizzazione è importantissima, ecco perché i tuoi registri sulle buste paga devono essere impeccabili”, afferma Will Lopez, responsabile del team di contabilità di Gusto.
Ogni volta che devi occuparti delle buste paga, compreso il calcolo corretto delle trattenute e il pagamento dei contributi, ci sono sempre molte cose da fare. Assicurati di conservare tutta la documentazione in un luogo sicuro per almeno 5 anni e segnati sempre le date e gli importi dei versamenti delle tasse, degli orari di lavoro e dei cedolini. Rispettare tutti i requisiti fiscali e mantenere registri accurati faciliterà la revisione dei conti e ti aiuterà a individuare eventuali problemi prima che si presentino.
L’organizzazione è importantissima, ecco perché i tuoi registri sulle buste paga devono essere impeccabili.
Will Lopez, responsabile del team di contabilità di Gusto
3. Stai al passo con le novità riguardanti le leggi fiscali
Gli errori nella gestione delle buste paga possono costarti centinaia se non migliaia di euro in sanzioni. Stai al passo con le leggi fiscali e i requisiti per assicurarti di:
- Presentare le dichiarazioni e pagare le tasse entro le scadenze
- Elaborare le buste paga in conformità con le leggi
- Calcolare e versare correttamente gli straordinari
- Mantenere i registri delle buste paga completi e accurati
Tenersi al passo con le leggi è una bella sfida, tanto quanto assicurarti di rispettarle anche quando il tuo negozio si espande, magari con diversi punti vendita, assumendo dipendenti da remoto o lavorando con collaboratori sia full-time che part-time.
Per conoscere tutti gli aggiornamenti in materia fiscale, controlla regolarmente il sito dell’Agenzia delle Entrate o di Ipsoa.
4. Nomina una persona responsabile delle buste paga
È probabile che man mano che la tua attività si espande sarà necessario dedicare più tempo ed energie alle attività connesse alle buste paga. Pensa a come cambierebbero le cose se dovessi passare da due a 20 dipendenti, aprire nuovi punti vendita o semplicemente investire di più nel negozio che hai già e nella comunità a cui ti rivolgi.
In ogni caso, la gestione delle buste paga può rivelarsi stressante e opprimente. Anziché perderci il sonno, valuta di nominare una persona responsabile delle buste paga.
Se preferisci mantenere una piccola attività ma hai comunque bisogno di delegare l’intero processo di gestione delle buste paga, potresti valutare di proporre un ruolo ibrido a una risorsa che lavora già per te oppure di optare per una risorsa freelance.
Se invece punti a espandere il tuo negozio e hai bisogno di più assistenza nella gestione delle buste paga, puoi assumere una persona full-time, collaborare con un o una contabile o un servizio di paghe e contributi. Sarà più veloce ed efficiente, oltre a conoscere più nel dettaglio le leggi e le normative fiscali.
“La gestione delle buste paga è complessa, ecco perché dovresti avere un team dedicato”, afferma Will. “I soggetti chiave del tuo processo di gestione delle buste paga dovrebbero essere: a) il fornitore dei servizi di buste paga; b) una persona esperta di contabilità; c) un’azienda partner che si occupa di risorse umane. Una volta formata la tua squadra, assegna a ciascuno un compito preciso da portare a termine. Ognuno sarà responsabile di una parte del processo e ti aiuterà nella gestione e nell’approvazione delle buste paga”.
I soggetti chiave del tuo processo di gestione delle buste paga dovrebbero essere: a) il fornitore dei servizi di buste paga; b) una persona esperta di contabilità; c) un’azienda partner che si occupa di risorse umane.
Will Lopez, responsabile del team di contabilità di Gusto
5. Chiedi un feedback ai tuoi dipendenti
Rendi la gestione delle buste paga un processo dove la comunicazione non è a senso unico. Anziché prendere per scontato che i tuoi dipendenti comprendano appieno come funziona la gestione delle buste paga (e che ne siano soddisfatti), chiedi apertamente la loro opinione e renditi disponibile a rispondere alle loro domande. Puoi incentivarli con queste domande:
- Hai domande o dubbi sull’uso o la consegna dei cartellini?
- Vuoi capire meglio le voci contenute nel tuo cedolino?
- Hai suggerimenti riguardo la pianificazione delle buste paga?
- Il calendario delle buste paga ti sembra chiaro e intuitivo? Trovi che manchi qualcosa?
Le buste paga riguardano ogni persona che lavora per la tua azienda, perciò è un argomento che interessa tutti. Raccogliere feedback ti aiuterà a migliorare le modalità di pagamento dei dipendenti. Puoi usare le domande e il feedback per creare documenti interni e domande frequenti in cui spiegare la tua procedura di gestione delle buste paga e come incide sui dipendenti.
💡 CONSIGLIO PRO: vuoi stabilire quali persone del tuo staff possono contare, ricevere e modificare le quantità presenti in inventario? Definisci ruoli e autorizzazioni per stabilire limiti precisi su ciò che il personale è autorizzato o meno a fare una volta effettuato l’accesso al tuo sistema POS, come per esempio utilizzare gli strumenti di gestione dell’inventario.
Come scegliere il sistema di gestione buste paga più adatto
- Gestione buste paga manuale/fai da te
- Software di gestione buste paga
- Collaborazione con una figura professionale (interna o esterna)
- Servizi dedicati di gestione buste paga
Esistono diverse modalità di gestione delle buste paga, ognuna con i suoi pro e i suoi contro. Scopri tutto quello che devi conoscere.
1. Gestione buste paga manuale/fai da te
La gestione fai da te delle buste paga è la scelta più comune di chi ha un negozio come attività extra oppure per chi possiede una piccola attività e non ha intenzione di crescere ed espandersi.
Questo sistema di gestione delle buste paga prevede che tu, titolare del negozio, raccolga tutta la documentazione, effettui i versamenti delle tasse telefonicamente o online, elabori i pagamenti e mantenga registri sulle buste paga e sui dipendenti.
Pro
- Economico, dal momento che non devi pagare per un servizio, uno strumento o un’altra persona che gestisca le buste paga.
- Hai pieno controllo e accesso a tutte le informazioni su fatturato, flusso di cassa e spese connesse alle buste paga.
Contro
- Richiede molto tempo (chi possiede una piccola attività può arrivare a dedicare fino a cinque ore alla gestione delle buste paga in ogni periodo di paga), e anche l’assunzione di una singola persona in più va ad aggiungere ulteriori attività da completare.
- Potresti commettere errori e ricevere sanzioni molto salate se non li individui e li correggi per tempo.
- È tua responsabilità rimanere al passo con gli aggiornamenti sulle leggi e le normative fiscali.
Gestire manualmente le buste paga può rivelarsi un’ottima soluzione, ma avrai bisogno di molta concentrazione, tempo ed energie per assicurarti di rimanere conforme.
2. Software di gestione buste paga
Un software di gestione buste paga semplifica e automatizza le procedure.
Sei comunque responsabile della gestione dei dati che vengono inseriti, ma un software di gestione buste paga ti consente di conservare documenti fiscali, effettuare le dichiarazioni e versare le tasse dovute, elaborare i pagamenti al personale e altre attività che non dovrai svolgere manualmente.
“Il fai da te funziona quando hai un team di poche persone, ma diventa ingestibile se ti ingrandisci, non solo perché richiede molto tempo, ma anche perché lascia più spazio agli errori”, afferma Lanai Moliterno, CEO e fondatrice di Sozy.
“È un bel rischio. Usare un software di gestione buste paga automatizza molti processi e ti permette di risparmiare tempo e proteggere la tua attività da azioni legali ed errori che costano caro. È una spesa extra irrisoria, ma è un investimento che rende sul lungo periodo per via del tempo risparmiato e della pace mentale che ne deriva”.
Usare un software di gestione buste paga automatizza molti processi e ti permette di risparmiare tempo e proteggere la tua attività da azioni legali ed errori che costano caro.
Lanai Moliterno, CEO e fondatrice di Sozy
Pro
- Hai controllo e consapevolezza sui dati, i report, le dichiarazioni, lo storico delle operazioni e non solo.
- Accesso semplice da tutti i dispositivi grazie alla tecnologia basata su cloud.
- Conveniente, con diverse opzioni di abbonamento a prezzi accessibili.
Contro
- Sei comunque responsabile per qualsiasi tipo di errore. Un software di gestione buste paga non può farlo per te come non può presentare le dichiarazioni e pagare le tasse, versare gli stipendi ai dipendenti o mantenere i registri.
- Potrebbe essere necessario dedicare del tempo per capire il funzionamento della piattaforma che scegli.
I software di gestione buste paga come Gusto ti ricordano quando è il momento di occuparsi delle buste paga, ti consentono di monitorare le ore lavorate e di approvare i permessi, ti aiutano a continuare a rispettare le leggi fiscali avvisandoti quando hanno subito modifiche, gestiscono i benefit e le detrazioni e non solo.
Per i titolari di negozi che usano Shopify POS, sono disponibili molte app nello Shopify App Store sviluppate appositamente per la gestione delle buste paga, la pianificazione dei pagamenti e il monitoraggio delle ore lavorate.
Ecco alcune delle soluzioni più scelte, in ordine casuale:
3. Collaborazione con una figura professionale (interna o esterna)
Puoi assumere una persona che si occupi di contabilità oppure collaborare con una figura esterna che si occupi delle elaborazioni contabili, mantenga traccia delle tue finanze e gestisca le tue buste paga.
Se assumi una persona, potrà occuparsi della gestione delle buste paga manualmente o con un software dedicato. Se invece collabori con una figura esterna, applicherà procedure e configurazioni predefinite che già utilizza per gestire le buste paga di altri clienti.
Pro
- Più tempo da dedicare ad altre attività, dal momento che eliminerai decine di attività e promemoria dalla tua lista di cose da fare.
- Elimina lo stress e l’ansia di dovere essere sempre al passo con le leggi fiscali e con la gestione autonoma delle buste paga.
- Hai una figura di riferimento per tutte le tue domande su gestione finanziaria, tasse, conformità, tenuta dei registri e altro ancora.
Contro
- Meno controllo sulle tue dichiarazioni e sulla documentazione.
- Può risultare una scelta onerosa e alterare il tuo flusso di cassa, specialmente se decidi di assumere una persona a tempo pieno.
Se opti per questa soluzione, assicurati di dedicare tutto il tempo necessario per trovare la persona giusta. Fatti consigliare qualcuno da altre persone che hanno un negozio o un’attività, dai un’occhiata alle recensioni, chiedi referenze e prenditi del tempo per confermare che quella persona è davvero adatta.
4. Servizi dedicati di gestione buste paga
I servizi di gestione buste paga, o le aziende specializzate nella gestione delle buste paga, rappresentano un’opzione per delegare questa procedura a un team di professionisti. Calcolano le buste paga, presentano le dichiarazioni, elaborano i pagamenti al personale, gestiscono le nuove assunzioni e altro ancora.
Pro
- Niente stress: hai a disposizione un team di persone dedicate alla gestione di ogni dettaglio connesso alla gestione delle buste paga.
- Assistenza avanzata per le attività che crescono e cambiano rapidamente, oppure che hanno punti vendita in diverse aree geografiche.
Contro
- Richiede costi di avviamento elevati, e può rivelarsi ancora più costoso man mano che la tua attività cresce e hai bisogno di maggiore assistenza con le buste paga e la conformità.
Possono offrire i loro servizi di gestione buste paga ad aziende di qualsiasi tipo, ma generalmente sono più indicati per i negozi di medie e grandi dimensioni, per via delle competenze e dell’assistenza che sono in grado di offrire.
CONSIGLIO SULLE BUSTE PAGA: se stai cercando un metodo nuovo e rapido per elaborare gli stipendi, prova il Generatore di buste paga di Shopify.
Gestisci al meglio le buste paga già da oggi
Configura un sistema di gestione delle buste paga efficiente in base alle esigenze del tuo negozio e a come ti immagini il futuro della tua attività.
Con Shopify POS, puoi ottenere una panoramica completa del tuo fatturato attivo e gestire tutte le spese in uscita fisse, variabili e miste del tuo negozio. Dalla merce acquistata da tenere in magazzino fino agli importi spesi sugli stipendi in base alle ore lavorate, Shopify POS ti aiuta in ogni fase. Ti basta installare una delle app dedicate alle buste paga e alla gestione del team dallo Shopify App Store per avere pieno controllo sulla gestione delle buste paga, la pianificazione dei pagamenti degli stipendi e la gestione dei costi legati al personale.
Gestione buste paga: domande frequenti
Come si gestiscono le buste paga?
La gestione delle buste paga richiede diverse fasi:
- Calcolo degli stipendi dei dipendenti
- Applicazione delle imposte e delle detrazioni
- Elaborazione degli stipendi e dei versamenti degli stessi
- Presentazione delle dichiarazioni fiscali
- Pagamento delle tasse associate alle buste paga
Per gestire le buste paga, i datori di lavoro possono usare un software dedicato o delegare queste attività a una società di servizi specializzata. Il sistema di gestione buste paga deve integrarsi completamente al sistema di contabilità dell’azienda, consentendo così la trasmissione agevole dei dati. I datori di lavoro devono inoltre tenersi al passo con le normative riguardanti la conformità fiscale delle buste paga, tra cui le leggi fiscali e la normativa sul lavoro.
È difficile gestire le buste paga?
La gestione delle buste paga può richiedere molto tempo e risultare complicata, ma utilizzando gli strumenti e le risorse giusti può risultare molto più semplice. I sistemi di gestione buste paga automatizzati, i software dedicati e le società di servizi specializzate aiutano molto a semplificare la gestione delle buste paga.
Come fa una piccola attività a tenere sotto controllo la gestione delle buste paga?
In genere le piccole attività tengono sotto controllo la gestione delle buste paga utilizzando un software dedicato o di contabilità. Un software può aiutarle a tenere sotto controllo le ore lavorate, a calcolare gli stipendi e le detrazioni e a elaborare i pagamenti. Le piccole attività possono anche avvalersi di una società di servizi che le aiutino a gestire le buste paga, i pagamenti delle tasse e le comunicazioni al fisco.
