Gérer plusieurs magasins est une aventure enthousiasmante, mais qui comporte son lot de défis. Il ne suffit pas de simplement copier et dupliquer vos méthodes existantes pour un seul magasin. Vous devez absolument ajuster vos stratégies en matière de personnel, de technologies et de gestion des stocks à mesure que vous ouvrez de nouveaux points de vente (ou PDV).
Qu’est-ce que la gestion multi-magasin ?
Dans le secteur du retail, la gestion multi-magasin désigne la supervision des activités quotidiennes de deux établissements ou plus. Il est fréquent que cette approche intègre également la gestion d’un site e-commerce proposant des livraisons au niveau national, voire international.
Exploiter plusieurs magasins implique de nouvelles responsabilités, comme la supervision d’un plus grand nombre d’employés, la mise en place d’options de traitement des commandes élargies et l’utilisation de technologies adaptées à une croissance soutenue.
Quels sont les avantages de gérer plusieurs magasins ?
Si votre magasin fonctionne bien et que vous envisagez d’ouvrir d’autres établissements, voici quelques raisons qui pourraient bien vous convaincre de relever le défi.
Atteindre davantage de clients en magasin
La popularité du e-commerce est incontestable. Pourtant, l’expérience d’achat en magasin n’a pas dit son dernier mot. Sur place, vos clients peuvent essayer avant d’acheter et échanger avec des vendeurs aux conseils avisés. En multipliant les établissements, vous répondez à un plus large éventail de besoins tout en augmentant globalement vos revenus.
Renforcer votre image de marque
On pourrait arguer que le coût du loyer d’un local supplémentaire est un investissement comparable au coût d’acquisition d’un client, puisque chaque nouvelle devanture est comme une véritable vitrine pour votre enseigne. Les affichages et l’agencement de vos vitrines augmentent la notoriété de votre marque, elles attirent les clients et incitent les passants à jeter un œil à votre site. Pour maximiser l’impact de vos devantures, pensez à y mettre en évidence des QR codes qui invitent à se rendre sur la boutique en ligne en dehors des heures d’ouverture.
Accélération du traitement des commandes
En multipliant les points de vente, il devient plus aisé de traiter les commandes en ligne dans des délais très courts. Vos clients peuvent opter pour le retrait dans le magasin le plus proche d’eux. De votre côté, vous pouvez expédier les commandes à partir de l’établissement le proche des adresses de livraisons, ce qui réduit les délais et optimise les coûts.
Grâce à la répartition intelligente des commandes proposée par Shopify, il est possible de configurer le système pour traiter automatiquement les commandes depuis l’emplacement le plus adapté : le plus proche du client ou celui qui contient le plus de stocks. Que vous gériez vous-même l’expédition ou que vous en confiez une partie à une entreprise partenaire, l’optimisation du point d’expédition est cruciale pour maîtriser les coûts, communiquer des délais de livraison précis et améliorer la satisfaction client.
Quels sont les défis de la gestion multi-magasin ?
Gérer plusieurs établissements entraîne inévitablement une multiplication des responsabilités. Voici quelques obstacles auxquels vous devez être préparé en développant votre activité.
Maintenir un contrôle strict des stocks
À mesure que votre assortiment s’élargit, assurer la maîtrise et le suivi des stocks devient plus complexe. Il peut être difficile d’identifier quels articles rencontrent du succès dans chaque magasin, de prévoir précisément la demande ou de calculer les taux de rotation de produits.
Il vous faudra également suivre les niveaux de stock et planifier le réapprovisionnement afin d’éviter toute rupture, sans oublier de mettre en place un processus fiable pour l’inventaire régulier et le rapprochement des écarts.
Conserver une vision unifiée des performances de chaque magasin
Évaluer les performances de chacun de vos magasins et en comparer les résultats devient un challenge à mesure que le nombre de points de vente augmente. Il est essentiel de pouvoir isoler ou fusionner les rapports afin d’obtenir une vue d’ensemble, en tenant compte des spécificités liées au point de vente, à la zone géographique et aux indicateurs moyens des établissements.
Gérer les autorisations du personnel dans le logiciel de caisse
En l’absence d’un système de caisse conçu à l’échelle de l’entreprise, il est ardu d’attribuer à chaque membre de votre équipe les permissions adéquates pour garantir la performance et la sécurité en magasin, surtout lorsque les points de vente se multiplient.
💡 ASTUCE : Avec Shopify PDV, vous pouvez assigner différents rôles et permissions aux membres de votre équipe. Définissez des limites aux actions que le personnel peut réaliser sans l’accord préalable d’un responsable, comme modifier le prix d’un produit ou appliquer un rabais personnalisé.
Standardiser les procédures opérationnelles
Qui dit équipe plus nombreuse dit gestion plus structurée. En instaurant des systèmes clairs, vous consacrerez moins de temps à prendre des décisions individuelles à chaque nouvelle ouverture de magasin.
Investissez dans l’élaboration de procédures d’ouverture et de fermeture quotidiennes, de politiques de service à la clientèle, de protocoles de sécurité, de directives pour l’agencement et la mise en valeur des produits ainsi que dans un manuel de formation pour garantir une montée en compétence homogène de votre personnel.
Les fonctionnalités PDV indispensables pour la gestion multi-magasin
Ces fonctionnalités PDV peuvent vous aider à surmonter les difficultés liées à la gestion de plusieurs magasins.
Une gestion des stocks multi-magasin
Si vous avez un large assortiment réparti sur différents magasins, vous devez absolument disposer d’outils efficaces pour connaître vos stocks disponibles et anticiper les réapprovisionnements. Recherchez un PDV qui comprend des alertes de stock faible pour être averti lorsqu’il est bientôt temps de repasser commande.
Shopify PDV inclut un système d’alerte de survente qui vous prévient lorsqu’un article est épuisé, réservé ou indisponible. Ainsi, si un tel article est ajouté à un panier, votre équipe peut décider de finaliser la vente ou de retirer l’article pour proposer une commande avec livraison directe au client à la place.
Des rapports et analyses unifiés
Votre PDV doit vous permettre d’avoir une vision claire sur la performance globale de votre activité tout en facilitant l’analyse par magasin. Accéder à des rapports unifiés vous aidera à prendre des décisions éclairées rapidement.
Des rôles et permissions personnalisables
La flexibilité dans l’attribution des rôles et des autorisations vous permet de contrôler précisément les actions disponibles pour chaque membre de votre équipe. Par exemple, vous pouvez définir que vos vendeurs ne peuvent gérer un retour, un remboursement ou un rabais qu’avec l’accord préalable d’un responsable.
Un traitement omnicanal des commandes
Optez pour un système qui laisse aux clients le choix de leur méthode d’achat. Il doit offrir la possibilité du retrait en magasin pour les commandes en ligne, de l’expédition directe pour les achats sur place, et du retour en magasin des achats en ligne afin d’assurer une expérience client optimale.
Conseils pour une gestion multi-magasin réussie
En adoptant les technologies appropriées et en suivant ces recommandations, vous pourrez piloter plusieurs points de vente en toute sérénité.
Utilisez un système de registre unifié
Centraliser toutes les données de vente et les sources de revenus de chacun de vos établissements offre une visibilité à 360° sur votre activité. Vous réduirez ainsi les erreurs, maintiendrez un stock suffisant et assurerez un fonctionnement harmonieux.
Servez-vous des rôles pour gérer les autorisations entre magasins
Ne vous contentez pas des réglages par défaut de votre système PDV : adaptez-les pour contrôler vos activités avec précision. Par exemple, au lieu de limiter l’accès des vendeurs à un seul magasin, étendez leurs autorisations pour faciliter le remplacement en cas d’absence imprévue dans un magasin voisin.
Programmez la gestion de vos magasins
Gagnez du temps et réduisez les erreurs humaines en utilisant l’API en accès libre de Shopify pour créer, modifier, supprimer ou activer des magasins sans passer par l’interface administrateur. Au lieu de saisir manuellement chaque adresse, l’API vous fait gagner du temps et vous permet d’intégrer d’autres systèmes, comme un ERP.
Simplifiez le suivi des stocks multi-magasin
Tirez parti d’outils de gestion des stocks performants pour améliorer l’efficacité et l’expérience client. Grâce aux statuts de stock et aux systèmes de gestion associés, votre équipe saura immédiatement si un produit est disponible, en cours d’acheminement, réservé ou manquant, et pourra transférer les stocks entre les magasins actifs.
De plus, si vous proposez l’option d’achat en ligne avec retrait en magasin, vos clients pourront consulter les quantités disponibles dans les cinq points de vente les plus proches d’eux.
Concevez un processus de formation du personnel
Optimisez l’intégration des nouveaux employés dans chaque magasin en instaurant un processus de formation complet. Élaborez une liste de vérification pour que les responsables s’assurent que chaque vendeur reçoive la même formation complète : utilisation des outils technologiques, gestion des stocks, réapprovisionnement, accueil des clients…
Attribuez les autorisations adaptées
Assurez-vous que les responsables disposent des permissions nécessaires sur les points de vente, comme l’accès aux rapports, la clôture des sessions de suivi de caisse, l’application de remises et l’autorisation de gérer les retours ou remboursements.
Récoltez les retours du personnel
Offrez à vos équipes l’occasion de partager leurs observations sur le traitement des retours, la gestion des stocks, l’utilisation des technologies ou l’organisation des transferts entre magasins lors de réunions régulières.
Élaborez une liste de vérification
Dans l’effervescence de l’ouverture ou de la fermeture d’un point de vente, les tâches essentielles (comme l’activation du système de sécurité) risquent d’être négligées. Mettez en place une liste de vérification afin de garantir que chaque étape soit respectée.
Comment configurer plusieurs magasins sur Shopify
Si vous êtes commerçant sur Shopify, suivez ces étapes pour ajouter plusieurs magasins à votre compte.
1. Ajoutez un nouvel emplacement dans l’interface administrateur de Shopify
Depuis votre interface administrateur Shopify, rendez-vous dans Paramètres puis Emplacements. Cliquez sur Ajouter un emplacement, saisissez un nom unique ainsi qu’une adresse, puis validez en cliquant sur Enregistrer.
2. Activez le traitement des commandes en ligne pour le retrait en magasin
Pour permettre aux clients de récupérer leurs commandes passées en ligne dans ce magasin, cochez l’option Le stock de cet emplacement est disponible pour traiter les commandes en ligne.
3. Modifiez l’ordre de priorité des magasins
Shopify vous permet de définir l’ordre de priorité de chaque magasin pour traiter les commandes en ligne. Adaptez ces paramètres afin qu’ils correspondent précisément à vos besoins.
4. Assignez un stock à votre nouveau magasin
Utilisez l’éditeur de Shopify pour attribuer le stock existant à ce nouveau magasin et pour y ajouter de nouveaux articles.
Gérez vos magasins en toute simplicité avec Shopify
Développer votre activité de vente est un défi de taille, mais Shopify est là pour en faciliter la gestion. Profitez dès aujourd’hui de votre essai gratuit.
