Vous ne savez pas comment gérer la paie pour votre entreprise de vente au détail ? Vous êtes au bon endroit.
La paie est le montant total des salaires que vous versez à vos employés pour le travail effectué sur une période déterminée, généralement mensuelle.
Cependant, la gestion de la paie ne se limite pas à verser des salaires précis. Vous devez également :
- Collecter les données des employés
- Calculer le salaire net
- Déclarer, retenir et payer certains impôts
- Respecter les lois fiscales et le droit du travail
- Tenir des registres précis
Payer vos employés à temps est essentiel pour le moral de l’équipe et pour la fidélisation des employés.
Cependant, gérer la paie est une grande responsabilité pour tout magasin. Cela peut être fastidieux, chronophage et stressant. S’en charger correctement est crucial pour protéger les employés satisfaits et garantir que votre entreprise respecte les règles fiscales locales.
Ce guide vous accompagne dans la mise en place de la paie, vous fournit des conseils pour la gérer, et présente les avantages et inconvénients de chaque système de paie que vous pouvez choisir.
Comment gérer la paie : 4 étapes à suivre
1. Collectez les informations des employés
Pour rédiger les fiches de paies de vos collaborateurs, vous aurez besoin d’informations concernant chaque employé. Certaines seront récupérées dès le début du contrat de travail, voire pendant le recrutement (identité, numéro de Sécurité sociale, intitulé de poste…), tandis que d’autres devront être calculées chaque mois (nombre d’heures travaillées, jours de congés acquis et pris, évènements particuliers à prendre en compte…). Vous devrez également tenir compte d’éléments variables, comme les avantages en nature, les primes, ou encore d’éventuelles indemnités.
2. Calculez le salaire
Une fois que vous avez pu calculer la rémunération brute à verser, vous pouvez inclure les divers impôts, cotisations sociales et autres retenues dans l’équation. Vous saurez ainsi combien votre entreprise va dépenser pour le salarié, et ce que ce dernier va réellement toucher.
Pour faire ces calculs, vous avez plusieurs solutions : utiliser un logiciel (dédié ou intégré à votre système POS), ou sous-traiter la gestion de la paie à un prestataire spécialisé. Notez cependant que choisir cette seconde option ne vous dispensera pas de la totalité du processus : vous devrez tout de même transmettre toutes les informations nécessaires à l’entreprise qui se chargera de créer les fiches de paie pour vous.
3. Payez vos employés
Les méthodes courantes pour payer les employés sont le virement direct ou le chèque de paie. Vous pouvez choisir de proposer une seule option ou de laisser vos employés choisir leur méthode de paiement préférée. Quoi qu’il en soit, déterminez cela rapidement et assurez-vous d’avoir toutes les informations nécessaires pour pouvoir payer vos employés à temps.
En plus de la somme à verser, vous devrez transmettre son bulletin de salaire à chaque employé, et en conserver un exemplaire. Les bulletins peuvent être dématérialisés (et le sont dans la majorité des cas aujourd’hui), mais chaque employé a le droit d’exiger une version papier.
💡 Astuce : avec Shopify PDV, vous pouvez attribuer différents rôles et autorisations et définir des limites sur ce que le personnel du magasin peut faire dans votre système POS sans approbation du responsable ; comme changer le prix d’un produit ou appliquer une remise personnalisée à une vente.
4. Remplissez une DSN
Vous devrez obligatoirement effectuer une déclaration sociale nominative (DSN), chaque mois. Elle permet notamment de procéder au versement des cotisations sociales. La plupart des outils de gestion de paie en France intègrent une fonction pour procéder directement à la DSN depuis votre interface, et certains ont même des modèles préremplis avec les informations de vos employés pour vous aider.
Conseils pour gérer la paie
- Partagez un calendrier de paie
- Actualisez les dossiers des employés et de la paie
- Tenez-vous au courant des lois fiscales
- Désignez un responsable de la paie
- Demandez des retours d’expérience aux employés
1. Partagez un calendrier de paie
Créez et partagez un calendrier public qui décrit les dates de paiement, les dates limites de soumission des informations, les jours fériés et éventuellement les congés.
Cela aidera vos employés à comprendre :
- quand ils seront payés,
- les éventuels retards ou changements dans les dates de paiement (par exemple, en raison d’un jour férié),
- quand ils doivent envoyer des informations, et lesquelles.
Pour vous, un calendrier de paie met en évidence les tâches clés à accomplir, comme le versement des paiements et le dépôt des formulaires fiscaux, afin que vous puissiez toujours payer vos employés à temps. Pour les salariés, cette transparence sera rassurante.
2. Actualisez les dossiers des employés et de la paie
Au fur et à mesure que vous embauchez du personnel pour votre magasin, vous générerez des documents et des dossiers pour chaque employé, y compris :
- Informations générales : nom de l’employé, adresse, numéro de Sécurité sociale
- Dossiers préalables à l’embauche : demande d’emploi, dossiers d’entretien
- Dossiers de paie : taux de rémunération de base, heures supplémentaires, primes et commissions, avantages et déductions, remboursements de frais, documentation des augmentations, bulletins de paie
Vous pouvez conserver des copies papier des dossiers de paie, ou les stocker électroniquement sur votre appareil ou en utilisant un logiciel de paie. Dans les deux cas, il est crucial de garder les dossiers des employés et de la paie en sécurité, car ils contiennent des informations sensibles et confidentielles.
La loi française stipule que vous devez laisser le salarié accéder à ses fiches de paie pendant 50 ans après la date d’émission (ou 6 ans après son départ à la retraite) – et ce, même si la personne ne travaille plus chez vous.
Cependant, le RGPD exige que les entreprises ne conservent pas plus de 5 ans les informations numériques de leurs salariés. D’après un avocat de la protection des données, une bonne pratique serait donc de stocker ces informations dans un espace en ligne séparé au bout de 5 ans. Les (anciens) salariés pourront ainsi y avoir accès, mais pas l’entreprise elle-même.
« L’organisation est essentielle – il est crucial de maintenir des dossiers de paie impeccables » déclare Will Lopez, responsable de la communauté des comptables chez Gusto.
3. Tenez-vous au courant des lois fiscales
Les erreurs de paie peuvent vous coûter des centaines, voire des milliers d’euros en pénalités. Vous devez rester à jour sur les lois et exigences fiscales pour vous assurer que vous :
- déclarez et payez les impôts à temps,
- traitez la paie conformément au Code du travail,
- calculez et payez correctement les heures supplémentaires,
- conservez des dossiers de paie complets et précis.
Suivre des lois qui sont régulièrement mises à jour est déjà un défi. L’autre défi est de rester conforme si et quand votre magasin se développe : en s’étendant à l’international, en embauchant à distance, ou en travaillant avec un mélange de salariés à temps plein et de contractuels à temps partiel.
Pour rester à jour, consultez régulièrement le Code du travail et des journaux ou plateformes spécialisées comme Lefebvre Dalloz ou Le guide des RH.
4. Désignez un responsable de la paie
Il se peut que vos tâches de paie vous prennent plus de temps et d’énergie que ce que vous pouvez y consacrer. Cela peut se produire si vous passez de deux à 20 employés, ouvrez plus d’emplacements, ou vous concentrez simplement sur le magasin que vous avez déjà et la communauté que vous servez.
Dans tous ces cas, la paie peut devenir stressante et accablante. Au lieu de perdre le sommeil à ce sujet, envisagez de désigner un responsable de la paie.
Si vous souhaitez que votre entreprise reste petite, mais que vous devez déléguer des tâches de paie, cela pourrait être un rôle hybride pour un employé existant. Vous pourriez aussi faire appel à un indépendant à temps partiel.
Et si vous cherchez à développer votre magasin et avez besoin d’un soutien plus robuste en matière de paie, vous pouvez embaucher un responsable de la paie à temps plein, un comptable externe, ou un service spécialisé. Ils se chargeront des paies plus efficacement, plus rapidement, et probablement bien mieux que vous. Ce sont des professionnels qui s’informent des lois et réglementations sur la paie.
« La gestion de la paie est complexe, c’est pourquoi vous devriez constituer votre équipe de paie. Les acteurs clés qui devraient être impliqués dans votre processus de paie sont : a) votre fournisseur de paie, b) un comptable (ou un autre professionnel financier), et c) un partenaire RH. Une fois que vous aurez constitué cette puissante équipe de paie, vous devrez diviser les tâches ; chaque personne sera responsable d’une partie du processus et vous aidera à gérer et approuver la paie. »
5. Demandez des retours d’expérience aux employés
Transformez votre processus de paie en voie de communication à double sens. Au lieu de partir du principe que vos employés comprennent parfaitement comment fonctionne la paie (et qu’ils en sont satisfaits), demandez-leur ouvertement leurs retours et questions.
Vous pouvez inciter les employés à donner leur avis en posant des questions telles que :
- Souhaitez-vous mieux comprendre vos bulletins de paie ?
- Avez-vous des suggestions concernant le calendrier de paie ?
- Avez-vous des questions sur les heures supplémentaires ? Vous manque-t-il des informations ?
Tout le monde dans votre entreprise est concerné par la paie, donc chacun voudra probablement participer. Cela vous aidera à améliorer la manière dont les employés sont payés. Vous pouvez utiliser les questions et les retours pour créer des documents internes et des FAQ expliquant votre processus de paie et son impact sur les employés.
💡Astuce : vous souhaitez contrôler quels membres du personnel peuvent compter, recevoir et ajuster les quantités d’inventaire ? Définissez des rôles et autorisations pour créer des limites sur ce que le personnel peut et ne peut pas faire lorsqu’il est connecté à votre système POS, comme accéder à ses outils de gestion d’inventaire.
Comment choisir un système de gestion de la paie
Chaque façon de gérer la paie de vos employés a ses avantages et ses inconvénients potentiels. Voici ce que vous devez savoir sur chacune.
1. Paie manuelle/DIY
Gérer la paie soi-même est souvent le choix privilégié pour ceux qui s’occupent d’un magasin comme activité secondaire, et pour les propriétaires de petites boutiques qui n’ont pas l’intention de croître et de s’étendre.
Ce système de paie signifie que vous, le propriétaire de l’entreprise, collectez manuellement toutes les informations nécessaires, rédigez les fiches de paies, réalisez la DSN et les autres formalités administratives, et conservez les documents de paie et d’emploi.
Avantages
- Économique : vous ne payez aucun service, outil ni aucune autre personne pour gérer la paie.
- Beaucoup de contrôle et d’informations sur vos revenus, votre flux de trésorerie et vos dépenses de paie.
Inconvénients
- C’est chronophage (les propriétaires de petites entreprises peuvent y passer des heures chaque mois), et embaucher ne serait-ce qu’un seul employé supplémentaire ajoute des tâches à votre charge déjà bien remplie.
- Vous pouvez commettre des erreurs et payer des amendes importantes si vous ne les détectez pas à temps.
- C’est votre responsabilité de rester à jour sur les lois et réglementations fiscales.
La paie manuelle peut être un excellent moyen de commencer à gérer votre paie, mais cela nécessite beaucoup de concentration, de temps et d’énergie pour vous assurer de rester conforme.
2. Logiciel de paie
Le logiciel de paie est une solution qui rationalise et automatise la paie.
Vous êtes toujours responsable de la gestion des données que vous saisissez dans l’outil, mais le logiciel de paie vous permet de stocker des documents fiscaux, de déclarer et payer des impôts et retenues sur la paie, de verser des paiements à vos employés, et plus encore, afin que vous n’ayez pas à le faire manuellement.
« Le DIY fonctionne lorsque vous avez une petite équipe, mais cela devient ingérable au fil du temps – pas seulement parce que c’est chronophage, mais parce que cela ouvre la porte à l’erreur, » déclare Lanai Moliterno, PDG et fondatrice de Sozy.
« La gestion manuelle peut être dangereuse. Utiliser un logiciel de paie met beaucoup de choses en mode automatisé, économise votre temps et protège votre entreprise contre les poursuites et les erreurs coûteuses. C’est une petite dépense supplémentaire, mais elle en vaut la peine à long terme grâce au temps que vous économisez et à la tranquillité d’esprit que vous obtenez. »
Avantages
- Bbeaucoup de contrôle et d’informations sur les données, les rapports, les déclarations, l’historique, et plus encore.
- Accès facile depuis tous les appareils grâce à un hébergement cloud.
- Abordable, avec de nombreuses options à moins de 40 € par mois.
Inconvénients
- Vous êtes toujours responsable des erreurs : un fournisseur de logiciel de paie ne vous décharge pas de vos responsabilités de déclaration et de paiement des impôts et cotisations, ni de paiement des employés, ou de conservation des dossiers.
- Cela peut être difficile à prendre en main, selon la plateforme choisie.
Des logiciels de paie comme Gusto vous rappellent quand la paie approche, vous permettent d’approuver les congés, vous aident à rester conforme en vous informant des changements de lois fiscales, gèrent les déductions d’avantages, et plus encore.
Pour les propriétaires de magasins utilisant Shopify PDV, il existe de nombreuses applications dans l’App Store de Shopify pour gérer la paie, la planification et les déclarations.
Voici quelques options populaires (toutes en anglais), sans ordre particulier :
3. Embaucher un comptable (interne ou externe)
Vous pouvez embaucher un comptable interne ou un entrepreneur externe pour préparer vos comptes, suivre vos finances et gérer votre paie.
Si vous embauchez en interne, cette personne pourrait gérer la paie manuellement ou utiliser un logiciel de paie ; les deux options fonctionnent. Si vous faites appel à un comptable externe, il aura son propre processus et sa propre configuration pour gérer la paie de ses clients.
Avantages
- Plus de temps et de concentration pour vous, car vous déléguerez des dizaines de tâches et de rappels de votre liste de choses à faire.
- Élimine le stress et la pression de rester à jour sur les lois et de gérer la paie vous-même.
- Vous aurez une personne de référence pour toutes les questions concernant les finances, les impôts, la conformité, la conservation des dossiers, et plus encore.
Inconvénients
- Moins de contrôle sur vos déclarations et documents.
- Peut être coûteux et perturber votre flux de trésorerie, surtout si vous intégrez un employé à temps plein.
Si vous choisissez cette option, assurez-vous de passer suffisamment de temps à chercher la bonne personne. Demandez des recommandations à d’autres propriétaires de magasins et entrepreneurs, consultez des avis, demandez des références, et prenez le temps de confirmer que la personne répond à vos besoins.
4. Services de paie
Les services de paie, ou entreprises de gestion de la paie, sont un moyen d’externaliser la gestion de votre paie à une équipe de professionnels. Ils calculent votre paie, s’occupent des déclarations fiscales, versent les paiements aux employés, traitent les nouvelles embauches, et plus encore.
Avantages
- Aucun stress pour vous, car vous avez une équipe qui prend en charge chaque détail de votre gestion de la paie.
- Assistance améliorée pour les entreprises qui se développent et changent rapidement, embauchent à distance, et/ou exploitent des magasins dans différents pays.
Inconvénients
- Coûteux au départ, et peut devenir encore plus cher à mesure que vous grandissez et avez besoin de plus de soutien pour la paie et la conformité.
Bien qu’ils puissent servir des entreprises de toutes tailles, les services de paie conviennent généralement mieux aux magasins de taille moyenne ou d’envergure, en raison de l’échelle d’expertise et de soutien qu’ils fournissent.
Astuce : si vous recherchez un moyen rapide de créer des fiches de paie pour vos employés, essayez le générateur de bulletins de paie de Shopify.
Gérez la paie correctement : commencez dès maintenant
Mettez en place et gérez la paie d’une manière adaptée à votre magasin et la façon dont vous avez imaginé son avenir.
Avec Shopify PDV, vous obtenez une vue complète de vos revenus entrants et pouvez gérer toutes les dépenses fixes, variables et mixtes de votre magasin – de l’inventaire que vous achetez au montant que vous dépensez pour la main-d’œuvre en fonction de vos employés. Installez simplement l’une des applications de gestion de la paie et de l’équipe dans notre boutique d’applications pour prendre le contrôle de votre gestion de la paie dès aujourd’hui.
Recherche et contenu supplémentaires par Alexis Damen.
FAQ sur la gestion de la paie
Comment gérer la paie ?
La gestion de la paie implique le calcul des salaires des employés, la retenue des impôts et des cotisations sociales, ainsi que la rédaction de fiches de paie et de DSN. Pour gérer la paie, les employeurs devraient utiliser un logiciel de paie ou externaliser cette tâche à un fournisseur de services de paie. Le système de paie devrait être entièrement intégré au système comptable de l’entreprise, permettant un transfert de données fluide. Les employeurs doivent également rester à jour sur les réglementations de conformité en matière de paie, y compris les lois fiscales et le Code du travail.
Gérer la paie est-il difficile ?
Gérer la paie peut être chronophage et difficile, mais avec les bons outils et ressources, cette responsabilité peut rester raisonnable. Il existe des systèmes de paie automatisés, des logiciels et des services professionnels dédiés pour faciliter la gestion de la paie.
Comment les petites entreprises suivent-elles la paie ?
Les petites entreprises suivent généralement la paie en utilisant un logiciel de comptabilité ou de paie. Ce logiciel peut aider les petites entreprises à suivre les congés des employés, calculer les salaires, calculer les cotisations sociales et traiter les paiements. Les petites entreprises peuvent également avoir besoin d’utiliser un service de paie pour les déclarations d’impôts et la DSN.
