Comment créer un reçu de paiement papier ou numérique en 2025

Conserver une trace numérique ou papier est une partie essentielle des gérants d’activités commerciales. Lorsqu’un client achète un article ou effectue un retour, le reçu de vente sert de preuve d’achat et est enregistré afin de gérer les stocks. Au moment de la déclaration fiscale, les reçus de dépenses professionnelles attestent des frais déclarés.

Quel qu’en soit le type, les reçus sont précieux pour maintenir des dossiers précis et suivre la croissance de votre entreprise. Voici tout ce que vous devez savoir sur les reçus et comment les automatiser pour votre magasin.

Qu’est-ce qu’un reçu de paiement ?

Un reçu est un enregistrement imprimé ou électronique d’une transaction commerciale, que l’on appelle aussi preuve d’achat. Il prouve qu’un client a payé pour des articles ou des services, indique leur coût et confirme que le commerçant a livré le produit. Le reçu doit aussi mentionner la date et l’heure de la transaction ainsi que les coordonnées du commerçant.

Certaines mentions sont obligatoires, d’autres fortement recommandées afin de vous simplifier la vie et celle de vos clients. Vérifiez bien les mentions que vous devez et souhaitez ajouter à votre reçu lorsque vous créez votre modèle.

Pourquoi les reçus de paiement sont-ils importants ?

Les reçus de vente servent d’enregistrement de vos transactions, ce qui vous aide à jauger le volume des ventes de votre entreprise. Le système de point de vente (PDV) que vous choisirez déterminera la possibilité de fournir des reçus physiques et numériques à vos clients.

Les preuves d’achat sont nécessaires pour plusieurs raisons :

• Retours et échanges. Les reçus facilitent l’émission de retours ou d’échanges. Si un client essaie de faire un retour valide sans reçu et se voit refuser un remboursement, vous risquez de le perdre définitivement. De nombreuses expériences d’achat positives dépendent de cette bonne pratique et procédure de base.
• Suivi des ventes. Les reçus permettent de suivre quels produits ou services vos clients achètent le plus souvent. Ces données vous aident à adapter vos offres commerciales pour mieux répondre à votre marché cible.
• Taille du panier. La taille du panier correspond au nombre d’articles d’un produit spécifique que vous vendez. À partir de là, vous pouvez évaluer quels produits génèrent le plus de revenus et les mettre en avant dans vos campagnes marketing.
• Comptabilité. Les reçus aident à documenter les ventes et les revenus de l’entreprise pour les états de profits et pertes.
• Taxes professionnelles. Si l’administration fiscale audite votre entreprise, elle souhaitera voir vos reçus pour vérifier les transactions. Les copies des reçus émis aux clients prouvent combien d’argent votre entreprise a généré et à quel moment. Les reçus témoignent également de la TVA qu’un client a payée lors de la transaction. Un reçu doit clairement indiquer les taxes et en distinguer le montant dû à ce titre du total de la transaction.

Que faut-il inclure dans un reçu de paiement ?

Vous pouvez vous attendre à voir une variété d’informations sur un reçu. En voici quelques unes :

• Détails de l’entreprise. Cela inclut les coordonnées de votre entreprise, c’est-à-dire le nom de l’entreprise, l’adresse, le numéro de téléphone et l’adresse e-mail.
• Informations sur l’achat. Les informations sur l’achat décrivent le produit ou le service, l’unité de gestion des stocks (UGS) associée, et la quantité d’articles achetés.
• Détails de paiement. Vos reçus doivent indiquer les totaux des prix et le montant dû pour l’achat. Il est également conseillé de faire apparaître le mode de paiement du client.
• Détails de la date d’achat. Cela inclut la date d’achat, l’heure, et parfois le nom du membre de l’équipe qui a traité la vente avec le client.
• Numéro de reçu. Le numéro de reçu est l’identifiant unique associé à l’achat. Certains commerçants préfèrent que leurs numéros de reçus suivent une même séquence par jour ou semaine.
• Formulation appropriée. Tout reçu doit comporter le mot « Reçu », bien visible, pour éviter toute confusion avec un autre type de document de vente, comme un bon de livraison ou une facture restant due ultérieurement. Les reçus personnalisés peuvent aussi inclure votre politique de retour en bas pour référence.

N’oubliez pas que vous devez tronquer les informations de carte bancaire afin que les numéros de carte complets ne puissent pas être visibles sur le reçu. Idem pour les dates d’expiration. Ces informations client sont sensibles et doivent être traitées avec soin pour les protéger contre la fraude en ligne.

Le taux de TVA varie selon le type de produit ou service que vous vendez, alors vérifiez aussi que vous appliquez le bon taux.

Comment créer un reçu de paiement numérique

1. Trouvez un modèle de reçu standard
2. Ajoutez vos informations de vente
3. Remettez le reçu à votre client

1. Trouvez un modèle de reçu standard

Que vous utilisiez un générateur de reçus en ligne gratuit ou que vous créiez votre propre modèle, ajouter les détails de votre entreprise à votre modèle peut vous faire gagner du temps par la suite. Un générateur de reçus est un moyen simple et économique d’émettre rapidement et facilement des reçus. De plus, si vous avez beaucoup d’UGS, cela peut vous faire gagner du temps.

Utilisez des logiciels comme Microsoft Word, Microsoft Excel et Canva pour obtenir un modèle que vous pouvez personnaliser chaque fois que vous émettez des reçus.

Si vous êtes un commerçant Shopify, vous pouvez personnaliser votre modèle de reçu numérique en allant dans « Point de vente » sous l’onglet Canaux de vente dans votre interface administrateur Shopify. Cliquez sur « Personnalisation du reçu » et utilisez les fonctionnalités de conception pour ajouter votre propre logo, modifier l’en-tête et ajouter des informations supplémentaires sur la commande.

2. Ajoutez les informations de vente

Au moment de la vente, ajoutez les détails propres au reçu précis, tels que le total dû, le nombre d’articles vendus, l’UGS et les informations de carte pour les ventes par carte bancaire. Il est par ailleurs recommandé d’inclure un numéro de reçu ou de facture pour vous aider à suivre chaque vente. Shopify PDV peut ajouter ces informations automatiquement.

3. Remettez le reçu à votre client

Vous devez fournir à votre client sa copie, sauf s’il la refuse. Votre meilleure option est d’envoyer le reçu numérique par e-mail ou par SMS, ce que vous pouvez faire directement depuis votre système Shopify PDV.

Comment créer des reçus de paiement papier depuis votre TPE

À chaque TPE, ou terminal de paiement électronique, ses méthodes légèrement différentes pour créer des reçus. Rassurez-vous cependant, les étapes de base sont similaires. Pour les besoins de ce guide, nous utiliserons l’application Shopify PDV pour illustrer les différentes étapes de création de reçus papier en magasin.

1. Procurez-vous une imprimante de reçus

La première étape pour créer des reçus est de trouver un système d’imprimante compatible avec votre TPE. Il existe trois options principales à considérer :

• Papier et encre ordinaires
• Papier carbone et pression
• Papier thermique et chaleur

Les fournisseurs de TPE proposent généralement des imprimantes compatibles avec le système de caisse, car essayer d’en trouver une par vous-même peut s’avérer être un casse-tête. Le magasin de matériel Shopify PDV, par exemple, propose diverses imprimantes avec différentes options de connectivité qui s’intègrent parfaitement avec Shopify PDV.

2. Associez l’imprimante à votre TPE

Shopify PDV permet aux membres Shopify de personnaliser facilement leurs reçus imprimés. Après un achat, vous pouvez partager les reçus électroniques par SMS ou par e-mail.

Tout d’abord, connectez votre imprimante à l’alimentation et branchez-la. Selon le type d’imprimante que vous avez choisi, vous pouvez la connecter à votre TPE en LAN, Wi-Fi ou Bluetooth.

Dans l’application Shopify PDV, allez dans « Accueil », puis « Paramètres », et choisissez « > Gérer le matériel connecté ». Choisissez « Imprimante de reçus » parmi les options et suivez les instructions à l’écran pour connecter votre matériel. Appuyez sur « Test de reçu » pour vérifier que votre imprimante et votre TPE ont été correctement appairés. Ensuite, appuyez sur « Terminé ». Vous devriez voir votre imprimante répertoriée sous Imprimantes de reçus.

3. Créez une commande client

Une fois la connexion établie à votre compte Shopify PDV, vous arriverez sur l’écran d’accueil. Depuis cette page, vous pouvez ajouter des produits à une commande client en les recherchant par nom à l’aide de la barre de recherche en haut, ou en appuyant sur Produits en bas et en choisissant parmi une liste de produits que vous avez ajoutés au système.

Une fois que vous avez ajouté tous les articles pour la commande de votre client, appuyez sur « Caisse ». Choisissez le mode de paiement et suivez les instructions pour finaliser la vente.

4. Générez et envoyez votre reçu de paiement

Une fois la vente terminée, vous verrez un écran indiquant « Paiement réussi ». Là, vous aurez la possibilité d’imprimer, d’envoyer par SMS, d’envoyer par e-mail ou de proposer un reçu cadeau au client.

Si les clients en magasin préfèrent recevoir un reçu numérique, c’est l’occasion de collecter leurs informations client, comme leur e-mail ou numéro de téléphone, et de créer un profil pour eux dans l’application Shopify PDV.

Vous pouvez également configurer votre Shopify PDV pour imprimer automatiquement des reçus papier. Ainsi, vous n’aurez pas à sélectionner une option de reçu après chaque vente, ce qui est appréciable quand le magasin est bondé et que les clients s’enchaînent en caisse. Assurez-vous que votre imprimante est allumée et connectée à votre Shopify PDV. Ensuite, dans l’application Shopify PDV, allez dans « Accueil », « Paramètres » et « Reçus imprimés », puis activez « Imprimer automatiquement les reçus ».

Créer des reçus de paiement automatiques avec Shopify

Gérer une entreprise de retail implique de devoir brasser de grandes quantités de papiers administratifs en tout genre. Faire le suivi de vos reçus en est la première étape.

Il est fortement conseillé de conserver une copie de tous les reçus. Sans eux, vous ne pourrez pas identifier avec précision les profits et les pertes de votre entreprise. Et en cas de contrôle fiscal, vos reçus font foi de ce que vous avez vendu et quand.

Avec Shopify PDV, vous pouvez aussi bien créer des reçus automatiques que configurer leur envoi par e-mail ou leur impression papier.