Parhaat vinkit ja käytännöt varastonhallintaan (2025)

Varastonhallinta on prosessi, jossa organisoidaan varasto koko toimitusketjun osalta. Varastonhallinnan tavoitteena on minimoida varaston pitämisestä aiheutuvat kustannukset samalla, kun ylläpidetään vakaita varastotasoja ja saadaan tuotteet nopeammin asiakkaiden käsiin. Mietitkö, mistä aloittaisit yrityksesi varastonhallinnan? Lue artikkelistamme varastonhallinnan asiantuntijoiden vinkit ja käytännöt varaston seuraamiseen ja asiakastyytyväisyyden ylläpitämiseen.

Mitä varastonhallinta on?

Varastonhallinta on prosessi, jossa valvotaan ja hallitaan tavaroiden saatavuutta ja liikkumista koko yrityksen tasolla. Se sisältää tavaroiden ja materiaalien liikkeen seuraamisen, varaston kiertonopeuden valvonnan ja täydennysten optimoinnin, jotta tuotteet ovat aina saatavilla. Varastonhallinnan tavoitteena on vähentää varaston pitämisestä aiheutuvia kustannuksia ja antamaan yrityksen omistajalle tietoa, milloin on aika täydentää tuotteita tai ostaa lisää materiaaleja niiden valmistamiseksi.

Mitä lasketaan varastoksi?

• Raaka-aineet: Materiaalit tai aineet, joita käytetään tuotteiden valmistuksessa. Raaka-aineita ovat esimerkiksi puu, metallit, muovit tai kankaat, joita käytetään valmiiden tuotteiden luomiseen. Ne tulevat yhdeltä tai useammalta toimittajalta ja tuottajalta.
• Keskeneräiset tuotteet (WIP): Osittain valmis tuote, joka odottaa viimeistelyä. Keskeneräiset tuotteet edustavat tuotantokustannuksia, kuten työvoimaa ja koneita. Kustannukset siirretään valmiiden tuotteiden tilille ja ne kohdistetaan myyntikustannuksiin.
• Valmiit tuotteet: Tämä varastotyyppi viittaa tuotteiden määrään, joka on saatavilla asiakkaille ostettavaksi. Kun WIP on valmis, se siirtyy valmiiden tuotteiden varastoon.
• Huolto-, korjaus- ja toimintatuotteet (MRO): Materiaalit ja laitteet, joita käytetään tuotantoprosessissa, mutta ei osana lopullista tuotetta. Näitä ovat esimerkiksi henkilökohtaiset suojavarusteet, puhdistusaineet, toimistotarvikkeet ja tekniset laitteet.

Kuinka varastonhallinta toimii?

Nykyajan varastonhallintajärjestelmät ovat pääasiassa digitaalisia ja pilvipohjaisia. Ne toimivat eri laitteilla ja käyttäjillä ja niillä varmistetaan, että kaikki toimitusketjussa toimivat pysyvät ajan tasalla. Varastonhallintaohjelma seuraa ja järjestää kaikki varastonhallintaan liittyvät elementit ja synkronoi tiedot muihin liiketoimintajärjestelmiin. Varastonhallintajärjestelmiä on kolme päätyyppiä: jatkuva, kausittainen ja manuaalinen.

Jatkuva varastonhallinta seuraa varastoa reaaliajassa. Kausittainen järjestelmä sen sijaan edellyttää fyysisiä varastolaskentoja tietyn ajanjakson alussa ja lopussa. Manuaalinen varastonhallintajärjestelmä on vanhanaikainen kynä ja paperi -menetelmä, joka on käytännössä vain mahdollinen, jos kuukausittaiset myynnit ovat yksinumeroisia.

Varastonhallinnan merkitys

Oli kyseessä sitten pieni yritys tai suuri organisaatio, joka käyttää yrityksen resurssien suunnittelua (ERP), varastonhallinta on tärkeää useista syistä. Alla esittelemme varastonhallinnan keskeisimmät hyödyt.

Hävikin estäminen

Jos myyt tuotteita, joilla on viimeinen käyttöpäivä, jokaisella myyntimahdollisuudella on aikaraja. Varastonhallinta auttaa sinua välttämään tarpeetonta hävikkiä optimoimalla varastonhallintaa.

Kuolleen varaston estäminen

Kuollut varasto ei myy – ei siksi, että se olisi vanhentunut, vaan koska se on edellisen kauden tuote, poistua muodista tai tulla muuten merkityksettömäksi. Huolellisen strategian avulla voit puuttua tähän kalliseen varastovirheeseen. Toisaalta, sinun tulisi myös seurata varastotasoja vähentääksesi ylimyynnin riskiä tai haamuvaraston huomioimista kirjanpidossa.

Varastointikustannusten vähentäminen

Varastointi on usein muuttuva kustannus, joka vaihtelee tarvitsemasi varaston mukaan. Kun varastossa on liian monta tuotetta kerralla tai sinulla on tuote, jota on vaikea myydä, varastointikustannukset kasvavat. Tämän välttäminen säästää rahaa.

Kassavirran parantaminen

Varasto vaikuttaa suoraan myyntiin (mikä määrää, kuinka paljon voit myydä) ja menoihin (mikä määrää, mitä sinun on ostettava). Nämä molemmat elementit vaikuttavat suuresti yrityksesi käyttöomaisuuteen, eli siihen, kuinka paljon käteistä sinulla on. Parempi varastonhallinta johtaa parempaan kassavirran hallintaan.

Optimoi täyttö

Hyvä varastonhallinta voi auttaa parantamaan tilausten täyttöä. Voit käyttää taktiikoita, kuten varaston jakamista, joka sisältää varaston pitämisen useissa täyttökeskuksissa, varmistaaksesi, että tuotteesi ovat lähellä asiakasta. Tämä nopeuttaa toimitusaikaa ja vähentää toimituskustannuksia, ja molemmat auttavat pitämään asiakkaat tyytyväisinä. Oikea varastonhallinta tarkoittaa myös, että tarjoat ostajille saumattoman palautuskokemuksen samalla kun varmistat, että käyttökelpoinen varasto palautuu kiertoon.

14 käytäntöä tehokkaaseen varastonhallintaan

Riippumatta käyttämästäsi järjestelmästä, seuraavat tekniikat parantavat varastonhallintaasi ja kassavirtaasi:

1. Kysynnän suunnittelu

Hyvä varastonhallinta perustuu pääosin kysynnän tarkkaan ennustamiseen. Vaikka tulevien myyntien ennustamiseen liittyy lukemattomia muuttujia, yrityksen omistajan kannattaa kiinnittää erityistä huomiota viime vuoden myyntiin samana ajanjaksona, takuukauppoihin ja tilauksiin, kausivaihteluihin ja tuleviin kampanjoihin.

2. Varaston inventaariot

Varaston säännöllinen inventointi on elintärkeää. Useimmissa tapauksissa yrityksen omistaja luottaa varastonhallintaohjelmistoon ja varastonhallintajärjestelmän raportteihin saadakseen tiedon, kuinka paljon tuotteita on varastossa. On kuitenkin tärkeää varmistaa, että tiedot vastaavat todellisuutta. Ei ole parempaa tapaa saada mielenrauhaa kuin fyysinen varastolaskenta, eli inventaario. On tärkeää päivittää varastotiedot reaaliaikaisesti. Pääsy tuoreisiin ja oikeisiin varastotietoihin on avain tuotteiden nopeaan ja tehokkaaseen liikkumiseen varastoon ja asiakkaille.

3. LIFO vs FIFO

Viimeinen sisään, ensimmäinen ulos (LIFO) -varastonhallinta olettaa, että uusimmat hankkimasi tavarat myydään ensimmäisinä. Jos hinnat nousevat ajan myötä, myös uusimmat ostetut varastot ovat kalliimpia. Tämä tarkoittaa, että korkeammat varastokustannukset tuottavat alhaisempia voittoja ja siten alhaisempaa verotettavaa tuloa. Ensimmäinen sisään, ensimmäinen ulos (FIFO) puolestaan määrittää myytyjen tuotteiden kustannukset (COGS). Tämä tarkoittaa, että vanhin varasto myydään ensin, mikä on erityisen tärkeää hävikin välttämiseksi.

4. RFID-teknologia

Radiofrekvenssitunnistus, eli RFID-teknologia, on osa varastonhallinnan tulevaisuutta. Itse asiassa monet yritykset käyttävät jo nyt RFID-tunnisteita varaston tuotehakuihin, haamuvaraston torjumiseen ja ylivaraston vähentämiseen.

5. Viivakoodit

Jotkut vähittäiskaupat käyttävät viivakoodiskannausta tuotteiden varastotason seuraamiseen. Tämä sisältää viivakoodin skannaamisen, joka tunnistaa jokaisen tuotteen ja lähettää tiedot takaisin varastonhallintajärjestelmääsi, jotta voit seurata jokaista tuotetta. Viivakoodivarastonhallintajärjestelmät automatisoivat tuotteiden seurannan siitä hetkestä, kun ne saapuvat myymälään, siihen hetkeen, kun ne myydään. Näin voit saada tarkkoja, reaaliaikaisia tietoja varastostasi, mikä auttaa sinua tekemään älykkäämpiä päätöksiä ja pitämään asiakkaasi tyytyväisinä.

6. ABC-raportointi

Luokittele varastosi ABC-analyysin avulla. Voit käyttää ABC-raporttia arvioidaksesi varastosi arvoa prosenttina liikevaihdostasi:

• A = % varastosta, joka edustaa 80% liikevaihdostasi
• B = % varastosta, joka edustaa 15% liikevaihdostasi
• C = % varastosta, joka edustaa 5% liikevaihdostasi

A-varasto edustaa tuottavimpia ja arvokkaimpia tuotteitasi. Varmista, että sinulla on aina näitä tuotteita saatavilla, jotta et menetä tulevia myyntimahdollisuuksia. Toisaalta, C-varasto on hitaasti liikkuvaa tai kuollutta. Alenna näiden tuotteiden hintoja vapauttaaksesi sidottua pääomaa, eli rahaa, ja hyllytilaa.

7. Varaston arvostukset

Varaston arvostus on myymättömän varaston kustannus raportointijakson lopussa. Koska varasto on usein suurin omaisuuseräsi, on tärkeää mitata sen arvoa jatkuvasti. Se miten arvostat varastoa vaikuttaa myytyjen tuotteiden kustannuksiin, nettotuloihin ja lopputilanteeseen. Ne ovat kaikki tekijöitä, jotka vaikuttavat suoraan kannattavuuteen. Varaston arvostusmenetelmälläsi on myös verotuksellisia vaikutuksia.

8. Minimimäärät

Minimimäärä (MOQ) on pienin määrä tuotteita, jotka sinun on ostettava yhdellä tilauksella toimittajalta. Toimittajat asettavat minimimäärät välttääkseen resurssien tuhlaamista tilauksiin, jotka tuottavat heille vähän tai ei lainkaan voittoa. Hallinnoimalla tätä mittaria strategisesti voit optimoida varastotasoja, vähentää kustannuksia ja ylläpitää sujuvaa toimitusketjua, mikä lopulta edistää vähittäiskauppasi menestystä ja kannattavuutta.

9. Varmuusvaraston ilmoitukset

Varmuusvarasto tai tuotteiden ihannemäärät ovat minimimäärä tuotteita, joita tarvitaan koko ajan. Tiedät, että on aika tehdä tilaus, kun varastosi laskee alle näiden ennalta määrättyjen tasojen. Tuotteiden ihannemäärien tulisi vaihdella tuotteen, asiakaskysynnän ja sen ajan mukaan, joka kuluu uuden varaston saapumiseen (varastonhallintajärjestelmäsi seuraa näitä tietoja vähittäismyyntiraportissa).

10. Varaston inventaariot

On tärkeää suorittaa varaston inventaario säännöllisesti. Suorita kuukausittaisia ja vuosittaisia tarkastuksia varmistaaksesi, että varastomääräsi ja taloudelliset tietosi ovat tarkkoja. Tutki eroja, kunnes löydät ja olet käsitellyt syyn.

11. Six Sigma

Six Sigma on optimointimenetelmä, jota käytetään toimitusketjun hallinnassa ylimääräisten ja vanhentuneiden poistojen vähentämiseksi, joka on usein alle kustannusten myytävä tai lahjoitettava varasto.

12. Toimittajasuhteet

Vahvat suhteet toimittajiin antavat sinulle enemmän liikkumavaraa, kun ilmenee odottamattomia ongelmia. Kun sinulla on hyvä suhde toimittajaan, minimimäärät ovat usein neuvoteltavissa. Ylläpitääksesi suhdetta, sinun kannattaa ilmoittaa toimittajallesi, kun odotat myynnin kasvua tai suurta määrää ostoja, jotta he voivat säätää tuotantoa ja toimitusaikoja. On myös tärkeää käydä läpi toimittajien suorituskykyä. Opi tunnistamaan, missä toimittajat voivat parantaa tai milloin yhteistyö heidän kanssaan tulisi katkaista.

13. Ulkoista varastonhallinta

Varastonhallinnan ulkoistaminen asiantuntevalle kumppanille on myös varteenotettava vaihtoehto. Shopify voi myös toimia täyttöpartnerinasi, ottaen vastaan asiakastilauksia, vastaanottaen asiakaspalautuksia ja palauttaen käyttökelpoisen varaston kiertoon.

14. Just-in-time

Just-in-time tai JIT -varastonhallinta tarkoittaa mahdollisimman alhaisten varastotasojen ylläpitämistä kysynnän täyttämiseksi. JIT-varastonhallinnan ideana on täydentää varastoja juuri ennen kuin tuote loppuu. JIT vaatii huolellista suunnittelua ja ennustamista, mutta se toimii hyvin nopeasti kasvaville brändeille, joilla on aikataulutettuja lanseerauksia ja tuotevalikoiman laajennuksia.

Monikanavainen varastonhallinta

Monikanavainen myynti ei ole enää kysymys, se on käytännössä pakko, jos haluat kilpailla muiden verkkokauppiaiden kanssa. Tämä tekee varastonhallinnasta entistä tärkeämpää ja monimutkaisempaa. Asiakkaasi eivät nimittäin välitä siitä, missä tuotteet ovat, he haluavat vain tietää, ovatko ne saatavilla ja voiko he ne saada. Sen vuoksi integroitu monikanavainen lähestymistapa on niin tärkeä varastonhallinnassa. Shopify POS (kassajärjestelmä) mahdollistaa myymälätietojen synkronoinnin verkkotietojen kanssa, jotta voit aina optimoida varastotasot ja tietää, mitkä tuotteet ovat missäkin sijainnissa.

Varastonhallintajärjestelmät

Jokaisen yrityksen tulisi pyrkiä minimoimaan inhimillisten virheiden määrä varastonhallintaprosesseissaan, mikä käytännössä tarkoittaa varastonhallintaohjelmiston käyttöönottoa.

Varastonhallintaohjelmisto

Varastonhallintaohjelmisto voi olla itsenäinen ohjelma tai se voi olla rakennettu osaksi verkkokauppapaikkaa, kuten Shopifyta. Sen avulla voit seurata ja säätää varaston täydennysaikatauluasi sekä seurata tilauksia myynnistä toimitukseen.

Varastonhallinnan sovellukset

Varastonhallinnan sovellusten avulla voit seurata varastosi reaaliaikaista tilaa. Nämä sovellukset ovat käteviä työntekijöille, jotka ovat aktiivisesti mukana liiketoimintasi pyörittämisessä. He voivat helposti käyttää sovelluksen tietoja älypuhelimella tai tabletilla. Useimmat varastonhallinnan sovellukset tarjoavat varastomäärän ja sijainnin seurannan, varastotason ilmoituksia ja tilausten seurantaa. Jos olet Shopify-kauppias, kokeile näitä suosittuja varastonhallinnan sovelluksia:

• Stocky: Tehokas ja yksityiskohtainen reaaliaikainen varaston seuranta.
• Thrive by Shopventory: Yhdistä useita Shopify-tilejä ja automatisoi ostoja.
• ShipHero: Kysynnän ennustaminen, ostoautomaatio ja paljon muuta.
• Zoho: Integroituu Zoho CRM:ään ja Zoho Booksiin.

Varastonhallinta Shopifyssa

Jos pyörität liiketoimintaasi Shopifylla, varastonhallinta on sisäänrakennettu osa järjestelmää. Voit asettaa varaston seurannan, tarkastella varastoasi ja säätää varastotasoasi Shopifyn Inventory-alueella. Voit myös tarkastella varaston säätöjen ja siirtojen historiaa Shopifyn seuraamille muuttujille.

Shopify tarjoaa myös varastoraportteja, jotka näyttävät kuukausittaisen yhteenvedon varastostasi. Voit käyttää erilaisia raportteja, kuten:

• Keskimääräinen päivässä myyty varasto
• Prosentti myydystä varastosta
• ABC-analyysi tuotteiden mukaan
• Tuotteiden myyntinopeus
• Jäljellä olevat varastopäivät

Voit löytää nämä raportit seuraavasti:

• Siirry Shopify-hallinnassa kohtaan Analytics > Reports.
• Napsauta kohtaa Categories.
• Napsauta Inventory suodattaaksesi raportit näyttämään vain varastoraportit.

Varastonhallinnan tulevaisuus

Teknologia kasvaa ja kehittyy uskomatonta vauhtia, ja monet näistä uusista ja kehittyvistä teknologioista soveltuvat varastonhallintaan:

Ennakoiva analytiikka

Ennakoiva analytiikka käyttää automaation, datan ja koneoppimisen yhdistelmää tarkkojen ennusteiden ja analyysien tuottamiseen. Algoritmeihin perustuvat analytiikkamallit voivat antaa vähittäiskauppiaille dataan perustuvia näkemyksiä, jotka voivat parantaa varastonhallintaa. Tämä teknologia kehittyy vain ajan myötä. Mitä enemmän dataa annat, sitä paremmin se tuntee liiketoimintasi.

Tekoäly

Tekoäly (AI) kehittyy edelleen ja sitä hyödynnetään myös uusissa varastonhallintaratkaisuissa. Itsekorjaavat AI-ratkaisut voivat antaa yritysten tehdä varastoa koskevia päätöksiä automaattisesti ja reagoimaan asiakaskysyntään reaaliajassa.

IoT

Esineiden internetissä, eli IoT:ssä (Internet of Things), laitteet voivat vähentää aikaa, joka kuluu työntekijöiden varaston löytämiseen tarjoamalla reaaliaikaista sijaintitietoa. Nämä tiedot voivat myös auttaa sinua tekemään tietoisempia ja tehokkaampia varastonhallintaa koskevia päätöksiä, kun tiedät tarkalleen, kuinka paljon varastoa sinulla on ja missä se sijaitsee.

Ota varastosi hallintaan Shopifyn tehokkaalla varastonhallinnalla

Varastonhallintajärjestelmä vähentää varastointikustannuksiasi, auttaa sinua analysoimaan myyntimalleja, ennustamaan tulevia myyntejä ja valmistautumaan odottamattomiin tilanteisiin. Oikealla varastonhallinnalla yrityksillä on paremmat mahdollisuudet kannattavuuteen ja markkinoilla pärjäämiseen.