Miten pienyrityksen kirjanpito kannattaa hoitaa vuonna 2025 (+ parhaat työkalut)

Pienyrityksen perustaminen tuo tullessaan myös kirjanpidon tehtävät. Vaikka kirjanpito ei ehkä ole liiketoimintasi kasvattamisen jännittävintä puolta, on se tärkeää aloittaa oikealla tavalla. Tässä oppaassa käsittelemme kaikkea, mitä pienyrityksen kirjanpito on ja mitä se käytännössä tarkoittaa. Lisäksi listaamme joitakin parhaita kirjanpito-ohjelmistoja, joita kannattaa harkita, jos haluat viedä yrityksen rahoitusasiat seuraavalle tasolle.

Mitkä ovat pienyrityksen kirjanpidon perusasiat?

Pienyrityksen kirjanpitoon kuuluu erilaisia taloudellisia toimintoja, jotka liittyvät yrityksen talouden käsittelyyn, mittaamiseen ja viestintään. Näihin toimintoihin kuuluvat verot, hallinnointi, palkat, hankinnat ja varastonhallinta.

Kirjanpito on asia, jonka sinun on joko opittava tai ulkoistettava yritystoimintaa harjoittaessasi. Onneksi kirjanpitoa on mahdollista oppia ja itse tekemiseen liittyy joitakin huomattavia etuja. Voit oppia kirjanpitoa esimerkiksi yrittäjäopinnoissa tai käymällä kirjanpidon kurssin.

Kuinka pienyrityksen kirjanpitoa tehdään

1. Avaa pienyrityksen pankkitili

Erillinen pankkitili yritykselle suojaa henkilökohtaisia varojasi ikävässä tilanteessa, kuten konkurssin, oikeudenkäynnin tai tarkastusten yhteydessä. Jos haluat rahoitusta tulevaisuudessa, selkeät ja läpinäkyvät liiketoiminnan taloudelliset asiakirjat voivat lisätä hyväksynnän todennäköisyyttä. 

Aloita avaamalla käyttötili, jonka jälkeen voit avata säästötilin, joka auttaa sinua järjestämään kassavirtaa ja suunnittelemaan veroja. Esimerkiksi voit avata säästötilin ja laittaa prosenttiosuuden jokaisesta maksusta itsenäisenä verovähennyksenä. Hyvä nyrkkisääntö on laittaa 25 % tuloistasi sivuun, vaikka suurituloisten tulisi säästää tuloistaan lähemmäs kolmasosa.

Huomaa, että osakeyhtiöillä on lain mukaan oltava erillinen pankkitili liiketoimintaa varten. Toiminimiyrittäjien ei tarvitse lain mukaan avata erillistä tiliä, mutta se on ehdottomasti suositeltavaa.

Seuraavaksi, uutena pienyrityksen omistajana, haluat ehkä harkita yrityskorttia luottotietojen rakentamiseksi. 

Luotto on tärkeää rahoituksen saamiseksi sekä mahdollisesti suurten tilausten rahoittamiseksi tulevaisuudessa. Osakeyhtiöiden on käytettävä erillistä luottokorttia henkilökohtaisten ja liiketoimintaomaisuuksien sekoittamisen välttämiseksi.

Riippuen siitä, millaisia liiketoimintatransaktioita aiot tehdä, erilaisilla yritysluottokorteilla on erilaisia etuja. Jos suunnittelet paljon matkustamista, esimerkiksi matkoista pisteitä tarjoava yrityskortti voi olla ihanteellinen. Shopify Credit tarjoaa esimerkiksi käteispalautuksia eniten käyttämässäsi kategoriassa.

Yrityspankkitilien avaamiseksi tarvitset ainakin yrityksen nimen ja y-tunnuksen. Tarkista pankista, mitä asiakirjoja tilin avaamiseen tarvitaan tarvitaan.

2. Luo pienyrityksen kirjanpitojärjestelmä

Kirjanpitoon sisältyy päivittäinen kirjanpitoprosessi, joka sisältää liiketoiminnan tapahtumien kirjaamisen, luokittelun ja pankkitilien käytön. Kirjanpito on korkeammalla tasolla oleva prosessi, joka tarkastelee liiketoiminnan edistymistä ja tekee ymmärrettäväksi kirjanpitäjän kokoaman datan taloudellisissa raporteissa. Uutena yrittäjänä sinun on päätettävä, miten haluat hallita kirjanpitoasi:

1. Tee kirjanpitoa itse ja käytä ohjelmistoja kuten QuickBooks tai Wave. Vaihtoehtoisesti voit käyttää yksinkertaista Excel-taulukkoa.
2. Käytä ulkoistettua tai osa-aikaista kirjanpitäjää, ja pidä yhteyttä joko paikallisesti tai pilvipohjaisesti.
3. Jos yrityksesi on tarpeeksi suuri, sinun kannattaa palkata oma kirjanpitäjä.

Monien maksullisten ja ilmaisten kirjanpito-ohjelmistovaihtoehtojen ansiosta löydät varmasti kirjanpitoratkaisun, joka sopii yrityksesi tarpeisiin. Toiminimiyrittäjät voivat päättää, käyttävätkö he kassaperusteista vai suoriteperusteista kirjanpitoa – osakeyhtiöiden on Suomen lain mukaan tehtävä kirjanpitoa aina suoriteperusteisesti. Katsotaanpa eroa näiden kahden välillä.

• Kassaperuste: Tulot ja menot merkitään silloin, kun ne todella vastaanotetaan tai maksetaan.
• Suoriteperuste: Tulot ja menot merkitään, kun tapahtuma tapahtuu (vaikka rahaa ei ole vielä tullut tai mennyt pankista). Tämä edellyttää saatavien ja velkojen seuraamista.

Jos teet kirjanpitoa suoriteperusteisesti, voit yrityksesi toiminnasta riippuen yksinkertaistaa asioita käyttämällä kassamenetelmää koko vuoden ajan ja tekemällä sitten yhden oikaisuerän vuoden lopussa, jotta voit huomioida avoimet saatavat ja velat verotusta varten.

3. Seuraa pienyrityksesi kuluja

Vahvan kirjanpidon perusta on tehokas ja tarkka kulujen seuranta. Tämä on tärkeä askel, joka mahdollistaa liiketoimintasi kasvun seuraamisen, taloudellisten raporttien laatimisen, vähennyskelpoisten kulujen seuraamisen, veroilmoitusten valmistelun ja ilmoitusten laatimisen. Luo kirjanpitojärjestelmä kuitteja ja muita tärkeitä asiakirjoja varten jo kirjanpitoprosessin alussa. Voit tehdä asiat alusta alkaen itse tai käyttää palvelua kuten Shoeboxed.

On viisi kuittityyppiä, joihin kannattaa kiinnittää erityistä huomiota:

1. Ruokailu ja viihde. Kokouksen pitäminen kahvilassa tai ravintolassa on loistava vaihtoehto– muista vain dokumentoida se. Kuitin taakse kirjoita, kuka oli läsnä ja mikä oli kokouksen tai tilaisuuden tarkoitus.
2. Matkat. Verottaja seuraa matkakuluja tarkkaan, koska ihmiset voivat väittää henkilökohtaisten aktiviteettien olevan liiketoiminnan kuluja. Onneksi kuitit tarjoavat paperijalanjäljen liiketoimintasi aktiviteeteista matkojen aikana.
3. Ajoneuvokulut ja työkäyttöön ajetut kilometrit. Kirjaa ylös, missä, milloin ja miksi käytit ajoneuvoa liiketoiminnassa.
4. Lahjakuitit. Lahjoissa, kuten konserttilipuissa, on tärkeää, meneekö lahjan antaja tapahtumaan vastaanottajan kanssa. Jos menee, kulu luokitellaan viihteeksi lahjan sijaan. Huomioi nämä tiedot kuitissa.
5. Kotoa työskentely. Jos teet töitä kotoa, selvitä mitä kodin kuluja voit laskea mukaan yrityksen kuluihin.

Liiketoiminnan aloittaminen kotoa on loistava tapa pitää kiinteät kustannukset alhaisina. Lisäksi saat erityisiä verovähennyksiä. Voit vähentää osan kodistasi, jota käytetään liiketoimintaan, sekä kotisi internet- ja puhelinmaksut sekä työmatkat ja muita kuluja.

4. Perusta pienyritykselle palkkahallintojärjestelmä

Monet verkkokaupat alkavat yksinyrittäjänä. Mutta pienyrityksen omistajana tulee aika, jolloin on järkevää palkata ulkopuolista apua. Tätä varten sinun on määritettävä, onko kyseessä työntekijä vai itsenäinen urakoitsija. Työntekijöiden kohdalla sinun on perustettava palkkahallintoaikataulu ja varmistettava, että pidät oikeat verot. On olemassa monia palveluja, jotka voivat auttaa tässä, ja monet kirjanpito-ohjelmistot tarjoavat palkanlaskentaa ominaisuutena. Itsenäisten urakoitsijoiden kohdalla on tärkeää seurata, kuinka paljon maksat jokaiselle. 

5. Tutki tuontiveroja

Riippuen liiketoimintamallistasi, saatat suunnitella tavaroiden ostamista ja tuontia muista maista myytäväksi kaupassasi. Tuontituotteita ostaessasi EU:n ulkopuolelta saatat joutua maksamaan veroja ja maksuja, mikä on syytä huomioida, jos harjoitat dropshipping-liiketoimintaa. Jos tuot tavaroita, tullilaskuri voi auttaa sinua arvioimaan liiketoimintasi kuluja ja suunnittelemaan kustannuksia.

6. Määritä, miten saat palkkasi

Kun myynti alkaa kasvaa, tarvitset tavan vastaanottaa maksuja. Jos käytät kolmannen osapuolen maksupalvelua, maksut vaihtelevat. Jotkut palveluntarjoajat veloittavat vaihtoprosentin, joka on tyypillisesti noin muutaman prosentin ja muutaman kymmenen senttiä per maksutapahtuma. Toiset veloittavat kiinteät maksut jokaisesta tapahtumasta, kun taas joillakin on kuukausimaksumalli rajoittamattomille taloudellisille tapahtumille. Voit tarkistaa tämän listan auttaaksesi löytämään maksuväylän, joka toimii sijainnissasi.

7. Määritä verovelvoitteesi

Verovelvoitteet vaihtelevat liiketoimintarakenteen mukaan. Jos olet toiminimiyrittäjä, ilmoitat liiketoimintatulosi henkilökohtaisessa verotuksessa. Osakeyhtiöt puolestaan ovat erillisiä verotusyksiköitä ja verotetaan erikseen omistajista. Tuloasi osakeyhtiöstä verotetaan työntekijänä. Jos olet koskaan epävarma mahdollisista verovelvoitteista, on viisasta keskustella osaavan kirjanpitäjän tai verohallinnon kanssa. Selvittämällä asiat etukäteen voit säästää paljon aikaa ja rahaa tulevaisuudessa.

8. Laske bruttokate

Liiketoimintasi bruttokatteen parantaminen on ensimmäinen askel kohti suurempia kokonaisansioita. Jotta voit laskea bruttokatteen, sinun on tiedettävä tuotteen tuottamiseen liittyvät kustannukset. Alla esitämme lyhyesti myytyjen tuotteiden kustannusten (COGS) ja bruttokatteen käsityksen.

• Myytyjen tuotteiden kustannukset (COGS) ovat suorat kustannukset, jotka liittyvät yrityksen myymien tuotteiden tuottamiseen. Tämä sisältää sekä materiaalit että suorat työvoimakustannukset.
• Bruttokate edustaa kokonaismyyntituloja, jotka jäävät yritykselle sen jälkeen, kun kaikki suorat kustannukset tuotteen tai palvelun tuottamiseksi on maksettu.

Tässä vielä, miten voit laskea bruttokatteen:

Bruttokate (%) = (tulot – COGS) / tulot

Voit myös käyttää ilmaista bruttokate-laskinta syöttääksesi numerosi nopeaa laskentaa varten. Tuotteiden myyntihinnan ja kassaan saaman rahan välinen ero määrittää yrityksen kykyn pitää ovet auki myös tulevaisuudessa.

9. Hae pienyrityksen rahoitusta

Voit kohdata odottamattoman myynnin laskun hallitsemattomien ulkoisten olosuhteiden vuoksi tai ehkä tarvitset taloudellista apua sesonkiaikojen hiljaisina kausina. Suurilla kasvutavoitteilla varustetut brändit tarvitsevat usein rahoitusta investoidakseen uusiin tuotekehityksiin, varastoon, myymälöihin, henkilöstön palkkaamiseen ja muuhun.

Muista, että saadaksesi pienyrityslainaa, sinun on todennäköisesti annettava taloudellisia asiakirjoja: vähintään tase ja tuloslaskelma, mahdollisesti myös rahavirtalaskelma. Shopify Capital tekee Shopify-kauppiaiden rahoituksen hankkimisesta helppoa. Lainat ja ennakot lasketaan kaupan aiempien myyntien perusteella, ja takaisinmaksut tehdään kaupan tulevien myyntien kautta. Ennen kuin allekirjoitat velkakirjan, on tärkeää laskea lainan tuotto (ROI). Laske yhteen kaikki kulut, jotka lainan on katettava, odotettavissa oleva uusi tulo, jonka saat lainasta, ja lainan kokonaiskustannukset.

10. Löydä laadukkaita kirjanpitokumppaneita

Pienyrityksen omistajana haluat ymmärtää kirjanpitoa ja sitä varten sinun on tunnettava myös Suomen kirjanpitolakia ja hyvää kirjanpitotapaa. Jos tarvitset hieman lisäapua taloudellisessa suunnittelussa tai ohjeita, monet pienyritysten kirjanpitäjät ja talousasiantuntijat voivat auttaa sinua saamaan enemmän hallintaa rahastasi.

11. Arvioi menetelmääsi säännöllisesti

Kun aloitat, saatat valita yksinkertaisen taulukon kirjanpidon hallintaan, mutta kasvaessasi haluat harkita kehittyneempiä menetelmiä, kuten QuickBooks tai Bench. Liiketoiminnan taloudelliset asiakirjat luonnollisesti monimutkaistuvat kasvun myötä.

On tärkeää arvioida jatkuvasti, kuinka paljon aikaa käytät kirjanpitoosi ja kuinka paljon se maksaa. Tämä on syy, miksi kirjanpidon perusteiden oppiminen on niin tärkeää, vaikka et aikoisikaan aina tehdä kirjanpitoa itse. Oikea kirjanpitoratkaisu tarkoittaa, että voit investoida enemmän aikaa liiketoimintaan, kun kirjanpito ei enää ole vastuullasi, ja mahdollisesti säästää liiketoimintasi rahaa.

Parhaat pienyrityksen kirjanpito-ohjelmistot

Jokainen yrityksen omistaja tarvitsee hyvän kirjanpito-ohjelmiston taloudellisten tapahtumien kirjaamiseen ja ajan säästämiseen. Pienyrityksen kirjanpito-ohjelmisto on työkalu, jota käytät saadaksesi pääsyn taloudellisiin tietoihin nopeasti ja helposti. Sen avulla voit tarkistaa pankkitilit, ymmärtää tulot ja kustannukset, arvioida kannattavuutta, ennustaa verovelvoitteita ja paljon muuta.

Kun yhdistät yrityspankkitilisi ja luottokorttisi ohjelmistoon, liiketoimintasi taloudelliset tapahtumat näkyvät jonossa ja ne ryhmitellään kategorioihin. Löydät kaikki tiedot tililuettelostasi. Kun hyväksyt kategoriat, tapahtumat asettuvat automaattisesti taloudellisiin asiakirjoihisi. Joitakin ominaisuuksia, joita kannattaa etsiä kirjanpito-ohjelmistostasi, ovat:

• Alustaintegraatiot. Haluat, että kirjanpito-ohjelmistosi integroituu verkkokauppa-alustasi kanssa ja tukee kolmannen osapuolen sovellusten integraatioita, kuten sopimushallintatyökaluja.
• Laajat raportointiominaisuudet. Useimmat kirjanpito-ohjelmistot tarjoavat perusraportointia. Haluat ohjelmiston, joka tarjoaa edistyneitä raportteja, kuten varasto- ja kuluraportteja, jotta voit nopeasti seurata liiketoimintasi taloudellista terveyttä.
• Erinomainen tuki. Tarkista arvostelut ja tukiarviot nähdäksesi, kuinka hyvin ohjelmistoyrityksen asiakaspalvelu toimii. Tavoitteena on 24/7-tuki ja itsepalvelukeskukset.

On olemassa monia käyttäjäystävällisiä kirjanpito-ohjelmistoja pienyrityksille, ilmaisista maksullisiin malleihin. Voit myös selata Shopify App -kauppaa löytääksesi kirjanpito-ohjelmiston, joka integroituu saumattomasti verkkokauppaasi. Tässä on joitakin kirjanpito-ohjelmistoja, joita voit käyttää kirjanpidon hallintaan.

Xero

Xero on pilvipohjainen kirjanpitojärjestelmä, joka on suunniteltu pienille ja kasvaville yrityksille. Voit yhdistää luotettavan neuvonantajan ja saada näkyvyyttä taloudelliseen terveyteesi. Se on käytettävissä kaikilta laitteilta. Lisäksi Xeron edistyneet kirjanpitotoiminnot mahdollistavat kassavirran, tapahtumien ja muiden taloudellisten tietojen tarkastelun mistä tahansa.

Edut:

• Varaston ja tavaraston hallinta
• Kohtuullinen hinnoittelu
• Yhdistyy suurimpien pankkien kanssa
• Helposti nähtävät ja muokattavat raportit
• Yhteystietokanta ja segmentointi
• Palkkahallinta
• Mobiilisovellus
• Pankkitilien sovittaminen

QuickBooks Online

QuickBooks Online on Intuitin tarjoama pienyrityksen kirjanpito-ohjelmisto. Voit käyttää sitä kuitin ottamiseen ja tallentamiseen kuluista, seurata tuloja ja menoja, ja paljon muuta. QuickBooks näyttää kaikki kustannuksesi, kuten varasto- ja ylläpitokustannukset, sekä jokaisen myynnin, jonka liiketoimintasi tekee tietyn ajanjakson aikana. Se tarjoaa myös varaston automaatiota käyttämällä jatkuvaa varaston seurantaa, joten myyntisi ja varastokustannuksesi päivittyvät aina, kun teet myynnin. Voit myös integroida QuickBooksin Shopifyhin pysyäksesi järjestyksessä ja ajan tasalla.

Edut:

• Mobiilisovellus
• Pilvipohjainen
• Matkakulujen seuranta
• Urakoitsijoiden hallinta
• Varaston seuranta
• Liiketoiminta- ja henkilökohtaisten kulujen erottaminen

Wave

Wave on verkkopohjainen kirjanratkaisuratkaisu, joka on rakennettu pienille yrityksille. Sen pankkitilien sovitusominaisuuden avulla voit yhdistää pankkitilisi, PayPal-tilisi ja muut tietolähteet nähdäksesi reaaliaikaiset liiketoimintatransaktiot. Voit myös luoda raportteja, kuten saatavat, taseet, tuloslaskelmat, myyntiveroraportit ja velat.

Edut:

• Kohtuullinen hinta
• Kilpailukykyiset luottokorttimaksujen käsittelymaksut
• Ilmainen kirjanpito ja kuitin skannaus
• Ei tapahtuma- tai laskutusrajoja
• Rajoittamaton käyttäjämäärä
• Mobiilisovellus

FreshBooks

FreshBooks on pilvipohjainen kirjanpito- ja laskutusohjelmisto pienyrityksille. Se tarjoaa kulujen hallintaa, peruskirjanpitoa ja kaiken, mitä tarvitset peruskirjanpidon hoitamiseen.

Edut:

• Helppokäyttöinen
• Integroituu Shopifyhin
• Yksinkertainen hinnoittelu
• Muokattavat laskut
• Yksityiskohtainen itsepalvelutuki

Vaikka kirjanpito- ja verotyökalujen valikoima on laaja, haluat lopulta käyttää työkalua, johon tunnet olosi mukavaksi ja jota aiot käyttää pitkään. Voit tietysti vaihtaa työkaluja, mutta se voi olla aikaa vievä prosessi, jota haluat välttää, jos mahdollista.

Tunne numerosi kasvattaaksesi liiketoimintaasi

Liiketoiminnan aloittaminen voi olla ylivoimainen prosessi. Tehtyäsi kotiläksysi pankkitoiminnasta, transaktioiden hallinnasta, varainhankinnasta ja muista kirjanpidon aiheista, saat uuden kauppasi talouden järjestykseen alusta alkaen. Oikeanlaisen yritysluottokortin avaamisesta siihen, kuinka paljon tuloja saat per tuote, lukuisat eri talouden tehtävät vaikuttavat kaikki liiketoimintasi menestykseen nyt ja sen kasvaessa.