¿Qué es la integración de CRM? Cómo funciona y cuáles son sus beneficios (2025)

Antes, la gestión de la relación entre una empresa y sus clientes dependía del contacto directo y del registro manual de datos, como contactos, ventas e historial de pedidos.

Con la llegada de Internet, surgió una alternativa digital. Las tecnologías de gestión de la relación con el cliente, conocidas como CRM, ofrecen a las empresas herramientas intuitivas para centralizar, hacer seguimiento y gestionar tanto las interacciones como las relaciones con clientes reales o potenciales.

Las herramientas CRM ayudan a mejorar las ventas, a explorar nuevos mercados, a controlar información de clientes a través de tickets de soporte, a mejorar la rentabilidad y, en última instancia, a mejorar la experiencia del cliente y fidelizar la marca. A continuación, descubre cómo aprovechar al máximo todas las aplicaciones de tu negocio mediante una integración de CRM centralizada.

¿Qué es la integración de CRM?

La integración de CRM consiste en unir distintos sistemas de software utilizados para gestionar el servicio de atención al cliente, las ventas y las funciones de marketing en un único sistema de gestión centralizado.

De este modo, se consigue un proceso fluido para realizar tareas de ventas, marketing y atención al cliente, y se optimiza el uso del software CRM al introducir información actualizada y precisa en la base de datos de clientes.

El CRM se puede integrar en varias funciones y herramientas empresariales, como:

• Marketing
• TI y tecnología
• Comunicación
• Asesoría legal
• Redes sociales
• Email
• Punto de venta (POS)
• Análisis web

Estas herramientas pueden estar en distintos formatos, como software instalado en servidores locales o en la nube. Invertir en una integración de CRM centralizada te permite ahorrar tiempo y recursos que, de otro modo, gastarías gestionando datos en varias aplicaciones.

Beneficios de la integración de CRM

Mayor accesibilidad y calidad de los datos

Integrar el CRM con otras áreas del negocio elimina los silos de datos. Los datos que antes eran anónimos o que no estaban asociados a ningún segmento ahora se vinculan a perfiles y cuentas de clientes.

Esto hace que la información sea más accesible: puedes ver todas las métricas relevantes en un mismo sitio en lugar de saltar de un panel a otro. 

Por ejemplo, si quieres saber cuáles son los productos que más se venden para un determinado segmento, la integración de CRM te permitirá generar esos datos fácilmente. Etiqueta a cada cliente según el segmento correspondiente y extrae los datos de ventas para ver cuáles son los productos más populares.

Aumento de las ventas

Las integraciones de CRM te permiten personalizar y ajustar tu marketing y comunicaciones. En lugar de tratar a todos los clientes de la misma manera, puedes ajustar cada interacción basándote en su historial de relaciones con tu negocio.

Por ejemplo, si vendes 10 fragancias exclusivas en tu línea de velas, puedes usar la integración de CRM para crear grupos de clientes según la fragancia que hayan comprado. Así, puedes configurar un aviso automático de stock bajo para enviarlo a aquellos clientes que mostraron preferencia por esa fragancia, en lugar de enviar un aviso general a toda la lista de correo.

Mayor satisfacción del cliente

La posibilidad de combinar plataformas de email y mensajería dentro de soluciones CRM es uno de los mayores beneficios de la integración. 

Al estar integradas, podrás gestionar contactos y enviar correos directamente desde el CRM, facilitando el envío de mensajes de marketing automatizados. También puedes adaptar las interacciones que haya en el servicio de atención al cliente.

Además, el CRM permite programar comunicaciones en base a ciertos indicadores, como la tasa de respuesta, lo cual mejora la satisfacción del cliente y permite aprovechar mejor las relaciones existentes a través de campañas de marketing por correo electrónico.

Mayor eficiencia

La integración de CRM permite optimizar muchos procesos. Al combinar el CRM con aplicaciones ERP, por ejemplo, se pueden ver datos esenciales de clientes, como su demografía e información de contacto, junto con el historial de cuentas, todo en el mismo lugar.

Agregar aplicaciones como calendarios, comunicación interna, marketing e incluso ventas al CRM centraliza la información y proporciona perspectivas valiosas que pueden mejorar la productividad.

Oportunidades de automatización

Además de permitir envíos programados de correos de marketing a través de software de automatización, la integración de CRM facilita la evaluación automática de la relación entre la empresa y sus clientes, basándose en métricas definidas.

Por ejemplo, el CRM puede asignar una puntuación en función de si un cliente responde o interactúa con tus comunicaciones, dándote una idea más clara de su valor. También ofrece soluciones para automatizar tareas repetitivas, como programación, facturación o registro de horas.

Guía paso a paso para la integración de CRM

1. Define tus objetivos

Como en cualquier otra iniciativa empresarial, empieza definiendo qué quieres conseguir al integrar un CRM en tu negocio. Esto te permitirá orientar tu estrategia.

Algunos objetivos posibles son:

• Aumentar la retención de clientes
• Aumentar el valor del cliente
• Generar más ventas
• Mejorar la calidad de los datos de clientes
• Mejorar la satisfacción del cliente

Establece una línea base para poder medir tu progreso a lo largo del tiempo. Puedes comparar las cifras antes y después de la integración del CRM para identificar patrones y aprender sobre el proceso.

2. Selecciona las aplicaciones de negocio que vas a integrar

Identifica las aplicaciones que quieres integrar con tu CRM. Entre estas puede haber plataformas de email, herramientas de automatización de marketing, sistemas ERP, software de facturación y constructores de ecommerce.

Luego define cómo se comunicará cada herramienta con el CRM, asegurándote de que esta integración coincida con tus objetivos. También es fundamental comprobar que todas las herramientas sean compatibles con el CRM elegido.

3. Define tu enfoque para la integración de CRM

Existen diferentes maneras de integrar un CRM. Elige la opción que mejor se adapte a las necesidades de tu negocio. Puedes optar por conectores pre construidos del proveedor del CRM, herramientas de integración de terceros o incluso desarrollar integraciones personalizadas. Evalúa factores como la facilidad de uso, la escalabilidad y el nivel de conocimiento técnico necesario.

Utiliza aplicaciones que funcionen juntas

La primera opción, y quizá la más sencilla, es utilizar plataformas del mismo proveedor, ya que suelen comunicarse de forma natural. 

Aunque esta opción puede resultar limitada, ya que ningún proveedor ofrece todas las soluciones que pueda necesitar una empresa. En ese caso, revisa la biblioteca de integraciones de tu plataforma de ecommerce.

Por ejemplo, en Shopify App Store encontrarás muchas opciones de integración de CRM que funcionan sin problemas dentro del ecosistema Shopify.

Escribe tu propio código para integrar el CRM

Otra opción es desarrollar el código técnico por tu cuenta que permita a las aplicaciones comunicarse entre sí y con el CRM. Esta opción suele ser menos común, ya que el mantenimiento del código puede resultar complejo y muchas empresas no cuentan con los recursos técnicos necesarios.

Utiliza una API para integrar tu CRM

La última opción es utilizar una interfaz de programación de aplicaciones (API). Una API permite la comunicación entre aplicaciones. 

Por ejemplo, una aplicación de transporte compartido, como Uber o Lyft, que se conecta a servicios de mapas externos para mostrarte tu ubicación en tiempo real. Las API son esenciales en la tecnología y permiten el funcionamiento de todo, desde tu sitio web hasta tu reloj inteligente.

Mediante una API, puedes integrar distintos sistemas en tu CRM (y conectar la información de este con tus demás aplicaciones). Esta estrategia es común porque las API son accesibles, económicas y sencillas de utilizar, y permiten que los datos de varias aplicaciones se incorporen directamente en un CRM externo.

4. Realiza el trabajo técnico

Cuando hayas definido el enfoque a seguir, es momento de conectar los sistemas. Los pasos específicos varían según la opción que elijas. Si utilizas una aplicación o integración de tu plataforma de ecommerce, probablemente puedas configurarlo por ti mismo. Pero si optas por escribir código personalizado o conectar mediante una API abierta, quizá necesites ayuda técnica.

Tras conectar el CRM, configura tanto este como las demás aplicaciones para asegurar que el mapeo de datos sea correcto y que el flujo sea continuo y no tenga errores. Quizá debas configurar y probar las conexiones API y confirmar que estén vigentes los protocolos de seguridad de la información.

5. Prueba y lanza

Realiza pruebas exhaustivas para identificar y solucionar cualquier inconveniente antes del lanzamiento. Esta fase implica evaluar varias posibilidades que cubran todos los casos de uso posibles, garantizando que la integración funcione a la perfección. 

Realiza compras de prueba, regístrate en todos los formularios de tu web y simula otras acciones integradas en los flujos del CRM. Una vez superadas todas las pruebas, estarás listo para lanzar el sistema integrado.

6. Mide tu éxito

Cuando implementes la integración, no la abandones. Es importante que controles su desempeño a lo largo del tiempo y que compruebes si estás alcanzando tus objetivos.

Utiliza otros indicadores clave como la puntuación de satisfacción del cliente, el crecimiento de las ventas y la precisión de los datos para obtener una visión completa del rendimiento de tu negocio.

Desafíos de la integración de CRM

Problemas de migración de datos

Migrar datos desde sistemas antiguos a un nuevo CRM puede ser un proceso complicado. Es como intentar encajar piezas cuadradas en huecos redondos. A menudo, las empresas se encuentran con datos desorganizados, incompletos o desactualizados.

La solución consiste en limpiar y organizar la información antes de migrarla. Utilizar herramientas de mapeo de datos y realizar pruebas minuciosas puede hacer que la transición sea más fluida.

Conectar sistemas dispares

Muchas empresas utilizan varias herramientas que deben interactuar con su CRM. Conseguir una comunicación fluida entre estos sistemas suele ser un gran desafío.

Sin una integración adecuada, la información importante puede perderse o duplicarse. La solución radica en utilizar plataformas de integración o API que actúen como traductores entre los sistemas.

Reticencia en la adopción por parte de los usuarios

La introducción de un sistema de CRM nuevo puede generar reticencia entre los empleados, que se aferran a sus métodos anteriores y no aprecian el valor del cambio. Esto puede entorpecer el proceso y provocar que no se aprovechen al máximo las ventajas del sistema nuevo.

Para solucionarlo, invierte en programas de formación y habla los beneficios de la nueva herramienta.

Complejidades en la personalización

Cada negocio es único y, a veces, las soluciones de CRM requieren algún ajuste para adaptarse a necesidades específicas. Pero personalizar un sistema de CRM puede ser complejo y demandar mucho tiempo.

Empieza por definir claramente los requisitos y procesos que necesitas cubrir. Colaborar con consultores o desarrolladores experimentados puede facilitar la personalización y garantizar que el sistema se ajuste perfectamente a las necesidades de tu empresa.

Herramientas para la integración de CRM

Existen varios software de CRM tanto de pago como gratuitos, según las necesidades de tu negocio.

A continuación verás las principales herramientas de integración de CRM recomendadas para comerciantes de Shopify:

Salesforce Sync

Salesforce Sync es una integración que envía automáticamente los datos de pedidos y clientes de Shopify a la plataforma CRM de Salesforce. Salesforce y Hubspot son dos de las opciones más populares, y la aplicación de Salesforce para Shopify facilita la conexión entre ambas plataformas. Podrás crear cuentas de clientes, transferir datos históricos de Shopify a Salesforce y recibir notificaciones en caso de errores en la sincronización.

Salesforce CRM se ofrece mediante una suscripción mensual, con planes a partir de $19 al mes.

HubSpot CRM

HubSpot CRM es una plataforma integral y gratuita diseñada para vendedores, que también cuenta con una app para Shopify. 

Además del CRM, HubSpot incorpora funciones de automatización para el marketing y la gestión del servicio de atención al cliente. Mediante la integración, podrás sincronizar y segmentar los datos de clientes de Shopify, personalizar y automatizar interacciones, y acceder a herramientas de recopilación y análisis de datos.

HubSpot ofrece un plan gratuito, con opciones de pago a partir de $20 al mes.

Reamaze Live Chat Helpdesk CRM

Reamaze Live Chat Helpdesk CRM es una plataforma que, a través de su app para Shopify, permite a los comerciantes aprovechar la inteligencia artificial para mejorar la experiencia de los clientes. Además del CRM, incluye funciones de soporte y chat en directo, integra datos provenientes de emails, redes sociales, SMS e incluso llamadas telefónicas.

Reamaze ofrece varios tipos de suscripciones desde $29 al mes.

Endear CRM and Clienteling

Endear CRM and Clienteling está especialmente diseñada para negocios minoristas. Permite gestionar la información de los clientes, personalizar campañas de marketing mediante email y SMS, y hacer un seguimiento de las iniciativas de comunicación en todos los canales. También incorpora funciones para ventas y soporte a través de chat en directo.

Endear dispone de un único plan de suscripción por $300 al mes.

Mejora el crecimiento con la integración de CRM

Los sistemas de CRM optimizan la gestión de las relaciones con los clientes al automatizar la entrada de datos, reducir la necesidad de interacciones presenciales y mejorar la calidad de la información.

Una integración de CRM efectiva transforma aplicaciones diferentes en un sistema coherente, aportando perspectivas valiosas. Esto te permite entender mejor a tus clientes, optimizar los procesos internos y, en última instancia, alcanzar un crecimiento sostenible.

Para mejorar el crecimiento mediante una integración de CRM, empieza definiendo objetivos claros sobre lo que esperas conseguir. Ten en mente estos objetivos durante la integración.