¿Qué es la gestión de ideas y cómo respalda a la innovación?

Ya se sabe que sobre opiniones: todos tienen una. Lo que no se dice lo suficiente es que, para que las opiniones sean útiles, debes recopilarlas y analizarlas de manera organizada y transparente.

La consultora McKinsey informa que el 84 % de los directores ejecutivos creen que la innovación es crítica para el crecimiento (en inglés). Mientras tanto, el catedrático de la Escuela de Negocios de Harvard, Clayton Christensen, afirma que el 95 % de las innovaciones empresariales fracasan. 

Una conclusión que se puede extraer de estas dos estadísticas es que la innovación es un área en la que vale la pena invertir, pero se debe hacer con cautela.

Aquí es donde entra en juego la gestión de ideas. Cuando se utiliza de manera efectiva, la gestión de ideas transforma las opiniones sobre lo que tu empresa podría o debería hacer en un camino accionable hacia la innovación.

¿Qué es la gestión de ideas?

La gestión de ideas es un proceso estructurado mediante el cual las empresas generan, almacenan, evalúan, prueban e implementan nuevas ideas. Quienes toman las decisiones quizás están familiarizados con la cantidad de opiniones que existen en toda la empresa acerca de su funcionamiento: algunas son valiosas; otras, menos.

Un sistema adecuado de gestión de ideas recopila información sobre la empresa, de empleados, clientes e incluso de conversaciones en redes sociales. La gestión de ideas ofrece pautas para evaluar e implementar ideas, así como para informar sobre su éxito relativo. 

Todos se sienten un poco más tranquilos al saber que las soluciones no solo se están registrando, sino que se están considerando y, en ocasiones, consagrando como políticas o características de productos.

Gestión de ideas frente a gestión de innovación

El término «gestión de ideas» se utiliza a menudo junto con la gestión de innovación, pero son conceptos distintos. 

La gestión de innovación es un término general que abarca la forma en que todas las innovaciones cobran vida en la organización; está guiada por una estrategia de innovación que se alinea de manera estrecha con la estrategia empresarial general.

La gestión de ideas es una práctica específica dentro del campo de la gestión de innovación, que guía los procesos y herramientas mediante los cuales se recolectan, almacenan, evalúan e implementan nuevas ideas.

¿Por qué es importante la gestión de ideas?

1. Resolución de problemas enfocada
2. Resiliencia ante el cambio
3. Mayor satisfacción del cliente
4. Retención de empleados
5. Cultura más innovadora
6. Alineación estratégica

La gestión de ideas es más que un ejercicio de organización. Un proceso adecuado de gestión de ideas puede llevar a:

Resolución de problemas enfocada

Los procesos de gestión de ideas efectivos permiten una ideación centrada en un problema individual, permitiendo a los equipos trabajar rápidamente para abordar nuevos desafíos.

Resiliencia ante el cambio

Cuando las ideas se evalúan e implementan de manera constante en toda la empresa, esta se encuentra mejor posicionada para adaptarse a las condiciones cambiantes del mercado.

Mayor satisfacción del cliente

Las ideas pueden y deben ser recabadas de los clientes, ya sea a través de tickets de ayuda, llamadas de ventas o interacciones uno a uno con clientes clave. Los procesos de gestión de ideas ayudan a etiquetar y rastrear preocupaciones recurrentes, acelerando su resolución (o al menos su evaluación).

Retención de empleados

La gestión de ideas es un proceso transparente que funciona mejor con una amplia participación, asegurando a los empleados que sus ideas son válidas. Escuchar las ideas de los empleados puede llevar a un mayor compromiso emocional con la empresa y a una mayor satisfacción laboral.

Cultura más innovadora

La gestión de ideas fomenta un ambiente de trabajo en el que las personas saben que la innovación puede surgir de cualquier lugar, inspirando enfoques creativos para todo tipo de problemas.

Alineación estratégica

Cualquier gestión de ideas en una organización debe estar alineada con su estrategia empresarial más amplia. La generación y evaluación continua de ideas ayudan a reiterar esa estrategia empresarial a todos los empleados.

¿Cuál es el proceso de gestión de ideas?

1. Ideación
2. Captura de ideas
3. Evaluación
4. Implementación
5. Informes

Dependiendo del tamaño de tu organización, el proceso de gestión de ideas puede adoptar muchas formas. Incluso las pequeñas empresas pueden beneficiarse de seguir este proceso. No importa cuán grande o pequeña sea tu empresa, el proceso es en esencia el mismo:

1. Ideación

Las ideas pueden generarse de manera continua o a través de una campaña de tiempo limitado. La clásica sesión de lluvia de ideas, en la que un grupo de personas se reúne en una sala y de manera espontánea propone soluciones a un problema, es un ejemplo de una campaña de tiempo limitado enfocada en un problema específico; pero está lejos de ser el único ejemplo de ideación. 

Individuos o pequeños grupos pueden abordar desafíos de ideas y luego reunirse para presentar sus mejores y más desarrollados conceptos al equipo más amplio, desarrollándolos aún más.

Si no, una caja de sugerencias en la sala de descanso puede ser una fuente continua de ideas. En un mundo digital, podrías implementar ese proceso clásico de ideación a través de una caja de sugerencias digital anónima o una plataforma de participación de empleados.

También puedes implementar la creatividad a gran escala. 3M, por ejemplo, destina el 15 % de todo el tiempo de los empleados a proyectos que les interesan. Aunque los proyectos deben ajustarse a los objetivos comerciales, este tiempo proporciona un marco para la innovación continua.

2. Captura de ideas

La captura de ideas es donde el sistema de gestión de ideas se convierte en un proceso útil. Todas las ideas deben almacenarse en un lugar centralizado y en un formato similar. A pequeña escala, esto podría ser una hoja de cálculo con algunas columnas, que incluyan el tema, la idea y la persona que la sugirió.

Las herramientas de gestión de ideas a gran escala pueden requerir más campos para facilitar una evaluación adecuada. De cualquier manera, el objetivo de la captura de ideas es la exhaustividad (todas las ideas se capturan en toda la organización) y la durabilidad (las ideas permanecerán almacenadas como parte de un banco de conocimiento hacia el futuro).

3. Evaluación

Decide una cadencia regular para evaluar las ideas que has estado generando y almacenando. Primero, filtra las irrelevantes sin eliminarlas por completo. Estas pueden ser ideas para una costosa remodelación de oficina para la cual aún no tienes presupuesto o una idea que ya has probado. Mueve estas ideas a una carpeta separada y etiqueta las que caigan bajo temas recurrentes, como «ya probado» o «posible en una fecha posterior».

A continuación, evalúa lo que queda utilizando una métrica sólida y replicable. Asigna una puntuación a cada idea con campos como viabilidad, costo, impacto y novedad. Después de una lluvia de ideas, por ejemplo, puedes organizar las sugerencias en una matriz, donde el eje X es la viabilidad y el eje Y es el impacto. Las iniciativas muy viables y de alto impacto podrían ser apuradas para ser sometidas a pruebas.

Este paso de la evaluación no necesita ser el factor determinante final y objetivo por el cual las ideas avanzan a la hoja de ruta para su implementación, pero un marco evaluativo puede ayudar a dar forma a esa conversación. En última instancia, las ideas más importantes son aquellas que alinearán y avanzarán de manera significativa las prioridades estratégicas más amplias de la organización.

4. Implementación

Una vez que hayas evaluado las ideas más innovadoras, elabora planes para su implementación. Esto podría significar muchas cosas diferentes dependiendo del negocio y del departamento en cuestión. 

Quizás un departamento de marketing quiera probar líneas de asunto más divertidas para sus correos electrónicos. 

Podrían realizar una prueba A/B en las líneas de asunto, utilizando algunas más tradicionales como grupo de control frente a otras más divertidas. Por otro lado, una gran innovación de producto, como rediseñar un mango para un estuche basado en las quejas de los clientes, podría requerir alcance, cronogramas y análisis de recursos.

En general, es prudente consultar a alguien del proceso de gestión de ideas durante todo el proceso de implementación. Esto ayuda a garantizar que se cumpla el diseño y el alcance del proyecto que llevaron a su aprobación en primer lugar. Por supuesto, las ideas pueden evolucionar a lo largo del proceso de diseño e implementación, pero estas evoluciones deben ser seguidas para facilitar mejores informes.

5. Informes

Una vez que se ha implementado la idea, el proceso de gestión de ideas continúa. Controla cómo la idea implementada afecta cualquier indicador clave de rendimiento (KPI) relevante haciendo preguntas como ¿Aumentaron las nuevas líneas de asunto las tasas de apertura? ¿Disminuyó el nuevo diseño del mango los tickets de atención al cliente?

Puedes utilizar cualquier retroalimentación que reúnas para iterar no solo sobre la idea en cuestión, sino también sobre todo el proceso de gestión de ideas. Quizás un exceso de ideas valiosas provino de un departamento o flujo de trabajo. Aprovecha estos logros a medida que el proceso de gestión de ideas continúa.

Es decisivo que la transparencia continúe a lo largo del proceso de elaboración de informes. Los empleados que generaron las ideas más prometedoras deben ser reconocidos y recompensados según lo apropiado para la cultura de la empresa. 

Esto tiene el efecto colateral de demostrar a la empresa en general que los aportes de los empleados se toman en serio y pueden llevar a cambios reales dentro de la organización.

Herramientas para la gestión de ideas

El software de gestión de ideas puede ayudar a agilizar el proceso para las empresas que buscan fomentar un espíritu de innovación. A menudo incluyen portales para enviar ideas, colaborar en la lluvia de ideas y llevar un seguimiento de las ideas.

Considera estas herramientas para ayudarte a gestionar ideas:

• IdeaScale es una plataforma de gestión de ideas que facilita la innovación colaborativa al permitir que las organizaciones recaben, evalúen e implementen ideas de empleados, clientes y partes interesadas.
• Ideanote permite a los usuarios enviar, categorizar y desarrollar ideas fácilmente. Puedes probarlo gratis sin necesidad de proporcionar información de tarjeta de crédito.
• Brightidea es una plataforma de gestión de innovación que ayuda a organizar la generación, selección y ejecución de ideas. Solicita una demostración para entender cómo las herramientas pueden ayudar a evaluar, rastrear e implementar ideas innovadoras.
• Qmarkets ofrece características como envío de ideas, evaluación y áreas de colaboración para impulsar la innovación y mejorar la toma de decisiones. Tienen más herramientas para ayudarte a detectar tendencias y explorar nuevas tecnologías.