Wann ist man umsatzsteuerpflichtig? Die wichtigsten Fragen geklärt

Von der Umsatzsteuer hast du garantiert schon gehört - in deinem privaten Alltag entrichtest du sie nahezu täglich. Aber ist dein (junges) Unternehmen auch automatisch umsatzsteuerpflichtig? Welche Pflichten ergeben sich aus der Umsatzsteuerpflicht und gibt es eventuell Aussicht auf eine Befreiung, etwa bei einem Nebenjob? In diesem Artikel findest du zu diesen und weiteren Fragen eine Antwort! 

Was genau ist die Umsatzsteuer?

Die Umsatzsteuer gehört ohne Zweifel zu den bedeutendsten Steuerarten und hat sowohl für Unternehmen als auch Privatpersonen Relevanz. Allein im Jahr 2024 hat der Bund über 228 Milliarden Euro Einnahmen allein über die Umsatzsteuer generiert. Das ist wenig verwunderlich, wenn man bedenkt, dass für die meisten Lieferungen und Leistungen Umsatzsteuer erhoben wird. Wenn du dir die Frage stellst, ob du bzw. dein Unternehmen umsatzsteuerpflichtig ist, lautet die Antwort deshalb wahrscheinlich: ja!

Die Umsatzsteuer gehört zu den durchlaufenden Steuerarten: Bei jedem Verkauf erheben sie gegenüber ihrer Kundschaft Umsatzsteuer und führen diese regelmäßig in Form der sog. Umsatzsteuervoranmeldung ab. Dabei werden zwei Steuersätze unterschieden: der Regel- und der ermäßigte Steuersatz.

• Der Regelsatz von 19 %
• Der ermäßigte Steuersatz beträgt 7 %

Wann der ermäßigte Steuersatz Anwendung findet, ist in §12 Abs. 2 UStG geregelt. Er gilt zum Beispiel für:

• Bücher und Zeitschriften
• Medizinische Hilfsmittel
• Bestimmte Lebensmittelarten
• Beförderungsleistungen
• Pflanzen

Lesetipp: Was es in puncto Dropshipping-Steuern zu wissen gibt, erklären wir dir in diesem Blogbeitrag

Umsatzsteuer, Mehrwertsteuer und Vorsteuer: Was ist was?

Im Alltag begegnen einem rund um die Umsatzsteuer immer wieder verschiedene Begrifflichkeiten. Deshalb nehmen wir uns kurz die Zeit und sorgen hier einmal für eine Abgrenzung der Begriffe Umsatzsteuer, Mehrwertsteuer und Vorsteuer.

Umsatzsteuer: Ist der nach dem Umsatzsteuergesetz (UStG) geltende Rechtsbegriff, den wir weiter oben bereits ausführlich erläutert haben.

Mehrwertsteuer: Umgangssprachlich wird anstelle der offiziellen Bezeichnung auch gerne der Begriff Mehrwertsteuer im Volksmund verwendet. Diese ist im Grunde synonym und bezeichnet im Wesentlichen dasselbe wie die Umsatzsteuer. Hierbei ist aber wichtig zu wissen, dass Mehrwertsteuer kein gültiger Rechtsbegriff ist.

Vorsteuer: Bei der Vorsteuer handelt es sich um die Umsatzsteuer von Unternehmen, die diese beim Erwerb von Gütern und Dienstleistungen zahlen. Als Unternehmer:in hast du die Möglichkeit, dir die gezahlte Umsatzsteuer vom Finanzamt zurückzuholen, sofern du zum sog. Vorsteuerabzug berechtigt bist. Das ist der Fall, wenn du nicht von der Kleinunternehmerreglung Gebrauch machst.

Ist mein Unternehmen umsatzsteuerpflichtig?

Laut §1 UStG gelten Einnahmen immer dann als sog. „steuerbare Umsätze“, wenn sie einer unternehmerischen Tätigkeit zugrunde liegen und im Inland erbracht wurden. Der Begriff der gewerblichen Tätigkeit ist wiederum in §2 UStG erklärt und wurde von uns schon in einem anderen Artikel rund um die Gewerbepflicht erläutert. Deshalb hier nur die Kurzfassung: Wenn du ein eigenes Unternehmen gründen möchtest, handelt es sich dabei fast immer um eine gewerbliche Tätigkeit.

Damit ist die Frage, ob auch dein Unternehmen umsatzsteuerpflichtig ist, im Wesentlichen ziemlich einfach: Sobald du für eine erbrachte Leistung ein Entgelt erhältst, musst du dafür Umsatzsteuer erheben und an das Finanzamt abführen. Dabei gibt es jedoch zwei Ausnahmen:

Du nutzt die Kleinunternehmerreglung nach §19 UStG.

Deine Leistungen sind laut §4 UStG grundsätzlich von der Umsatzsteuer befreit (z. B. bei medizinischen Leistungen, Finanz- und Versicherungsleistungen oder bei künstlerischen Darbietungen)

Was die Umsatzsteuerpflicht für dein Unternehmen bedeutet

Aus der Umsatzsteuerpflicht ergeben sich eine Reihe von Pflichten für dich und dein Unternehmen, die wir dir an dieser Stelle kurz zusammenfassen wollen:

• Auf die Nettobeträge deiner Leistungen musst du Umsatzsteuer erheben und diese an das Finanzamt abführen.
• Du musst für jeden deiner steuerbaren Umsätze eine Rechnung schreiben, die den Anteil der von deiner Kundschaft zu leistenden Umsatzsteuer ausweist.
  An andere Unternehmen gezahlte Umsatzsteuer bekommst du vom zuständigen
• Finanzamt im Rahmen des sog. Vorsteuerabzugs erstattet. Das musst du belegen, dass du die Leistungen für deine gewerbliche Tätigkeit bezogen hast.
• Damit das Finanzamt den bevorstehenden finanziellen Aufwand kalkulieren kann, musst du regelmäßig Umsatzsteuer-Voranmeldungen durchführen. In der Regel erfolgen diese quartalsweise.
• Neben den Voranmeldungen musst du auch eine jährliche Umsatzsteuererklärung abgeben.
  

Umsatzsteuerbefreiung bei innergemeinschaftlichen Lieferungen

Wenn du Waren und Dienstleistungen ins EU-Ausland verbringst, gibt es in puncto Umsatzsteuer eine Besonderheit: Diese sog. innergemeinschaftlichen Lieferungen (§6a UStG) werden nur im Zielland besteuert, im Ursprungsland sind sie dagegen meistens von der Umsatzsteuer befreit.

Damit diese Umsatzsteuerbefreiung greifen kann, musst du jedoch den Nachweis erbringen, dass du auch tatsächlich Waren in das EU-Ausland geliefert hast. Hierzu benötigst du in der Regel ein Doppel aus der Rechnung an deinen Kunden bzw. deine Kundin und eine sog. Gelangensbestätigung, die du dir von deiner Kundschaft ausfüllen lässt.

Zudem musst du auf der Rechnung deine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer angeben, was bedeutet, dass du diese beim Finanzamt beantragen musst. 

Kleinunternehmerreglung: Umsatzsteuerbefreiung für den Nebenjob

Nutzt du die sog. Kleinunternehmerreglung nach §19 UStG, entfällt für dich die Umsatzsteuerpflicht. 

Es gelten jedoch einige Voraussetzungen für die Umsatzsteuerbefreiung:

• Du musst bereits bei der Gründung deines Unternehmens angeben, dass du von der Kleinunternehmerreglung Gebrauch machen möchtest. Tust du das nicht, bist du für mindestens 5 Jahre an diese Entscheidung gebunden!
  
• Es gibt harte Umsatzgrenzen für die Kleinunternehmerreglung, seit Beginn 2025 dürfen Kleinunternehmer:innen im Gründungsjahr maximal 25.000 Euro Umsatz generieren und im Folgejahr 100.000 Euro. Zuvor lagen diese Werte bei 22.000 Euro und 50.000 Euro.

Wann ist eine Umsatzsteuerbefreiung sinnvoll?

Die Kleinunternehmerreglung ist vor allem dann interessant, wenn du planst, ein Unternehmen zu gründen und zunächst als Nebenjob zu starten. Da du mit der Kleinunternehmerreglung keine Umsatzsteuervoranmeldung durchführen musst, sparst du dir einen erheblichen, bürokratischen Aufwand. Darüber hinaus gibt es noch einen weiteren Vorteil: Dadurch, dass du gegenüber deiner Kundschaft keine Umsatzsteuer erheben musst, kannst du deine Preise niedriger ansetzen und dir so einen Wettbewerbsvorteil verschaffen.

Hat die Sache auch einen Haken? Leider ja. Mit Nutzung der Kleinunternehmerreglung bist du nicht zum Vorsteuerabzug berechtigt und kannst dir an Unternehmen gezahlte Umsatzsteuer nicht erstatten lassen.

Fazit

Wenn du ein Unternehmen gründest, ist es ziemlich sicher umsatzsteuerpflichtig. Nur sehr wenige Leistungen sind per se von der Umsatzsteuer befreit. Gerade für Gründer:innen gibt es mit der Kleinunternehmerreglung aber eine interessante Ausnahme, die ihnen ermöglicht, den bürokratischen Aufwand der Umsatzsteuervoranmeldung in der Anfangsphase ihres Unternehmens zu umgehen.

Haftungsausschluss: Dieser Artikel dient ausschließlich zu Informationszwecken und stellt keine professionelle Steuer- oder Rechtsberatung dar. Bitte konsultiere eine unabhängige Rechts- oder Steuerberatung für Informationen, die spezifisch für dein Land und deine Umstände gelten. Shopify haftet in keiner Weise für deine Verwendung oder dein Vertrauen in diese Informationen.