É tentador antecipar pedidos de estoque só por precaução, com medo de ficar sem produtos. No entanto, isso pode levar a um acúmulo excessivo de produtos — um inchaço que gera altos custos de armazenamento e reduz a eficiência do negócio. Muitas vezes, isso acontece por falta de controle sobre os pedidos feitos aos fornecedores. Criar e acompanhar pedidos de compra (PO, do inglês Purchase Order) é uma maneira eficaz de evitar esse problema.
Um bom sistema de pedidos de compra facilita a previsão de demanda e a solicitação de estoque futuro, melhora o fluxo de caixa e previne erros de pedido que podem surgir durante o processo de compra. Continue lendo para entender o que é um pedido de compra, como criá-lo e gerenciá-lo, e aproveite para baixar um modelo gratuito de PO.
O que é um pedido de compra?
Um pedido de compra (PO, do inglês Purchase Order) é um documento oficial que formaliza o compromisso da sua loja em adquirir produtos de um fornecedor. Ele detalha os nomes do comprador (sua loja) e do fornecedor, as informações das empresas envolvidas e as quantidades de produtos solicitadas.
Por exemplo, se você está solicitando 500 camisetas para sua loja de roupas, deve enviar um pedido de compra ao fabricante como um compromisso formal de adquirir essa quantidade de estoque.
Embora possa parecer um passo extra no processo de compra, criar um pedido de compra ajuda você a acompanhar o estoque que está para chegar. Assim, você saberá exatamente quais quantidades de cada SKU foram solicitadas a cada fornecedor e poderá usar essas informações para gerenciar melhor o fluxo de caixa. O valor total dos pedidos de compra pendentes representa compromissos financeiros que você terá com fornecedores nos próximos meses.
O fornecedor, por sua vez, utiliza o pedido de compra para se preparar e garantir que poderá entregar a quantidade e a qualidade dos produtos solicitados, no prazo acordado.
Como criar pedidos de compra
Todo pedido de compra precisa das seguintes informações:
- Data do pedido de compra
- Número do pedido de compra
- Data de entrega
- Método de envio
- Informações do comprador (nome da empresa, e-mail e endereço de entrega)
- Informações do fornecedor (nome da empresa, e-mail e endereço de cobrança)
- Itens solicitados (SKU ou código do item, descrição, quantidade e preço unitário)
- Preço total do pedido
- Informações sobre impostos aplicáveis
Exemplo de pedido de compra
Veja um exemplo de como pode ser um pedido de compra de uma loja de varejo. O documento detalha as informações do fornecedor, os itens solicitados, as quantidades e os termos de envio.
Use um modelo gratuito de pedido de compra
Precisa de ajuda para criar seu próprio pedido de compra? Use o modelo gratuito de pedido de compra da Shopify. Insira as informações necessárias — incluindo o endereço da sua loja, informações do fornecedor e itens solicitados — e receba um pedido de compra eletrônico no seu e-mail, pronto para ser encaminhado aos fornecedores.
🚀 Use o modelo gratuito de pedido de compra
Tipos de pedidos de compra
Pedidos de compra avulsos ou pontuais
Um pedido de compra avulso é o tipo mais comum de PO. Ele é usado para compras únicas. Se você estiver solicitando 500 canetas de um fornecedor para abastecer uma loja pop-up, por exemplo, usaria um pedido de compra pontual.
Pedidos de compra programados
Um pedido de compra programado é criado quando há pedidos recorrentes ou regulares com um fornecedor. Suponha que você pretenda comprar 1.200 unidades de um fabricante, mas, em vez de adquiri-las todas de uma só vez, opta por dividi-las em pedidos de 200 unidades ao longo dos próximos seis meses. Nesse caso, você teria seis POs programados.
Pedidos de compra abertos
Um pedido de compra aberto é o tipo mais flexível. Trata-se de um acordo entre comprador e fornecedor para a aquisição de produtos mediante pagamento, mas com detalhes como quantidade e cronograma de entrega ainda a serem definidos. Esse tipo de PO costuma ser usado com fornecedores de confiança.
Pedidos de compra contratuais
Um pedido de compra contratual não é necessariamente um PO formal; ele não contém informações específicas sobre os produtos a serem adquiridos. Trata-se, na verdade, de um acordo geral entre comprador e fornecedor que define termos de entrega, impostos e pagamento para pedidos futuros. Após esse acordo, um PO programado, pontual ou aberto será emitido para cada compra concreta.
Como gerenciar e rastrear pedidos de compra
Agora que você sabe como criar pedidos de compra, confira como gerenciá-los e rastreá-los para sua loja de varejo.
Processo de pedido de compra
- Você decide adquirir um novo estoque.
- Elabora um pedido de compra detalhando os produtos desejados, as quantidades de cada item, a data de entrega e o orçamento disponível.
- Envia o PO para o fornecedor escolhido.
- O fornecedor confirma que pode atender ao pedido conforme descrito no PO (ou informa se não puder).
- O fornecedor emite um comprovante de embalagem com base nos detalhes do seu pedido e prepara o envio, fabricando e despachando os produtos para a sua loja. O número do PO aparece na embalagem, facilitando o controle no recebimento.
- O fornecedor converte o PO em uma fatura.
- Você paga o fornecedor conforme os termos de pagamento estabelecido na fatura.
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Quem emite pedidos de compra?
O comprador é responsável por emitir pedidos de compra. Se você está adquirindo estoque para sua loja de varejo, por exemplo, é sua função criar o pedido de compra. Se você estiver atendendo a um pedido feito por outra empresa, cabe a ela emitir o pedido de compra correspondente.
Dependendo do porte da sua loja, essa tarefa pode ser realizada pelo departamento financeiro, pelo departamento de compras ou pela equipe de contas a pagar. Caso contrário, essa responsabilidade geralmente recai sobre o proprietário da empresa ou o gerente da loja.
Quem aprova os pedidos de compra?
O fornecedor — seja um fabricante, prestador de serviço ou outro parceiro — é responsável por aprovar os pedidos de compra. Se você emitiu um pedido de compra para adquirir estoque de um fornecedor, por exemplo, cabe a ele revisar e aprovar o documento.
Após a aprovação, o pedido de compra passa a ser um contrato legalmente vinculativo. Isso significa que você está oficialmente comprometido a pagar ao fornecedor pelos produtos ou serviços especificados no PO.
Como rastrear pedidos de compra
Existem várias maneiras de rastrear pedidos de compra. Planilhas do Excel costumam ser a primeira escolha para empresas que estão começando a gerenciá-los. O problema é que essas planilhas se tornam pouco práticas, confusas e imprecisas rapidamente, especialmente se você esquecer de atualizá-las após a emissão, aprovação ou conversão de um PO em fatura.
Em vez disso, adote um sistema de gerenciamento de pedidos de compra. Aplicativos como Stocky se integram à sua loja Shopify, permitindo que você crie e acompanhe pedidos de compra diretamente do seu admin.
Cadastre as informações da empresa para cada fornecedor com quem você trabalha. Quando precisar criar um novo PO, basta selecionar o fornecedor. O Stocky gera automaticamente um pedido de compra com os dados de contato já preenchidos. Depois, é só incluir os termos do pedido: itens solicitados, quantidades e datas de entrega.
A melhor parte disso tudo é que você nunca ficará perdido e nem gastará mais do que deveria. Acompanhe, em tempo real, quanto você deve a cada fornecedor por meio do painel de relatórios de pedidos de compra.
💡 Dica profissional: está com dificuldade para saber quanto estoque pedir de um fornecedor? Se você utiliza o Shopify PDV, pode contar com o recurso de previsão de demanda do Stocky. Ele analisa dados históricos de vendas para sugerir quais produtos e quantidades devem ser reabastecidos.
Vantagens de usar pedidos de compra
- Rastrear pedidos recebidos
- Evitar duplicações
- Reduzir erros de pedido
- Garantir documentação legal
- Aumentar a eficiência
- Apoiar o crescimento
Rastrear pedidos recebidos
O planejamento de reabastecimento de estoque não é simples, especialmente se você lida com um grande número de SKUs. “Será que esqueci de reabastecer este produto para o próximo mês?” talvez seja uma pergunta que surja enquanto você circula pela loja.
Postergar o reabastecimento pode levar à falta de estoque dos itens mais vendidos. Antecipá-lo demais pode gerar excesso de produtos armazenados. Ambos os cenários resultam em custos desnecessários para o negócio.
💡 Dica profissional: para evitar falta de estoque, defina pontos de reabastecimento no admin da Shopify e receba notificações de baixo estoque. Isso garante que você tenha tempo suficiente para reabastecer um produto antes que as quantidades cheguem a zero.
Por outro lado, utilizar um sistema de pedidos de compra oferece ainda mais controle. Ele permite visualizar todos os pedidos futuros, para que você saiba exatamente quais despesas estão comprometidas e quais itens já foram solicitados. No Stocky, o relatório de pedidos de compra detalha:
- O fornecedor para quem você enviou o PO
- O custo total
- Os produtos solicitados
- A data prevista de chegada dos produtos
- O status de pagamento da fatura emitida pelo fornecedor
Você também pode definir restrições de nível de estoque para cada fornecedor no Stocky. Por exemplo, se você tentar criar um pedido de compra para 80 itens, mas o fornecedor exige um pedido mínimo de 100 unidades, o sistema ajustará automaticamente o pedido para atender a esse requisito. Sem atrasos desnecessários.
Evitar duplicações
Você já fez o pedido para o estoque do próximo mês? Ao incorporar pedidos de compra no seu processo de compras, uma simples consulta ao sistema mostrará a resposta, evitando que você compre a mesma mercadoria duas vezes.
Reduzir erros de pedido
Se você faz pedidos por telefone, é apenas uma questão de tempo até que alguma informação seja mal interpretada ou compreendida de forma incorreta. Um fabricante pode entender que você pediu 106 camisetas, quando você disse que precisava de 16. O resultado? Um pedido enorme entregue na sua loja e uma fatura igualmente elevada.
Como explica Daniel Carter, gerente de SEO da Skuuudle: “Para registrar com precisão todos os detalhes da compra, os pedidos de compra oferecem um registro exato do que você pediu e a que preço. Esse tipo de documentação protege você de erros, como um pedido mal interpretado feito por telefone.”
“Quando há um desacordo sobre o que foi ou deveria ter sido pedido, sua equipe pode consultar os pedidos de compra. Ter essa documentação é uma ferramenta valiosa para resolver erros internos e para lidar com eventuais questões entre você e seus fornecedores", acrescenta Carter.
Garantir documentação legal
Assim que um PO é aprovado por um fornecedor, você passa a ter a obrigação legal de pagá-lo pelo valor acordado pelos produtos incluídos. Embora isso possa parecer intimidador, na prática, é vantajoso para você como comprador: é possível solicitar novas mercadorias sem a necessidade de pagamento imediato. Isso melhora o fluxo de caixa e proporciona um ciclo mais longo para gerar lucro antes de quitar o estoque adquirido.
A mesma proteção legal se aplica aos fornecedores que recebem seus pedidos de compra. Eles se sentem seguros em entregar os produtos solicitados para a sua loja, sabendo que uma fatura será emitida e o pagamento será realizado conforme o acordado.
Aumentar a eficiência
A gestão de estoque é um processo que exige tempo, mas também é a atividade que mantém sua loja de varejo em operação. Sem estoque, não há o que vender — e, consequentemente, não há receita.
Os pedidos de compra tornam os processos de gestão de estoque mais eficientes. Ao integrá-los ao seu fluxo de trabalho, você passa a monitorar os níveis de estoque e acompanhar os custos dos itens que solicita aos fornecedores. Com o tempo, padrões de compra e de demanda começam a surgir.
Agora, imagine que sua empresa ainda não utiliza um sistema de pedidos de compra. Você faz um pedido de 200 unidades todos os meses. Em alguns meses, o estoque se esgota; em outros, sobra uma quantidade considerável. Com um sistema de pedidos de compra, os níveis de estoque atuais são exibidos ao lado das novas quantidades planejadas. Assim, ao identificar 150 unidades remanescentes do mês anterior, o pedido do mês atual pode ser ajustado para 50 unidades. Isso ajuda a evitar o excesso de estoque e o acúmulo de itens que podem se tornar cada vez mais difíceis de vender.
Apoiar o crescimento
Para uma pequena empresa de varejo, solicitar estoque pode não parecer uma tarefa tão complexa. No entanto, se você pretende expandir sua linha de produtos conforme sua base de clientes cresce, os pedidos de compra tornam esse processo muito mais simples. Assim, a responsabilidade de organizar pedidos futuros, evitar duplicatas e corrigir erros não recai inteiramente sobre você.
Utilizar pedidos de compra — e um sistema para gerenciá-los — ajuda a estruturar bem as suas operações. Treine novos funcionários de varejo para usar corretamente o formulário de PO. Crie automações para gerar um novo pedido sempre que o estoque de produtos mais vendidos atingir um nível crítico. E, à medida que o negócio evolui, considere a contratação de um departamento financeiro para revisar e aprovar os pedidos de compra, ajudando a controlar os gastos. Essas práticas facilitarão a gestão e trarão mais eficiência no longo prazo.
Pedidos de compra são indicados para sua loja de varejo?
Pedidos de compra ajudam os varejistas a rastrear pedidos recebidos, garantir o compromisso com o estoque antecipadamente e evitar discrepâncias nos pedidos. Além disso, oferecem documentação legal importante caso ocorram problemas na cadeia de suprimentos.
Avalie qual tipo de PO é mais adequado para o seu negócio e utilize um sistema especializado, como o Stocky, para gerenciá-lo. Isso facilitará a escalabilidade da sua loja e contribuirá para manter níveis de estoque mais equilibrados.
Perguntas frequentes sobre pedido de compra
O que é um pedido de compra e como funciona?
Um pedido de compra (PO, do inglês Purchase Order) é um documento formal criado por um comprador e enviado a um vendedor como solicitação de bens ou serviços. Ele detalha os itens ou serviços solicitados, as quantidades, os preços e os termos de pagamento, além da data de entrega prevista e de quaisquer outras instruções ou requisitos específicos O vendedor analisa o PO e, se o aceitar, fornece os bens ou serviços conforme especificado. Após o recebimento dos produtos ou serviços, o comprador deve efetuar o pagamento ao vendedor, de acordo com os termos estabelecidos no pedido de compra.
Qual é a diferença entre um pedido de compra e uma fatura?
Um pedido de compra é um documento enviado pelo comprador ao fornecedor, detalhando os itens ou serviços solicitados. Ele funciona como um acordo vinculativo que define os termos e condições da compra. Já a fatura é um documento enviado pelo fornecedor ao comprador, informando o valor total a ser pago pelos bens ou serviços fornecidos. A fatura é emitida após a entrega da compra e serve como registro oficial da transação.
É possível usar pedidos de compra para gerenciar melhor meus níveis de estoque? Como?
Sim. Os pedidos de compra permitem rastrear os bens recebidos e compará-los com suas vendas, ajudando a monitorar e ajustar os níveis de estoque. Isso facilita o planejamento e a manutenção de níveis de estoque ideais.
Como lidar com discrepâncias em pedidos de compra, por exemplo, ao receber menos itens do que o solicitado?
Em caso de discrepância entre o pedido de compra e os bens recebidos, entre em contato com o fornecedor para resolver a situação. Muitas empresas utilizam um aviso de recebimento de mercadorias (GRN, do inglês Goods Received Note) para registrar e acompanhar esse processo.
Como um pedido de compra se relaciona com os registros contábeis da minha loja?
Quando um pedido de compra é emitido, ele passa a integrar seus registros financeiros. Após o recebimento dos bens ou serviços, a fatura correspondente é conciliada com o PO e o pagamento é registrado no sistema contábil da sua loja.
O que devo fazer se um fornecedor não cumprir um pedido de compra?
Se um fornecedor não cumprir um pedido de compra, o primeiro passo é entrar em contato para entender o motivo da falha. Caso o fornecedor não consiga realizar a entrega, será necessário buscar alternativas. Os termos e condições do seu contrato devem oferecer proteção em situações como essa.
Um pedido de compra pode ser alterado ou cancelado após ter sido emitido?
Depende dos termos acordados com o seu fornecedor. Em geral, mudanças ou cancelamentos após a emissão exigem comunicação e acordo mútuo entre as partes.
