O que é gestão de ideias e como ela impulsiona a inovação?

Você sabe o que dizem sobre opiniões: todos têm uma. Contudo, para que as opiniões sejam úteis, é preciso coletá-las e analisá-las de maneira organizada e transparente.

A consultoria McKinsey relata que 84% dos CEOs acreditam que a inovação é fundamental para o crescimento (estudo em inglês). Enquanto isso, o professor da Harvard Business School, Clayton Christensen, afirma que 95% das inovações empresariais falham. Uma conclusão que se pode tirar dessas duas estatísticas é que a inovação é uma área que vale a pena investir, mas deve ser feita com cautela.

É aqui que entra a gestão de ideias. Quando utilizada de forma eficaz, a gestão de ideias transforma opiniões sobre o que sua empresa poderia ou deveria estar fazendo em um caminho prático para a inovação.

O que é gestão de ideias?

A gestão de ideias é um processo estruturado pelo qual as empresas geram, armazenam, avaliam, testam e implementam novas ideias. Os tomadores de decisão provavelmente estão familiarizados com a quantidade de opiniões em sua empresa sobre a forma como ela é administrada — algumas úteis, outras nem tanto.

Um sistema adequado de gestão de ideias coleta informações sobre a empresa de funcionários, clientes e até mesmo de conversas nas redes sociais. A gestão de ideias oferece diretrizes para avaliar e implementar ideias, além de relatar seu sucesso relativo. Todos se sentem um pouco mais tranquilos sabendo que as soluções não apenas estão sendo registradas, mas também consideradas e, ocasionalmente, consagradas como políticas ou características de produtos.

Gestão de ideias vs. gestão da inovação

O termo "gestão de ideias" geralmente é usado em conjunto com a gestão da inovação, mas possuem conceitos distintos. A gestão da inovação é um termo abrangente que engloba a forma como todas as inovações ganham vida dentro da organização; ela é guiada por uma estratégia de inovação que está alinhada à estratégia geral do negócio.

Já a gestão de ideias é uma prática específica dentro do campo da gestão da inovação, orientando os processos e ferramentas pelos quais novas ideias são coletadas, armazenadas, avaliadas e implementadas.

Por que a gestão de ideias é importante?

• Foco na resolução de problemas
• Resiliência diante das mudanças
• Maior satisfação do cliente
• Retenção de funcionários
• Cultura mais inovadora
• Alinhamento estratégico

A gestão de ideias é mais do que um exercício de organização. Dito isso, um processo adequado de gestão de ideias pode levar a:

Foco na resolução de problemas

Processos eficazes de gestão de ideias permitem incentivam o foco em um problema específico, permitindo que as equipes trabalhem rapidamente para resolver novas complicações.

Resiliência diante das mudanças

Quando as ideias são avaliadas e implementadas com frequência em toda a empresa, ela se torna mais preparada para se adaptar às mudanças do mercado.

Maior satisfação do cliente

Ideias podem, e devem, ser coletadas dos clientes, seja por meio de chamados de suporte, ligações de vendas ou interações individuais com clientes importantes. Os processos de gestão de ideias ajudam a marcar e monitorar preocupações recorrentes, acelerando sua resolução (ou pelo menos a avaliação).

Retenção de funcionários

A gestão de ideias é um processo transparente que funciona melhor quando todos a apoiam, assegurando aos funcionários que suas ideias são válidas. Ouvir as ideias dos colaboradores pode levar a um maior investimento emocional na empresa e à satisfação no trabalho.

Cultura mais inovadora

A gestão de ideias promove um ambiente de trabalho onde as pessoas sabem que a inovação pode vir de qualquer lugar, inspirando abordagens criativas para todos os tipos de problemas.

Alinhamento estratégico

A gestão de ideias de qualquer organização deve estar alinhada com sua estratégia de negócios mais ampla. A geração e avaliação contínuas de ideias ajudam a reiterar essa estratégia para todos os funcionários.

Qual é o processo de gestão de ideias?

1. Ideação
2. Captura de ideias
3. Avaliação
4. Implementação
5. Relatório

Dependendo do tamanho da sua organização, o processo de gestão de ideias pode assumir várias formas, e até mesmo empresas pequenas podem se beneficiar ao seguir esse processo. Dito isso, não importa o tamanho da sua empresa, o processo é essencialmente o mesmo:

1. Ideação

As ideias podem ser geradas continuamente ou por meio de uma campanha temporária. A clássica sessão de brainstorming, em que um grupo de pessoas se reúne em uma sala e espontaneamente cria soluções para um problema, é um exemplo de uma campanha temporária voltada para um problema muito específico. Mas este não é o único exemplo de ideação. Indivíduos ou pequenos grupos podem participar de desafios de ideias e depois se reunir para apresentar as melhores e mais desenvolvidas para o resto da equipe.

Por outro lado, uma caixa de sugestões na sala de descanso pode ser uma fonte contínua de ideias. Em um mundo digital, você pode implementar esse processo clássico de ideação por meio de uma caixa de sugestões digital anônima ou uma plataforma de engajamento de funcionários.

Você também pode implementar a criatividade em grande escala. A 3M é famosa por destinar 15% do tempo de todos os funcionários para projetos que os interessam. Embora os projetos devam, em última análise, se alinhar com os objetivos do negócio, esse tempo fornece uma base para estar sempre inovando.

2. Captura de ideias

A captura de ideias é onde o sistema de gestão de ideias se torna um processo útil. Todas as ideias precisam ser armazenadas em um local centralizado e em um formato semelhante. Em uma escala menor, isso pode ser uma planilha com algumas colunas, incluindo o tópico, a ideia e a pessoa que a sugeriu.

Ferramentas de gestão de ideias em maior escala podem exigir mais campos para facilitar uma avaliação adequada. De qualquer forma, o objetivo da captura de ideias é a abrangência (todas as ideias são capturadas na organização) e a durabilidade (as ideias permanecerão armazenadas como parte de um banco de conhecimento para o futuro).

3. Avaliação

Decida uma frequência para avaliar as ideias que você gerou e armazenou. Primeiro, filtre as irrelevantes sem excluí-las completamente. Essas podem ser ideias para uma reforma de escritório cara que você ainda não tem orçamento ou uma ideia que você já tentou. Mova essas ideias para uma pasta separada e marque qualquer uma que caia sob temas recorrentes, como "já tentamos" ou "possível em uma data posterior".

Em seguida, avalie o que sobrou usando alguma métrica robusta e replicável. Classifique cada ideia com campos como viabilidade, custo, impacto e novidade. Após um brainstorming, por exemplo, você pode organizar as sugestões em uma matriz, onde o eixo X é a viabilidade e o eixo Y é o impacto. As iniciativas altamente viáveis e de alto impacto podem ser aceleradas para testes.

Essa etapa de avaliação não precisa ser o determinante e o objetivo pelo qual as ideias avançam para o roteiro de implementação. Contudo, uma estrutura de avaliação pode ajudar a dar forma a essa conversa. No final das contas, as ideias mais importantes são aquelas que se alinham e auxiliam de maneira significativa as prioridades estratégicas da organização.

4. Implementação

Após ter avaliado as ideias mais inovadoras, desenvolva planos para a implementação. Este passo pode variar bastante dependendo do negócio e do departamento em questão. Talvez um departamento de marketing queira tentar linhas de assunto mais engraçadas para seus e-mails. Eles poderiam realizar um teste A/B nas linhas de assunto, usando as mais tradicionais como grupo de controle contra algumas mais engraçadas. Por outro lado, uma grande inovação de produto, como refazer o design da alça de uma bolsa para notebooks com base nas reclamações dos clientes, pode exigir planejamento, cronogramas e análise de recursos.

Geralmente, recomenda-se consultar alguém do processo de gestão de ideias durante todo o processo de implementação. Isso ajuda a garantir que ele cumpra o design e o escopo do projeto que levaram à sua aprovação inicial. Claro, as ideias podem evoluir ao longo do processo de design e implementação, mas essas evoluções devem ser monitoradas para facilitar relatórios melhores.

5. Relatório

Uma vez que a ideia tenha sido implementada, o processo de gestão de ideias continua. Monitore como a ideia implementada impacta quaisquer indicadores-chave de desempenho (KPIs) relevantes, fazendo perguntas como: As novas linhas de assunto aumentaram as taxas de abertura? A nova alça da bolsa para notebooks diminuiu os chamados de atendimento ao cliente?

Você pode usar qualquer feedback que coletar para abordar não apenas a ideia em questão, mas também sobre todo o processo de gestão de ideias. Talvez um excedente de ideias valiosas tenha vindo de um departamento ou fluxo de trabalho. Aproveite essas vitórias à medida que o processo de gestão de ideias continua.

É fundamental que a transparência continue ao longo do processo de relatório. Funcionários que geraram as ideias mais promissoras devem ser reconhecidos e recompensados, conforme apropriado, pela cultura da empresa. Uma das consequências disso é o efeito colateral de ilustrar para a empresa como um todo que as contribuições dos funcionários são levadas a sério e podem levar a mudanças reais dentro da organização.

Ferramentas para gestão de ideias

Softwares de gestão de ideias podem ajudar a agilizar o processo para empresas que buscam fomentar um espírito de inovação. Eles geralmente incluem portais para submeter ideias, brainstormings colaborativos e monitoramento de ideias.

Considere estas ferramentas para ajudar a gerenciar ideias:

• IdeaScale é uma plataforma de gestão de ideias que facilita a inovação colaborativa, permitindo que organizações coletem, avaliem e implementem ideias de funcionários, clientes e partes interessadas.
• Ideanote permite que os usuários enviem, categorizem e desenvolvam ideias facilmente. Você pode testá-lo gratuitamente sem precisar fornecer o cartão de crédito.
• Brightidea é uma plataforma de gestão da inovação que ajuda a organizar a geração, seleção e execução de ideias. Solicite uma demonstração para entender como as ferramentas podem ajudar a avaliar, rastrear e implementar ideias inovadoras.
• Qmarkets oferece recursos como submissão de ideias, avaliação e áreas de colaboração para impulsionar a inovação e melhorar a tomada de decisões. Eles têm ferramentas adicionais para ajudar a identificar tendências e descobrir novas tecnologias.
• Idea Drop foca em capturar e compartilhar ideias rapidamente, permitindo que as equipes enviem, comentem e votem nas ideias com facilidade.